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Église méthodiste libre au Canada

UN GUIDE

POUR LES

TRÉSORIERS

Aout 2010

Église méthodiste libre au Canada UN GUIDE POUR LES TRÉSORIERS 2 Au nom de l'Église méthodiste libre au Canada, nous vous remercions d'avoir accepté de soutenir votre église locale et le Centre du ministère concernant la vision d'églises saines accessibles à toutes les personnes au Canada et au-delà. Il se peut que vous n'ayez pas une grande expérience comme trésorier d'une église. Ce guide vous est destine afin de vous aider à mieux comprendre votre rôle au niveau local et vous expliquer comment vous aidez l'Église méthodiste libre au Canada dans les questions financiers. Nous encourageons aussi les trésoriers expérimentés à lire ce guide comme rappel des bonnes pratiques. Si vous avez d'autres questions après avoir lu ce document, n'hésitez pas à communiquer avec les Services administratifs du Centre ministériel. Nous sommes ici pour vous aider.

Pour plus d'information:

L'Église méthodiste libre au Canada

4315 Village Centre Court

Mississauga, ON L4Z 1S2

905-848-2600

905-848-2603 / Télécopieur

Website: www.fmcic.ca

(Section des Services financiers et administratifs) (Qui nous sommes > Le Manuel) Adresse courriel pour les questions relatives à la paie: payroll@fmcic.ca Église méthodiste libre au Canada UN GUIDE POUR LES TRÉSORIERS 3

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION................................................................................................................. 5

I. Comptabilité

A. Comptes bancaires, documents........................................................................ 6

B. Conciliation bancaire......................................................................................... 6

C. Procédures - Commis, dépôts, inscription des enveloppes.............................. 6

D. Processus budgétaire........................................................................................ 7

E. Enregistrement des données, Liste des comptes.............................................. 8

1. Comptes à payer ................................................................................ 8

a. Dépenses - personnel et transport............................................ 9

2. Retour sur la TVG............................................................................... 9

3. Petite caisse ..................................................................................... 10

F. Fonds désignés............................................................................................... 10

G. Investissement des fonds de surplus .............................................................. 11

1. Permission d'accumuler des fonds................................................... 11

H. Inscription des organismes caritatifs et reçus.................................................. 11

I. Vérification des comptes ................................................................................. 13

J. Conservation des archives.............................................................................. 15

II. SALAIRES ET BÉNÉFICES MARGINAUX

A. Compensation des employés.......................................................................... 16

B. Allocation logement......................................................................................... 16

C. Bénéfices......................................................................................................... 17

III. L'ÉGLISE MÉTHODISTE LIBRE AU CANADA - QUESTIONS FINANCIÈRES

A. Core et Giving Streams .................................................................................. 18

B. Service de la paie............................................................................................ 19

C. Hypothèques ................................................................................................... 20

D. Prêts................................................................................................................ 20

IV. RAPPORTS GOUVERNEMENTAUX

A. Retour sur la TVG ........................................................................................... 21

B. Retour sur les dons de charité annuels (T3010A/B)........................................ 21

V. ANNEXES

A. Cédule des responsabilités des trésoriers....................................................... 22

B. Extraits du Manuel de l'Église méthodiste libre au Canada ........................... 23 C. Procédures à suivre par les commis - Liste des comptes .............................. 41

D. Exemple de rapport financier........................................................................... 43

E. Exemple de Liste des comptes........................................................................ 45

F. Formule de remise de l'ÉMLC......................................................................... 47

G. Exemple de carnet de voyage......................................................................... 48

H. Les registres et la durée requise de rétention des données............................ 49

Église méthodiste libre au Canada UN GUIDE POUR LES TRÉSORIERS 4 Église méthodiste libre au Canada UN GUIDE POUR LES TRÉSORIERS 5

INTRODUCTION

Votre rôle en tant que trésorier (trésorière)

Le Conseil de l'église est responsable de gérer les affaires de l'église, incluant les ressources

financières, soit l'argent. En tant que trésorier, vous ne contrôlez pas les finances, mais vous

êtes la personne principalement responsable de vous assurer que les détails reliés aux

décisions financières soient mis en pratique. Voici vos quatre tâches principales en tant que

trésorier :

1) Recevoir les dons et autres revenus, vous assurer que cela soit depose à la banque et

inscrit dans les registres de l'église.

2) Vous assurer que les factures soient payées.

3) Fournir les rapports financiers au Conseil officiel, aux directeurs des ministères et à la

société.

4) Vous assurer d'être en conformité avec les règlements gouvernementaux concernant les

reçus pour dons caritatifs et la remise des documents aux gouvernements. Annexe A - Il s'agit d'un échéancier global de vos tâches en tant que trésorier. Autres endroits où vous pouvez recevoir de l'aide :

1) Le Manuel de l'Église méthodiste libre au Canada -

Les chapitres 3 et 4 et le paragraphe 878 contiennent des politiques concernant l'église locale et la Conférence générale. L'Annexe B vous fournira un recueil de ces informations. Étant donné que ces chapitres sont cités dans ce guide, il est important de vous familiariser avec ce matériel. Au fur et à mesure que Le Manuel sera mis à jour, cette annexe sera changée.

2) Le site web de l'Église méthodiste libre au Canada

La section concernant les Services administratifs et la section des Services financiers fournit des formules et d'autres informations utiles au www.fmcic.ca

Services administrataifs et financiers.

Le Manuel fournit l'information financière nécessaire. Allez au site www.fmcic.ca Qui nous sommes > Le Manuel. Voir aussi l'Annexe B.

3) Site web de l'Agence du Revenu Canada fournit des formules et des bulletings reliés

aux oeuvres caritatives au http://www.cra-arc.gc.ca/charities/

Confidentialité

Les trésoriers détiennent un poste de confiance lorsqu'ils s'occupent des finances de l'église et

des dons des individus. Cela exige le plus haut niveau d'intégrité et de confidentialité. Les

discussions du conseil ou autres groupes qui sont de nature confidentielle et l'information

concernant les dons faits à l'église par des individus doivent être gardées de façon strictement

confidentielle et ne peuvent être divulguées, sauf dans les cas mentionnée au Paragraphe

372.2.4.

Le conseil de vote église peut déléguer certaines responsabilités à un comptable et/ou un/une

secrétaire financier/financière qui doivent aussi conserver la confidentialité de l'information.

Église méthodiste libre au Canada UN GUIDE POUR LES TRÉSORIERS 6

PARTIE 1

LA COMPTABILITÉ

A. Les comptes bancaires et autres documents

L'église doit posséder au moins un compte bancaire dans une institution financière. Il est

recommandé que l'église ait un compte-chèques et il peut être utile d'avoir aussi un compte

d'épargnes. Les exigences concernantion la documentation de la banque peuvent varier, mais il est

probable qu'une liste des officiers sera exigée ainsi qu'une résolution passée par le conseil, des

spéciments des signatures des personnes autorisées à signer, soutenus par des documents

d'identification ainsi qu'une confirmation du statut et/ou de l'organisation de l'église. L'institution

financière commandera des chèques pour l'église et fournir les formules de dépôt nécessaires.

Des décisions devront être prises quant aux personnes qui pourront signer les chèques. Cela devra être pris en considération lorsque les chèques seront commandés et que vous devrez prendre des arrangements avec la banque. (Voir les paragraphes 320.4.1 et 372.2.3.1)

L'utilisation d'un sac de dépôt de nuit peut être considérée, selon le système en place pour

compter les offrandes et déposer les fonds à la banque.

B. Conciliation bancaire

Il est très important que la conciliation bancaire soit faite à chaque mois. Cela signifie que les

données comptables de l'église doivent être compatibles à l'état de compte bancaire ou aux

données de la banque.

Le solde qui apparaît sur le relevé de compte de la banque, plus tout dépôt fait par l'église qui

n'apparaît pas encore sur le relevé bancaire, moins tous les chèques ou paiements faits par

l'église (qui n'ont pas encore été inscrits au compte bancaire) devrait être égal au solde

bancaire qui apparait dans les feuilles comptables de l'église.

Il est important de concilier ces données afin de découvrir toute erreur possible qui pourrait être

faite dans l'état de compte bancaire ou dans les données comptables de l'église. Si ces deux

systèmes de données ne peuvent être conciliés, il est nécessaire de vérifier les items inscrits

sur l'état de compte de la banque qui n'apparaissent pas dans les données de l'église et vice

versa, ou lorsque les montants diffèrent pour quelque raison que ce soit. Vous devrez peut-être

vérifier à nouveau les deux états de compte et rayer chacun des items qui se trouvent dans les

deux documents pour trouver les erreurs. C. Procédures concernant les offrandes - commis, dépôts, inscriptions des enveloppes

Il est important que les offrandes soient conservées dans un lieu sûr jusqu'à ce qu'elles soient

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