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Conseil du Centre

80
e session, Turin, 26-27 octobre 2017 CC 80/4/4 POUR

DISCUSSION ET ORIENTATION

QUATRIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Rapport du Chef auditeur interne pour l'année qui s'est achevée au 31 décembre 2016 2

Introduction

1. Le Bureau de l'audit interne et du contrôle (IAO) du Bureau international du Travail

assume une fonction de contrôle indépendante, visée au chapitre XIV des Règles de gestion financière du Centre. Ces règles prévoient à leur article 14.10 que " le Vérificateur interne aux comptes procède en toute indépendance aux examens et adresse au Directeur ou aux personnes désignées par lui les rapports qu'il peut estimer nécessaires (...) afin que la vérification intérieure des comptes soit effectuée de façon efficace, comme le prévoit le chapitre VIII du Règlement financier. » Ledit chapitre VIII, article 18 d) du Règlement financier, stipule que le Directeur du Centre

" établit un système de contrôle financier intérieur et de vérification intérieure des

comptes ».

2. L'IAO a pour mission de fournir au Conseil et au Directeur une assurance

indépendante et objective, qui soit source de valeur ajoutée et d'améliorations pour les activités du Centre. L'IAO s'emploie activement à faciliter l'évaluation des risques et les contrôles internes, et s'attache à promouvoir une approche cohérente de la gestion des risques pour aider les responsables à améliorer l'efficience, l'efficacité et la rentabilité des activités du Centre.

3. L'IAO n'élabore pas et n'établit pas de procédures, et ne participe pas à des activités

qu'il serait susceptible d'examiner ou d'évaluer ou dont on pourrait considérer qu'elles compromettent son indépendance ou son objectivité. Il a pleinement et librement accès à l'ensemble des dossiers, opérations, fonction s et documents ayant un rapport avec la question examinée, de même qu'à tout membre du personnel concerné

4. L'IAO réalise ses audits conformément aux normes internationales pour la pratique

professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes.

Résumé des résultats de l'audit interne

5. En 2016, l'IAO a présenté un rapport sur l'audit des contrats de collaboration externe.

L'IAO n'a pas relevé de grands problèmes de contrôle de ces contrats. Les résultats de cet audit ont montré que les montants payés au titre d'honoraires des collaborateurs externes sont raisonnables et conformes aux lignes directrices du Centre en matière de rémunération des collaborateurs externes. L'audit a toutefois relevé des possibilités d'améliorer le contrôle des avances et des paiements par tranches effectués en faveur de collaborateurs externes, qui ne font pas toujours l'objet d'une approbation de la

Trésorière préalable à

la signature du contrat, comme l'exigent pourtant les Règles de gestion financière.

Services rendus par des collaborateurs externes

6. Le Centre fait appel à des collaborateurs externes essentiellement pour la préparation

et la réalisation d'activités de formation, afin d'atteindre ses objectifs. Il paie parfois des avances et procède à des paiements par tranches en faveur des collaborateurs qui fournissent des produits et services distincts dans le cadre d'une mission spécifique.

7. L'audit a montré qu'aucun processus n'était prévu pour demander à la Trésorière

d'approuver le versement d'avances ou le paiement par tranches avant la signature du contrat de collaboration externe. Par conséquent, les chefs de programmes 3 peuvent conclure avec les collaborateurs externes des contrats prévoyant le versement d'une avance ou un paiement par tranches managers sans devoir obtenir au préalable l'accord de la Trésorière, ce qui est contraire aux Règles de gestion financière du Centre. Le paiement d'une avance ou de tranches augmente le risque pour le Centre de pas récupérer les montants déjà versés si le se rvice fourni par le collaborateur externe n'est pas satisfaisant. Dans l'échantillon de 50 contrats qu'il a passés en revue, l'IAO a trouvé sept cas d'avance ou de paiement par tranches pour lesquels aucune approbation préalable n'avait été obtenue de la T résorière.

8. L'audit a également montré que, dans certains cas, les conditions énoncées dans le

contrat de collaboration externe prévoyaient que le Centre devait effectuer le paiement le jour même de l'échéance du contrat. Le Centre ayant besoin de temps pour évaluer la qualité du service reçu et pour préparer le paiement, l'insertion dans le contrat d'une clause prévoyant le paiement final le jour même de l'échéance du contrat peut susciter chez le collaborateur des attentes irréalistes et entraîner une violation des conditions contractuelles de la part du Centre.

Audits

achevés et prévus en 201
7

9. L'IAO a présenté des rapports d'audit interne sur les modifications apportées aux

processus d'achat et de paiement et sur la base de données de gestion des activités et des participants, respectivement le

2 février et le 16 mai 2017. L'IAO envisage de

mener au quatrième trimestre de 2017 un audit sur le processus d'évaluation des activités de formation du Centre. Le présent rapport est soumis au Conseil pour discussion et orientation.

Turin, 1

er septembre 2017quotesdbs_dbs9.pdfusesText_15