[PDF] sigma fp 31 janv. 2019 BDC : o

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SIGMA FP

Présentation aux Opérateurs

de formation Session 1 : 3 décembre 2018 (Toulouse), 4 décembre 2018 (Montpellier) Session 2 : 31 janvier 2019 (Toulouse), 1er février 2019 (Montpellier) 2

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Eléments de

contexte

Généralités

SIGMA FP

Autres

thématiques

Interfaces Processus de

BDC

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Eléments de contexte > calendrier

ƒ0LVH HQ °XYUH GX 35)1E :

9Lancement des consultations - à partir de janvier 2018

9Préparation des commandes ± octobre à novembre 2018

9Mise en ligne des bons de commande : avant le 10/12 (Pré-qualifiant), avant fin décembre

(Qualifiant) marchés de la formation professionnelle > SIGMA FP rémunération des stagiaires pour la Région Occitanie > Grand Angle et mise en °XYUH de la dématérialisation des pièces comptables et financières.

Chiffres-clés :

-900 lots, 2500 offres déposées, 1500 marchés,

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Eléments de contexte > Objectifs

chargés de la saisie dans le SI Région > 2 à 3 personnes par structure

ƒObjectifs :

Synergie"

oInformation et rappel des obligations relatives aux modalités administratives et financières, afin de garantir la fiabilité et la complétude des saisies.

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Généralités SIGMA FP

ƒProgiciel choisi par la Région Occitanie pour gérer les marchés du Programme

Régional de Formation 2019-2022

ƒPérimètre des dispositifs gérés : AVENIR, DECLIC, E2CR, LECTIO, PROJET PRO,

QUALIF PRO

(Toulouse) et Sésame (Montpellier) ƒAutres Régions utilisatrices : Région Pays de Loire, Région Normandie

ƒEditeur : Atexo

https://sem-crlr-prod.local-trust.com

SIGMA FP : 2 modules

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Généralités SIGMA FP

Module passation

des marchés (Plate-forme des marchés de la formation professionnelle) -Lancement des consultations -Dépôt des réponses -Instruction des candidatures et des offres

Module exécution des

marchés -Mise en ligne des bons de commande -Saisie des candidats/des stagiaires -Suivi des réalisations et enquêtes

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Généralités SIGMA FP

Module Exécution des marchés

Organisme

-Saisie des sessions/informations collectives -Inscription des candidats/stagiaires et saisie des parcours prévisionnels -Ouverture des actions de formation -Saisie mensuelle des réalisations et mouvements stagiaires -Transmission en ligne des factures -Saisie des enquêtes (sortie, 3/6 mois) et des bilans -Clôture des actions de formation

Région

-Mise en ligne des bons de commande -Le cas échéant, validation des demandes de modifications (conditions de déroulement des formations), -Vérification de la complétude des données stagiaires et du service fait -Instruction et validation des demandes de paiement -Suivi des enquêtes (sortie, 3/6 mois) et des bilans

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8 AGORA

Juin 2019

SI POLE

EMPLOI

DEFI

Janvier

2019

Outil de

positionnement

Système

financier

GRAND ANGLE

Janvier 2019

SIGMA FP

Viziaprog

(FSE/IEJ)

1er trim.

2019
CARIF

Décembre

2018
SI OF

Occitanie

e.formation

Mars 2019

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Interfaces > SIGMA Ù DEFI

DEFI

Janvier

2019

SIGMA FP

SI OF

Données transmises :

oN° BDC

Stagiaire :

nationalité, données de contact oCoordonnées du stagiaire : adresse, CP, ville oSituation : bénéficiaire du RSA, inscrit à PE, n° DE, dernière classe suivie, reconnaissance TH oParcours : date début réelle, date fin prévisionnelle, volume prévisionnel total/en entreprise Attention : saisir tous les champs obligatoires de la fiche stagiaire et valider

DEFI :

Attention

-Pas de création directe du dossier dans DEFI -Complétude à effectuer pour publier le dossier

SI Région (J)=> DEFI (J+1)

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10 Avant

PMise en ligne du BDC par la

Région

XSaisie des sessions et infos

collectives

Xbis Saisie/déclaration des

sous-traitants

YSaisie/import des stagiaires et

attribution des parcours prévisionnels

R Ouverture du BDC

[ Saisie des réalisations \ Validation des factures ] Sortie des stagiaires

SSaisie des enquêtes et

bilans

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P Mise en ligne du par la Région

X Saisie des sessions et informations collectives

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

YSaisie/import des stagiaires et attribution des

parcours prévisionnels DEFI

Janvier

2019
CARIF

Déc

2018

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12 de connexion

P Mise en ligne du par la Région

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13 reçus par mail saisie lors du dépôt de la candidature sur la plate-forme des marchés)

P Mise en ligne du par la Région

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14

Accès au BDC

P Mise en ligne du par la Région

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15

Détail du BDC

Ouverture de

Inscription des

stagiaires rapide

P Mise en ligne du par la Région

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™Recherche rapide : copier-coller le n° BDC

™Action de formation/recherche avancée

5HŃOHUŃOH SRVVLNOH SMU GLVSRVLPLI GMPHV LQPLPXOp"

Numérotation des :

Ex : 19Q05721746_1

ƒ19 = Année initiale du

marché

ƒQ = Lettre du programme

(Q=Qualif Pro, P=Projet

Pro, D=Déclic, A=Avenir,

L=Lectio, E= E2CR)

ƒ0572 = N° du lot de

commande

P Mise en ligne du par la Région

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PMise en ligne

X Saisie des sessions et informations collectives

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

Y Saisie/import des stagiaires et attribution des

parcours prévisionnels

31/01/2019

18

Cliquer sur

modification de données

Accès à la demande de modification

X Saisie des sessions et informations collectives

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19 Terminer en cliquant sur Valider pour accéder au formulaire de saisie. Sélectionner le type de modification à effectuer et la composante.

X Saisie des sessions et informations collectives

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20

Saisir les champs obligatoires du

formulaire. Le nombre de places dans la session. Attention, elle ne

BDC, toutes sessions confondues.

X Saisie des sessions et informations collectives

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21

Saisir les champs

obligatoires du formulaire.

Le nombre de places

correspond à la capacité collective.

Attention, pour les sessions

en entrée et sortie permanentes prévoir une saisie régulière des dates pour une bonne information des prescripteurs.

X Saisie des sessions et informations collectives

BDC en entrées et sorties

permanentes : il est possible de saisir une session unique correspondant aux dates du BDC

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22
Elle est disponible côté Région pour transmission dans le flux CARIF. SI Région (J)=> CARIF/InterCarif (J+1) => Prescripteurs (Pôle Emploi, MLI) (J+2)

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23

PMise en ligne

X Saisie des sessions et informations collectives

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

Y Saisie/import des stagiaires et attribution des

parcours prévisionnels

31/01/2019

24

Deux cas peuvent se présenter :

ƒAdresser par courrier à la Région le DC4 généré en ligne (disponible prochainement), signé

en original (titulaire + sous-traitant)

ƒLe RIB du sous-traitant

ƒParallèlement faire une demande de modification en ligne dans SIGMA FP afin de définir les quantités sous-traitées en heure groupe ou en heure stagiaire. ƒLa Région validera la demande en ligne après instruction du DC4.

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

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sous-traitée. La demande en ligne ne peut être effectuée que pour un seul sous-traitant à la fois.

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

31/01/2019

26
Saisir le nouveau volume pour le sous-traitant => Le reste à affecter doit toujours

être égal à 0.

Enregistrer puis cliquer sur

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

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en statut en attente de validation. La demande est disponible côté Région, pour validation. En cas de sous-traitance multiple, une nouvelle demande de ventilation ne

peut être effectuée que si la précédente demande a été validée par la Région.

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

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ƒEnvoyer par mail (Boites dédiés slide 82) : ola fiche descriptive du sous-traitant -modèle téléchargeable- ole RIB oCv des formateurs

ƒAprès création du sous-traitant par la Région dans SIGMA, reprendre la procédure du cas n° 1 (slide

17 et suivantes).

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

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Modalités applicables au sous-traitant : même modalités que le titulaire ƒModalités de financement : heures stagiaires, heures groupe en fonction du mode de financement du marché

ƒModalités de paiement : avance (si coché dans le DC4), acomptes trimestriels, solde à la

fin du bon de commande

ƒFactures validées par le titulaire

ƒDroits identiques à ceux du titulaire pour la saisie des stagiaires et des heures dans

SIGMA FP

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

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PMise en ligne

X Saisie des sessions et informations collectives

Xbis Saisie/déclaration des sous-traitants

Y Saisie/import des stagiaires et attribution des

parcours prévisionnels

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31

Cas 1 : saisie unitaire

Cliquer sur

YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

31/01/2019

32
ƒAccès à la saisie de la fiche stagiaire : oOnglet Identification

Saisir les champs

obligatoires de cet onglet et cliquer sur suivante.

Flux DEFI

Tous les champs de la

rubrique " Identité » sont transmis à DEFI. YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

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33
oOnglet Identification (suite)

Saisir les champs de

cette rubrique et cliquer sur Onglet suivant.

Les champs présents

transmis à DEFI

Flux DEFI

YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

31/01/2019

34
oOnglet Situation initiale

Les champs présents

transmis à DEFI.

Flux DEFI

Saisir les champs de

cette rubrique. YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

31/01/2019

35
oOnglet Situation initiale

Flux DEFI

Saisir les champs de

cette rubrique. YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

Le champs présent dans

DEFI. 36
oOnglet Situation initiale (suite) Pour la prise en charge de la protection sociale uniquement, veuillez sélectionner " Protection sociale » dans le menu Type de rémunération.

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Les champs présents

transmis à DEFI.

Flux DEFI

Attention, un contrôle

est appliqué pour vérifier que le quota de places rémunérées YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

Saisir les champs de cette

rubrique et terminer en cliquant sur Valider le formulaire.

31/01/2019

37
ƒSaisir tous les onglets de la fiche stagiaire et terminer en validant : ƒAprès validation le stagiaire saisi est visible dans la liste des stagiaires :

Lien pour modifier la

fiche stagiaire

Lien pour inscrire les

stagiaires à un parcours de formation

Page 26

du guide utilisateur Accès à des exports de données stagiaires

Lien pour

supprimer un stagiaire YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

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ƒAprès validation de la fiche stagiaire, il est possible de :

‰Modifier le stagiaire

‰Inscrire le stagiaire sur un parcours (saisie des dates et volumes prévisionnels du parcours)

‰Supprimer le stagiaire

YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

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39
ƒPour inscrire un stagiaire sur un parcours, cliquer sur le lien YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

31/01/2019

40

ƒInscription sur un parcours (suite)

Saisir les champs

obligatoires et terminer en cliquant sur Valider le formulaire.

Les champs présents

transmis à DEFI.

Flux DEFI

YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

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ƒInscription sur un parcours : le parcours est visible sur la fiche stagiaire. YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

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Cas 2 : saisie par import en masse

Page 38

du guide utilisateur YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

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Principe général :

DEFI => Flux quotidien en " one shot »

Il faudra ensuite compléter les données manquantes directement dans DEFI et en cas de modification, il faudra modifier dans les deux outils.

Spécificités :

certifiante du 01/04 au 28/06, le parcours retenu dans DEFI sera compris entre le 02/01 et le 28/06.

modifier la date de fin du parcours dans les deux outils - SIGMA et DEFI. YSaisie/import des stagiaires et attribution des parcours prévisionnels

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=> Territoire Ouestquotesdbs_dbs25.pdfusesText_31

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