Vue d’ensemble
Une procédure opérationnelle permanente (POP) est un document qui décrit les étapes à suivre pour exécuter une tâche donnée. Une POP existante a besoin d’être modifiée et mise à jour et dans certains cas, vous serez amené à rédiger une procédure complètement différente. Ceci semble fastidieux, mais en fait il ne s’agit que de créer une liste de con
Mettre en forme une POP
Il n’existe pas de bonne ou de mauvaise manière de rédiger une POP. Cependant, vous pouvez lire les POP de votre entreprise pour avoir une idée sur la présentation appliquée. Si vous pouvez le faire, utilisez une POP existante comme modèle, sinon, vous avez le choix entre plusieurs alternatives.
Une présentation simple à étapes.
Cette présentation convient à des procédures ordinaires courtes et directes qui ont des résultats prévisibles en nombre limité. Hormis la documentation nécessaire et les directives de sécurité, il s’agit en fait d’une liste à puces composée de phrases simples qui informent le lecteur sur ce qu’il doit faire.
Une présentation hiérarchisée à étapes
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Rédiger une POP
de la teneur de la procédure elle-même, une POP comprend 4 éléments.
Sur cette page sont inscrits le titre de la procédure, le numéro d’identification de la POP, la date de publication ou de la révision, le nom de l’agence, de la division ou de la branche qui aura à appliquer la POP et les signatures de ceux qui ont élaboré et approuvé la POP. Vous pouvez présenter ces informations comme vous voulez, à condition que votre présentation soit claire et lisible.
En règle générale, un sommaire est utile pour des documents assez longs. Son rôle est de faciliter la consultation de votre procédure et de donner un aperçu sur son contenu.
L’assurance et le contrôle de la qualité
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Assurer la précision et la réussite d’une POP
Si vous hésitez à tester votre POP, c’est que vous ne l’avez pas rédigée avec suffisamment de soin. Demandez à quelqu’un qui a
sur la question ou à un lecteur normal d’appliquer votre POP. Quels sont les problèmes rencontrés ? Si votre procédure comporte des lacunes, efforcez-vous d’y remédier et d’apporter les améliorations nécessaires.
Il est souhaitable de demander à plusieurs personnes d’essayer votre POP. Des individus différents rencontreront des problèmes différents, ce qui vous permettra d’apporter plusieurs réponses utiles.
Veillez à faire tester la procédure par quelqu’un qui ne l’a jamais mise en œuvre. Les personnes qui ont déjà appliqué la procédure utiliseront
propres connaissances pour réaliser la tâche demandée au lieu de suivre les étapes décrites dans votre document.
Demandez aux personnes qui appliquent la procédure d’examiner votre document et de donner leur avis.
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