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Missions
Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs ou collaborateurs.Rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions.Participation à la gestion financière et/ou comptable de l'entreprise.Tenue de l'agenda du directeur et de ses employés.Préparation et organisation des réunions.- – Dynamisme et discrétion à la fois, – Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack Office. Le ou la secrétaire de direction est sur tous les fronts et doit faire preuve de réactivité, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress.
M1607 - Secrétariat
Appellations (Métiers courants)
Assistant administratif / Assistante administrativeSecrétaireSecrétaire juridique
Définition
Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un
responsable selon l'organisation de l'entreprise.Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
Peut coordonner une équipe.
Accés à l'emploi métier
Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.
Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.
Remarque ADEM : Les informations décrites dans cette rubrique ne sont pas applicables au Luxembourg
Conditions d'exercice de l'activité
L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services
(responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.
ActivitésCompétences
Activités et compétences de base
Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages
électroniques
Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandesModalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Techniques d'écriture rapide
Sténographie
Règles d'affranchissement du courrier
Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)Fiche ROME M1607page 1 sur 3
M1607 - Secrétariat
Activités et compétences spécifiques
CompétencesActivités
Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
Suivre et vérifier l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...Préparer et suivre ( mise à jour, clôture, ...) les dossiers professionnels (fichiers clients, recouvrement,
Terminologie juridique
Normes rédactionnelles
Eléments de base en droit commercial
Saisie avec dictaphone
Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)Eléments de base en droit du travailRéaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et
des formationsEléments de base en comptabilité
Utilisation de logiciels de gestion comptable
Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structureCoordonner l'activité d'une équipe
Environnements de travail
SecteursStructuresConditions
Association
Cabinet juridique
Collectivité territoriale
Entreprise
Agriculture
Assurance
Bâtiment et Travaux Publics -BTP-
Education / Enseignement
Au domicile de l'intervenant
Au domicile de particulier
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M1607 - Secrétariat
Environnements de travail
SecteursStructuresConditions
Entreprise publique/établissement public
Etablissement scolaire
Société de services
Finance
Immobilier
Industrie
Recherche et développement
Santé et action sociale
Sport et loisirs
Transport/logistique
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