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MANUEL D'ANIMATION DE L'ATELIER

SMILER

Catholic Relief Services est l'agence humanitaire internationale oflcielle de la communauté catholique des États-Unis. Le travail d'assistance et de

développement de CRS est accompli par l'intermédiaire de programmes d'intervention d'urgence, VIH, santé, agriculture, éducation, micronance et

consolidation de la paix. CRS soulage la sourance et apporte une assistance à des personnes dans le besoin de plus de 100 pays, sans considération

de race, de religion ni de nationalité.

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Catholic Relief Services

228 West Lexington Street

Baltimore, MD 21201

-3443 USA

1.888.277.7575

crs.org

CoP chief of party

CP programme-pays

CRS Catholic Relief Services

DIP plan détaillé de mise en œuvre

FCRM mécanisme de feedback, plaintes et réponse ICT4D technologies de l'information et de la communication pour le développement TSIP tableau de suivi des indicateurs de performance MEAL suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage PIA évaluation des incidences sur la vie privée PIRS ?che de référence des indicateurs de performance PIRT tableau de rapports sur les indicateurs des partenaires

PM gestionnaire de projet

Q&R questions et réponses

RF cadre des résultats

SMILER mesure simple des indicateurs pour l'apprentissage et des rapports basés sur les faits

OS objectif stratégique

TdC théorie du changement

Sigles

Table des matières

Introduction ........................................................................

Tableau 1 : Présentation des sessions de l'atelier SMILER+ .....................................................................2

Principales activités de préparation ........................................................................

.......................4

Tableau 2 : Check-list de l'étude des documents pour l'atelier SMILER+ ..........................................5

Plan des sessions de l'atelier SMILER+ ........................................................................

..................6

Session 1 : Accueil et présentation de SMILER+ ........................................................................

....................6

Session 2 :

Présentation des exigences MEAL du projet et des documents de conception du MEAL ........................................................................ .8

Session 3 : Plan de communication avec les parties prenantes ............................................................10

Session 4 : Plan d'apprentissage ........................................................................

Session 5 : Diagramme de ux des données ........................................................................

.........................16

Session 6 : Mécanisme de feedback, plaintes et réponse ........................................................................

19

Session 7 : Formulaires de collecte des données ........................................................................

...............22

Session 8 : Formats de rapports ........................................................................

Session 9 : Environnement favorable ........................................................................

.....................................28

Session 10 : Plan d'action et clôture ........................................................................

1MANUEL D'ANIMATION DE L'ATELIER SMILER+

ACCUEILPRÉSENTATIONCOMMUNICATION AVEC LES PARTIES PRENANTES PLAN D'APPRENTISSAGEDIAGRAMMES DE FLUX DES DONNÉES

FEEDBACK + RÉPONSEFORMULAIRES DE COLLECTE DES DONNÉESFORMATS DE RAPPORTSENVIRONNEMENT FAVORABLEPLAN D'ACTION

Introduction

L'objectif de ce Manuel d'animation SMILER+ est d'aider un animateur à planier et à diriger l'atelier SMILER+. Ce manuel suit une approche séquentielle de la conception des systèmes MEAL de SMILER+ dans le cadre de l'étape 2 de la carte du processus

SMILER+ (cf. le Guide SMILER+).

Chaque session comprend :

Les objectifs pour orienter chaque session

Des messages clés sur la valeur et le rôle de chaque élément du système MEAL

Des ressources, notamment des modèles

SMILER+, des diapositives et des documents

à distribuerhandouts

Un plan de session que les animateurs peuvent adapter au contexte et aux priorités du projet, avec des suggestions d'activités participatives. Des contrôles de qualité pour permettre aux participants de rééchir aux projets de produits et de les améliorer Des points du plan d'action pour achever les travaux de la session et planier les prochaines étapes clés Ces plans de sessions (cf. Tableau 1) décrivent une approche commune de l'élaboration du système MEAL de SMILER+ et ont été organisés en une structure d'ateliers de plusieurs jours. L'animateur doit adapter les plans de session et le calendrier pour chaque atelier SMILER+.

Alternatives à l'atelier

SMILER+ recommande un atelier participatif lors de l'élaboration du système MEAL, mais les

équipes peuvent également utiliser les plans des sessions pour permettre un travail individuel ou

en petites sessions de travail sur les éléments du système MEAL s'il n'est pas possible d'organiser

un atelier ou que ce n'est pas approprié dans leur contexte. Les principaux facteurs à prendre en compte pour adapter les plans des sessions sont la portée et la complexité du système MEAL, les exigences MEAL ou les principales priorités d'apprentissage, l'expérience et l'expertise des participants, l'existence de formulaires qu'on pourra utiliser dans le système, l'existence de mécanismes de feedback, plaintes et réponse et le temps alloué pour l'atelier SMILER+.

Plus précisément, l'animateur doit revoir :

La durée de chaque session et la durée des activités à l'intérieur des sessions L'importance de l'orientation nécessaire sur les concepts clés (la protection des personnes ou les données responsables) ainsi que la stratégie du projet elle-même, pour préparer les activités de la session Les activités participatives pour vérier qu'elles sont appropriées au niveau d'expérience des participants Les messages clés pour y incorporer les priorités locales ou les engagements du programme pour la qualité La structuration des sessions quand on adapte un système existant plutôt que d'en créer un à partir de zéro (formulaires de collecte de données)

2MANUEL D'ANIMATION DE L'ATELIER SMILER+

Tableau 1. Présentation des sessions de l'atelier SMILER+

Titre de la session

Objectifs

Produits de la session

Durée suggérée

1

Accueil et présentation de SMILER+

Comprendre l'approche de SMILER+ pour l'élaboration du système MEAL et le rôle de l'atelier dans SMILER+.

Comprendre les objectifs et les produits de l'atelier. Établir les règles de bases générales de l'atelier.

45 minutes

2 Présentation des exigences MEAL du projet et des documents de conception du MEAL Comprendre la théorie du changement et les objectifs et la stratégie du projet. Prendre connaissance des exigences MEAL (de CRS et du bailleur de fonds).

Comprendre comment le système MEAL rééchira les documents et décisions plus généraux de conception du projet.

2 heures

3

Plan de communication avec les parties prenantes

Identier les parties prenantes du projet et leurs principaux besoins d'information

Planier de répondre aux principaux besoins d'information des parties prenantes en utilisant diverses méthodes de communication tout au long du cycle du projet.

Plan de communication avec les parties prenantes

Plan d'action de la session 3

3 heures

4

Plan d'apprentissage

Comprendre la contribution de l'apprentissage aux bonnes pratiques de gestion adaptative et à l'amélioration de la qualité des programmes

Élaborer un plan d'apprentissage pour faire progresser chaque question d'apprentissage au niveau du projet.

Plan d'apprentissage

Plan d'action de la session 4

3 heures

5

Diagrammes de ux des données

Cartographier le ux de données, de la collecte au stockage, à l'analyse, puis à l'utilisation, à la communication et à l'établissement de rapports, an d'identier les possibilités d'intégration et d'e cacité accrues dans le système MEAL.

Diagramme(s) de ux des données

Plan d'action de la Session 5

5 heures

6

Mécanisme de feedback, plaintes et réponse

Comprendre le rôle des mécanismes de feedback, plaintes et réponse (FCRM) pour améliorer la redevabilité envers les membres de la communauté, répondre aux exigences de l'agence et du bailleur de fonds en matière de protection des personnes et dans les pratiques de gestion adaptative.

Prendre connaissance des catégories de feedback et de plaintes de CRS et de la manière de répondre aux diérentes types de feedback et plaintes reçus et de les transmettre.

Comprendre les canaux de feedback, plaintes et réponse sélectionnés pour le projet.

Cartographier le ux de feedback et plaintes du projet, par catégorie, de la réception à la réponse, avec les processus, rôles et responsabilités et la documentation.

Diagramme de ux des mécanismes de feedback, plaintes et réponse

Plan d'action de la Session 6

4 heures

3MANUEL D'ANIMATION DE L'ATELIER SMILER+

Titre de la session

Objectifs

Produits de la session

Durée suggérée

7

Formulaires de collecte des données

Préparer des formulaires de collecte de données qui comprennent tous les éléments de données nécessaires pour les indicateurs, les plans d'analyse et les autres besoins d'information des parties prenantes.

Comprendre l'approche pour obtenir et documenter le consentement dans le cadre de la collecte de données.

Élaborer un projet d'instructions pour chaque formulaire de collecte de données.

Projets de formulaires de collecte de données

Instructions pour la collecte des données

Projets de formulaires pour le feedback et les plaintes

Plan d'action de la session 7

4 heures

8

Formats de rapports

Préparer des formats de rapports pour répondre à toutes les exigences et besoins pour les rapports

Déterminer les dates butoirs et les responsabilités associées au processus de rapports.

Rapport trimestriel des partenaires

Rapport trimestriel de CRS

Rapport annuel

Tableau des dates butoirs pour les rapports

Plan d'action de la session 8

2 heures

9

Environnement favorable

Clarier les rôles et responsabilité du personnel MEAL et du personnel sectoriel de CRS et des partenaires et de la direction du projet dans la mise en œuvre du système MEAL

Identier l'appui et les ressources nécessaires pour la mise en œuvre du système MEAL. Le groupe de travail MEAL rédige un projet de cahier des charges.

Tableau de l'appui et des ressources MEAL

Plan d'action de la Session 9

3 heures

10

Plan d'action et clôture

Planier le lancement du système MEAL et sa relecture et révision pendant la mise en œuvre du projet

Rééchir à la progression de l'atelier et soumettre un formulaire d'évaluation.

Plan d'action de la Session 10

1 heure

4MANUEL D'ANIMATION DE L'ATELIER SMILER+

ACCUEILPRÉSENTATIONCOMMUNICATION AVEC LES PARTIES PRENANTES PLAN D'APPRENTISSAGEDIAGRAMMES DE FLUX DES DONNÉES

FEEDBACK + RÉPONSEFORMULAIRES DE COLLECTE DES DONNÉESFORMATS DE RAPPORTSENVIRONNEMENT FAVORABLEPLAN D'ACTION

Faites les activités suivantes pour préparer l'atelier : 1. Étudier les documents clés du projet. Cela permettra de vérier que les résultats de la session SMILER+ sont adaptés au contexte du projet et, surtout, de garantir l'intégration avec les documents de conception du projet et entre les composantes du système MEAL. Le tableau 2 fournit une liste des documents clés à examiner, mais il peut y avoir des documents supplémentaires ou diérents à inclure en fonction du contexte du projet. 2. Rencontrer le gestionnaire de projet (PM) ou le chief of party (CoP) et le coordinateur MEAL. Cela permettra de soulever des questions issues de la première lecture des documents du projet - y compris l'outil de planication de l'atelier SMILER+ - et de mieux comprendre le contexte opérationnel ainsi ce que l'équipe attend de l'atelier. Renseignez- vous sur le niveau d'expérience et d'expertise des participants à l'atelier et conrmez que les documents de conception initiaux du MEAL ont été validés et actualisés dans le cadre d'activités plus larges de validation de la conception du projet. Cette réunion peut également être un bon moment pour naliser ou actualiser certaines des ressources qui seront nécessaires pendant l'atelier, la che de travail sur le mécanisme de feedback, plaintes et réponse ou les listes de contrôle sur les exigences de la politique MEAL, si elles ne sont pas complètes. 3.

Créer la check-list des éléments du système MEAL. Sur la base de l'étude des documents

et de la réunion avec l'équipe, créez une check-list des éléments du système MEAL

spécique aux exigences et priorités du projet. Cette liste sera présentée lors de la session

1 et servira à orienter la planication des sessions de l'atelier et à suivre la réalisation des

produits. 4. Élaborer un ordre du jour pour l'atelier SMILER+. L'ordre du jour devra indiquer la durée

prévue pour chaque session dans le cadre du temps global alloué à l'atelier, et être recoupée

avec la check-list des éléments du système MEAL pour qu'ils correspondent. Demandez au PM ou au COP et au coordinateur MEAL de revoir l'ordre du jour avant qu'il ne soit nalisé. 5. Organiser la logistique de l'atelier. Trouvez un lieu de réunion approprié pour l'atelier. Les sessions comprennent de nombreuses activités visuelles et participatives, il sera donc utile de disposer d'un espace mural et de tables pour le travail de groupe. Assurez-vous que

le café/thé et le déjeuner seront disponibles conformément à l'ordre du jour de l'atelier.

Demandez à avoir accès à du matériel tel qu'un projecteur et un écran, des tableaux-papier,

des notes autocollantes ou des marqueurs et des possibilités d'imprimer. 6. Créer un site en ligne pour les produits de SMILER+. Créez un site sur lequel les principaux

documents de l'atelier pourront être consultés par les participants avant et pendant l'atelier,

ainsi que dans le cadre du suivi et de la nalisation du système MEAL.

7. Distribuer aux participants l'ordre du jour et les documents à lire avant l'atelier. Partagez

l'ordre du jour nal avec les participants à l'atelier ainsi que les lectures recommandées

avant l'atelier, le cas échéant. Veillez à ce que les participants aient accès aux documents

clés sur le site de l'atelier SMILER+. Il est recommandé que les participants à l'atelier connaissent bien les documents de conception du MEAL et le Guide SMILER+ pour le développement du système MEAL s'ils n'ont pas beaucoup d'expérience en MEAL.

Principales activités de préparation

5MANUEL D'ANIMATION DE L'ATELIER SMILER+

ACCUEILPRÉSENTATIONCOMMUNICATION AVEC LES PARTIES PRENANTES PLAN D'APPRENTISSAGEDIAGRAMMES DE FLUX DES DONNÉES

FEEDBACK + RÉPONSEFORMULAIRES DE COLLECTE DES DONNÉESFORMATS DE RAPPORTSENVIRONNEMENT FAVORABLEPLAN D'ACTION

8. Adapter et préparer le contenu des sessions. Élaborez un guide d'animation détaillé pour

chaque session, à partir du plan général fourni ici, en tenant compte des décisions notées

dans l'outil de planication de l'atelier SMILER+. La possibilité d'utiliser des activités participatives, telles que des quiz ou des puzzles, est soulignée dans le plan général de chaque session. L'animateur doit adapter et préparer le contenu de toutes les activités

participatives. Recherchez des exemples développés intéressants à utiliser comme référence

au cours de chaque session et modiez les diapositives fournies an qu'elles correspondent au planning et au contenu détaillés de la session.

9. Trouver un gestionnaire des documents et l'orienter. Le gestionnaire des documents

aidera l'animateur pendant l'atelier en organisant les documents et les brouillons de l'atelier, en postant les documents actualisés pour que les participants puissent s'y référer et en documentant les principaux points de discussion selon les besoins. Orez au gestionnaire des documents une orientation sur l'ordre du jour de SMILER+, les points

clés des principales sessions et les plans pour poster les éléments du système MEAL et les

autres produits de l'atelier au fur et à mesure de leur achèvement. Assurez-vous ce que le gestionnaire des documents peut accéder au site SMILER+ et le mettre à jour. Tableau 2. Check-list de l'étude des documents pour l'atelier SMILER+

Modèles de rapports du projetÉtudié

Check-list sur la conformité des données au niveau du pays

Plan détaillé de mise en œuvre (DIP)

Exigences MEAL du bailleur de fonds

Modèles du bailleur de fonds pour les rapports

Politique de protection des personnes du bailleur de fonds Fiche sur les mécanismes de feedback, plaintes et réponse Tableau de suivi des indicateurs de performance (TSIP)

Agenda d'apprentissage, le cas échéant

Questions d'apprentissage

Budget MEAL

Texte descriptif du MEAL

Plan MEAL ou PIRS (che de référence sur les indicateurs de performance) Check-list des exigences de la politique MEAL (PPM)

Organigramme ou plan de dotation en personnel

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