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MINISTERE DE LA JUSTICE

LE MINISTRE DE LA JUSTICE

GARDE DES SCEAUX

Mesdames et Messieurs les

Premiers Présidents

et Procureurs Généraux

Mesdames et Messieurs les

Présidents et Procureurs

de la République

Mesdames et Messieurs les

greffiers en chef

MINISTERE DE LA CULTURE

ET DE LA COMMUNICATION

LE MINISTRE DE LA CULTURE

ET DE LA COMMUNICATION

Mesdames et Messieurs les

Présidents

des conseils généraux (Archives départementales)

Paris, le 10 septembre 2003

CIRCULAIRE N° SJ. 03-013-DSJ/10.09.2003

OBJET : Gestion des archives des juridictions de l'ordre judiciaire. Tris et versements aux Archives départementales. Modification de la circulaire SJ.94-003-B3 du 10 février 1994. P.J. Manuel d'utilisation et tableaux relatifs aux délais de conservation des archives des juridictions. Mémento pratique.

NOR : JUS G 0360064 C

Par arrêté du garde des Sceaux en date du 1

er février 2000, une commission des Archives de la Justice a été instituée, compétente pour toute question intéressant le traitement intellectuel et matériel des archives judiciaires. A cette fin, elle définit, en étroite concertation avec la direction des Archives de France et sous son contrôle, les règles de versement, de tri, de conservation et de communication des archives judiciaires, conformément à la loi n°79-18 du 3 janvier 1979 et au décret n°79-1037 du 3 décembre 1979. Elle contribue à recenser les sources d'archives judiciaires et donne son avis sur les orientations de la politique à mener et les moyens nécessaires à leur mise en oeuvre. Dans cette perspective, la commission des Archives a procédé à la refonte de la circulaire SJ.94-03-B3 du 10 février 1994, en raison des évolutions législatives et réglementaires en matière civile et pénale et des modifications intervenues dans l'organisation et le fonctionnement des juridictions. Par ailleurs, l'intérêt accru des chercheurs pour les archives judiciaires conduit à une nouvelle réflexion sur les critères de tris à l'issue des délais de conservation dans les greffes : nouvelle définition des tris par échantillon tenant compte du nombre des affaires à conserver, détermination de critères de tris spécifiques affinés, désignation de magistrats référents pour la sélection dès le jugement d'affaires méritant d'être conservées. En tout état de cause, les taux d'échantillonnage, voire les propositions d'élimination, doivent être considérés par les Archives départementales, comme des exigences minimales, qui peuvent être interprétées à la hausse, pour une conservation plus importante. De même, les travaux de la commission ont abouti à la mise en oeuvre de modalités de conservation des données électroniques issues des différentes applications existant dans les juridictions. Responsables de la conservation des minutes et archives " papier » de la juridiction, les greffiers en chef doivent également devenir les responsables de la conservation des archives

électroniques.

A la présente circulaire sont annexés les tableaux précisant les nouvelles règles de conservation et de tri des archives, un manuel d'utilisation ainsi qu'un mémento pratique destiné aux agents des " cellules » archives. Un plan de classement fondé sur les attributions et activités des services par juridiction et des annexes précisant certaines productions documentaires faciliteront l'utilisation des tableaux par les agents des greffes et ceux des Archives départementales. Cette circulaire tend, dans l'esprit de la circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'Etat, à moderniser la gestion des archives et à faire reconnaître la fonction " archives » dans les juridictions, en l'intégrant dans la charge de travail des greffes. Elle préconise par conséquent la création, sous l'autorité du chef de greffe, d'une cellule " archives » dans les juridictions, le développement de la formation relative à la gestion des archives dans le cadre déconcentré régional ainsi que la nécessaire évaluation par les juridictions, en collaboration avec les S.A.R., sous l'autorité des chefs des cours d'appel, des besoins notamment en matière de locaux. Enfin, elle doit être l'occasion d'une coopération renforcée entre les greffes des juridictions et les directions des Archives départementales. La commission des Archives de la Justice a insisté sur son particulier attachement à la mise en oeuvre des préconisations de cette nouvelle circulaire, gage d'une meilleure gestion des archives tant pour les greffes que pour les Archives départementales et les chercheurs. Elle sera facilitée par la mise en place progressive des cellules " archives », avec une meilleure identification des fonctions des agents affectés dans ce service qui reste à préciser dans les mois à venir, dans le cadre de la réflexion sur le référentiel des métiers de greffe. Les chefs de greffe, ainsi que les directeurs d'Archives départementales, rendront compte à leur administration respective, des difficultés qu'ils pourraient rencontrer dans l'application de ces nouvelles dispositions.

Le ministre de la Justice,

Garde des Sceaux

Le ministre de la Culture

et de la Communication S

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