Processus de suivi des absences

Collaborateur

Responsable hiérarchique

Commentaire

er jour

Appel téléphonique

En cas d'absence non planifiée, le collaborateur doit s'annoncer immédiatement auprès de son supérieur direct. Après le début du travail, chaque responsable hiérarchique vérifie que les collaborateurs absents se sont bien annoncés. Si possible, il reçoit du service RH une liste des collaborateurs en absence non planifiée avec un récapitulatif des absences précédentes. Le responsable hiérarchique appelle le collaborateur si ce dernier ne s'est pas annoncé directement auprès de lui dans le délai convenu. A cette occasion, il lui rappelle les règles d'annonce.

Appel au collaborateur, si ce dernier ne s'est

pas annoncé

Processus de suivi des absences / V.1.0.

CorporateCare

1) d'être informé de la durée prévisible de l'absence et de la date de

reprise du travail

2) de convenir de la date du prochain contact téléphonique

3) de rappeler au collaborateur les règles de transmission du certificat

médical (envoi en courrier A le jour d'obtention du certificat médical)

4) de rappeler au collaborateur qu'il doit informer l'entreprise dès qu'une

date de reprise est prévue

5) de vérifier les numéros de téléphone permettant de se contacter

Si la durée de l'incapacité de travail est incertaine, le prochain contact doit être planifié au plus tard après la prochaine visite médicale.

Feed-back aux RH

Les RH sont informées par e-mail des résultats de l'entretien.

Organisation de

l'absence (nouvelle planification, information des collègues, ...)

Si nécessaire entretien avec les

Pour des cas particuliers, les RH sont à disposition du responsable hiérarchique pour le soutenir dans le suivi du collaborateur absent.

ème jour

Remise du certificat médical d'incapacité de travail aux RH

Réception du certificat

médical NB: Une prolongation après le 5ème jour du délai après lequel un certificat médical est exigé peut contribuer à réduire les incapacité de travail de courte durée. Dans des cas particuliers, l'employeur peut se réserver la possibilité d'exiger un certificat médical dès le premier jour d'absence.

Entretien téléphonique

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Feed-back au

responsable hiérarchique Le responsable hiérarchique est informé de la durée de l'incapacité de travail, de la date de la prochaine consultation ou de la date de fin de l'incapacité de travail. Annonce précoce de l'incapacité de travail à l'assureur En cas de besoin une annonce précoce peut être faite à l'assureur. Celui- ci peut ensuite mandater un visiteur des malades ou organiser une consultation auprès de son médecin conseil.

ème jour

Contrôle de la réception du certificat médical Si le certificat médical n'est pas transmis dans les délais, un courrier de rappel est envoyé (courrier A) au collaborateur. Ce courrier mentionne les conséquences d'un éventuel retard.

Feed-back au

responsable hiérarchique Le responsable hiérarchique est informé d'un éventuel retard dans la transmission du certificat médical. Ceci afin qu'il puisse au besoin en parler avec le collaborateur lors d'un entretien ultérieur.

Dès le 6

ème jour

En principe, les contacts ont lieu à un rythme hebdomadaire. Le collaborateur est responsable de contacter son supérieur hiérarchique. Si le collaborateur ne le fait pas, celui-ci le rappelle.

Feed-back aux RH

Les RH sont informées (p.ex. par e-mail) des résultats de l'entretien. En cas d'hospitalisation, organiser l'envoi d'une carte ou de fleurs. Le responsable peut aussi inciter des collègues à visiter le collaborateur absent. Dans ce cas, il faut toutefois auparavant s'assurer que ces visites sont souhaitées.

Remise des

certificats médicaux aux RH

Entretiens réguliers

Organisation du soutien moral

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© Groupe Mutuel - Reproduction autorisée avec mention de la source. 4/5 Réception des certificats médicaux et feed-back au responsable hiérarchique Le responsable hiérarchique est informé de la durée prévisible de l'incapacité de travail ou de la date de la prochaine consultation.

Dès le 15

ème jour

Délai variable en fonction du délai d'attente et d'un éventuel accord particulier avec l'assureur. S'assurer, si cela est adéquat, que les collègues prennent contact avec le collaborateur absent. Si cela n'a pas déjà été fait précédemment, organiser l'envoi d'une carte ou de fleurs. Annonce de l'incapacité de travail à l'assureur L'annonce de sinistre ainsi que l'envoi des certificats médicaux sont aussi possibles par extranet. Lorsque des situations complexes ont été identifiées, il est important d'en informer l'assureur, afin de coordonner avec ce dernier le suivi de la personne ainsi que la réinsertion professionnelle. Par situation complexe, on entend notamment des situations de rechutes ou à problématiques multiples, des cas à risque de longue durée ou pouvant nécessiter ultérieurement un changement de poste.

Dès le 30

ème jour

Remise des certificats médicaux aux

Le collaborateur doit présenter au moins un certificat par mois. Si cela est possible, les RH peuvent inciter les collaborateurs absents à apporter personnellement leur certificat médical au bureau du personnel. Réception des certificats médicaux et feed-back au responsable hiérarchique

Organisation du soutien moral

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Transmission des certificats médicaux à

l'assureur La transmission de certificats médicaux est aussi possible par extranet.quotesdbs_dbs2.pdfusesText_4

[PDF] Processus de suivi des absences - Moodle HES-SO

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Responsable hiérarchique

Commentaire

Appel téléphonique

Appel au collaborateur, si ce dernier ne s'est

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CorporateCare

1) d'être informé de la durée prévisible de l'absence et de la date de

2) de convenir de la date du prochain contact téléphonique

3) de rappeler au collaborateur les règles de transmission du certificat

4) de rappeler au collaborateur qu'il doit informer l'entreprise dès qu'une

5) de vérifier les numéros de téléphone permettant de se contacter

Feed-back aux RH

Organisation de

Si nécessaire entretien avec les

ème jour

Réception du certificat

Entretien téléphonique

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Feed-back au

ème jour

Feed-back au

Dès le 6

ème jour

Feed-back aux RH

Remise des

Entretiens réguliers

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Dès le 15

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Dès le 30

ème jour

Remise des certificats médicaux aux

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