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Comment terminer une lettre de mécontentement ?
Même si vous êtes mécontent face à une réponse négative ou à une absence totale de réponse, il est important de rester cordial et respectueux du début jusqu'à la fin : "Madame, Monsieur, je souhaite par la présente vous faire part de mon mécontentement / de mes interrogations."Comment répondre à un mail d'un client mécontent ?
Nous avons bien reçu votre demande concernant [objet de la réclamation]. Nous sommes sincèrement désolés pour ce désagrément. Nous mettons tout en œuvre pour résoudre ce problème au plus vite et reviendrons vers vous d'ici le [date] à [heure]. Merci d'avance de votre patience.4 jan. 2022Comment s'excuser auprès d'un client mécontent ?
Reprenez le désagrément rencontré par le client et formuler des excuses. Montrez que vous avez bien identifié et compris le problème rencontré par le client, en le reformulant de façon claire et concise. Vous poserez ainsi les bases d'une bonne compréhension mutuelle.La formule de politesse à la fin d'une lettre de réclamation doit être conventionnelle et respectueuse.
1"Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes cordiales salutations."2"Agréez, Madame, Monsieur, mes salutations."
à l'occasion de son 2
e tirage (nouvelle couverture). Le texte de l'ouvrage reste inchangé par rapport au tirage précédent.© AFNOR 2010 pour la présente édition
ISBN 978-2-12-4652242-6
Couverture: création AFNOR Éditions
Toute reproduction ou représentation intégrale ou partielle, par quel- que procédé que ce soit, des pages publiées dans le présent ouvrage, faite sans l'autorisation de l'éditeur est illicite et constitue une contre- façon. Seules sont autorisées, d'une part, les reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective et, d'autre part, les analyses et courtes citations justifiées par le caractère scientifique ou d'information de l'oeuvre dans laquelle elles sont incorporées (Loi du 1 er juillet 1992 - art. L 122-4 et L 122-5, et Code pénal art. 425). A FNOR - 11, rue Francis de Pressensé - 93571 La Plaine Saint-Denis CedexTél. : +33 (0)1 41 62 80 00 - www.afnor.org
L"auteur
Laurent Hermel, HEC, Maîtrise ès Sciences, Licencié en Sciences Économiques, est conseiller de direction et spécialiste en stratégie de développement. Il anime régulièrement des séminaires sur la qualité et différents domaines du marketing. Il est l'auteur de plusieurs ouvrages et articles sur le marketing, la communication directe, le lobbying institutionnel et Internet. Il a participé à plusieurs commissions de normalisation d'AFNOR concernant la relation de service et l'accueil, la métrologie de l'attendu et du perçu ainsi que la veille stratégique. Laurent Hermel est également l'auteur chez AFNOR Éditions de Stratégie de gestion des réclamations clients qui a obtenu le Prix du livre Qualité Performance en 2004. pdg.fm Page IV Mardi, 26. janvier 2010 8:32 08Sommaire
Introduction ................................................................. 11 L'accueil et la relation de service ................................3
1. Quelle est la place de l'accueil dans la relation
de service ? ....................................................... 52. Quelle est la définition de l'accueil ? ........................ 6
3. À quels moments de la relation de service l'accueil
intervient-il ? .................................................... 74. Quelle est la place de l'accueil dans la politique
commerciale de l'entreprise ? ................................ 85. Quels sont les différents modes de contact
avec la clientèle ? ............................................... 96. Qu'est-ce qu'un accueil " automatisé » ? ..................10
7. Quels sont les principaux critères de différenciation
d'une situation d'accueil ? ....................................122 Le diagnostic accueil ...............................................15
8. Qu'est-ce qu'un diagnostic accueil ? ........................17
9. Pourquoi réaliser un diagnostic accueil ? ..................18
10. Quelle est la démarche générale à mettre en oeuvre
pour bâtir une stratégie accueil ? ...........................1911. Qu'est-ce qu'une étude documentaire en matière
d'accueil ? .......................................................2012. Comment utiliser les résultats de l'étude documentaire
relative au diagnostic accueil ? ..............................2113. Faut-il réaliser une étude auprès du personnel ? .........22
Accueil.book Page V Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10VI 100 questions pour comprendre et agir
14. Quel est l'intérêt de réaliser une étude spécifique
auprès des clients ? ............................................2315. Comment réaliser une étude accueil auprès
de la clientèle ? ................................................2416. Comment réaliser une étude qualitative accueil ? ........25
17. Quels sont les éléments d'un dispositif d'étude
quantitative accueil ? ..........................................2618. Comment bâtir l'échantillon de l'étude quantitative
accueil ? .........................................................2719. Quels clients faut-il interroger dans une étude
quantitative accueil ? ..........................................3020. Que recherche-t-on auprès de chaque cible de clients
interrogée ? .....................................................3121. À quel moment faut-il interroger la clientèle ? ...........32
22. Comment bâtir un questionnaire accueil ? .................33
23. Quels sont les différents types de questions
d'un questionnaire accueil ? .................................3424. Faut-il tester le questionnaire ? .............................38
25. Quel est l'intérêt de confronter les enquêtes
" personnel » et les enquêtes " clients » ? .................3926. Quels sont les éléments à faire ressortir
dans la synthèse du diagnostic accueil ? ....................4127. Faut-il faire participer le personnel à la réalisation
du diagnostic ? ..................................................4328. Faut-il communiquer les résultats des enquêtes
accueil ? .........................................................4429. Y a-t-il une synergie entre les différents types
d'études accueil client ? ......................................453 La stratégie et le plan d'amélioration de l'accueil ...........47
30. Quels sont les différents types de qualité
en matière d'accueil ? .........................................4931. Quels sont les facteurs à prendre en compte
pour définir les objectifs en termes d'accueil ? ...........5132. Comment formuler les objectifs accueil ? ..................52
33. Quelles sont les normes relatives à l'accueil ? ............54
Accueil.book Page VI Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10L'accueil clientVII
34. Comment mettre en oeuvre le plan d'amélioration
de l'accueil ? ....................................................5635. Comment suivre l'exécution du plan d'action accueil ? .57
36. En quoi consiste une enquête " client mystère » ? .......58
37. Comment faire accepter l'enquête " client mystère »
par le personnel ? ..............................................594 L'accueil physique ..................................................61
38. Qu'est-ce que le parcours client ? ...........................63
39. Comment utiliser le parcours client pour mieux définir
un plan d'action accueil ? .....................................6440. Faut-il segmenter les clientèles pour analyser
le parcours client ? .............................................6541. Comment faciliter l'accès au point de vente ? ............66
42. Comment faciliter la compréhension par le client
de l'offre de service ? .........................................6743. Comment peut-on vérifier la bonne compréhension
par le client de l'offre de service ? .........................6844. Quels aménagements du point de vente faut-il réaliser
pour augmenter son efficacité en termes d'accueil ? ....6945. Comment augmenter l'efficacité du poste de travail
en termes d'accueil ? ..........................................7146. Les dispositifs de sécurité nuisent-ils à la qualité
de l'accueil ? ....................................................7247. Quelles sont les règles d'un accueil en face à face
efficace ? ........................................................7348. Quels sont les principaux types d'accueil
dans les points de vente ? .....................................7549. Comment réussir la mise en place d'un
" accueil spécialisé » ? .......................................7650. Comment réussir la mise en place d'un
" accueil intégré » ? ...........................................7751. Comment revaloriser les fonctions accueil
dans l'entreprise ? .............................................7852. Qu'est-ce qu'un accueil professionnalisé ? .................79
53. Existe-t-il une synergie entre les différents
modes d'accueil ? ..............................................80 Accueil.book Page VII Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10VIII 100 questions pour comprendre et agir
5 L'accueil à distance .................................................81
54. Quelles sont les particularités de l'accueil courrier ? ....83
55. Quels sont les éléments d'un diagnostic de l'accueil
courrier ? ........................................................8456. Comment améliorer l'accueil courrier ? ....................85
57. Quelles sont les particularités de l'accueil
téléphonique ? ..................................................8658. Comment améliorer l'accueil téléphonique ? ..............87
59. Quel est l'intérêt de la création d'un centre
d'appels ? ........................................................8860. Quelles sont les caractéristiques d'un accueil
téléphonique efficace ? .......................................8961. Quel est le rôle des sites Internet dans l'accueil ? .......90
62. Quelles sont les principales règles de l'accueil
sur Internet ? ....................................................9163. Comment répondre aux messages électroniques ? ........92
6 La charte accueil ....................................................93
64. Qu'est-ce qu'une charte accueil ? ...........................95
65. Quelle est l'utilité d'une charte accueil ? ..................96
66. Comment mobiliser le personnel par l'intermédiaire
de la charte accueil ? ..........................................9767. Quels sont les principes d'une charte accueil ? ...........98
68. Comment créer la charte accueil ? ..........................99
69. Comment choisir les axes accueil à améliorer
en priorité ? ....................................................10070. Faut-il évaluer la mise en oeuvre d'une charte
accueil ? ........................................................10171. Comment passer de la charte accueil aux engagements
accueil ? ........................................................10272. Pourquoi et comment progresser vers de nouvelles
exigences en termes d'accueil ? ............................1047 Pilotage et tableau de bord accueil ...........................107
73. Faut-il piloter le projet accueil ? ...........................109
74. Faut-il mesurer la qualité de l'accueil ? ...................110
75. Faut-il créer un tableau de bord accueil ? ................111
Accueil.book Page VIII Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10L'accueil clientIX
76. Qu'est-ce qu'un tableau de bord accueil ? ................112
77. Quelles sont les différentes étapes de création
d'un tableau de bord accueil ? ..............................11378. Comment identifier les besoins pour bâtir le tableau
de bord accueil ? ..............................................11479. Comment concevoir le tableau de bord accueil ? ........115
80. Quel est le processus de création des indicateurs
accueil ? ........................................................11681. Comment définir le champ de la mesure
des indicateurs accueil ? .....................................11782. Comment déterminer les objectifs des indicateurs
accueil ? ........................................................11883. Comment identifier les critères des indicateurs
accueil ? ........................................................11984. Comment établir les paramètres à mesurer
pour chaque critère ? .........................................12085. Comment composer l'indicateur accueil ? ................121
86. Faut-il tester le tableau de bord accueil avant
de le mettre en oeuvre ? .....................................12287. Comment mettre en oeuvre le tableau
de bord accueil ? ..............................................12388. Quand faut-il changer ou faire évoluer le tableau
de bord accueil ? ..............................................1248 Adapter l'accueil sur le long terme ............................125
89. Quelles sont les conditions de succès d'un programme
d'amélioration de l'accueil ? ................................12790. Comment mettre en place un système d'écoute
permanent sur l'accueil des clients ? ......................12891. Comment l'implication de la direction
dans le programme accueil se traduit-elle ? ..............12992. Comment développer la communication interne
sur l'accueil ? ..................................................13193. Quels sont les principaux outils pour anticiper
les attentes des clients en matière d'accueil ? ...........13394. Quel est l'intérêt d'utiliser les remontées d'information
venant du personnel ? ........................................134 Accueil.book Page IX Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10X 100 questions pour comprendre et agir
95. Quel est le rôle des réclamations dans l'anticipation
des attentes client en matière d'accueil ? ................13596. À quoi servent les études satisfaction dans
l'anticipation des attentes client ? .........................13697. À quoi servent les études spécifiques accueil
dans l'anticipation des attentes client ? ..................13798. Faut-il analyser les initiatives de la concurrence
en matière d'accueil ? ........................................13899. Le benchmarking est-il utile en matière d'accueil ? .....139
100. Comment faire participer le personnel à
l'amélioration de l'accueil ? .................................140101. Comment pérenniser la démarche d'amélioration
continue de l'accueil ? .......................................141 Lexique .................................................................... 143 Bibliographie ............................................................. 155 Accueil.book Page X Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10Introduction
Les entreprises commencent aujourd'hui à lancer des réflexions globales sur l'accueil et décident d'intégrer les stratégies accueil à leur plan d'entreprise. La présente publication propose un ensemble de questions spécifiques que le responsable en charge d'élaborer une stratégie accueil ou de la mettre en oeuvre aura à se poser. Même si l'on démarre dans cette démarche et que les questions ne sont pas encore formulées, cet ouvrage s'adresse à l'initiateur d'une démarche accueil comme à celui qui aura à l'adapter sur le long terme. Le chapitre 1 présente les enjeux de l"accueil et précise sa place dans la relation de service. Le chapitre 2 présente les éléments principaux d"un diagnostic accueil, préalable à la définition d"objectifs accueil. Le chapitre 3 donne les clés pour définir et bâtir sa stratégie d"amélioration de l"accueil. Les chapitres 4 et 5 s"attachent plus particulièrement aux spécificités de l"accueil physique et de l"accueil à distance (courrier, téléphone et Internet). Ces deux chapitres soulignent la complémentarité des différents modes d"accueil et leur nécessaire intégration dans une stratégie globale d"accueil. Ils recensent les principaux moyens humains et matériels à mettre en uvre pour améliorer l"accueil et en faire une arme stratégique pour l"entreprise orientée clients. Le chapitre 6 montre l"intérêt de définir une charte " accueil », utile pour mobiliser le personnel sur le thème de la satisfaction client. Le chapitre 7 donne les éléments de pilotage Accueil.book Page 1 Mardi, 25. novembre 2003 10:15 102 100 questions pour comprendre et agir
d'une démarche d'amélioration de l'accueil et insiste sur le tableau de bord accueil. Le chapitre 8 propose une série de questions pour faire évoluer la démarche d'amélioration de l'accueil et anticiper sur les nouvelles exigences de la clientèle. Pour conclure, le lecteur trouvera également en fin d'ouvrage un lexi- que des principaux mots qui y sont utilisés ainsi qu'une bibliographie utile pour prolonger la réflexion sur des aspects particuliers de l'accueil. Accueil.book Page 2 Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10 1L"accueil et la relation
de service Accueil.book Page 3 Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10 Accueil.book Page 4 Mardi, 25. novembre 2003 10:15 10L'accueil client5
1Quelle est la place de l"accueil dans la relation de service ?
L'accueil est un élément important dans la qualité d'une relation de service entre une entreprise et son client. L'analyse montre que l'accueil intervient à plusieurs moments tout au long du contact avec le client.Ainsi l'accueil peut concerner :
- L'amont de la relation avec le client, et dans ce cas, il s'agit des conditions d'accessibilité au point de vente (informations préala- bles du client sur la gamme des services offerts par l'entreprise, sur les différents modes d'accès aux prestations, sur l'implantation et la signalisation du point de vente, sur les heures d'ouvertures...). - L'accueil " proprement dit », qui dépend à la fois de l'aménage- ment du point de contact, de son ergonomie, de sa signalétique et de l'aspect relationnel du contact avec le client, de la compétence de l'agent d'accueil, de sa courtoisie, de sa capacité à répondre à la demande... - L'aval de la relation qui doit permettre de compléter la prestation de service, d'apporter de l'information complémentaire, de traiter les réclamations, de s'assurer de la satisfaction du client... Accueil.book Page 5 Mardi, 25. novembre 2003 10:15 106 100 questions pour comprendre et agir
2Quelle est la définition de l"accueil ?
Si l'on se reporte au dictionnaire Petit Robert
1 , l'accueil est " la manière de bien recevoir quelqu'un, de se comporter avec lui quand on le reçoit ou quand il arrive ». Cette définition insiste sur l'aspect relationnel de l'accueil. Pour certaines entreprises, la définition est étroite et se limite à l'accueil " orientation » dans un point de vente et aux premiers échanges avec l'agent d'accueil de l'entreprise. Pour d'autres, au contraire, l'accueil dépasse largement la seule fonc- tion de relation du personnel de guichet pour englober l'ensemble des relations du personnel de l'entreprise avec le public (voir éga- lement les réponses aux questions 1 et 3).quotesdbs_dbs41.pdfusesText_41[PDF] formule de politesse respectueusement
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