[PDF] Fiche de poste Responsable administratif et financier

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Fiche de poste

Responsable administratif et financier

1. Identification du poste

Catégorie : A

UFR, Direction, Service : Pôle administratif et financier du numérique, pôle mutualisé entre la Direction du Numérique (DNum) et

le Pôle Stratégie et Transformation Numérique (PSTN), créé à compter du 1er janvier 2018.

F38 1ĿF99*39* )* (7¹F9.43 )* 1F 34J;*11* .7*(9.43 )J CJ2¹7.6J*Ę (* 5489* *89 7F99aché à la Direction Informatique.

Contact(s) pour renseignements sur le poste :

André Jamet (Directeur Général des Services Adjoint) ou Emmanuelle Hautin (Directrice Informatique) hautin@unistra.fr / Tél : 03.68.85.03.13

7F3(-* )ĿF(9.;.9¹ 574+*88.433*11* 1 BAP

BAP J ı Gestion et pilotage

Emploi type

Assistant en gestion administrative ou chargé-* )* H*89.43 F)2.3.897F9.;* *9 )ĿF.)* FJ 5.149FH* 45¹7F9.433*1

Fonction exercée

Responsable administratif et financier

Responsabilité éventuelle (si ouvrant droit à NBI, précisez le nombre de points)

4.9JF9.43 )J 5489* )F38 1Ŀ47HF3.H7F22*

Pôle Administratif et financier rattaché à la direction de la Direction du Numérique 2

2. Mission

Le responsable du pôle " administratif et financier » assure la direction administrative et financière de la direction du Numérique

et du pôle Stratégie et Transformation Numérique. Il participe à la définition des orientations et objectifs F.38. 6JĿ¬ 1F

construction budgétaire dont .1 F88J7* ¹HF1*2*39 1* 8J.;. )Ŀ*=¹(J9.43ė Au-delà des aspects financiers, il coordonne la gestion du

RH des services, la logistique des locaux *9 1Ŀ47HF3.8F9.43 )Ŀ¹;¹3*2*398ė

3. Activités

Activités principales

Mission 1 : Affaires générales et juridiques

Activités principales :

(447)433*7 1ĿF(9.43 H¹3¹7F1* de la DNum et du pôle PSTN et coordonner les secrétariats,

(4397Þ1*7 1ĿF551.(F9.43 )*8 7¼H1*8 *9 574(¹)J7*8 F)2.3.897F9.;*8Ę

analyser en concertation avec les services centraux la réglementation et veiller à son application,

c4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )* (*79F.38 actes juridiques (conventions, attestations, etc) F;*( 1ĿF55J. )* 1ĿF88.89F39

IJ7.).6J* 4J )J 4*7;.(* )Ŀ.)* ĄJ7.).6J*ė

Mission 2 : Affaires budgétaires et financières

Activités principales :

4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )*8 GJ)H*98 54J7 1* 5Þ1* 146C

4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )*8 différents budgets gérés par la DNum (budget propre, OSIRIS, RAREST, PCSCOL,

6C63ġ *9 (43897J.7* 1* 51F3 51J7.F33J*1 )Ŀ.3;*89.88*2*39 *3 +43(9.43 )*8 .3;*39F.res en place.

suivre et analyser l'engagement et l'exécution des dépenses et recettes, contrôler l'exécution financière des contrats et conventions,

(43897J.7* *9 2*997* *3 51F(* )*8 4J9.18 )ĿF3F1L8¹ 4J )* 5.149FH* : tableaux de bord, indicateurs.

conseiller sur les éventuelles modifications budgétaires et sur les dépenses à réaliser en fonction des projets et

des besoins des départements

assurer, en lien avec le service des marchés, un rôle de conseil et d'assistance auprès des responsables des

départements

suivre les procédures d'achats et de marchés en cours (appel d'offres, attribution, application de pénalités, etc)

4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )*8 24)¼1*8 ¹(4342.6J*8 des services numériques suivants : Datacenter, Osiris, Rarest,

Infoprox ainsi que des services liés au contrat de site *3 1.*3 ¹974.9 F;*( 1* 4*7;.(* )Ŀ.)* FJ 1.149FH* *9 1F .7*(9.43

des Finances.

Mission 3 : Gestion des ressources humaines

Activités principales

2*997* *3 AJ;7* F;*( la Direction, les responsables de départements et en lien avec la Direction des Ressources

Humaines en central, une GRH prévisionnelle adossée au projet de la direction et aux orientations du contrat

d'établissement,

encadrer les personnels BIATSS du pôle " administratif et financier » : fixer les objectifs, évaluer leur degré de

réalisation, orienter, soutenir, coordonner et contrôler l'action des personnels,

assurer, en lien avec la Direction des Ressources Humaines en central, la gestion et le suivi des actes liés à la

carrière des agents BIATSS (recrutement, dossiers de promotion, conseils en formation, entretiens professionnels,

etc), Coordonner le planning général, les horaires et les congés des personnels BIATSS. 3

Mission 4 : Logistique des directions

Activités principales

Coordonner les accès aux locaux pour les agents des services (hors locaux techniques) en lien avec la DALI

veiller en lien avec le correspondant sécurité et le SPSE au respect de la réglementation en matière d'hygiène et

sécurité,

contrôler l'exécution des prestations extérieures liées aux locaux (hors locaux techniques),

participer à la conception de travaux et en suivre l'exécution.

Mission 5 : 07HF3.8F9.43 )Ŀ¹;¼3*2*398 (plénières, repas de noël, colloques spécifiques)

Activités principales

*89.43 14H.89.6J* )* 1Ŀ¹;¼3*2*39 Ġ97F.9eur, réservation de salles, location de mobilier, objets publicitaires)

411FG47F9.43 F;*( 1* (42.9¹ )Ŀ47HF3.8F9.43 54J7 F88J7*7 1F 14H.89.6J* *3 +43(9.43 )J 574H7F22* )* 1Ŀ¹;¼3*2*39 *9

la signalétique

Etude des offres des fournisseurs pour les différente8 57*89F9.438 1.¹*8 ¬ 1Ŀ¹;¼3*2*39

4J.;. GJ)H¹9F.7* )* 1Ŀ¹;¼3*2*39

Collaboration avec 1* 8*7;.(* (422J3.(F9.43 )* 1ĿJ3.;*78.9¹ et la Direction des affaires logistiques intérieures

Mission 6 : Service de l'aide au pilotage

Activités principales

produire et transmettre les données demandées par le service de l'aide au pilotage,

participer à la mise en place de la démarche qualité (participation à la construction du référentiel de contrôle

interne), participer au suivi des contrats internes entre les Directions et la Présidence, participer à la définition des outils de suivi du contrôle de gestion.

4. Compétences

a) 8F;4.7 8J7 1Ŀ*3;.7433*2*39 574+*88.433*1 :

connaître l'organisation, le fonctionnement et la politique de l'enseignement supérieur, de l'université et de la

direction, savoir situer les acteurs dans le processus de décision et leurs rôles respectifs, savoir décliner des objectifs généraux en objectifs opérationnels,

8F;4.7 2*997* *3 AJ;7* )*8 F(9.438 )F38 1* 7*85*(9 )*8 )¹1F.8 .25F79.8ė

Maîtrise des règles et procédures dans ses domaines d'activité : connaître le cadre juridique des EPCSCP, connaître la réglementation et les procédures en matière de GRH,

connaître la réglementation des finances publiques et les procédures et techniques d'analyse financière.

Droit ; Finances Publiques ; Comptabilité ; Code des marchés publics ; Règles du contrôle de gestion

b) savoir-faire opérationnel : savoir organiser et animer une structure et des équipes, savoir motiver et mobiliser ses agents, savoir élaborer des choix et planifier des actions, savoir mettre en place des modalités de contrôle des résultats, savoir gérer des situations conflictuelles et rendre des arbitrages, maîtriser les méthodes de conduite de projets.

Esprit d'analyse et de synthèse ; utilisation d'outils informatiques (automatisation de documents); capacité de

négociation et résolution de problèmes ; vision prospective et capacité d'anticipation. 4 c) savoir-faire comportemental : savoir organiser la documentation technique et juridique et en assurer la veille, savoir organiser l'archivage, savoir traiter et diffuser l'information pertinente aux acteurs concernés, savoir contrôler la qualité de l'information, maîtriser les outils de communication et l'informatique administrative, maîtriser les techniques de communication interne et externe.

Préparation du budget

Présentation du budget prévisionnel auprès du contrôle de l'établissement Présentation du budget prévisionnel au comité de direction pour arbitrage

B.8* *3 AJ;7* )*8 GJ)H*98 )* 5*78onnels (vacations et CDD), de fonctionnement, d'intervention et d'investissement :

engagements juridiques et comptables, relations avec le comptable Suivi et coordination de l'exécution budgétaire Elaboration de bilans financiers et de tableaux de bord

Mis* AJ;7* )* 1F (4259FG.1.9¹ F3F1L9.6J*ė

Logique, rigueur, précision, méthode ; rapidité, réactivité, sens de l'urgence et des priorités ; disponibilité

5. Environnement et contexte de travail

Descriptif du service

Nom du service : Direction du Numérique

No2G7* )ĿFH*398 )J 8*7;.(* : 120

C42G7* )ĿFH*398 ¬ *3(F)7*7 (éventuellement) : moins de 10 personnes .*J )Ŀ*=*7(.(* : Campus Esplanade

Relation hiérarchique

44J8 1ĿFJ947.9¹ )* Emmanuelle Hautin, directrice informatique

Relations fonctionnelles

Internes

Agence comptable (AC)

Direction des Finances (DFI)

Direction Administrative et Logistique Intérieure (DALI)

Direction Générale des Services (DGS)

Direction des Ressources Humaines (DRH)

Pôle Stratégie et transformation numérique

Externes

Fournisseurs

Clients

Organismes publics

Contraintes particulières

Assurer la continuité de service 8J7 94J9* 1ĿF33¹*ėquotesdbs_dbs35.pdfusesText_40

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