[PDF] [PDF] Lettre en réponse à une demande daccès à linformation

View - Download [PDF] Lettre en réponse à une demande daccès à linformation

Previous PDF

Next PDF

800, place D'Youville, 19

e

étage

Québec (Québec) G1R 3P4

TéléphoneԜ: 418 643-2688

Sans fraisԜ: 1 800 463-5070

TélécopieurԜ: 1 866 902-7130

protecteur@protecteurducitoyen.qc.ca protecteurducitoyen.qc.ca

PAR COURRIEL

CONFIDENTIEL

Québec, le 17 février 2022

N/Réf. :

Objet : Réponse à votre demande d'accès à l'information

Madame,

Je donne suite à votre demande d'accès à l'information dont j'ai reçu copie le 14 février dernier , par laquelle vous souhaitez recevoir une copie d'un " document qui contient la politique de gestion des documents inactifs ou bien le calendrier de conservation de votre organisme public, Protecteur du citoyen ».

Cette de

mande vise le droit d'accès aux documents d'un organisme public, et ce, conformément à l'article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ci-après nommée " Loi sur l'accès ».

Décision

Vous trouverez ci-joint le document " Calendrier de conservation du Protecteur du citoyen ». Conformément à l"article 51 de la Loi sur l"accès, nous vous informons que vous pouvez demander la révision de cette décision auprès de la

Commission d"accès à l"information.

Vous trouverez ci-joint une note relative à l"exercice de ce recours. Veuillez recevoir, Madame, mes salutations distinguées.

Hugo Lafontaine

Directeur du soutien à la gouvernance

Responsable de l"accès aux documents

et de la protection des renseignements personnels p. j.

ANNEXE

Textes des dispositions sur lesquels la décision s"appuie

L.R.Q., chapitre A-2.1

LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION

DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice

de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.

51. Lorsque la demande est écrite, le responsable rend sa décision par écrit et en transmet

copie au requérant et, le cas échéant, au tiers qui a présenté des observations conformément

à l'article 49.

La décision doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le

cas échéant, et d'un avis les informant du recours en révision prévu par la section

III du

chapitre IV et indiquant notamment le délai pendant lequel il peut être exercé. 83
. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant. Toutefois, un mineur de moins de 14 ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement personnel de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7.

94. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée que si elle

est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité à titre de personne

concernée, à titre de représentant, d'héritier ou de successible de cette dernière, à titre de

liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d'assurance-vie ou d'indemnité de décès

ou à titre de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé.

Elle est adressée au responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisme public. Si la demande est adressée à la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'organisme public, cette personne doit la transmettre avec diligence au responsable qu'elle a désigné en vertu de l'article

8, le cas échéant.

Le présent article ne restreint pas la communication à une personne d'un renseignement personnel la concernant ou sa correction par une personne autre que le responsable de la protection des renseignements personnels et résultant de la prestation d'un service à lui rendre.

135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le

responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la

Commission de réviser toute décision

du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou

de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une

demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai.

137. La demande de révision doit être faite par écrit; elle peut exposer brièvement les

raisons pour lesquelles la décision devrait être revisée. Avis en est donné à l'organisme public par la Commission. Lorsque la demande de révision porte sur le refus de communiquer un renseignement fourni par un tiers, la Commission doit en donner avis au tiers concerné. Lorsque la Commission, après avoir pris des moyens raisonnables pour aviser un tiers par courrier, ne peut y parvenir, elle peut l'aviser autrement, notamment par avis public dans un

journal diffusé dans la localité de la dernière adresse connue du tiers. S'il y a plus d'un tiers

et que plus d'un avis est requis, les tiers ne sont réputés avisés qu'une fois diffusés tous les

avis.

L.R.Q., chapitre P-32

LOI SUR LE PROTECTEUR DU CITOYEN

5. Le Protecteur du citoyen et les vice-protecteurs doivent, avant de commencer à exercer

leurs fonctions, prêter le serment prévu en annexe.

11. Les fonctionnaires et employés requis pour l'application de la présente loi et de la Loi

sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (chapitre P-31.1) sont nommés par le Protecteur du citoyen; leur nombre est déterminé par le gouvernement

qui établit les barèmes suivant lesquels ils sont rémunérés. Ils peuvent être destitués par le

gouvernement, mais uniquement sur la recommandation du Protecteur du citoyen. Les fonctionnaires et employés du Protecteur du citoyen doivent, avant d'entrer en fonctions, prêter le serment prévu en annexe, devant le Protecteur du citoyen.

24. L'intervention du Protecteur du citoyen est conduite privément.

Elle peut comporter une enquête s'il le juge à propos.

34. Malgré toute loi au contraire, nul ne peut être contraint de faire une déposition portant

sur un renseignement qu'il a obtenu dans l'exercice de la fonction de Protecteur du citoyen, de vice-protecteur ou de fonctionnaire ou d'employé du Protecteur du citoyen, ni de produire un document contenant un tel renseignement. Malgré l'article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre

A-2.1), nul n'a droit d'accès à un tel

document.

SERMENT

Je déclare sous serment que je remplirai mes fonctions avec honnêteté, impartialité et justice et que je n'accepterai aucune autre somme d'argent ou avantage, pour ce que j'accomplirai dans l'exercice de mes fonctions, que ce qui me sera alloué co nformément à la loi.

De plus, je déclare sous serment que je ne révélerai, sans y être dûment autorisé, aucun

renseignement que j'aurai obtenu dans l'exercice de mes fonctions.

OG: Organisation 888 : désigne un dénouement précis mais de durée indéterminée

RH : Ressources humaines 999 : indique le remplacement du document par une nouvelle version

RF : Ressources financières C : conservation RM : Ressources matérielles D : destruction RI : Ressources informationnelles T : tri

COM : Communications

RE : Relations externes

Mi : Mission

Page11de18

RM-07 Mesures d'urgence

P 999 3 D 1200

4346
Documents relatifs aux mesures et aux opérations d"urgence, telles que l"évacuation des lieux, les opérations en cas de sinistre

ou d"incendie et les plans d"action établis en cas d"urgence. RM-08 Réparation et rénovation

P 888(R1) 7 D R1 : Jusqu"à la fin des travaux, plus trois ans 1200 4332
Documents relatifs aux réparations et aux rénovations entreprises sur les locaux occupés par l"institution. Ces dossiers comprennent généralement les demandes d"exploitation. RM-09 Contrôle des accès

P 2 3 D

1200
4342
Documents relatifs au contrôle des visiteurs et des issues ainsi qu"à l"inspection des espaces. RM-10 Contrôle des clés

P 999 1 D 1200

4344
Documents relatifs au contrôle des clés des locaux et des classeurs.

OG: Organisation 888 : désigne un dénouement précis mais de durée indéterminée

RH : Ressources humaines 999 : indique le remplacement du document par une nouvelle version

RF : Ressources financières C : conservation RM : Ressources matérielles D : destruction RI : Ressources informationnelles T : tri

COM : Communications

RE : Relations externes

Mi : Mission

Page13de18

des renseignements personnels R2 : Conserver les avis, analyses, notes, rapports et registres jugés pertinents pour finalités historiques. Documents relatifs à la gestion de l"accès à l"information et de la gestion de la protection des renseignements personnels, tels que

les avis, les analyses, les notes, etc. RI-09 Infrastructure technologique et système d"information P 888(R1) 3 D R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur.

3100 5420, 5422, 5423,

5424, 5440, 5450,

5420, 5422, 5423,

5424, 5440, 5450 Documents relatifs aux installations et au développement des équipements nécessaires à l"emploi des technologies de

l"information et de l"informatique au Protecteur du citoyen. E 888(R1) 3 T (R2) R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. R2 : Conserver les études, analyses, notes de service et rapports jugés pertinents pour finalités historiques.

RI-10 Programme assurance-qualité

P 999 3 D 3100 5460 Documents relatifs au programme d"assurance-qualité des systèmes de mission. Il s"agit surtout de méthodes utilisées et de rapports produits dans le but de donner la confiance appropriée en ce que l"utilisation d"un système satisfera aux exigences relatives à la qualité. RI-11 Exploitation des données et statistiques P 888(R1) 2 T (R1) R1:Conserver les rapports mensuels pendant 2 ans. Les rapports annuels seulement seront transmis au semi-actif. R2:En l"absence de données annuelles, verser les statistiques cumulatives et récapitulatives qui permettent de suivre l"évolution des dossiers d"enquête, sauf s"ils ont été publiés dans les rapports annuels. Conserver également tout document (rapports, études, comptes-rendus de réunion) qui traite de la gestion et de la production des statistiques

des dossiers d"enquête au PC. 3100 5500 Documents relatifs à l"exploitation des données du système de

gestion des dossiers dont les extrants peuvent prendre la forme de listes, de rapports statistiques et/ou de tableaux de bord. On peut également y retrouver les documents relatifs à la méthodologie et aux outils utilisés.

OG: Organisation 888 : désigne un dénouement précis mais de durée indéterminée

RH : Ressources humaines 999 : indique le remplacement du document par une nouvelle version

RF : Ressources financières C : conservation RM : Ressources matérielles D : destruction RI : Ressources informationnelles T : tri

COM : Communications

RE : Relations externes

Mi : Mission

Page15de18

Documents généraux relatifs à la conception du plan de communications du Protecteur du citoyen et des activités en découlant. R2 : Conserver les plans de communications. COM-09 Relations avec les médias

P 2 0 C 1110 6300, 6310 Documents généraux relatifs aux relations qu"entretient le Protecteur

du citoyen avec les différents médias d"information COM-10 Demandes des médias et entrevues P

888(R1) 2 D R1 : Actif tant qu"utile.

1110
6330
Documents relatifs aux demandes d"informations ou d"entrevues formulées par les médias, leur analyse et leur suivi par l"institution. E 2 3 D

COM-11 Revue de presse

P 2 3 D 1110
6350
Documents relatifs à l"administration et à la diffusion des revues de presse au sein de l"institution. COM-12 Outils de communications

P 2 3 D 1110

6400
Documents généraux relatifs aux stratégies et moyens mis en œuvre par le Protecteur du citoyen pour développer sa notoriété. COM-13 Web E

888(R1) 3 D R1 : Actif tant qu"utile.

1110
6410
Documents relatifs aux analyses et aux activités de notoriété de l"institution reposant sur des supports technologiques (web, médias sociaux, infolettres). COM-14 Vidéos et images

E 888(R1) 0 C

R1 : Actif tant qu"utile.

1110
6430
Documents relatifs aux vidéos promotionnelles et fichiers d"images à des fins de communication. COM-15 Banques d"images

E 888(R1) 1 D

R1 : Actif tant qu"utile.

1110
6431
Photographies et illustrations utilisées par l"institution à des fins de communication. COM-16 Publicité P 2 3 T (R1) R1 : Conserver les études, analyses, notes de service et rapports jugés pertinents pour finalités historiques. 1110 6440
Documents relatifs aux analyses et aux activités publicitaires et de promotion. COM-17 Matériel de promotion P 2 3 T (R1) R1 : Verser un exemplaire de chaque produit. 1110 6460
Documents relatifs à des objets promotionnels réalisés par l"institution ou en collaboration avec d"autres organismes. COM-18 Communication interne

P 2 3 D 1110

6500, 6510

Documents généraux relatifs aux actions menées par le Protecteur du citoyen en matière de communication interne.

OG: Organisation 888 : désigne un dénouement précis mais de durée indéterminée

RH : Ressources humaines 999 : indique le remplacement du document par une nouvelle version

RF : Ressources financières C : conservation RM : Ressources matérielles D : destruction RI : Ressources informationnelles T : tri

COM : Communications

RE : Relations externes

Mi : Mission

Page18de18

Documents encadrant la mise en oeuvre du traitement des demandes de services soumises par les citoyens et les interventions. MI-04 Qualité des services institutionnels et Consultations et sondages

P 888(R1) 3 T (R2) R1 : Actif tant qu"utile.

R2 : Conserver les études, analyses, notes de service, processus et rapports jugés pertinents pour finalités

historiques. 1100 8120, 8126 Documents relatifs aux moyens mis en œuvre pour assurer la qualité de services du Protecteur du citoyen et aux activités visant à connaître les besoins et les attentes des citoyens à son endroit. MI-05 Déclaration de services aux citoyens

P 999 3 T (R1) R1 : Conserver la version officielle adoptée par les autorités. 1100 8122 Documents relatifs aux engagements publics de l"institution en

matière de qualité des services. MI-06 Activités de prévention et d"innovation P 888(R1) 2 D R1 : Actif tant qu"utile.

3000

8200, 8210, 8220,

8400, 8410 Documents généraux relatifs à la gestion et à l"organisation des activités liées à la prévention des préjudices par le Protecteur du

citoyen, incluant celles visant à informer les citoyens sur leurs droits. Ainsi que les activités liées aux innovations développées au sein de l'institution pour la rendre plus efficiente.

E 888(R1) 2 C R1 : Actif tant qu"utile.

MI-07 VEILLE LÉGISLATIVE ET RÈGLEMENTAIRE P 888(R1) 0 D R1 : Actif tant qu"utile. 1100

8300, 8310, 8320,

8321, 8322, 8330 Documents généraux relatifs à la gestion et à l"organisation des

activités de veille législative et règlementaire au Protecteur du citoyen.

E 888(R1) 0 T (R2) R1 : Actif tant qu"utile.

R2 : Conserver les documents jugés pertinents pour finalités historiques.quotesdbs_dbs27.pdfusesText_33

[PDF] demande de conservation de note de tp

[PDF] conserver note bac français redoublement

[PDF] 14frtemlr1 bis

[PDF] sujet français stmg 2017

[PDF] problématique roman

[PDF] commentaire sur une piece de theatre

[PDF] resultat bac français tunisie 2017

[PDF] sujet histoire pondichery 2016

[PDF] bac histoire geo pondichery 2017

[PDF] sujet bac es histoire 2012 centre etranger

[PDF] sujet bac 2016 histoire geo st2s

[PDF] sujet bac sti2d histoire geo

[PDF] corrige histoire geo st2s 2017

[PDF] corrigé bac st2s histoire 2017

[PDF] sujet bac histoire 2016 bac st2s