L’ENTRETIEN D’EVALUATION

Guide pour l’entretien d’évaluation 1 GUIDE POUR L’ENTRETIEN D’ÉVALUATION Ce guide vise à faciliter la réalisation de l’entretien d’évaluation, à la fois pour les agents et pour les évaluateurs Il s’appuie sur les éléments précisés dans les textes suivants :

Guide pour l™entretien d™Øvaluation - ac-guadeloupefr

Ce guide s’inscrit dans le cadre de la réforme de la notation : il vise à faciliter la réalisation de l’entretien d’évaluation, à la fois pour les agents et pour les évaluateurs Il s’appuie sur les éléments précisés dans : - le décret du 29 avril 2002 relatif aux conditions d’évaluation, de notation et d’avancement des

L’ENTRETIEN D’EVALUATION

L’entretien d’évaluation ne peut s’improviser Il n’est pas un simple entretien de travail tel qu’il y en a en cours d’année à propos de problèmes précis ou de difficultés techniques

REALISER UN ENTRETIEN ANNUEL D’EVALUATION

Introduction de l’entretien • Informez le salarié sur le déroulement de l’entretien : la durée (environ 1h30), les objectifs, le principe de l’échange constructif de l’entretien d’évaluation, • Sollicitez le salarié sur ses attentes vis-à-vis de l’entretien Bilan de l’année écoulée Activités et faits marquants

Guide d’entretien Réussir son entretien d’évaluation

son entretien annuel d’évaluation ? Ce matin, je me suis dit : redresse-toi C'est ton entretien professionnel et il paraît que c'est LE moment privilégié dans l'année pour échanger avec ton supérieur hiérarchique Et j'ai ajouté : je te rassure tout de suite, pour réussir

GUIDE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL - OPCO EP

professionnelle (CEP) L'entretien professionnel se décline généralement en trois phases : Attention : l’entretien professionnel ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel (ou d’évaluation, d’objectifs, de performance ) axé sur l’évaluation du travail du salarié et les objectifs à atteindre

Guide pratique 4 Les entretiens 201 - Fonction publique

Par ailleurs l’entretien de carrière aurait tendance à faire double emploi avec l’entretien d’évaluation annuel conduit par le supérieur hiérarchique direct alors même qu’ils doivent être distingués Lors de l’entretien annuel, le supérieur hiérarchique direct a pour objectif central

Le processus d’évaluation en 10 étapes

tions typiques qui se posent au cours d’un processus d’évaluation Les présents documents ont été élaborés pour donner des conseils pratiques aux personnels ainsi qu’aux organisations parte-naires durant le processus d’évaluation A cet effet, le processus d’évaluation a été divisé en dix étapes

Manuel pour l’évaluation des résultats des interventions d

Ce guide pour l’évaluation des résultats des interventions d’urgence auprès des bénéficiaires est destiné à tous les opérateurs impliqués dans la mise en œuvre de projets agricoles d’urgence ; c’est un outil nécessaire pour assurer le suivi et l’évaluation des résultats de tels projets

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L'ENTRETIEN

D'EVALUATION

Comment le mener ?

Comment se comporter ?

DRRH - 2005

PREAMBULE

Dans le cadre de la mise en oeuvre du décret 2002-682 du 29 avril 2002 relatif au nouveau

dispositif d'évaluation et de notation des fonctionnaires et de l'arrêté du 17 novembre 2004

modifié par l'arrêté du 29 septembre 2005 portant application de ce décret pour certains personnels de l'éducation nationale, tous les personnels IATOSS doivent faire l'objet d'une évaluation qui comporte un entretien individuel donnant lieu à un compte-rendu écrit. Cet entretien doit être l'aboutissement d'une relation hiérarchique de qualité, proche et suivie. Il a pour objectif l'évaluation des résultats professionnels du collaborateur, de ses

compétences, de son potentiel en matière de mobilité et d'évolution de carrière, et de ses

besoins ou souhaits de formation. Il constitue un moment privilégié de dialogue

constructif, essentiellement orienté vers le futur, et dont la finalité est la progression et le

développement personnel de l'agent évalué mais également du cadre évaluateur. Ce guide destiné aux évaluateurs s 'articule autour de quatre thèmes : ▪ Comment préparer efficacement l'entretien d'évaluation ? ▪ Comment se déroule l'entretien ? ▪ Comment utiliser le compte rendu d'entretien ? ▪ Comment éviter les écueils de l'entretien d'évaluation ? Le respect des quelques règles de préparation et de déroulement de l'entretien doit

permettre à l'évalué d'être véritablement acteur de son évaluation et d'adhérer en toute

connaissance de cause aux nouveaux objectifs fixés en concertation avec son supérieur hiérarchique. 2 COMMENT PREPARER EFFICACEMENT L'ENTRETIEN D'EVALUATION ?

Qui conduit l'entretien ?

L'entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct, c'est à dire celui qui organise et

contrôle l'activité de l'agent. Selon le contexte, il peut s'agir :

- dans les services déconcentrés : d'un secrétaire général, un secrétaire général adjoint,

un chef de division ou service, un chef de bureau ou de département, un maître ouvrier - dans les EPLE : du chef d'établissement ou son adjoint, du gestionnaire, d'un maître ouvrier, d'un technicien de l'éducation nationale, d'un chef de travaux. Le but de l'entretien est de dresser un bilan exhaustif de l'activité du collaborateur,

analyser les résultats de la période écoulée, le pourquoi des résultats, trouver des solutions,

des moyens, des orientations. L'entretien d'évaluation ne peut s'improviser. Il n'est pas un simple entretien de travail tel

qu'il y en a en cours d'année à propos de problèmes précis ou de difficultés techniques.

La préparation est donc fondamentale pour les deux parties, évaluateur et évalué et conditionne la réussite de l'entretien.

La préparation du responsable

▪ Planifier les rendez-vous de façon à éviter les " files d'attente ».

▪ Fixer à chacun un rendez-vous par écrit au moins deux semaines à l'avance et prévoir

la durée de l'entretien. Prévenir le collaborateur que l'entretien n'autorise pas la présence d'une tierce personne. ▪ Remettre au collaborateur le document de préparation le concernant ( voir page 3 ) ainsi qu'un exemplaire du formulaire du compte-rendu d'entretien afin qu'il prenne connaissance des thèmes qui seront abordés et s'y prépare en renseignant au brouillon les différentes rubriques du document. ▪ Eviter autant que possible les reports de rendez-vous. ▪ Choisir un lieu calme et permettant de ne pas être dérangé. ( Ne pas oublier que l'entretien a un certain caractère solennel : ne pas le conduire dans un endroit qui ne soit pas professionnel, le bureau du responsable est le lieu privilégié ). ▪ Consulter les documents concernant le collaborateur : fiche de poste, fiche d'objectifs fixés antérieurement, recueil d'informations sur la manière de servir, formations suivies, éventuellement consultation du dossier de l'intéressé. ▪ Se poser un certain nombre de questions : - Le projet de service ou d'établissement est-il clairement identifié par mon collaborateur ? Les priorités du service sont-elles clairement perçues ? - Les activités du poste de l'agent répondent-elles bien aux missions ? Celles-ci peuvent- elles évoluer ? - Quelles ont été les principales réalisations de l'agent ? Sa contribution au travail d'équipe est-elle satisfaisante ? - Les objectifs fixés à l'agent ont-ils été bien compris et poursuivis ? - Ai-je donné tous les moyens à mon collaborateur pour assurer ses activités et atteindre les objectifs fixés ?

- Quels sont les événements de la période écoulée qui ont pu avoir une incidence sur la

situation de travail de l'agent ? - Quel est le " climat » qui existe dans mon service ? Qu'est ce que j'accepte ou refuse de déléguer ? Ai-je suffisamment suivi le travail de mes collaborateurs ? 3

La préparation du collaborateur

( Fiche à remettre au collaborateur avec un formulaire " compte-rendu d'entretien d'évaluation », le mode

d'emploi du document et la fiche questions-réponses éditée par l'administration centrale)

Vous avez été informé(e) qu'un entretien d'évaluation est organisé à votre intention avec votre

responsable hiérarchique direct.

Il a pour but de faire le point sur vos activités professionnelles en fonction des objectifs qui vous ont

été fixés, et de vous aider à réfléchir avec lui sur votre avenir professionnel, vos besoins de

formation, votre souhait de mobilité. Cet entretien fera l'objet d'un compte-rendu qui sera classé dans votre dossier administratif.

Il permettra à votre supérieur hiérarchique d'émettre un avis sur votre valeur professionnelle et de

proposer en toute connaissance de cause une note conforme à cette valeur.

Vous ne devez pas hésiter à aborder avec lui tous les sujets en relation avec votre travail, vos

difficultés, vos aspirations, vos satisfactions ou déceptions. Votre responsable hiérarchique est prêt

à dialoguer avec vous. Il vous fera part des résultats auxquels vous êtes parvenu(e), vous fera

connaître ses idées sur votre travail et s'efforcera de comprendre vos problèmes et de vous aider à

résoudre vos difficultés.

Vous avez la possibilité, si vous le désirez, de présenter un rapport d'activité qui peut, sur votre

demande, être annexé au compte-rendu d'entretien. L'entretien étant individuel, vous ne pouvez vous faire accompagner par une tierce personne.

Les quelques suggestions suivantes peuvent faciliter votre préparation à l'entretien et il est

souhaitable que vous preniez le temps d'y réfléchir et noter les éléments dont vous désirez le

développement.

▪ Consulter des différentes rubriques du " compte rendu de l'entretien d'évaluation » afin de

mieux connaître ce que sera la structure de l'entretien et les thèmes qui seront abordés.

▪ Revoir la fiche de poste et la fiche d'objectifs qui l'accompagne.

▪ Faire une analyse de la période écoulée et se poser un certain nombre de questions qui

permettront de procéder à une auto-évaluation :

- Quel est mon objectif dans cet entretien, quel est l'objectif de mon supérieur hiérarchique et de

quelles informations a-t-il besoin ? - Mes activités ont-elles été conformes à ma fiche de poste ? - Quels sont mes points forts et quels sont mes points faibles à améliorer ? - Comment ai-je contribué au travail d'équipe du service ? - Mes conditions de travail me permettent-elles de répondre aux résultats attendus ? - Ai-je disposé des moyens prévus pour atteindre les objectifs fixés ?

- Quelles causes personnelles ou indépendantes de ma volonté ont pu perturber mes activités et

expliquer un écart avec les objectifs initiaux ? - Ai-je besoin de renforcer mes compétences et en quels domaines ? Quelles formations

complémentaires me seraient nécessaires pour être mieux adapté(e) aux exigences de mon poste ?

- Quels types d'objectifs sont envisageables pour la période à venir ?

- Mon expérience dans le poste actuel est-elle suffisamment large pour envisager une autre

fonction ?

- Quels sont mes projets d'évolution professionnelle et quels moyens me faut-il pour les atteindre ?

▪ Après cette analyse il est conseillé de renseigner sur un brouillon, les différentes rubriques du

formulaire d'entretien, ces notes pouvant servir de support lors de l'échange avec le supérieur

hiérarchique.

▪ Toujours rechercher l'objectivité et l'honnêteté par rapport à soi-même : ne pas tenter de passer

sous silence un échec mais rechercher les raisons réelles de cet échec, en parler sans s'arrêter à des

justifications défensives ou floues. Jouer carte sur table est la position la plus autonome et la plus

efficace vis-à- vis d'un responsable. ▪ Par ailleurs ne pas oublier que l'agressivité n'est guère efficace et constructive

▪ De même une attitude de passivité et d'acceptation systématique des opinions et jugements

n'aura aucune issue positive. Critiques et désaccords peuvent s'exprimer à condition de garder à

l'esprit que l'autre ne doit jamais perdre la face. 4

COMMENT SE DEROULE L'ENTRETIEN ?

Organiser le temps de l'entretien permet d'être beaucoup plus efficace et de trouver naturellement les attitudes et comportements à adopter. L'entretien est structuré par le document " compte rendu d'entretien de l'évaluation » et comporte cinq temps forts : - l'accueil et l'introduction, - le bilan de la période écoulée, - la détermination des objectifs pour la période à venir, - l'échange sur les besoins de formation et perspectives de déroulement de carrière et la mobilité, - la conclusion. Afin d'introduire une progression logique et articulée dans le développement de

l'entretien, il est souhaitable de faire des résumés successifs chaque fois qu'un thème aura

été complètement traité. Ces synthèses partielles permettent de conclure et facilitent la

rédaction du compte-rendu final.

I L'accueil et l'introduction

Le début de l'entretien détermine souvent le ton, la dynamique, la réussite ou l'échec de

l 'entretien.

▪ Créer un climat : préparer un " espace », dégager le bureau, libérer le téléphone,

demander à ne pas être dérangé. Etre disponible. ▪ Accueillir (sur le pas de la porte si possible : le collaborateur doit avoir le sentiment d'être attendu), mettre à l'aise et " briser la glace » si nécessaire.

▪ Inviter le collaborateur à prendre place et préférer la position en diagonale plutôt qu'un

face à face qui accentue la distance hiérarchique. ▪ Annoncer l'objectif de l'entretien, le contexte réglementaire dans lequel il se situe, son utilité, le temps dont on dispose. ▪ Rappeler la structure de l'entretien. Cette introduction doit être brève. II Le bilan factuel de la période écoulée Cette première partie de l'entretien est d'une importance capitale dans la mesure où le collaborateur a la parole pour participer effectivement à l'évaluation que son supérieur hiérarchique portera sur ses résultats professionnels. Avant d'aborder tout bilan, il est indispensable de faire un rappel des missions et activités

du poste occupé par l'agent et des objectifs qui lui ont été fixés. Eviter à ce stade une dérive

vers un entretien de négociation sur le contenu du poste lui-même et l'organisation du service mais noter les éventuels souhaits de modification.

Le collaborateur est alors invité à :

▪ dresser le bilan du travail accompli, en partant de la réalité des résultats, des

performances qu'il a obtenues, de ses points forts, de ses points à améliorer ou des progrès

envisagés

▪ dire où il pense avoir réussi ou échoué, faire part de ses difficultés et recenser les

facteurs et/ou événements qui ont pu avoir une incidence sur les résultats ▪ faire part de ses satisfactions ou insatisfactions en se basant sur des faits et non sur de simples impressions ou sentiments. 5 Durant cet exposé, le supérieur hiérarchique doit :

▪ être avant tout à l'écoute, faire dire plutôt que dire. L'adhésion de l'évalué à l'entretien

sera proportionnelle à l'espace qu'il aura pu occuper

▪ ne pas oublier que l'évaluation porte sur l'activité professionnelle du collaborateur et

non sur la personne elle-même ou sur l'aisance de sa présentation orale.

▪ poser des questions ouvertes afin d'aider à préciser certains points et faire approfondir

éventuellement les analyses faites par l'évalué. ▪ veiller à ce que tous les points soient abordés par le collaborateur qui peut passer volontairement sous silence des questions difficiles ou gênantes. A la fin de ce premier bilan le supérieur hiérarchique :

▪ fait une synthèse des éléments les plus importants tels qu'ils ont été exprimés par le

collaborateur ▪ recherche un accord sur les points forts, et ceux à améliorer

▪ analyse avec le collaborateur les causes des écarts entre les objectifs initiaux et objectifs

atteints, en lui permettant d'exprimer son ressenti sur ces écarts ( causes relevant du collaborateur lui-même ou /et causes externes - événements, conflits, réorganisation du service, nouveaux outils -...) ▪ donne objectivement son point de vue en évitant d'exprimer des appréciations positives ou négatives fondées sur des sentiments ou des opinions

▪ met en valeur les points forts, les progrès et la réussite : savoir féliciter est un élément

important à prendre en compte ▪ ne doit pas mettre l'évalué en situation de défense génératrice de mutisme ou

d'agressivité, de fuite ou de report de faute sur d'autres : toute critique doit être basée sur

des faits et exprimée de façon claire, sans agressivité et brutalité. ▪ propose des solutions pour progresser et recherche un accord avec le collaborateur en tenant compte de son avis, de ses propositions et des solutions auxquelles il a pensé. Le

développement de ces propositions sera abordé également lors des échanges sur les objectifs

pour la période à venir, sur les besoins de formation et les perspectives de déroulement de carrière. III La détermination de nouveaux objectifs pour la période à venir La détermination de ces objectifs découle du bilan des réalisations professionnelles de la

période antérieure, des constats qui en résultent et des évolutions du poste actuel définies

en fonction des objectifs généraux de la structure, du service ou de l'établissement. Il s'agit de permettre au collaborateur de progresser dans son poste et dans sa carrière en

améliorant les points faibles et en développant les points forts à travers la définition :

- d'objectifs individuels de progrès pour une meilleure occupation du poste : amélioration des connaissances, des compétences et/ou comportements afin que le collaborateur se rapproche du profil idéal du poste. Ils sont personnels.

- d'objectifs professionnels : ces objectifs sont fixés par rapport à la mission du poste selon sa

nature et les responsabilités qu'il recouvre ou peut recouvrir à l'avenir 6

- d'objectifs de contribution aux objectifs collectifs : ils sont fixés en rapport avec un projet

commun à l'ensemble d'un service ou d'un établissement. Selon la nature de la contribution attendue et en fonction des compétences du collaborateur, l'objectif pourra

être spécifique ( l'atteinte de l'objectif repose sur l'agent ) ou commun à plusieurs agents.

Ces objectifs peuvent être :

- quantitatifs : fixation des normes ( réduire de 30% le délai de traitement des courriers, mieux contrôler l'utilisation des produits d'entretien, ...) - qualitatifs : faire une étude approfondie, produire des documents, organiser des réunions, soigner la présentation des courriers... - comportementaux : améliorer la communication, la réactivité aux demandes, mieux déléguer certaines tâches, mieux accueillir le public... Un objectif est la traduction du résultat attendu sous une forme mesurable par des

indicateurs annoncés, accompagné d'une échéance claire, de moyens adaptés et confiés

à un responsable identifié.

Ne pas oublier que :

- Un objectif non mesurable qualitativement ou quantitativement n'est pas un objectif, c'est une intention. Certains objectifs ne peuvent être traduits en termes

quantitatifs, en raison de leur objet ou en raison de l'activité non quantifiable du

service : il est alors inutile d'essayer de parvenir à une formalisation quantitative. En revanche, une évaluation qualitative reste toujours possible.

- Un objectif sans échéance n'est pas un objectif, c'est une velléité. Il est indispensable

que l'objectif ait un terme défini à l'avance. - Un objectif correspond aux moyens dont on dispose ou dont on pourra disposer ( assistance, ressources, information, temps, formation, personnel, budget ...). Dans le cas contraire, c'est une utopie.

- L'objectif est spécifique à la personne et il doit être négocié, d'où l'intérêt de

l'entretien : l'absence d'adhésion prépare immanquablement des problèmes ultérieurs. NB : Les objectifs collectifs ne se négocient guère mais les moyens pour les atteindre sont négociables. La difficulté de la détermination d'objectifs consiste à ne pas être trop ambitieux au risque de décourager les collaborateurs ( les objectifs sont alors perçus comme impossibles à atteindre et abandonnés en cours de route...). A contrario, éviter de fixer des objectifs évidents qui ne supposent aucun effort particulier (dans ce cas là, c'est le manque d'ambition qui est démobilisateur). Il est donc conseillé, au départ de fixer des objectifs réalisables à moyen terme sans avoir à surmonter trop d'obstacles... IV L'échange sur les besoins formation, les perspectives de d'évolution de carrière et la mobilité A ce stade de l'entretien, rappeler les formations suivies par le collaborateur dans l'année, lui faire préciser ses besoins et souhaits de formation, ses désirs d'évolution concernant son activité, ses projets de développement professionnel. 7 ▪ En ce qui concerne la formation il convient de distinguer les objectifs pédagogiques ( ce que l'intéressé sera capable de faire au terme de la formation ) et les objectifs d'utilisation ( quel sera le réinvestissement de la formation dans l'exercice des missions de l'intéressé et éventuellement pour d'autres missions ). Cet échange doit permettre au supérieur hiérarchique d'indiquer clairement sur le compte- rendu d'évaluation son avis sur : - la formation indispensable pour l'adaptation au poste et l'atteinte des objectifs - la formation souhaitable pour le développement personnel en vue d'une promotion ou mutation ( cf. ci après ) - les formations non prioritaires - le potentiel du collaborateur en tant que formateur occasionnel ou éventuellement tuteur/accompagnateur d'un nouveau nommé.

▪ Au cours de l'échange relatif à l'évolution de carrière du collaborateur et son souhait de

mobilité, le supérieur hiérarchique doit :

- analyser la faisabilité des projets ou souhaits d'évolution en fonction des capacités et du

potentiel de l'intéressé, des résultats acquis, des besoins du service, des moyens dont on dispose.

- conseiller, donner son avis en toute objectivité et aider à bâtir un projet si nécessaire.

En ce domaine, aucune promesse formelle ne doit être faite, mais un délai peut être donné

pour apporter une réponse.

V La conclusion

- Rappeler les synthèses des différentes phases de l'entretien en s'aidant des notes prises. S'attacher aux faits, aux pratiques et engagements. Eviter les qualificatifs. - S'assurer de l'accord du collaborateur sur les différents thèmes avant de rédiger le compte rendu. - Rédiger le compte-rendu en accord avec le collaborateur. 8 COMMENT UTILISER LE COMPTE-RENDU DE L'ENTRETIEN D'EVALUATION ? Avant de formaliser la synthèse de l'entretien et le relevé de conclusions s'assurer que le collaborateur ne souhaite pas aborder d'autres sujets en relation avec son travail ou avoir de plus amples indications sur le suivi qui sera donné à ses préoccupations. Le compte-rendu d'entretien d'évaluation est un document important.

Comme il l'a été dit précédemment il structure la préparation, le déroulement et la

formalisation synthétique de l'entretien et des informations échangées.

Outre le fait qu'il sera versé au dossier administratif de l'agent, il constitue un préalable à

l'appréciation générale sur la valeur professionnelle de celui-ci devant figurer sur la fiche

de notation. Il sera communiqué à la commission administrative paritaire compétente à l'appui d'une demande de révision de notation et pris en compte lors de l'établissement des tableaux d'avancement de grade. Il est aussi un outil de gestion à divers titres : - point de repère écrit pour la période à venir - outil d'information et de suivi sur les objectifs fixés - outil d'information et de suivi sur la formation du collaborateur

Il est conseillé de renseigner le document :

- avant ou au début de l'entretien en ce qui concerne l'identification de l'agent et de l'évaluateur, la description du poste occupé à valider et/ou actualiser au cours de l'entretien

- à la fin de l'entretien afin de se mettre d'accord " en direct » avec le collaborateur sur les

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[PDF] L’ENTRETIEN D’EVALUATION