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REPUBLIQUE DU SENEGAL
Un Peuple ² Un But ² Une Foi
0H1H67(5( G( I$ 3(F+( (7 G( I·(F2120H( 0$5H7H0( 03(0
DIRECTION DES PECHES MARITIMES (DPM)
RESEAU NATIONAL DES CLPA
du Projet USAID/COMFISH PlusPENCOO GEJ
Elaboré par :
Monsieur Abdoulaye NDIAYE/Consultant formateur
Directeur de CAM Kolda
RC : 1145 C 2003 - NINEA : 23242681 Q 6 - Compte bancaire (ECOBANK/Kolda) 0300451022260501 Email : behranelaye@yahoo.fr ² Tél : 77 651.83.18Siège : Sikilo Villa n° 164 Kolda.Agrément ONFP 0976.15/ONFP/DG/DEC/2015
MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
ET FINANCIERES DU RESEAU NATIONAL DES CLPA
Table des Matières
Sigles et Acronymes ........................................................................................................................... 2
I. Introduction ................................................................................................................................ 3
1.1. Objectifs du manuel ................................................................................................................. 3
1.2. Mise à jour du manuel ............................................................................................................... 3
1.3. Méthodologie mise à jour du manuel ....................................................................................... 4
1.4. .............................................................................................. 4
II. Vision, Mission et Valeurs du Réseau ...................................................................................... 5
2.1. Vision ........................................................................................................................................ 5
2.2. Missions .................................................................................................................................... 5
2.3. Valeurs ...................................................................................................................................... 6
III. Cadre Législatif du Réseau .................................................................................................. 6
IV. Organisation du Réseau et Rôles et Responsabilités des Membres du Bureau ................ 7
4.1. Organisation .............................................................................................................................. 7
4.2. Organigramme du réseau national ............................................................................................ 7
4.3. Mécanismes de fonctionnement ................................................................................................ 8
4.4. Rôles et responsabilités des membres du bureau ...................................................................... 8
V. Procédure et Politique de Gestion des Ressources Humaines .............................................. 13
5.1. Procédures de recrutement ...................................................................................................... 13
5.2. .......................................................................................................... 13
5.3. Politique de rémunération (indemnisation) ............................................................................. 15
VI. Les Réunions ........................................................................................................................ 15
6.1. Procédures de réunion ............................................................................................................. 15
6.2. Les sanctions ........................................................................................................................... 16
VIII. Les Documents Administratifs ........................................................................................ 16
7.1. La convocation ........................................................................................................................ 16
7.2. Le plan de travail annuel ......................................................................................................... 17
.................................................................................................................. 17
7.4. Le PV ...................................................................................................................................... 19
7.5. Liste de présence ..................................................................................................................... 19
7.6. Ordre de mission ..................................................................................................................... 20
VIII. Les Sources de Financement du Réseau ........................................................................ 21
8.1. Les sources de financement du réseau .................................................................................... 21
8.2. Le budget................................................................................................................................. 21
8.3. Les recettes .............................................................................................................................. 21
8.4. Les dépenses ........................................................................................................................... 22
IX. Les Documents de Gestion Financière et Comptable ....................................................... 22
9.1. La fiche appel de fonds ........................................................................................................... 22
9.2. Journal de caisse...................................................................................................................... 23
9.3. Matrice du budget ................................................................................................................... 23
9.4. Rapport financier..................................................................................................................... 24
X. Les Procédures de Gestion Financière et Comptable ........................................................... 25
10.1 Opérations de caisse ............................................................................................................... 25
10.2 Réapprovisionnement de caisse ............................................................................................. 26
10.3 Opérations de la banque ......................................................................................................... 26
10.4 Transport et déplacement ....................................................................................................... 27
................................................................................................................ 27
....................................................................................... 27XI. Les Procédures de Suivi et de Contrôle des Services du Réseau ..................................... 28
11.1 Les pièces justificatives ......................................................................................................... 28
11.2 Enregistrement comptable ...................................................................................................... 29
11.3 Contrôle interne...................................................................................................................... 29
11.4 Organisation du système comptable du réseau ...................................................................... 29
Sigles et Acronymes
BCI Budget Consolidation Investissement
CLPA Conseil Local de Pêche Artisanale
CNCPM Conseil national consultatif des Pêches maritimesDPM Direction des Pêches Maritime
FAFLPS Lettre de Politique Sectorielle
MPEMPA Pêche Artisanale
PAFPPM Plan de Passation des Marchés
PTA Plan de Travail Annuel
ISC Information, Sensibilisation et Communication USAID United States Agency of International DevelopmentUSA United States of America
I. Introduction
1.1. Objectifs du manuel
Ce manuel de procédures Administratives et Financières est un outil de référence pour le
essentiellement destiné à coordination dans la gestion quotidienne du réseau. Sa mise en place répond aux objectifs ci-après : conforme : aux dispositions des conventions de financement ; à la législation en vigueur au Sénégal ;Garantir la bonne marche du réseau par :
onnateur en précisant les attributions et tâches dévolues à chaque poste, l parence au sein du réseau pour susciter la confiance des membres et des partenaires.management du réseau à travers la définition des différentes procédures qui traduisent les règles et
méthodes applicables au sein du réseau des CLPA. Ce qui rendra plus facile les contrôles, bases de
1.2. Mise à jour du manuel
La mise à jour du manuel peut être motivée par : des changements dans la structure ou les activités du réseau suivant les décisions des autorités de tutelle (Directeur des pêches, Ministre de la pêche) ; des modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ; des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois et règles en vigueur au Sénégal ; des modifications en ce qui concerne la composition des membres du réseau ouLa responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel des procédures incombe au
Coordonnateur du réseau. Il décide, en outre, des copies à mettre à la disposition des membres et
du personnel. La décision de modification des procédures existantes est prise sur son initiative.
1.3. Méthodologie mise à jour du manuel
Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le Coordonnateur du
réseau convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les membres susceptibles d'être
concernés par ces modifications.Cette réunion doit débattre de l'opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter.
A l'issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
les procédures devant être modifiées ; les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ; les principes des modifications qui ont été apportées etc.; la personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel. La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures les soumet au Coordonnateur duréseau qui y apporte les éventuelles modifications qu'il juge nécessaires pour arrêter le texte
définitif.Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Chargé des
affaires administratives du réseau se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés.1.4. Champ manuel
Le manuel de procédures est un document qui permet à tout utilisateur de comprendre le mode defonctionnement et le système de gestion financière et comptable du réseau national des CLPA.
Ce manuel traite principalement deux parties :
La gestion administrative du réseau ;
La gestion, financière et comptable du réseau.GESTION ADMINISTRATIVE
La première partie comprend six sections :
Section 1 : Vison, Missions et Valeurs du réseau.Section 2 : Cadre législatif du réseau.
Section 3 : Organisation du réseau et Rôles et responsabilités des membres du réseau Section 4 : Procédure et politique de gestion des ressources humainesSection 5 : Procédure de réunions
Section 6 : Documents administratifs du réseauII. Vision, Mission et Valeurs du Réseau
2.1. Vision
Le Ministère de la pêche et de l'Economie Maritime au cours des dix dernières années a entrepris de
nombreuses réformes dans le secteur de la pêche. Dans la pêche artisanale, les mutations ont surtout
concerné la mise en place des Conseil Locaux de Pêche Artisanales (CLPA) et des réseaux des CLPA. Ces derniers sont des organes de gouvernance locale consacrée par la loi 2015-18 du 13 Juillet2015 portant code de la pêche.
La vision du pour répondre au besoin croissant des acteurs et de participer au processus de prise de décisions pour une gestion durable de la pêche artisanale.2.2. Missions
Le réseau national des CLPA a pour missions de : s et aux différents partenaires techniques et financiers dans la zone concernée pour toutes questions liées au développement de la pêcherie artisanale et à la gestion des ressources halieutiques exploitées ; donner un avis sur toute question transversale qui lui aurait été soumise par le Ministre chargé de la pêche ; promouvoir le dialogue et la concertation entre tous les acteurs impliqués dans la gestion etcollaborer avec les réseaux situés au même niveau (départemental ou régional) et partageant
les mêmes ressources halieutiques; re dans la zone concernée ;servir de relais entre le niveau supérieur et celui inférieur sur toutes les questions relatives
au développement et à la gestion de la pêche artisanale maritime.2.3. Valeurs
Elles sont basées sur les principes de la bonne gouvernance. de : La participation de tous les membres aux prises de décision et à la planification des activités; La transparence dans la gestion des biens, des ressources financières, matérielles et font aux membres ; ision.III. Cadre Législatif du Réseau
Dans un contexte de politique de " cogestion des ressources halieutiques » en vigueur depuis
ngagé depuis 2005 dans une dynamique de gestion concertée des pêcheries. Cela, a favorisé une ouverture he(CLPA) comme cadre de gouvernance locale, conformément à la loi N° 2015-18 du 13 juillet 2015
portant Code de la Pêche maritime. Les CLPA vont ainsi jouer un rôle essentiel dans s de débarquement le long du littoral sénégalais.Les initiatives peuvent être prises par plusieurs CLPA qui partagent les mêmes réalités locales. Pour
y arriver, leur mise en réseaux apparait comme le moyen le plus efficace en facilitant la
communication, -18 du 13 juillet 2015 portantCode la Pêche maritime en son article 23 qui stipule que " des conseils locaux peuvent être institués
dans les régions dans ce cadre que la DPM de concert avec les acteurs ues et financiers : arrêtéN°06811 du 03 mai 2016 portant création, organisation et fonctionnement des réseaux de CLPA.
IV. Organisation du Réseau et Rôles et Responsabilités des Membres du Bureau4.1. Organisation
Il est créé, dans chaque département et rCes réseaux regroupent les différents CLPA existants au niveau indiqué. Le réseau départemental
est composé des CLPA existants au niveau du département considéré. Le réseau régional est
composé des réseaux départementaux existants au niveau de la région considérée. Le réseau
4.2. Organigramme du réseau national
réseau est schématisée comme suit :4.3. Mécanismes de fonctionnement
estidentifiée, le réseau départemental indiqué est saisi. Parallèlement, Il est quelquefois nécessaire
intéresserégion. A ce titre, le réseau régional est également mis en branle. Le même processus est utilisé
quand une harmonisation de la mesure est requise au niveau national, le réseau national étant saisi.
4.4. Rôles et responsabilités des membres du bureau
Le réseau de CLPA, à chaque niveau, est piloté par une Instance de coordination avec à sa
Responsable chargé des Finances ;
Responsable chargé des Affaires administratives ; Responsable chargé de la Prévention et de la Gestion des Conflits ; Responsable chargé de la Gestion durable des Ressources halieutiques et de Responsable chargé du Partenariat, des Relations Extérieures et de la Recherche de financements. on est schématisée comme suit : Membres du bureau Missions /rôles et responsabilitésCoordonnateur Il est chargé de :
convoquer et présider les réunions du réseau ; signer tous les documents qui engagent la vie du réseau ; es orientations et des recommandations issues des réunions du réseau ; être le lien entre le réseau et les autorités locales et étatiques ; représenter le réseau dans toutes les instances auxquelles il est invité,Approuver et coordonner la planification ;
assurer le suivi du PTA ;Approuver et Ordonner les dépenses ;
Il est assisté par deux vices coordonnateurs.
Chargé des affaires
administrativesIl est chargé de :
assurer le secrétariat dans les réunions techniques convoquées par le Coordonnateur ; transmettre les convocations de réunion; tenir ; Etablir et conserver des archives des documents administratifs ; assister le coordonnateur dans ses tâches courantes.Chargé des Finances Il est chargé de :
exécuter les dépenses ordonnées ; exécuter la politique financière du réseau ; Classer et archiver les pièces justificatives ; Tenir les outils de gestion du compte du réseau ;Gérer les biens matériels du réseau
Sensibilisation et de la
Communication (ISC)
Il est chargé de :
activités du réseau ; suivre les activités que les CLPA sont largement informés sur les activités du réseau ;Responsable chargé de la
Prévention et de la Gestion des
Conflits
Il est chargé de :
Prévenir de gérer les conflits ;
Tenir un registre sur les statistiques de conflits déclarés Coordonner toute action du réseau en relation avec la gestion des conflits dans les CLPAChargé de la Gestion durable
des Ressources halieutiques etquotesdbs_dbs35.pdfusesText_40[PDF] processus finance iso 9001
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