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APPLICABLE AUX

ORDONNATEURS ET AUX

COMPTABLES PUBLICS DANS

LE CADRE DE LA

DEMATERIALISATION

TRAVAUX

DU MP3

Version de mars 2019

Direction du Budget Amélioration MP3 Guide archivage 2

INTRODUCTION ......................................................................................................................................3

1. LE CONTEXTE GENERAL GE APPLICABLES AUX

ORDONNATEURS ET AUX COMPTABLES PUBLICS DANS LE CADRE DE LA

DEMATERIALISATION ...........................................................................................................................4

1.1 .............................................................................4

.........................5

1.1.6 Les archives électroniques et leur authentification ..................................................................8

1.2 Les domaines concernés.................................................................................................................8

1.2.1 Le ................................................................9

1.2.2 Place, la plate- ................................................................................ 12

............................... 13

.................................................................................................. 14

gée), carte carburant) ........... 15

1.3 .. 16

1.3.1 Les recommandations pour la gestion des archives courantes ........................................... 16

........................................... 17

1.4 Les typologies de documents concernés (liste non exhaustive) ............................................. 19

2.1 Le classement courant .................................................................................................................. 20

2.1.1 Les règles de nommage des fichiers ....................................................................................... 20

......... 20

2.2 La gestion des archives intermédiaires ...................................................................................... 21

2.2.1 Classer les documents de manière précise et exhaustive..................................................... 21

2.2.2 La traçabilité du lien entre le document papier et sa copie numérique ............................... 21

3. VAGE APPLICABLE AUX ORDONNATEURS ET AUX

COMPTABLES PUBLICS DANS LE CADRE DE LA DEMATERIALISATION .................................. 22

3.1 La dématérialisation native .......................................................................................................... 22

3.2 La dématérialisation de substitution, la règle de la copie fidèle .............................................. 23

3.2.1 ivage ................................... 23

3.2.2 La réglementation applicable .................................................................................................... 23

CONCLUSION....................................................................................................................................... 24

ANNEXES DOCUMENTATION UTILE .............................................................................................. 25

Direction du Budget Amélioration MP3 Guide archivage 3

INTRODUCTION

qui vient donner une valeur juridique aux documents produits sous forme électronique. La loi du 13 mars

2000 reconnaît la même valeur juridique aux documents

Au- les administrations, ccès aux dossiers et fluidifier leur gestion ainsi que pour rationaliser la gestion des locaux consacrés à la conservation des archives.

Dans le cadre de la chaîne de la dépense de , la multiplicité des acteurs intéressés (service achat,

service prescripteur, centre de services partagés, comptable public) implique de connaître les règles

propres aux ordonnateurs et aux

comptables publics dans le cadre de la dématérialisation des pièces de dépense permettra notamment

pratiques de favoriser un classement pertinent des archives. Le présent guide a donc pour objectif de rappeler notamment sur la réglementation fixée 22 mars 2018 relatif

aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des

pièces justificatives et documents de comptabilité des opérations de l'Etat1. Ce texte permet notamment

transmettre au comptable public et les modalités de destruction des documents originaux papier ayant

bénéficié d'une numérisation. Cet arrêté intègre également la réglementation relative à la fiabilité des

copies numériques ainsi que celle autorisant la destruction anticipée des originaux " papier ». Il rappelle

enfin les conditions dans lesquelles les pièces justificatives des dépenses conservées par l'ordonnateur

peuvent faire l'objet d'un droit d'évocation de la part du comptable public assignataire. Le droit

d'évocation par le comptable s'exerce sur les seules pièces justificatives énumérées par l'arrêté du 20

décembre 2016 relatif aux pièces

en application d'un contrôle allégé en partenariat. Ainsi, les pièces justificatives portées à la seule

connaissance de l'ordonnateur, et qui ne devaient pas être transmises au comptable, ne peuvent pas

faire l'objet d'une évocation de la part du comptable.

Adopté fin 2017, prévu sur cinq ans (2018-2022), le Plan de la transformation numérique de la

commande publique (PTNCP) est constitué de dix-neuf actions autour des thématiques suivantes :

gouvernance, simplification, interopérabilité, transparence et archivage. Il prévoit à terme la complète

dématérialisation de la chaine de la commande pu sup

Les propos ci-

applicables aux ordonnateurs et aux comptables publics dans le cadre de la dématérialisation en

1 https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2018/3/22/CPAE1806424A/jo/texte

Direction du Budget Amélioration MP3 Guide archivage 4 dématérialisation en troisième partie.

Afin de favoriser la lisibilité du présent guide les parties réglementaires sont encadrées et les bonnes

pratiques sont signalées par un logo spécifique :

1. LE CONTEXTE GENERAL GE

APPLICABLES AUX ORDONNATEURS ET AUX

COMPTABLES PUBLICS DANS LE CADRE DE LA

DEMATERIALISATION

pièces.

1.1 Les notions ré

1.1.1 -1 du Code du patrimoine : " Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support

matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme

public ou privé dans l'exercice de leur activité ». de la date : prennent la de la forme dématérialisé; du support matériel

Tous les documents produits ou reçus par les acteurs de la chaîne de la dépense, quels que soient leur

date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support (papier ou électronique) ont le statut d'archives

publiques2.

La conservation de ces archives est " organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion

et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la

documentation historique de la recherche »3.

Les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que le traitement, le

classement, la conservation et la communication des archives doivent faire l'objet du contrôle

scientifique et technique4 du service interministériel des archives de France (SIAF) ou des services

2 Articles L 211-1 et L 211-4 du Code du patrimoine.

3 Article L 211-4 du Code du patrimoine.

4 Articles R 212-2 et R 212-3 du Code du patrimoine.

Direction du Budget Amélioration MP3 Guide archivage 5

d'archives des ministères économiques et financiers (par délégation des Archives de France), de

e

des services de l'État, conformément à la circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des

archives dans les services et établissements publics de l'État. 1.1.2 La conservation des archives contemporaines répond à trois enjeux :

1. la gestion courante du service (disposer en permanence des informations utiles pour le bon

fonctionnement de l'activité du service);

2. la justification des droits et des obligations (conserver les preuves en cas de contestation);

3. la sauvegarde de la mémoire (constituer les matériaux de l'histoire).

aussi par un public qui peut être très divers : chercheurs, particuliers souhaitant faire valoir leurs droits...

Aux trois enjeux précédemment rappelés correspondent les trois âges des archives :

1. les archives courantes

bureau ou à proximité immédiate ;

2. les archives intermédiaires : le dossier est clos mais est conservé par le service producteur,

dédié ;

3. les archives définitives

intérêt historique (et parfois juridique) est versé aux archives ministérielles pour être conservé

définitivement.

juridique (en particulier les délais de prescription fixés par la loi) ou administratif, elle recouvre les deux

premiers âges des archives.

Article L131-2 du code des juridictions financières: " L'action en déclaration de gestion de fait est

prescrite pour les actes constitutifs de gestion de fait commis plus de dix ans avant la date à laquelle la

Cour des comptes en est saisie ».

Ce texte fonde la durée de conservation par les ordonnateurs des documents comptables pendant 10 ans.

La durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs est fixée par

la note du Ministère de l'économie, des finances et de l'emploi (direction des affaires juridiques) 2008-

83A0073 - DPACI/RES/2008/008 du 05/05/20085.

Dans le cas des marchés publics, il convient de distinguer le dossier de passation et le dossier

Pour la procédure de passation (offres, avis de publicité), les DUA sont prescrites par le décret

2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics :

9 5 ans pour les marchés publics de fournitures ou de services ;

9 10 ans pour les marchés de travaux, de ou de contrôle technique à compter

9 5 ans à compter de la date de signature du marché pour les candidatures et offres non retenues

ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale.

Pou, les DUA sont les suivantes :

5 https://francearchives.fr/circulaire/DPACI_RES_2008_008

Direction du Budget Amélioration MP3 Guide archivage 6 9 la gestion de fait, art. L131-2 et L231-3 du code des juridictions financières) ;

9 3 ans à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes dans le cas de marché

cofinancé sur des fonds structurels européens (art. 140 du règlement (UE) n° 1303/2013) ;

9 30 ans pour les marchés de travaux à compter de la réception des travaux dans le cas de

risques environnementaux (art.L152- ; patrimoniaux (art. L123-1 sqq. du de la code de la propriété intellectuelle.).6

A signaler que ces DUA sont celles des pièces de marchés publics pour usage des acheteurs publics.

Elles

devoir de conserver ces pièces. A contrario, le tableau p. 11 mentionne les DUA pour un usage

comptable.

1.1.3 le sort final des archives

et sauf prorogation de cette dernière, les

documents peuvent être soit conservés à titre définitif (document à valeur historique) soit détruits. Cette

ticle A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales. 1.1.4

Toute élimination d'archives publiques est interdite sans le visa du conservateur du patrimoine en

charge du contrôle scientifique e7.

compte des particularités législatives ou réglementaires propres au domaine considéré qui imposent

parfois la conservation du papier.

6 Cf. 1.2.2 concernant PLACE

7 Articles L 214-3 et R 212-14 du Code du patrimoine

Direction du Budget Amélioration MP3 Guide archivage 7

8 sur les modalités de délivrance du visa

d'élimination des documents papiers transférés sur support numérique ou micrographique établit les

principes directeurs permettant au res

Cette instruction opère trois distinctions :

o La numérisation de stock et la numérisation de flux ; o Les documents originaux et les pièces justificatives sur support papier ;

o Les documents devant, à l'issue du sort final, être conservés pour archivage définitif dans un

1.1.5

Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles : elles font partie du domaine public mobilier

le L. 214-3 du Code du Patrimoine, dispose ainsi que :

" Toute personne qui aura, même sans intention frauduleuse, détourné des archives publiques dont

ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire sans accord préalable de l'administration

à l'article 121-3 du code pénal, les peines sont d'un an d'empri »

Exemple : à

séparer les docu

Archives départementales

Services des collectivités

territoriales Archives régionales, départementales ou communales

Services centraux et opérateurs de

SIAF - Archives Nationales (via la mission des archives au sein du ministère de rattachement) Ministère des Armées Service Historique de la Défense

Ministère de l'Europe et des affaires

étrangères Direction des archives (Archives Diplomatiques)

Services centraux et opérateurs des

Ministères économiques et

financiers Service des Archives économiques et financières (par délégation du Service interministériel des archives de

France)

8 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/890.

Direction du Budget Amélioration MP3 Guide archivage 8

1.1.6 Les archives électroniques et leur authentification

dématérialisation de la chaîne de la dépense9 conduit les services à recevoir et produire

un nombre croissant de documents électroniques.

Selon la définition des archives données par le Code du patrimoine10, les documents électroniques

produits ou reçus par les services ont également le statut d'archives publiques.

Le stockage intermédiaire de ces documents électroniques (sur messagerie professionnelle, disque dur

ou serveur partagé) ne constitue pas un archivage.

Pour faire l'objet d'un archivage, les documents électroniques doivent avoir des formats et supports

(cf. 2.2.3). Les documents électroniques conservés par les services peuvent être de deux types : Des documents électroniques natifs, créés sur support électronique (message forcément prévue. Lorsque des documents sont conservés notamment pour

être prouvée, le do

Des documents issus de la numérisation de documents papiers. o reçus par le service. L'original papier est alors détenu par .quotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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