[PDF] Projet TUTORE DEFINITIF OCTOBRE 2011

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GuiGuiGuiGuide pratique pour un portail de pratique pour un portail de pratique pour un portail de pratique pour un portail

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Vous souhaitez optimiser les fonctionnalités de votre portail, mais vous savez que vous avez

peu de temps à consacrer à sa maintenance, à son actualisation... Le recours à un

prestataire extérieur et/ou la création d"un poste dédié (webmaster) peuvent être une

solution concernant l"aspect technique, mais ce sont les bibliothécaires qui créent les

contenus : vous cherchez donc des services permettant de passer peu de temps sur la

création de ceux-ci. Voici une sélection de services qui, une fois mis en place, ne vous

prendront pas ou peu de temps tout en apportant une plus-value à votre portail.

Service 3 : Suggestions automatiques

Ce service vous permet de dégager du temps pour d"autres actions, dans la mesure où la

suggestion se fait informatiquement, sans aucune intervention du bibliothécaire. Il reflète les

goûts et emprunts des utilisateurs, permettant une "prescription" à laquelle les bibliothécaires

ne participent pas. Le temps consacré à ce service est donc totalement nul, aussi bien d"un point de vue technique (service automatique) qu"en termes de contenus (les internautes les génèrent).

Service 7 : Nuages de tags

L"intérêt de ce service lorsqu"on a peu de temps est similaire à celui des suggestions

automatiques : les tags sont générés informatiquement en répercussion des recherches et mots-clés saisis par les internautes, il n"y a donc création ni de la forme, ni du fond.

Services 23 à 28 : Ressources numériques

Toutes les offres de prestataires concernant les ressources numériques (presse, livres, encyclopédies, musique, vidéo, autoformation) permettent de proposer de nombreux contenus sans avoir à les retravailler (dans le cas des "bouquets"). Notons tout de même que ces solutions, si elles sont techniquement peu coûteuses en temps au quotidien, nécessitent tout de même un travail de prospection et de renégociation au terme de chaque contrat, et surtout un temps de médiation très important.

Service 2 : Commentaires, avis et coups de coeur

Paradoxalement, ce service qui peut être très chronophage peut aussi être choisi si vous avez peu de temps : il pourra alors être intéressant d"avoir recours à la mutualisation des commentaires de notices avec d"autres prestataires (Lib Fly, Amazon...), ce qui permettra de proposer un catalogue enrichi sans y passer soi-même trop de temps. Là encore le processus privilégie l"automatisation.

Vous voulez améliorer votre portail de base pour le rendre plus complet, interactif et

fonctionnel, en proposant des services qui permettent d"étendre votre offre en ligne,

d"améliorer la visibilité de votre bibliothèque ou encore de simplifier les démarches et les

recherches d"informations des utilisateurs. Cependant, vous n"avez pas beaucoup d"argent à consacrer à l"augmentation des capacités et des fonctionnalités de votre portail. Nous vous proposons quelques idées d"amélioration à peu de frais.

Service 5 : Inscription en ligne

Peu coûteux à mettre en place, ce service permet de faire un pas vers une plus grande simplicité des démarches des usagers. Les personnes qui veulent s"inscrire n"ont pas à se

déplacer à la bibliothèque, et cela permet également un gain de temps pour les

bibliothécaires. C"est un service relativement innovant qui est perçu comme très utile par les

usagers familiers des nouvelles technologies. Les seuls coûts engendrés sont ceux de la mise en place du service sur le portail par un technicien.

Service 10 : Organigramme

Ce service ne coûte rien du tout (sauf si on utilise un logiciel payant pour la création de l"organigramme) mais aide le public à mieux comprendre le travail des bibliothécaires et lui permet de savoir à qui s"adresser s"il veut des conseils ou s"il a des questions précises. A

priori, ce service ne paraît pas essentiel mais il peut faire la différence, en réalité, entre un

portail vivant pensé pour le public et un portail traditionnel où l"on ne s"est pas vraiment interroger sur les besoins et les attentes des utilisateurs.

Service 15 : Foire aux questions

La FAQ coûte seulement en personnel, car la mise en place du service et son actualisation prennent beaucoup de temps. Avec quasiment aucun frais, ce service permettra d"optimiser l"utilisation de la bibliothèque en donnant la possibilité aux usagers de trouver

immédiatement des réponses à leurs questions sans avoir à se déplacer ou à contacter les

bibliothécaires.

Service 21 : Sitothèque

La mise en place d"une sitothèque permet de proposer aux usagers un contenu nouveau, disponible seulement sur le portail, sans pour autant dépenser de l"argent dans des

abonnements payants. Il s"agit de créer un annuaire de sites qui ont été repérés par les

bibliothécaires et peuvent être intéressants pour les publics. Là encore, c"est le coût humain

qui peut être assez conséquent car la réalisation d"une sitothèque demande un important travail de veille.

La solution Blog

Il est également possible d"héberger la quasi-totalité de vos contenus sur la plateforme

gratuite (type wordpress) d"un blog : cette solution sera la plus économique, mais on notera toutefois qu"elle exclut de par sa nature certains contenus (l"OPAC ou les ressources

numériques fournies par des prestataires, par exemple). Il est donc important de réfléchir à

tout ce que l"on veut proposer avant de se lancer dans sa création.

Vous souhaitez que votre portail soit une bibliothèque 24h/24, 7j/7, qu"elle permette à

l"usager d"utiliser ses services à tout moment et en parfaite autonomie. Vous savez aussi que certains usagers aimeraient être totalement indépendants dans la bibliothèque sans

avoir à passer par un bibliothécaire, et vous voulez que ceux-là puisse venir à la

bibliothèque et y trouver ce qu"ils cherchent facilement. Un certain nombre de services peuvent faciliter cette démarche d"autonomisation (ils s"accompagneront bien évidemment d"aménagements dans la bibliothèque, comme l"installation d"automates de prêt par exemple).

Service 5 : Inscription en ligne

Grâce à ce service, l"usager peut connaître les conditions d"inscription mais aussi procéder

à celle-ci depuis chez lui. Il lui est donc possible d"être un usager de la médiathèque sans

même s"y rendre !

Service 4 : Compte lecteur

Ce service permet à l"usager de connaître l"état de ses prêts, de ses réservations, de

toutes ses activités à la bibliothèque, en somme, en se connectant depuis chez lui. Il lui permet en outre d"agir directement à distance (réservation, demande de document...). Avec un compte lecteur développé, l"usager peut potentiellement tout faire à distance.

Service 8 : envoi de SMS et mails

Ce service complète l"autonomie conférée par un compte lecteur : en plus d"avoir accès à

son profil, les SMS et mails sont adressés directement à l"usager sur les supports de

communication qu"il utilise au quotidien, sans qu"il ait à passer par le portail. Il n"a même plus besoin de faire la démarche de se connecter au site pour chercher une information, l"information qui l"intéresse le trouve directement chez lui. Services 9, 10, 11, 12, 15 et 19 : Documents administratifs, organigramme, calendrier des actions culturelles, Visite virtuelle, Foire Aux Questions et Newsletter Ces services permettent une meilleure connaissance du lieu bibliothèque et de son fonctionnement : tout est en ligne, depuis la description des lieux jusqu"à celle de ses personnels, en passant par ses services et ses collections. La newsletter, comme les SMS et mails, permettent en outre de toucher l"usager directement sur son propre outil de communication. La visite virtuelle permet quant à elle une appropriation du lieu, et favorise donc l"autonomie une fois sur place.

Service 13 : Portage à domicile

Le portage à domicile complète la boucle d"autonomisation commencée avec l"inscription en ligne et le compte lecteur : combiné à ces deux services, il permet potentiellement à

l"usager d"amener complètement la bibliothèque à lui, et d"être un usager, inscrit, et actif,

sans jamais y avoir mis les pieds. Vous voulez développer votre portail en mettant l"accent sur le lien social et sur la fidélisation des utilisateurs. Vous voulez un portail qui soit à la fois "Web

2.0", pour permettre au public de participer et de se sentir appartenir à la

bibliothèque, et à la fois "orienté usagers", c"est-à-dire qui place le public au coeur de l"outil en faisant en sorte qu"il soit parfaitement à l"aise et qu"il trouve ce dont il a besoin. Nous vous proposons quelques services qui permettront de favoriser la convivialité du portail.

Service 2 : Commentaires, avis, coups de coeur

Parce que ce service met en avant l"échange entre usagers ou entre usagers et bibliothécaires, il participe de la convivialité du portail. Il s"agit de partager ses avis et de conseiller des documents de la bibliothèque à d"autres personnes via des commentaires sur la fiche de ces documents. Ce service implique personnellement les bibliothécaires qui exercent ici leur travail de mise en valeur de documents, de médiation voire de prescription. Il donne la possibilité aux usagers de s"exprimer et d"interagir.

Service 17 : Forum

Le forum crée un espace de discussion au sein du portail de la médiathèque et favorise en cela le lien direct entre les usagers et les bibliothécaires. Les dialogues qui peuvent naitre sur le forum permettent au public de se sentir écouté et d"exprimer son point de vue sur différents sujets. S"il est bien animé et bien géré, le forum crée du lien social et entretient une certaine fidélité de la part des utilisateurs.

Service 19 : Newsletter

La newsletter encourage une fidélisation du public car elle est envoyée de façon régulière aux personnes qui y ont souscrit. Elle permet de maintenir un lien entre la bibliothèque et les usagers et crée un sentiment de proximité entre les deux car elle informe automatiquement de tous les événements de l"établissement. Elle fournit non seulement des informations aux abonnés mais elle les incite aussi à participer aux actions mises en place par la bibliothèque. Elle permet d"adopter un ton plus confidentiel, de s"adresser directement à l"abonné, de façon moins institutionnelle et formatée.

Service 22 : Podcasts

Les podcasts, qui consistent dans des enregistrements audios ou vidéos d"interventions qui se sont déroulés à la bibliothèque, favorisent le lien entre l"établissement et son public dans la mesure où ils prolongent la vie de la bibliothèque sur le web et permettent à des usagers qui n"ont pas pu participer à un événement d"en profiter après coup. Ils permettent une fidélisation du public car le fait de mettre en avant les événements passés donne souvent envie aux usagers de participer aux prochains. De plus, on peut en général s"abonner aux podcasts pour être toujours au courant de l"actualité culturelle de la bibliothèque. ")",)/4(%15% %4 ).4%2.%4 ,! ")",)/4(%15% Ȁ $%3 -)33)/.3 %4 $%3 3%26)#%3 ./2-%3 %4 4%84%3 2%',%-%.4!)2%3 !2#()6!'%

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