L’analyse fonctionnelle est possible grâce à des outils clairement définis. On trouve ainsi : le diagramme bête à cornes, qui permet d’exprimer la recherche du besoin. ou diagramme des interacteurs, qui permet de définir les liens (c’est-à-dire les fonctions de service) entre le système et son environnement.
Cette démarche évite surtout certains problèmes liés à une mauvaise qualité́ de conception comme oublier une fonction qui pourtant devrait être assurée par le produit. Cependant, une analyse fonctionnelle externe demande un investissement en temps qui n’est pas à négliger.
Le choix d’une méthode d’analyse fonctionnelle est en principe effectué avant la mise en place du groupe de travail. Cependant, dans certains cas, il est possible de confier ce choix au groupe de travail lui-même.
Cependant, une analyse fonctionnelle externe demande un investissement en temps qui n’est pas à négliger. Cela peut vite prendre de 2 à 4 demi-journées de travail pour une équipe de 3 à 7 personnes. De plus, cette démarche demande un certain formalisme et une rigueur qui nécessite souvent d’être guidé par quelqu’un qui connaît la méthode.