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OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 2OpenErp est un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise comme la
gestion de production, la gestion commerciale, la logistique, les ressources humaines, la comptabilité, le
contrôle de gestion, la paie, la gestion de la relation clients CRM, la gestion marketing, etc.À l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement
applicatif identique qui repose sur une base de données unique. Ce modèle permet d'assurer l'intégrité
des données, la non-redondance de l'information, ainsi que la réduction des temps de traitement.
PGIServeur applicatif
Gestion des
achatsGestion des
ventesGestion des
ressources humainesGestion des
projetsGestion des
clientsGestion
comptableGestion de
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 3 sommaireSommaire
4LA CONNEXION À OPENERP ................................................................................................................................. 7
4 LES DROITS UTILISATEURS ................................................................................................................................. 8 4 LA DÉCONNEXION À OPENERP ........................................................................................................................... 8
4Le WORKFLOW ou PROCESSUS MÉTIER .......................................................................................................... 11
8 LE PROCESSUS DES VENTES AUX CLIENTS ............................................................................................ 13
4 LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES CLIENTS, USAGERS ......................................................... 14
Tenue du fichier client ......................................................................................................................................... 14
Gestion administrative de la prospection .......................................................................................................... 18
Gestion des pistes de vente.................................................................................................................................. 18
Gestion des opportunités ...................................................................................................................................... 20
Configuration des opportunités ............................................................................................................................. 21
Suivi des questionnaires ....................................................................................................................................... 22
Traitement des commandes clients ................................................................................................................... 23
Création BC entête et corps.................................................................................................................................. 23
Création BC le pied et infos .................................................................................................................................. 24
Création BC ± Historique ...................................................................................................................................... 25
Création BC - Finalisation ..................................................................................................................................... 26
Suivi des BC à facturer ......................................................................................................................................... 27
Acompte à la commande .................................................................................................................................... 28
Traitement des commandes annulées ou modifiées ........................................................................................ 30
Gestion des ruptures de stocks .......................................................................................................................... 31
Traitement des livraisons clients ........................................................................................................................ 33
Forcer la dispo des articles ................................................................................................................................... 38
Traitement des factures clients........................................................................................................................... 40
Traitement des avoirs.......................................................................................................................................... 42
Erreur de facturation ............................................................................................................................................. 42
Retour de marchandises .................................................................................................................................... 44
Remises et rabais .............................................................................................................................................. 45
Règlement des factures clients et litiges ........................................................................................................... 50
Suivi périodique des comptes clients (rapprochement) .......................................................................................... 55
Gestion des relances clients ................................................................................................................................. 56
Impression du grand-livre ..................................................................................................................................... 59
Suivi des relations clients.................................................................................................................................... 60
Gestion des livraisons intracommunautaires et exportations ........................................................................... 61
4 LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS .............................................................. 64
Tenue du fichier fournisseurs ............................................................................................................................. 64
Traitement des commandes fournisseurs .......................................................................................................... 67
Demande de prix .................................................................................................................................................. 68
Bon de commande ............................................................................................................................................... 70
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 4Traitement des livraisons et suivi des anomalies .............................................................................................. 71
Réception de la livraison....................................................................................................................................... 71
Livraison partielle ................................................................................................................................................. 73
Imprimer le bon de retour ..................................................................................................................................... 75
Traitement des factures fournisseurs et suivi des anomalies ........................................................................... 76
Traitement des factures ........................................................................................................................................ 76
Traitement des avoirs pour erreur de facturation ................................................................................................... 78
Traitement des avoirs pour retour de marchandises .............................................................................................. 79
Gestion des règlements et suivi des litiges ...................................................................................................... 84
Suivi périodique des comptes fournisseurs (rapprochement) ................................................................................. 88
Impression du grand-livre ..................................................................................................................................... 89
Gestion des acquisitions intracommunautaires et importations ....................................................................... 90
8 LE PROCESSUS DE SUIVI DES STOCKS .................................................................................................... 93
4 LA GESTION DES PRODUITS ET DES STOCKS ........................................................................................................ 94
Configuration des catégories de produits ......................................................................................................... 94
Configuration des UDM ...................................................................................................................................... 95
Tenue du fichier produits ................................................................................................................................... 96
Fiche produit - informations .................................................................................................................................. 97
Fiche produit - informations .................................................................................................................................. 98
Fiche produit ± approvisionnement et fournisseurs ................................................................................................ 99
Fiche produit ± description ...................................................................................................................................100
Gestion des emplacements de stock .............................................................................................................. 102
Configuration des réapprovisionnements ....................................................................................................... 105
Impression de la liste des prix ......................................................................................................................... 108
8 LE PROCESSUS DE GESTION DU PERSONNEL ..................................................................................... 109
4 LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL .................................................................................................... 110
Gestion des employés ..................................................................................................................................... 110
Gestion des contrats ........................................................................................................................................ 112
Gestion du temps ............................................................................................................................................. 114
Suivi feuille de temps ..........................................................................................................................................114
Suivi feuille de présence ...................................................................................................................................... 115
Suivi des présences ......................................................................................................................................... 116
Gestion des frais de déplacement ................................................................................................................... 117
Gestion des notes de Frais ..................................................................................................................................117
Configuration des frais.........................................................................................................................................118
Gestion des vacances ...................................................................................................................................... 119
Demande de congés ...........................................................................................................................................119
Suivi des demandes de congés ...........................................................................................................................120
Visualisation des demandes de congés ...............................................................................................................121
Configurations .................................................................................................................................................. 122
Catégorie de congés ...........................................................................................................................................123
Gestion du recrutement ................................................................................................................................... 124
Configurations des étapes ...................................................................................................................................124
Configurations autres ..........................................................................................................................................125
Configuration du poste ........................................................................................................................................126
Suivi du recrutement ...........................................................................................................................................127
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 58 LA GESTION DE LA BASE DE DONNÉES .................................................................................................. 129
4 Données de la société.................................................................................................................................... 129
4Conditions et modes de règlement................................................................................................................. 130
4Catégories de partenaires............................................................................................................................... 132
4Gestion du transport ........................................................................................................................................ 133
Modes de transport ..........................................................................................................................................133
Prix de livraison ...............................................................................................................................................134
Facturation du transport ...................................................................................................................................136
Schéma frais de port .........................................................................................................................................136
4Gestion des tarifs............................................................................................................................................. 137
Schéma gestion de tarifs .....................................................................................................................................137
8 LA GESTION DES INFORMATIONS ............................................................................................................ 147
4 Gestion Électronique des documents - principe ........................................................................................... 147
4 GED des partenaires ...................................................................................................................................... 149
4 Mise à disposition des informations ± Filtrer la base de données ............................................................... 150
Extraction de données ......................................................................................................................................150
8 LA GESTION DU TEMPS .............................................................................................................................. 155
4 Gestion des agendas partagés...................................................................................................................... 155
4 Planification et suivi des activités .................................................................................................................. 156
8 LA GESTION DE PROJETS.......................................................................................................................... 157
4 GESTION ADMINISTRATIVE DE PROJETS ......................................................................................................... 158
Définition des étapes du projet ..........................................................................................................................160
Définition des tâches ........................................................................................................................................162
Ordonnancement des tâches ............................................................................................................................163
Définition des incidents ....................................................................................................................................164
Visualisation du temps .....................................................................................................................................165
Configuration des étapes / des ressources ........................................................................................................166
8 LE SUIVI COMPTABLE ................................................................................................................................. 167
4Configuration des périodes comptables......................................................................................................... 167
4Paramétrage des journaux ............................................................................................................................. 168
4Gestion du plan de comptes ........................................................................................................................... 169
Configuration des comptes ................................................................................................................................169
4 Paramétrage & gestion des taxes ................................................................................................................. 173
4 Gestion des banques ..................................................................................................................................... 175
4 Gestion de la caisse ...................................................................................................................................... 176
4 Gestion des ordres de paiement ................................................................................................................... 178
Suivi compte de tiers .........................................................................................................................................182
Balance âgée clients/fournisseurs .....................................................................................................................183 4 État de la déclaration de TVA ...................................................................................................................... 184
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© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 68 LA GESTION DES MODÈLES DE DOCUMENTS OU RAPPORTS ........................................................... 185
4Gestion de modèles de documents ................................................................................................................ 185
4Installation modules de gestion des rapports ................................................................................................ 189
8 PARAMÉTRAGES ADMINISTRATEUR ....................................................................................................... 190
4Configuration des données de la société ....................................................................................................... 190
4Configuration domiciliation bancaire .............................................................................................................. 191
4Configuration des utilisateurs ......................................................................................................................... 192
4Configuration des numéros de documents .................................................................................................... 195
4Installation de modules supplémentaires ....................................................................................................... 196
4Gestion des tableaux de bord ......................................................................................................................... 197
4Gestion des langues........................................................................................................................................ 199
Foire aux questions.............................................................................................................................................. 206
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 78 35e6(17$7H21 G·23(1 (53
4LA CONNEXION À OPENERP
un accès rapide par la suite. séparé par : Les identifiants de connexion sont donnés à chaque utilisateur saisissant son identifiant nic.alves et son mot de passe (par connecter.Boutons
utiles Éditer la fiche pour accéder au contenu Activer le calendrier Rechercher une information dans une liste Ouvrir une ressourceEnregistrer la ligne Supprimer la fiche
champs apparait en rouge. En positionnant la souris sur le contenu, Il est possibleNom de la base active
Utilisateur connecté
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 84 LES DROITS UTILISATEURS
utilisateur a accès à certains modules et dispose de droits (lecture/écriture/modification) sur les données et les éléments.
administratif.Le gestionnaire administratif des ventes a
en charge les bons de commandes des clients, le suivi des livraisons sortantes veillera à la mise à jour du fichier clients.Le gestionnaire administratif des achats a
en charge les bons de commandes auprès des fournisseurs, le suivi desà la mise à jour du fichier fournisseurs.
Le responsable administratif a en charge
le suivi des deux autres rôles, de la comptabilité ainsi que la validation de la facturation. Il assure la gestion des règlements et le suivi des comptes de tiers.Attention, les modules affectés à
chaque utilisateur diffèrent selon appartiennent.4 LA DÉCONNEXION À OPENERP
Gestionnaire des ventes
Gestionnaire des achats
Responsable administratif
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 9 n o p q r V n Vue liste o Vue formulaire p Vue graphique q Vue calendrier r Vue Gantt V Vue digrammeAffichage
du menu contextuelPersonnalisation des raccourcis
HQ ŃOLTXMQP VXU Oȍ©PRLOH
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 104LE TRI DES LISTES
Tri des données de la liste un double-clic fait apparaitre6 pour permettre un tri alphabétique ou chronologique.
4LA VALEUR PAR DÉFAUT
Les valeurs par défaut permettent de gagner du temps lors de la saisie, en spécifiant une fois pour toutes quelle valeur
doit apparaître automatiquement dans un champ.Ajout d'une valeur par défaut
droite du champ pour faire apparaitre les options. Clic surRemarques
Pour modifier une valeur par défaut, il suffit simplement de mettre une nouvelle valeur par défaut, avec les mêmes
conditions d'application que la valeur par défaut que l'on souhaite changer. Pour supprimer une valeur par défaut, il suffit
de spécifier un contenu vide comme valeur par défaut.OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 114Le WORKFLOW ou PROCESSUS MÉTIER
association, etc.). que par le gestionnaire des ventes, avant de déclencher la livraison.49LVXMOLVMPLRQ G·XQ 3URŃHVVXV JpQpUMO GH 9HQPH
49LVXMOLVMPLRQ G·XQ 3URŃHVVXV OLp j XQH ŃRPPMQGH ŃOLHQP
des tâches réalisées. cartouche ORDRE et/ou FACTURE expédiées mais sur les quantités commandées).OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 12gérer rapidement ses tâches. Chaque module (ventes, achats, entrepôt, etc.) possède son propre tableau de bord ce qui
pour le faire apparaître.8 Tableau de bord du responsable administratif
8 Tableau de bord du gestionnaire administratif des ventes
8 Tableau de bord du gestionnaire administratif des achats
8 7MNOHMX GH NRUG GH O·HQPUHS{P
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 138 LE PROCESSUS DES VENTES AUX CLIENTS
L ici, il est fait état du traitement manuel des commandesModule VENTES Module ENTREPÔT Module COMPTABLE
Confirmation
Commande client
Numérique, papier,
téléphone, courriel, enOLJQH HPŃ"
DEVISÉtat " brouillon » de la
commandeCOMMANDE
Pilote
la facturationBON DE TRANSFERT
Document interne du
mouvement de stock vers le ClientTraitement
du colisageBON DE LIVRAISON
Document à destination
du client ORDREChaque ligne article va
déclencher un ordreFACTURE A APPROUVER
Brouillon à confirmer par
le responsable AdministratifFacturation basée sur les
quantités expédiées ou commandéesAnomalie
SAV - RÉCLAMATION
FACTURE RÉGLÉE
AVOIRRèglement
RÈGLEMENT CLIENT
Enregistrement de
COMPTABILITÉ
Écriture comptable
COMPTABILITÉ
Écriture comptable
LETTRAGE DU COMPTE (RÉCONCILIATION)
Rapprochement entre la facture et le règlement
APPEL TÉLÉPHONIQUE
Suivi appel entrant/sortant
clientFACTURE " OUVERTE »
Facture validée
COMPTABILITÉ
Écriture comptable
Facture " ouverte »
COURRIEL
Suivi des courriels envoyés au
clientFACTURE D·ACOMPTE
Brouillon à confirmer
Règlement
Acompte
RÈGLEMENT ACOMPTE
Enregistrement encaissement
COMPTABILITÉ
Écriture comptable
Facture " ouverte »
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 144 LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES CLIENTS, USAGERS
Tenue du fichier client
Opérations Manipulations
Tenue du fichier clients
Mise à jour du
fichier clients contrats, ventes, litiges," SRXU MVVXUHU XQ VXLYL PpPORGLTXH HP HIILŃMŃH GHV relations commerciales. incluant les clients et les prospects.8 Affichage de la liste des clients
Une fiche peut être créée ou modifiée. Son édition permet de mettre à jour les différents champs sinon la
fiche est simplement consultable.8 Création G·une fiche client / affichage du formulaire
4 Identification du partenaire
Il convient de saisir le nom ou la dénomination du client n(nom, code du tiers), ainsi que toutes les
important de contrôler la cochep. Les autres onglets q donnent des informations complémentaires sur le
partenaire. Attention, les champs de la fiche sont communs à tous les partenaires ainsi seuls les champs
associés au client sont à renseigner.Le partenaire peut être associé à une catégorier. Ceci est utile en cas de tarifs associés à la catégorie du
fiche).Le FORMULAIRE DES PARTENAIRES correspond à la forme juridique. La mise à jour de cette ressource se fait
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 15Opérations Manipulations
Tenue du fichier clients
Mise à jour du
fichier clients4 Identification du partenaire " client »
1, entrepôt 2, etc.). Dans ce cas, il faut saisir la première adresse en lui affectant le type
puis la deuxième adresse en lui affectant le type
4 Informations générales et conditions de vente personnalisées
La liste des prix de vente n permet le calcul du prix de vente à partir des conditions prédéfinies
UHPLVH PMULIV SMU TXMQPLPp HPŃ"B FHPPH OLVPH HVP SMUMPpPUpH HQ MPRQP GMQV OM Ńonfiguration des prix. Si le client est soumis à des frais de livraisono, ils sont pris en compte dans sa fiche.Il en va de même pour la méthode de facturationp. Ces méthodes sont paramétrées en amont
(voir la partie sur la Gestion de la base de données).OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
© CERPEG 2012 - Mise à jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Académie de Bordeaux Page 16Opérations Manipulations
Tenue du fichier clients
Mise à jour du
fichier clients4 Informations comptables du client, le COMPTE CLIENT
Il faut associer le compte de tiers à la fiche du client. Ce compte enregistre les pièces comptables
liées à la vente (facture, avoir et règlement). Il fait partie du grand livre de la société.
Comment créer un compte de tiers ?
Renseigner le nom du client puis numéro du compte comptable (411 suivi du code de tiers).PARENT chaque compte est rangé dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de
la structure comptable. TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes" À vue » ; les autres peuvent être à recevoir (créditeur), payables, de liquidité, etc.
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