[PDF] ROTARY CODE OF POLICIES Manuel de procédure 2009

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ROTARY

CODE OF POLICIES

Octobre 2019

(Inclut les décisions du conseil d"administration de juillet 2019)

Table of Contents Page i

Rotary Code of Policies

ROTARY CODE OF POLICIES

Table des matières

Préface ii

Introduction CO-1

Code of Policies

Chapitre I Généralités 1

Chapitre II Clubs 6

Chapitre III Districts 49

Chapitre IV Administration 101

Chapitre V Programmes 277

Chapitre VI Communications 350

Chapitre VII Réunions 379

Chapitre VIII Finances 431

Index Index-1

Préface Page ii

Rotary Code of Policies

PRÉFACE

Rotary Code of Policies

HISTORIQUE ET OBJET

Ce volume constitue la première codification connue des politiques générales et permanentes du

Rotary International. Les décisions du conseil d"administration du R.I., des conventions du R.I. et

des Conseils de législation du R.I. établissant de telles politiques ont été recueillies et compilées

depuis 1910, mais sans organisation méthodique. Des milliers de décisions ont été revues durant

la préparation de ce Code, et nombreuses sont celles qui étaient devenues obsolètes et faisaient

double emploi. Cependant, plusieurs centaines se sont avérées être toujours en vigueur et sont

incluses dans ce Code.

L"objet de ce Code est de mettre toutes les politiques générales et permanentes du conseil

d"administration du R.I., des conventions du R.I. et des Conseils de législation du R.I., qui sont

actuellement en vigueur, dans un volume complet et de les organiser par thème dans un ordre

logique en employant une terminologie homogène. L"existence d"un tel document facilite la tâche

des administrateurs du Rotary et de ceux qui ont la responsabilité d"administrer ces politiques, de

se familiariser avec les politiques générales et permanentes du Rotary International actuellement

en vigueur, quelle que soit la date de leur adoption. Ce Code of Policies devrait constituer une importante source d"informations pour les dirigeants du Rotary.

ÉTAPE INITIALE

Cette première version du Code se réduit à une compilation des politiques générales et

permanentes actuellement en vigueur. Le Rotary est conscient que les politiques régissant certains

domaines ont besoin d"être développées tandis que d"autres ont besoin d"être renforcées. De ce

fait, il est envisagé de revoir ou de compléter les différents chapitres afin de faire de ce Code un

document exhaustif. Le Rotary espère qu"au moins un des chapitres sera revu et complété chaque

année dans les prochaines années jusqu"à ce que le Code soit suffisamment amélioré pour remplir

son rôle de manière optimale. Le but est de rendre le Code pratique et utile et d"en faire un modèle

pour les clubs et les districts.

Préface Page iii

Rotary Code of Policies

STRUCTURE

Chaque chapitre de ce Code vise à traiter un thème précis, et chaque article traite d"un sujet précis

reflété dans son titre. Les chapitres sont numérotés dans un ordre croissant et sont organisés dans

un ordre logique afin de s"y reporter facilement. Chaque chapitre commence par une liste des articles qu"il contient. Similairement, chaque article débute par une liste des paragraphes qu"il

contient. Si de nouveaux articles doivent être insérés dans le Code, ils seront identifiés en ajoutant

la lettre " A ». Ainsi, un " Article 2A » signifie qu"il sera inséré entre les articles 2 et 3. Des trous

ont également été laissés dans la numérotation à la fin de chaque chapitre pour permettre, si

nécessaire, l"ajout d"articles supplémentaires. Par exemple, le Chapitre II se termine avec l"Article

12 alors que le Chapitre III commence avec l"Article 16.

NUMÉROTATION

Le Code reprend le système de numérotation utilisé dans le règlement intérieur du R.I. et les

paragraphes sont numérotés par ordre progressif avec des chiffres arabes. Un ordre progressif

plutôt que consécutif a été adopté afin de permettre l"ajout de paragraphes rendu nécessaires par

de nouvelles politiques approuvées à l"avenir par le Rotary. En général, les paragraphes sont

numérotés par tranches de 10. Par exemple, les trois premiers paragraphes de l"Article 5 sont

numérotés 5.010, 5.020 et 5.030. De cette manière, de nouveaux paragraphes peuvent être ajoutés

sans modifier la numérotation actuelle. Par exemple, un nouveau paragraphe inséré entre 5.010 et

5.020 pourra être 5.015 ou un autre chiffre compris entre 5.010 et 5.020, ce qui illustre la grande

flexibilité offerte par ce système de numérotation.

Chaque numéro de paragraphe inclut le numéro de l"article dans lequel il peut être trouvé. Le

numéro d"article et le numéro de paragraphe sont séparés par un point décimal. Le numéro à

gauche du point décimal est le numéro d"article et le numéro à droite du point décimal est le

numéro de paragraphe. Par exemple, 7.050 signifie le paragraphe 50 de l"Article 7.

ANNOTATIONS

Des annotations indiquant l"origine des différents paragraphes du Code se trouvent à la fin de

chaque paragraphe. La date d"adoption initiale sera indiquée en premier (ex. : réunion de juin 1998,

décision 348). Lorsque les politiques seront ultérieurement modifiées, les dates d"adoption des

modifications seront ajoutées. Par exemple, si un paragraphe est modifié par la décision 123 prise

durant la réunion du conseil d"administration du Rotary le 30 octobre 2001, cela sera noté de la

façon suivante : réunion d"octobre 2001, décision 123.

La " Source » figurant à la fin des paragraphes indique également l"historique des décisions ayant

façonné les politiques avant l"adoption du Code. Des " Renvois » se trouvent à la fin de certains

paragraphes et listent d"autres paragraphes du Code traitant d"un sujet similaire. " Annexe » qui

peut apparaître également à la fin de certains paragraphes attire l"attention du lecteur sur le fait

que des documents sont inclus dans les annexes du Code.

Préface Page iv

Rotary Code of Policies

INDEX

Un index se trouve à la fin du dernier chapitre. Organisé par ordre alphabétique, il est aussi concis

que possible pour permettre une lecture rapide.

AMENDEMENTS ET NOUVELLES POLITIQUES

À l"avenir, le conseil d"administration du Rotary adoptera de nouvelles politiques et modifiera des

politiques déjà en place. En cas de modification, les paragraphes du Code en question seront

référencés dans les décisions du conseil. Pour les nouvelles politiques, les décisions du conseil

indiqueront la partie du Code dans laquelle elles seront incluses.

SUPPLÉMENTS ANNUELS

Des suppléments annuels seront préparés et distribués pour montrer les changements apportés au

Code jusqu"à la fin de l"exercice fiscal précédent. Les suppléments incluront tous les changements

intervenus entre la dernière édition du Code et la fin de l"exercice fiscal en question. De cette

manière, pour être à jour, chaque exemplaire du Code a uniquement besoin du dernier supplément

en date. Les suppléments annuels sont organisés de telle manière à ce qu"ils puissent

invariablement être insérés au début ou à la fin du Code ou à la fin des différents articles du Code.

RÉVISIONS

Le Code aura besoin d"être revu régulièrement afin d"incorporer les modifications et les ajouts

plutôt que de se reposer sur les suppléments annuels couvrant plusieurs années. Le Code sera revu

suite à chaque Conseil de législation.

REMERCIEMENTS

Le Code a été préparé par des membres du personnel et de la commission Codification du R.I. sur

une période de deux ans sans l"aide de consultants ou de sous-traitants, à l"exception du travail

initial réalisé par une société indépendante à la fin des années 80 au moment où le Code a été

proposé pour la première fois.

Codification Outline Page CO-1

Rotary Code of Policies - Octobre 2019

CHAPITRE I GÉNÉRALITÉS

Article 1. Le Code 1

1.010. Objet

1.020. Appellation

1.030. Règles d"interprétation

1.040. Définitions

1.050. Relations avec les documents statutaires

1.060. Dissociabilité

1.070. Abrogation de politiques

1.080. Application des politiques

1.090. Modifications

1.100. Suppléments annuels

1.110. Révisions

1.120. Validation

CHAPITRE II LE ROTARY CLUB

Article 2. Effectif et administration des clubs 6

2.010. Membres du Rotary International

2.020. Plan de leadership du club

2.030. Regroupement de clubs en dehors de la structure du R.I.

2.040. Clubs ayant reçu leur charte avant le 6 juin 1922

2.050. Statuts types recommandés

2.060. Constitution en association

2.070. Constitution en association des activités de club

2.080. Conformité avec la législation nationale

2.090. Clubs et vie politique

2.100. Manifestation de club et de district impliquant des armes à feu

2.110. Assurance et implications légales des manifestations impliquant des armes à feu

2.120. Protection des jeunes

2.130. Programmes pilotes

Article 3. Nom de club, localité et modifications 17

3.010. Nom du club

3.020. Localité (limites géographiques) d"un club

Article 4. Classifications et lignes de conduite générales sur l"effectif 19

4.010. Effectif diversifié

4.020. Caractère personnel de l"adhésion à un club

4.030. Principes généraux des classifications

4.040. Adhésion des Anciens au club

4.050. Cartes de membre

4.060. Double appartenance

Article 5. Développement de l"effectif et nouveaux membres 21

5.010. Développement de l"effectif

5.020. Nouveaux membres

5.030. Plan stratégique Effectif

Article 6. Anciens Rotariens et famille de Rotariens 24

6.010. Anciens Rotariens

6.020. Participation des conjoints et d"autres membres des familles de Rotariens

Codification Outline Page CO-2

Rotary Code of Policies - Octobre 2019

Article 7. Réunions de club et assiduité 25

7.010. Lieu de la réunion de club

7.020. Conduite des réunions de club/district/zone

7.030. Programmes des réunions de club

7.040. Conférenciers aux réunions de club

7.050. Assemblée de club

7.060. Compte rendu d"assiduité de club

7.070. Visiteurs et invités

7.080. Réunions communes avec d"autres clubs-service

Article 8. Programmes des réunions de club 28

8.010. Autonomie du club au vu de ses activités

8.020. Commémorations

8.030. Principes de base de l"Action professionnelle

8.040. Principes de base de l"Action d"intérêt public

8.050. Formation au niveau du club

Article 9. Finances et relations publiques du club 36

9.010. Finances du club

9.020. Clubs ayant des arriérés de paiement envers le R.I.

9.030. Statut des clubs suspendus

9.040. Participation des clubs aux collectes de fonds

9.050. Relations publiques de club

Article 10. Dirigeants de club 42

10.010. Dirigeants de club

10.020. Compétences du président de club

10.030. Responsabilités du président de club

10.040. Responsabilités du président-élu de club

10.050. Responsabilités du secrétaire de club

10.060. Litige au sujet des dirigeants du club

Article 11. Relations du club avec les Rotariens et autres personnes 45

11.010. Envoi de prospectus

CHAPITRE III LE DISTRICT

Article 17. Districts du Rotary 48

17.010. Districts du Rotary - Généralités

17.020. Constitution en association des districts

17.030. Plan de leadership du district

17.040. Élections au niveau des districts

17.050. Dossiers des districts

Article 18. Création de nouveaux clubs et expansion du Rotary 72

18.010. Création de clubs

18.020. Nouveaux clubs

18.030. Clubs hors district

18.040. Expansion dans des pays et territoires où le Rotary n"est pas implanté

Article 19. Dirigeants de district 76

19.010. Rôle et responsabilités du gouverneur

19.020. Responsabilités du gouverneur nommé

19.030. Sélection du gouverneur nommé

19.040. Formation et préparation

19.050. Vacances au poste de gouverneur ou gouverneur élu : formation

19.060. Anciens gouverneurs

Codification Outline Page CO-3

Rotary Code of Policies - Octobre 2019

19.070. Relation entre les gouverneurs et les dirigeants régionaux

Article 20. Réunions de district 86

20.005. Lieu des réunions de district

20.010. Vue d"ensemble de la conférence de district

20.020. Programme de la conférence de district

20.030. Représentant du président à la conférence

20.040. Conférences de district communes

20.050. Protocole lors des réunions du district

20.060. Assemblées de formation du district

20.070. Séminaires de formation des présidents élus (SFPE)

20.080. Séminaire de formation de l"équipe de district

20.090. Séminaire Effectif de district

Article 21. Activités multidistricts 97

21.010. Directives pour les activités, actions et associations multidistricts

CHAPITRE IV ADMINISTRATION

Article 26. Rotary International 99

26.010. Plan stratégique du Rotary International

26.020. Rotary et politique

26.030. Rotary et religion

26.040. Hymne du Rotary

26.050. Protocole au Rotary

26.060. Lignes de conduite pour les élections et les campagnes

26.070. Procédures de règlement des litiges électoraux

26.080. Politique de confidentialité des données du Rotary

26.090. Prises de position officielles

26.100. Directives pour la médiation et l"arbitrage

26.110. Relations entre les administrateurs du Rotary et les administrateurs de la Fondation Rotary

26.120. Promotion d"un environnement exempt de toute forme de harcèlement

26.130. Déclaration sur la politique du Rotary relative à la diversité, à l"équité et à l"inclusion

Article 27. Président du R.I. 112

27.010. Règles régissant les candidats à la fonction de président du Rotary et la commission de nomination

du président

27.020. Description de poste

27.030. Activités officielles

27.040. Pouvoir d"agir au nom du conseil

27.050. Autres activités

27.060. Thème et objectifs annuels

27.070. Soutien administratif

27.080. Finances

27.090. Comité consultatif du président

Article 28. Conseil d"administration du Rotary 127

28.005. Politiques relatives au conseil d"administration

28.010. Méthodes de sélection des administrateurs

28.020. Orientation et formation à la gouvernance

28.030. Réunions

28.040. Administrateur du Rotary - Description de poste

28.050. Appel des décisions du conseil d"administration

28.060. Formation des conjoints et présence aux réunions du Rotary

28.070. Relations entre les administrateurs du Rotary et ceux de la Fondation Rotary

28.080. Relations entre les administrateurs du Rotary et les dirigeants régionaux

28.090. Politique sur les conflits d"intérêts

Codification Outline Page CO-4

Rotary Code of Policies - Octobre 2019

28.100. Code de déontologie

28.110. Indemnisation des administrateurs et dirigeants du Rotary

Article 29. Dirigeants régionaux 154

29.010. Dirigeants régionaux

29.020. Coordinateurs du Rotary (RC)

29.030. Coordinateurs Image publique du Rotary (RPIC)

Article 30. Autres dirigeants actuels et anciens du Rotary 162

30.010. Président élu

30.020. Président nommé

30.030. Vice-président

30.040. Trésorier

30.050. Définition d"ancien dirigeant du Rotary

30.060. Lignes de conduite pour les aides des dirigeants du Rotary

Article 31. Commissions du Rotary 169

31.010. Objet des commissions

31.020. Types de commissions

31.030. Réunions des commissions

31.040. Nominations aux commissions

31.050. Administrateurs chargés de la liaison avec les commissions

31.060. Commission exécutive

31.065. Commissions permanentes du conseil d"administration

31.070. Commission des finances

31.075. Commission de vérification des opérations

31.080. Charte de la commission d"audit

31.090. Commission Plan stratégique

31.100. Commission Effectif

31.110. Rapports des commissions

31.120. Finances des commissions

Article 32. Secrétaire général du Rotary 189

32.010. Directeur des opérations du R.I.

32.020. Pouvoir d"agir au nom du conseil d"administration

32.030. Pouvoir du secrétaire général d"agir au nom du conseil d"administration sur les questions relatives

aux clubs

32.040. Pouvoir du secrétaire général d"agir au nom du conseil d"administration sur les questions relatives

à la convention, au Conseil de législation et au Conseil sur les résolutions

32.050. Pouvoir du secrétaire général d"agir au nom du conseil d"administration sur les questions relatives

aux districts

32.060. Pouvoir du secrétaire général d"agir au nom du conseil d"administration sur les questions relatives

aux finances

32.070. Pouvoir du secrétaire général d"agir au nom du conseil d"administration sur les questions relatives

à l"administration générale

32.080. Pouvoir du secrétaire général d"agir au nom du conseil d"administration sur les questions relatives

à la documentation du Rotary et aux traductions

32.090. Pouvoir du secrétaire général d"agir au nom du conseil d"administration sur les questions relatives

aux programmes Article 33. Secrétariat du Rotary International 204

33.010. Politiques et prestations relatives aux membres du secrétariat

33.020. Engagement extérieur du personnel dans le Rotary

33.030. Bureaux régionaux du secrétariat

33.040. Dates limites pour la réception des documents

Article 34. Marques du Rotary 211

Codification Outline Page CO-5

Rotary Code of Policies - Octobre 2019

34.005. Définition des marques du Rotary

34.010. Dépôt des marques du Rotary

34.020. Autorisation d"utiliser les marques du Rotary

34.030. Usage de l"emblème

34.040. Usage du nom

34.050. Usage du papier à en-tête

34.060. Emblèmes des programmes

34.070. Reproduction du critère des quatre questions

34.080. Devises du Rotary

Article 35. Octroi de licences 234

35.010. Principes généraux sur l"octroi de licences Rotary

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