[PDF] INCLUS DANS LA POCHETTE LA GESTION DU CLUB

View - Download INCLUS DANS LA POCHETTE LA GESTION DU CLUB

Previous PDF

Next PDF

LE SECRÉTARIAT DU CLUB

INCLUS DANS LA POCHETTE LA GESTION DU CLUB

229-FR—(512)

SEPTEMBRE 2014

NOuVeLLe PrOcédure

de FacturatiON

Ce qui a changé

page. Le Rotary calculera votre solde sur la base des informations effectif soumises par votre club au 1er janvier au plus tard. il est donc important de vous assurer que la liste de vos membres est à jour car une fois la facture générée, il ne

Modifications dans le manuel

La modification de la facturation rend obsolètes des informations importantes des manuels de formation :

INFORMATIONS OBSOLÈTES

Le secrétariat du club :

" rapport semestriel », y compris " radiation et réintégration », en pages 12 et 13

Le trésorier du club :

" Facture semestrielle » en page 6 Le tableau " Sample semiannual dues invoice » en page 7

La présidence du club :

" Factures semestrielles » en pages 40 et 41 " radiation et réintégration » en page 41

NOUVELLES INFORMATIONS

Facture du club

Le rapport semestriel (Sar) prend le nom de facture du club et ne Vous recevrez la facture de votre club deux fois par an, au plus tard mi- janvier et mi-juillet. Le montant de la facture reflète les données effectif contenues dans la base de données du rotary au 1er janvier et au 1er juillet.

Radiation et réintégration

SEPTEMBRE 2014

Les clubs peuvent être réintégrés dans les 150 jours suivant leur radiation financières envers le Rotary et de 30 dollars supplémentaires par membre (au lieu de 10 dollars [taxe de réintégration] ou 15 dollars [frais

Informations sur les membres du club

Le secrétaire du club est responsable de la mise à jour des données

Effectif.

Vous devez ajouter les nouveaux membres et supprimer ceux radiés sous

30 jours.

Les mises à jour doivent être réalisées au plus tard le 1er janvier ou le Les changements de données Effectif envoyés par fax ou par e-mail, ou

1er janvier et du 1er juillet.

suivre les étapes ci-dessus dans leur base de données locale.

Généralités

Remplacer toute référence à Accès Membres par Mon Rotary. Les secrétaires de club doivent aussi faire parvenir les noms des dirigeants entrants le 1er février au plus tard. Mise à jour des données Effectif et paiement de la facture en ligne Les secrétaires, présidents, trésoriers, responsables Effectif et secrétaires de direction de club peuvent modifier les données effectif via Mon rotary. une fois connecté, cliquez sur Gestion/administration du club. Vous pourrez alors ajouter, modifier ou supprimer les informations sur un membre, et payer votre facture.

Autres moyens de mise à jour

Si votre club utilise l'intégration des données, vous pouvez mettre à jour les informations sur vos membres dans votre base données. Vous pouvez aussi faire parvenir le formulaire de changement de données à data@rotary.org. informations Vous pouvez aussi envoyer vos questions à clubinvoice@rotary.org ou à votre correspondant aux services Support clubs & districts (cdS) ou Finances.

Table des matières

Introduction

1 Rôle et responsabilités

Tenue des dossiers ........................................................................ ..................3 Correspondance ........................................................................ ...........................5

Conférence du district

.....6

La Convention du Rotary

Préparer son successeur

Documentation et autre aide

2 Rapports ........................................................................ Rapport semestriel ........................................................................ ............12

Rapport mensuel d"assiduité au gouverneur

Changements de données dans l"effectif du club

Les Rotariens de passage

Le formulaire de changement d"adresse

16

Mise à jour des données du club ........................................................................

Mise à jour de l"

Ofcial Directory

................................16

Rapport annuel

..........................16 3

Travailler avec les dirigeants du club ........................................................................

.17 Avec le président ........................................................................ ...................17

Avec le trésorier

.....................19

Avec la commission Administration

...........................20

Avec la commission Effectif

Annexes ........................................................................

Assemblée internationale - Feuilles de travail

Cette nouvelle édition du

Secrétariat du club

[229-FR] est applicable jusqu"aux mandats de 2015-

2016. Les informations qu"elle contient sont fondées sur les statu

ts et le règlement intérieur du Rotary International, les statuts types du Rotary club, le

Rotary Code of Policies

et le

Foundation

Code of Policies

. Veuillez vous y reporter pour des directives exactes. Toute modication à ces documents apportée par le Conseil de législation, le conseil d" administration du R.I. ou la Fondation Rotary remplace les directives présentées dans cette publication. Photos: Alyce Henson et Monika Lozinska-Lee, photographes du R.I.

LE SECRÉTARIAT DU CLUB 1 INTRODUCTION

Introduction

Le secrétariat du club

Le trésorier du club

Des commentaires?

Rôle et responsabilités

Vous prendrez ofciellement vos fonctions au 1

er juillet. Votre expérience en tant que secrétaire va dépendre de la taille et d u dynamisme de votre club ainsi que de votre connaissance du Rotary et de vos futures fonctions. En tant que secrétaire, votre responsabilit première consiste à assurer le bon fonctionnement du club. Pour cela, vous recevrez des informations de diverses entités: le comité du club, les commissions, les Rotariens, le gouverneur et son adjoint, le Rotary International et la Fondation Rotary. Vous devrez surveiller les activités du club, aider à identier ses forces et faiblesses, et communiquer ces informations aux autres dirigeants du club et du district. Pour vous préparer à ce rôle, posez-vou s les questions suivantes: Quelle est la relation de travail entre le secrétaire et le présid ent du club? Comment les réunions hebdomadaires sont-elles préparées? Quel est le rôle du secrétaire dans le site Internet ou le bulleti n d'information du club? Existe-t-il un système pour vérier l'assiduité des membr es, et que disent ces statistiques sur la satisfaction des membres du club? Quelles sont les procédures pour les archives, le courrier ou les comptes-rendus de réunion?

LE SECRÉTARIAT DU C

L UB 2 1 LE SECRÉTARIAT DU CLUB 3 RÔLE ET RESPONSABILITÉS Portez un regard critique sur ces informations an de voir en quoi elles peuvent bénécier au club. Ce document s"applique également aux secrétaires d"e-clubs, sauf en ce qui concerne les réunions. Reportez-vous aux statuts types du Rotary club qui comportent des sections distinctes en fonction du type de club, et à

Rotary e-clubs - Guide de référence

ou contactez votre correspondant Support Clubs & Districts Les principales responsabilités du secrétaire, détaillées da ns cette publication, sont les suivantes:

Tenir à jour la liste des membres.

Envoyer les convocations pour les réunions du club, du comité et des commissions. Conserver les procès-verbaux des réunions du club, du comité et des commissions. Envoyer les rapports requis au siège et au district.

Maintenir le registre des présences aux réunions et adresser au gouverneur le rapport mensuel d"assiduité dans les 15 jours suivan

t la dernière réunion du mois. Travailler en collaboration avec les autres dirigeants du club. Remplir toute autre responsabilité généralement attribuée au secrétaire du club. An de vous préparer au mieux, participez à la séance de for mation des secrétaires de club organisées pendant votre assemblée de district. Cette réunion annuelle regroupe les présidents, secré taires, trésoriers, responsables de commission entrants des clubs du district ainsi que les dirigeants du district. Elle permet aux futurs dirigeants des clubs de discuter de leurs rôles et responsabilités pour l" année à venir.

Tenue des dossiers

Le secrétaire du club est le gardien de l"ensemble des dossiers du club. En début d"année rotarienne, faites-vous remettre par vot re prédécesseur les dossiers et l"ensemble du matériel et éq uipement du club: charte, statuts et règlement intérieur, description de la localité, historique, procès-verbaux de toutes les réunions du club et du comité, rapports annuels des dirigeants du club et de chacune des commissions ainsi qu"une liste des membres. Vériez que tous ces dossiers sont complets. Si le club n"a pas de procédure pour l eur gestion, notamment pour ceux ayant trait à l"assiduité et au pa iement des cotisations, remédiez sans tarder à cette situation.

Statuts et règlement intérieur.

Le secrétaire doit souvent répondre à

des questions sur les règlements et procédures du club. Il faut do nc connaître les statuts et le règlement intérieur du club comme c eux du

Rotary International.

LE SECRÉTARIAT DU CLUB 4 RÔLE ET RESPONSABILITÉS Vériez dès que possible que les statuts de votre club sont conf ormes

à la version la plus récente des

Statuts types du Rotary club

. Faites de même pour le

Règlement intérieur du Rotary club

. Ce document doit reéter le fonctionnement réel de votre club, y compris en ce qui concerne les responsabilités de ses dirigeants et la structure de ses commissions, et doit être conforme aux documents statutaires du

Rotary International

et de votre club. Si besoin, travaillez avec votre président pour mettre à jour ces documents statutaires. Lorsque le Conseil de législation modie les statuts types du Rota ry club, ces changements sont automatiquement intégrés dans les statu ts de votre Rotary club. Il vous appartient par contre de déterminer si ces changements doivent entraîner une modication de votre règlement intérieur.

Archives du club et bibliothèque.

Les archives du club contiennent des

informations historiques sur le club et le Rotary: Demande de charte du club et liste des membres fondateurs Documentation relative à un changement de nom ou de localité du club Statuts et règlement intérieur du club avec leurs amendements

Convocations et procès-verbaux des réunions

Programmes de la conférence de district

Documents relatifs au club et à ses activités tels que coupures de presse, photos, diapositives, vidéos, etc. Tenez un journal des activités de votre club pendant votre mandat. En n d"année, travaillez avec le président ou la commission compétente pour mettre à jour les archives et inclure un résumé des activités de l"année, les photos des dirigeants et des manifest ations importantes, les noms des nouveaux membres et une documentation des réalisations du club. La bibliothèque du club joue un rôle essentiel pour l"orientati on et la formation des membres. Elle devrait donc comporter les publications et supports audiovisuels de base (disponibles dans le ), la collection des bulletins du club, des revues ofcielle ou de votre magazine régional ainsi que de

Accès Membres.

Le portail

sur le site www.rotary. org/fr permet aux Rotariens d"effectuer de nombreuses tâches administratives plus rapidement. Seuls vous et le président du club peuvent activer l"autorisation d"accès pour les autres dirigean ts. Pour cela, connectez-vous à et saisissez votre fonction. Les fonctionnalités correspondant aux secrétaires apparaissent page5. LE SECRÉTARIAT DU CLUB 5 RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Correspondance

Généralement, c"est le secrétaire qui répond au courrier adressé au club. Vous dénirez, avec le président, la procédure à suivre po ur répondre aux courriels, lettres et faxes.

Avis et convocations.

Le secrétaire est chargé de diverses

communications aux membres: convocations aux réunions du club et commissions et avis divers.

Réunions du comité.

Dans la plupart des clubs, le secrétaire rédige le procès-verbal des réunions du comité et en prépare un comptequotesdbs_dbs47.pdfusesText_47

[PDF] manuel fleur d'encre 6ème en ligne

[PDF] manuel geogebra 4.2 pdf français

[PDF] manuel geogebra 5 pdf

[PDF] manuel geogebra 5.0 pdf

[PDF] manuel gutiérrez mellado

[PDF] manuel histoire seconde nathan en ligne

[PDF] manuel i of portugal spouse

[PDF] manuel philosophie pdf

[PDF] manuel philosophie terminale hatier

[PDF] manuel philosophie terminale magnard pdf

[PDF] manuel scolaire tunisie pdf

[PDF] manuel svt 4eme usaid

[PDF] manuel svt 5e usaid pdf

[PDF] manuel svt terminale s belin en ligne

[PDF] manuel svt usaid