[PDF] REQUEST FOR INFORMATION RFI La présente demande d'

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REQUEST FOR INFORMATION

RFI Ce document comporte 6 pages y compris celle de garde

1.CONTEXTE DE LA RFI

La présente demande d'information (RFI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d'offres, ni un quelconque

engagement de la CCI Paris Ile-de-France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet.

Réciproquement, les réponses à la RFI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de

leurs auteurs.

Pour des raisons de compréhension, il est dénommé " la société », ci-après dans la RFI, les candidats y répondant.

Pour plus d'information concernant la CCI Paris Ile-de-France, nous vous invitons à consulter le lien suivant : http://www.cci-

paris-idf.fr

2.OBJET DE LA RFI

La présente demande d'information (RFI) se place dans le cadre d'analyses préliminaires du marché conduites par la CCI

Paris Ile-de-France (CCIR) en vue de la location de prestations de services permettant la gestion récurrente

d'événements et de rencontres B to B.

L'objet de la demande d'information est de réunir les éléments d'information relatifs aux différentes possibilités offertes par

le marché pouvant répondre aux besoins des services de la Direction Générale Adjointe Services aux Entreprises et

Développement International (DGA-SEDI).

3.RÉPONSES AUX QUESTIONS

Les réponses, ainsi que toutes éventuelles demandes de précision sur le RFI, devront parvenir par courrier électronique à :

-Sophie LOGEOT, Responsable maîtrise d'ouvrage numérique à la DGA-SEDI : slogeot@cci-paris-idf.fr

01.55.65.38.14

-Guy SCHEIDT, Directeur de Projets à la DGA-SEDI : gscheidt@cci-pairs-idf.fr 01.55.65.33.65 -Hélène PHAM, Acheteuse à la Direction des Achats : hpham@cci-paris-idf.fr 01.55.65.66.61

-Nadine DAVONG, Chef de projet à la Direction du Pilotage du Système d'Information : ndavong@cci-paris-idf.fr

01.55.65.34.31

La participation d'un opérateur à une opération de sourcing (ou au RFI) n'a pas pour effet de l'affranchir du respect du

secret des affaires. Il appartient aux sociétés questionnées de mentionner le cas échéant les informations contenues dans

leur réponse devant être protégées par le secret commercial et industriel.

Les sociétés répondant à la RFI ne peuvent prétendre à aucune rémunération dans le cadre de l'établissement de leurs

réponses.

4.PRESENTATION DU BESOIN

Les services de la DGA-SEDI organisent, dans le cadre d'événements professionnels (voir la liste en annexe), des

conventions d'affaires fondées sur l'organisation de rendez-vous programmés à l'avance entre professionnels et fréquents

(jusqu'à 500 entreprises inscrites et 1500 rendez-vous maximum jusqu'à ce jour par événement).

Afin de rationaliser ses processus et ses outils, la CCIR Paris Ile de France est à la recherche d'un dispositif qui permettra

de mieux gérer ses événements de type forums ou rencontres d'affaires. 2 / 6

La réussite d'une convention d'affaires repose sur l'utilisation d'un logiciel de matchmaking performant grâce à une

méthodologie de double confirmation obligatoire des demandes de rendez-vous et un système d'optimisation intelligent de

l'emploi du temps (agenda) de chaque participant.

Le dispositif employé pour générer les plannings de rendez-vous des participants doit pouvoir également intégrer un

nombre conséquent de demandes de rendez-vous et les optimiser (matching et liste d'attente) sur des plannings individuels

pour garantir la qualité et la réussite de l'opération. Cette plateforme doit pouvoir s'adapter à différentes typologies d'évènements :

ielle doit être en mesure de convenir autant à des évènements professionnels d'entreprises exposantes/visiteurs,

qu'à des évènements ne faisant pas la distinction entre la typologie des participants,

ielle doit permettre de traiter des événements composés d'une ou plusieurs animations, principalement des rendez-

vous d'affaires, mais également des ateliers, formations, conférences, tables rondes, etc., se tenant sur un ou

plusieurs lieux, à la même date ou sur des périodes continues ou discontinues.

La plateforme devra également répondre aux critères techniques spécifiques exigés par la Commission européenne pour ce

qui concerne les activités du service en charge d'Enterprise Europe Network (EEN). La CCI Paris Ile de France est, en effet,

membre de ce réseau européen, qui a pour objectif de soutenir les PME dans leurs activités de développement à

l'international et d'innovation. Pour ce faire, des conventions d'affaires sont organisées régulièrement en île de France mais

également sur le plan national, européen et international. Les principales fonctionnalités attendues sont les suivantes :

Sur le front office:

Les participants doivent pouvoir :

iS'enregistrer (créer un compte / espace personnel).

iS'inscrire : Présenter leur entreprise, leurs produits et/ou services et les intérêts qui motivent leur présence à

l'évènement. i S'inscrire à un rendez-vous one to one ou avec un expert,

osoit en se positionnant sur un créneau donné (possibilité de liste d'attente), soit en émettant des

demandes de rendez-vous en indiquant ses plages de disponibilités

oavec un système de pré-affectation en fonction de l'ordre d'arrivée des demandes et des critères indiqués

et en optimisant le temps d'occupation de chaque participant et un système d'acceptation mutuelle iS'inscrire à un atelier, conférence etc. iGérer leur agenda de rendez-vous d'affaires en fonction de leur disponibilité, iRechercher dans le catalogue des participants selon différents critères, iRecevoir les confirmations d'inscription, rappels, par email et sms.

Le système doit pouvoir :

iProposer le cas échéant une tarification de l'événement ou de la rencontre d'affaires en fonction de la catégorie de

public visé.

iÊtre proposé en multilingue (au moins en anglais) pour ce qui concerne les contenants (menus etc.). La langue de

base étant le français,

iPrésenter dans le détail les éléments du programme relatifs à la ou les animations : conférences, table rondes,

rencontre d'affaire etc.

iPermettre un interfaçage avec un système externe de paiement en ligne imposé par la CCIR (transmission des

informations en XML), iÊtre en Responsive web design (smartphone, PC, tablette), iÊtre en accessibilité web pour les personnes handicapées.

Sur le back office :

iAdapter les pages du front office, les mails et les formulaires, selon l'événement, par simple paramétrage (contenu

et aspect visuel (ajout de logos)), iGérer les droits, iGérer la ou les animations, iGérer le check-in (possibilité notamment d'utilisation de QR code), iOrganiser l'événement, 3 / 6

iGérer les inscriptions à l'événement et gérer les agendas (les créneaux et possibilité de réédition),

iGérer l'évènement, plus particulièrement la ou les animations en sus des rencontres d'affaires,

iGérer les différentes tarifications liées à l'événement,

iAvoir la possibilité d'ajouter et/ou de reprogrammer en temps réel les rendez-vous en fonction des créneaux

horaires restant disponibles,

iFaciliter la production des documents (feuille de présence, convocations, attestation de présence, ...

iPour les inscriptions à des formations l'outil doit produire les conventions correspondantes, iPermettre l'envoi d'un questionnaire de satisfaction aux participants,

iOffrir une possibilité d'interfaçage avec le SI (site entreprise, GRC) de la CCIR et/ou tout autre site d'un partenaire,

iReporting, iPossibilité d'export des données (csv, XML).

Ces rencontres peuvent être organisées lors d'évènements tels que des salons professionnels ou une manifestation

d'information ou ex nihilo. Elles sont organisées par la CCIR PIDF avec ou sans co-organisateurs internes et/ou externes

français ou internationaux. Elles peuvent être gratuites ou payantes.

La plateforme doit être accessible en moyenne entre 4 et 6 mois avant un événement, un événement durant lui-même en

moyenne entre 1 à 5 jours. Toutes les données liées à un événement doivent rester accessibles pour la CCIR depuis le

back-office pendant au moins un an après la fin de l'événement.

LA CCIR gère en moyenne une vingtaine d'événements par an nécessitant tout ou partie des fonctionnalités citées ci-

dessus, dont en moyenne 5 événements par an dans le cadre du réseau EEN. La future solution devra donc être en

capacité de n'ouvrir qu'une partie de fonctionnalités listées ci-dessus, en fonction de la complexité et des modalités

d'organisation de chaque événement.

5.QUESTIONS

1)Sécurité

-Etes-vous en conformité avec le RGPD ? Votre société dispose-t-elle d'un DPO ? -Où les données sont-elles hébergées ?

-Quelles certifications, détenez-vous, tant pour la société que pour les équipes à même d'intervenir sur le

besoin de la CCIR ?

2)Références client

-Quelles références de prestation similaires détenez-vous, notamment dans le public ?

3) Couverture de l'offre commerciale

-Au regard des besoins listés: êtes-vous en capacité de proposer une offre commerciale couvrant

l'ensemble du périmètre fonctionnel ? Le cas échéant, quelles sont les fonctionnalités non couvertes en

standard ?

-Proposez-vous différentes plateformes ? Votre plateforme est-elle paramétrable en fonction des attendus

de l'évènement en termes de fonctionnalités ?

-Selon quel modèle contractuel (avec co-traitants, sous-traitants, éditeurs partenaires..., etc.) ?

-Votre solution est-elle habilitée par la Commission Européenne ou envisagez-vous une démarche dans

ce sens ?

-Pouvez-vous vous engager à faire une demande de référencement de votre solution auprès de l'EEN ?

-Parmi les fonctionnalités minimales exigées par l'EEN, quelles sont celles non couvertes par votre

solution ? Merci de vous référer au document PDF ci-joint.

-Votre offre comprend-elle un accompagnement pour la prise en main du dispositif par l'administrateur ?

-Votre offre comprend-elle une formation des utilisateurs ? 4 / 6 een_matchmaking_e vents.pdf4)Votre organisation -En cas d'incident technique, quels sont vos délais d'intervention ? -Quels niveaux de SLA proposez-vous ? -Avez-vous un service support commercial et technique pouvant intervenir en HNO ?

5)Organisation des prestations

-A l'issue des événements, pendant combien de temps l'accès au dispositif est-il encore possible pour les

collaborateurs de la CCIR ? -Selon votre expérience :

o Quelles sont les tâches et charges moyennes à prévoir (pour vous et la CCIR) pour la mise en oeuvre

initiale de votre solution dans le contexte de la CCIR ?

oQuelles charges moyennes sont à prévoir côté CCIR pour configurer chaque nouvel événement dans

votre solution ?

oLa CCIR peut-elle être totalement autonome dans la configuration d'un événement ou y a-t-il des

interventions à prévoir de votre part à chaque fois ? -Quels types d'accompagnement proposez-vous ?

-Quels sont vos délais moyens de mobilisation à réception d'un bon de commande (en fonction de l'ordre de

grandeur de la charge induite par la commande (< 5 jours, entre 5 et 10 jours, ...)

6)Modèle de pricing

-Quel modèle de pricing proposez-vous ? :

oLocation de la plateforme à l'année, en fonction des fonctionnalités disponibles, du SLA (service level

agreement), de la volumétrie de données estimée, de la volumétrie de connexions estimée, etc.

oCoût par événement commandé, en fonction des fonctionnalités nécessaires à l'événement, du SLA, de la

durée de location pour l'événement, du nombre de participants estimés à priori ou constatés à postériori,

etc. oAutres modèles ?

-En fonction du modèle, quelles unités d'oeuvre préconisez-vous pour la volumétrie actuelle ? En cas

d'augmentation de la volumétrie (en nombre d'événements, en nombre de participants, etc.)? 5 / 6

Exemples de salons organisés en 2017

InitituléType d'événementSecteurVille

Hôtellerie de luxeRencontre d'acheteursLuxe / Mode / DesignGenève Forum

Invesitissement

KoweitForum (étranger)PlurisectorielKoweit

Forum d'afaires

France-MarocConventon afaires PlurisectorielParis

Forum d'afaires

France-IranConventon afaires PlurisectorielParis

Forum France /

Pays arabesForumPlurisectorielParis

Rencontres France-

Israël Cyber

sécuritéConventon afairesTIC / CybersécuritéParis

Brokerage Event

EEN H2020 appels

Espace/AéroConventon afairesAéronautiue / Spatal / DéfenseParis

Brokerage Event

EEN SeanergyConventon afairesEnvironnement / Eco-industries /

GreentechCherbourg

Brokerage Event

EEN Pollutec LyonConventon afaires Environnement / Eco-industries /

GreentechLyon

Faites de

l'internaitionalForumtous secteursParis 6 / 6quotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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