[PDF] 2. Organisation des achats 2.1.1 Définition

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2. Organisation des achats

2.1.1 Définition des achats

et de services, y compris des ouvrages.

des dérogations prévues par les règles de gestion financière 105.16 et 105.17, dont, entre autres, le

manuel des achats couvre également les contrats générateurs de revenus, les revenus provenant de la

contrats. g. le paiement ;

Le présent manuel est conçu pour fournir des conseils pratiques et un appui concernant tous les aspects

Les dispositions du présent manuel doivent être examinées et appliquées avec discernement

professionnel et expertise par les responsables des achats. Le manuel des achats fournit également des

19 acteur concerné.

2.1.3 Gestion par catégorie

acquiert est divisé en groupes de produits similaires ou apparentés dits catégories. Elle établit une

approche systématique de la gestion de ces biens et services avec une compréhension beaucoup plus

de la gestion par catégorie constitue un pilier essentiel de la nouvelle stratégie de gestion intégrée de la

La gestion par catégorie repose sur trois éléments fondamentaux : distinctes de biens et services (par exemple, aviation, médecine, transport terrestre, etc.) ;

les méthodes les plus rentables qui fournissent des solutions offrant le meilleur rapport qualité-prix, à

court et à long terme. La gestion par catégorie est un processus continu qui requiert des informations

a. avoir une vision claire des catégories et des volumes de dépenses ;

b. procéder à une analyse régulière des besoins des utilisateurs et des marchés

fournisseurs.

Les gestionnaires de catégorie sont responsables de la définition des stratégies pertinentes pour leur

catégorie, lesquelles sont exécutées soit au niveau central, soit au niveau local, selon la catégorie. Une

gestion par catégorie efficace repose sur des équipes multifonctionnelles pertinentes qui collaborent

20

2.2 Responsabilités des unités organisationnelles et rôles clés dans le cadre du

c. Directeur de la Division des achats ; communications, etc. ; mandats ; v. de mettre le manuel des achats, les processus et les outils à la disposition des responsables et de fournir des conseils sur les changements nécessaires ; vi. de fournir les orientations nécessaires pour que les experts techniques, les gestionnaires de de systèmes et de rapports adaptés ; adaptées pour la prestation de services ; ix. de renforcer les connaissances, les compétences et le perfectionnement professionnel des responsables des achats, notamment en déterminant les formations obligatoires et en établissant des normes de certification interne et externe ;

e. responsables des achats : voir la description détaillée des responsabilités au paragraphe 2.3

intitulé " Responsable des achats » ci-après ;

f. demandeurs : voir la description détaillée des responsabilités au paragraphe 2.4 intitulé

" Demandeur » ci-après. 21

Outre ce qui précède, les fonctions et les rôles décrits ci-dessous sont importants dans le cadre de la

Secrétaire général adjoint aux stratégies et politiques de gestion et de la conformité a créé des comités

questions de responsabilité, qui relève du Département des stratégies et politiques de gestion et de la

pouvoirs délégués en vertu du Statut et du Règlement du personnel et du Règlement financier et des

Il travaille en étroite collaboration avec les acteurs concernés afin de garantir que les politiques sont

Le Service de la facilitation des opérations et de la communication du Bureau de la gestion de la chaîne

des plis.

2.3 Responsable des achats

concernés doivent être utilisées pour recruter des responsables des achats, à moins que le Sous-Secrétaire

Le responsable des achats, en collaboration avec le demandeur, doit également veiller à ce que le

aura été adopté. 22
paragraphe 2.9). concernée ; une transparence des coûts et une concurrence efficace ; concurrence ; et la notation ; le cas échéant ; i. rédiger et émettre les contrats et les bons de commande ;

j. demander et assurer la sauvegarde et la restitution de toute garantie de bonne fin, le cas échéant ;

personnel responsable de la gestion des contrats, le cas échéant, en appui au demandeur ; l. exécuter les activités de clôture de contrats.

(https://procuretrainingcampus.dfs.un.org/login/index.php), en plus de satisfaire aux exigences des

descriptions de postes classés concernés. À compter du 1er janvier 2021, tous les responsables des achats

2.4 Demandeur

demande, de consolider les besoins des utilisateurs finaux et des parties prenantes, de définir des

spécifications génériques et claires, ainsi que de gérer les ressources.

Dans le cadre de la gestion par catégorie, un demandeur peut assumer le rôle de gestionnaire de catégorie.

Veuillez consulter le paragraphe 2.1.3.

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membres du personnel) sont les suivantes : a. établir le plan de demande et veiller à ce que les dépenses concernée et à disposer de suffisamment de temps pour b. rédiger les conditions sous forme de spécifications, de cahiers des charges ou de termes de référence, ainsi que les cette tâche relève de la fonction de gestion des acquisitions de certaines entités ; d. veiller à ce que des fonds suffisants soient disponibles pour pendant toute la durée de celui-ci ; f. accepter les biens et/ou les services fournis par les fournisseurs et créer des rapports de réception et performances des fournisseurs, le cas échéant, en

Tous les demandeurs doivent suivre les cours de formation obligatoires sur le progiciel UMOJA conçus

pour ce rôle, et sont fortement encouragés à suivre les cours suivants sur la Plateforme de formation en

b. Rapport qualité/prix optimal d. Planification des achats et gestion des contrats

exercer leurs fonctions et leurs responsabilités dans le cadre de la délégation de pouvoirs qui leur a été

Les besoins ne doivent en

aucun cas être divisés (ou la valeur du marché réduite) pour contourner la procédure de passation de dépasse le plafond des pouvoirs délégués, le besoin est soumis à une procédures établies et la appropriée.

REMARQUE

IMPORTANTE

24

c. fournir des rapports conformément à leur délégation de pouvoirs et comme indiqué dans le

présent manuel des achats.

2.6.1 Délégation de pouvoirs

Le cadre de délégation entré en vigueur le 1er janvier 2019 offre davantage de flexibilité pour appuyer les

mandats des clients. Les délégations ont été délivrées directement par le Secrétaire général aux chefs

mesures visant à détecter les pratiques frauduleuses et de corruption, et le déploiement de mesures

propices à prévenir ces irrégularités.

2.6.2 Exercice de la délégation de pouvoirs

La délégation de pouvoirs pour les biens et services non stratégiques est illimitée pour les méthodes

passer des marchés.

Le Directeur de la Division des achats doit approuver les responsables des achats sur le plan technique

avant leur sélection. 25

RESSOURCES

2.6.3 Mandataire pour les achats

mandataire.

2.6.4 Délégation de pouvoir pour des achats locaux

Dans le nouveau cadre de la délégation de pouvoirs, certains biens et/ou services ont été classés comme

stratégiques (matrice des biens et services stratégiques). Les biens et services stratégiques entrent dans

(supérieur au plafond fixé pour les achats de faible valeur) ;

2. biens et/ou services nécessaires à un large éventail de clients pour répondre à des besoins

parvenir à une comparaison des coûts totalement transparente, les facteurs à prendre en compte

26

La matrice des biens et services stratégiques fournit également des orientations pour les biens et/ou

Toutes les entités sont libres de procéder aux achats des biens et/ou des services dont la valeur est

inférieure aux seuils fixés pour les biens et/ou les services énumérés dans la matrice des biens et services

stratégiques, ou de tout bien et/ou service qui ne figure pas dans ladite matrice. Une délégation de

procéder à des achats locaux de biens et/ou de services classés comme stratégiques conformément aux

paragraphes ci-dessus.

Le facteur le plus important pour mettre un terme aux demandes ponctuelles de délégation de pouvoirs

Une délégation de pouvoirs pour des achats locaux peut également être demandée au moment où un

besoin ponctuel apparaît, comme décrit ci-dessous.

justification de la demande et de fournir les documents de référence nécessaires. Les entités doivent

du formulaire " Request for Local Procurement Authority (LPA) - Ad-hoc Request » (demande

Centre », " Source to Acquire », " Procurement », et doit au moins contenir les éléments suivants :

a. la justification de la demande de délégation de pouvoirs pour des achats locaux (une explication

de contrats non commerciaux, ne convient pas) ; b. le coût total estimé du marché potentiel (en dollars des États-Unis) ; c. la durée anticipée du contrat, le cas échéant ; d. la confirmation de la disponibilité des fonds ;

e. la description détaillée du besoin (expression des besoins/cahier des charges, exigences

f. la confirmation de la capacité technique pertinente pour la catégorie stratégique au sein du

pour procéder à des achats, dont les éléments suivants : réception et sauvegarde des offres,

27

ů'Ăttribution éventuelle du marché ;

dérogation ; cours des trois (3) dernières années. conjointement à sa demande de délégation de pouvoirs pour des achats locaux : techniques, dessins de conception, etc.), conformément aux normes techniques et politiques existantes ; b. Annexe B ʹ Ventilation des coûts. Mesures à prendre par le Centre de services mondial des Nations Unies :

Dès réception de la demande ponctuelle de délégation de pouvoirs pour des achats locaux, le Centre de

services mondial des Nations Unies procède à un premier examen de la demande. Cet examen porte sur

les éléments suivants :

a. la confirmation que la délégation de pouvoirs pour des achats locaux est nécessaire. Si le besoin

et la demande de services ainsi que les bons de travail associés sont clôturés, en indiquant la

Division des achats par voie électronique ;

est informée et la demande de services ainsi que les bons de travail associés sont clôturés, en

informe la Division des achats par voie électronique ;

Sur la base de cet examen :

stocks de réserve, le Centre de services mondial en informe la Division des achats par voie ouvrable ; répondre dans un délai de trois jours ouvrables : 28
ͻ si la solution proposée est acceptée, le Centre de services mondial informe les bureaux soumet sa recommandation (accord ou désaccord) à la Division des achats par voie électronique en clôturant le bon de travail qui lui était attribué et en fournissant une la demande de services et les bons de travail associés, en indiquant la raison de la clôture. cadre de la planification intégrée des activités.

quant à la demande de délégation de pouvoirs pour des achats locaux, la Division des achats :

celles analysées par le Centre de services mondial), dont les moyens de satisfaire potentiellement

sein du Secrétariat ;

b. évalue le caractère raisonnable du montant demandé pour les biens et services souhaités ; et

c. procède à une évaluation des risques, si cela est justifié/indiqué, y compris dans des domaines

la concurrence formelles traitées par le responsable du dossier en perspective, les apports du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité, etc.

Centre de services mondial, le Directeur de la Division des achats (ou un responsable des achats autorisé

par le Directeur de la Division des achats à effectuer cette tâche) informe toutes les parties de sa décision

satisfaire le besoin.

cliente dans les deux (2) jours ouvrables suivant la délivrance de la délégation de pouvoirs pour des achats

locaux. Si les besoins sont extrêmement complexes, les bureaux techniques peuvent demander un délai

plus long pour fournir des conseils techniques. Ces bureaux techniques spécialisés peuvent être situés au

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de la raison pour laquelle ils sont demandés.

Pour les cas relevant de la règle de gestion financière 105.16, point a), sous-point vii) relative aux besoins

disponibilité ultérieure des fonds, et auxquels il faut satisfaire immédiatement, faute de quoi il en

résulterait un préjudice grave : perte de biens ou de vies humaines, dommages corporels ou matériels. »),

stratégiques.

Les entités ont un pouvoir illimité pour passer des commandes ouvertes au titre des contrats-cadres

système des Nations Unies pour la fourniture de biens et de services en application de la règle de gestion

financière 105.17, point b).

RESSOURCES

Annexe 2 ʹ Matrice des biens et services stratégiques concernant la procédure de délégation de pouvoirs pour des achats locaux

2.7 Délégation pour les modifications

des 20 %) 30
huit mois)

Les règles des huit mois et des 20 % peuvent être utilisées séparément ou conjointement, comme indiqué

ci-dessus et dans le tableau ci-dessous. Les deux règles peuvent être appliquées à tous les contrats écrits,

ou 500 000 dollars (selon le montant le plus bas) Non

500 000 dollars (selon le montant le plus bas)

Non

Prorogation de plus de huit mois Oui

Augmentation du montant plafond de plus

de 20 % ou de 500 000 dollars (selon le montant le plus bas) Oui

ILLUSTRATION 1. EXIGENCES DU COMITE D'EXAMEN

2.7.3 Attribution des marchés

Pour un contrat ou une série de contrats, y compris leurs modifications, attribués au même fournisseur

pour le même besoin ou une série de besoins ou de finalités connexes, le montant cumulé pour toute la

pouvoirs requis pour approbation.

à la concurrence unique. Par conséquent, le montant de tous les contrats, bons de commande ou

2.8 Application du principe de responsabilité

31

Les membres du personnel des Nations Unies qui prennent des mesures contraires au Règlement financier

pertinents peuvent être tenus personnellement et financièrement responsables des conséquences de ces

mesures.

par des personnes sous leur supervision, soient conformes au Règlement financier et aux règles de gestion

2.9 Séparation des tâches

même processus.

dans le cadre des contrôles internes. Le premier domaine concerne les autorités chargées des diverses

création par le responsable des achats ;

Des profils correspondants aux rôles des membres du personnel sont créés pour ces derniers dans UMOJA,

et les mesures de séparation des tâches suivantes sont appliquées par le système : a. le personnel qui crée des bons de commande ne peut pas les approuver ; de commande ne peuvent pas approuver les paiements ;

d. le responsable des achats ne peut pas entreprendre la réception de biens et de services en vertu

de bons de commande ou de contrats ;

e. le personnel qui crée ou modifie les dossiers des fournisseurs ne peut pas les approuver. Le droit

facilitation des opérations et de la communication du Bureau de la gestion de la chaîne

mondial des Nations Unies à Brindisi ;

f. toute combinaison justifiée de rôles doit être consignée et approuvée par le Sous-Secrétaire

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entrepris par le demandeur ou le gestionnaire de catégorie/expert technique) ;

modifications de ceux-ci dans les cas où elle a directement et personnellement mené le processus

transmis au personnel investi du niveau supérieur de délégation de pouvoirs.

Nonobstant ce qui précède, les responsables des achats peuvent exercer les autres activités dans le cadre

des pouvoirs qui leur sont délégués (par exemple, approuver la liste des entités invitées à concourir, signer

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