[PDF] Audit de la Fonction Achats de fournitures et biens mobiliers à lEtat

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CourdescomptesduCantondeVaud

RueLangallerie11Ͳ1014Lausanne

AuditdelaFonctionAchatsdefournitureset

biensmobiliersàl'EtatdeVaud

Rapportn°28

du18février2014

Courdescomptes

duCantondeVaud

RÉSUMÉ

servicesdel'Etat. administratifsetscolaires 1 appartenantaupérimètresousrevue:la

Centraled'achatsdel'EtatdeVaud(CADEV),la

analyséeetdescasconcretsontété examinés. de d'approvisionnement parlaCADEV 2 servicessanspasserparunecentrale. d'approvisionnementetdelogistique.Etces catégoriessupplémentairesd'achats. 1 2 manièreefficace.L'insuffisancedemise enestlacause. rarementleprixleplusavantageux achatsliésaux pasenmesurederemplirlerôled'une defaitpastoujoursrespectée.Lemobilier conforme. ontétéanalysés: bonnespratiques. réalisées. gèreunelistedefournisseurs selonles pratiques,onestimequ'une (surdesdépensesdeCHF134 millions).

àcequerequiertlaloi.Demêmele

marchéspublicsetdesoncontrôleau 3 opérationdecentralisationde propressystèmesd'achats.

Remerciements

neluiauraient recommandationsinadéquates. requis. 3

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TABLEDESMATIÈRES

publiques8

1.1.Introduction8

1.4.ContextedelafonctionAchatsàl'Administrationcantonalevaudoise 12

2.Approcheetquestionsd'audit14

2.1.Objectifsetdémarched'audit14

2.3.Deuxaxesd'analyse:lesachatsdirectsetlesachatscentralisés 18

2.4.Questionsd'audit20

2.5.Collecteetanalysedesinformations21

2.6.Lesconclusionsetlerapport22

3.1.Pasdestratégiecommuned'achat22

unpérimètred'achatrestreint25

4.1.MissionsetactivitésdelaCADEV25

orientéesperformance52

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Achatsperformante55

5.LafonctionAchatsdanscinqautresservicesdel'Etat 57

5.2LaDGEP:importantpotentieldemassificationd'achatsspécialisés 65

5.4.LaPOLCANT:acquisitionsdécentraliséesdansdeuxpôlesd'achats 74

(DSI,DGEP,DGEO)79 constatées85

6.Constatationsetrecommandations88

6.1.Constatsgénéraux88

6.2.Constatationsetrecommandationsparniveauxdequestionsd'audit 90

7.Observationdesentitésauditées93

7.1.LeServiceImmeubles,patrimoineetlogistique(pourlaCADEV) 93

7.2.LeSPEN95

ANNEXES

l'EtatdeVaud(CADEV)»97 publicsdel'EtatdeVaud»100

Annexe3

:LaCourdescomptesenbref102

Page|7

ACVAdministrationcantonalevaudoise

CADEVCentraled'achatdel'EtatdeVaud

CDFContrôlefédéraldesfinances

DGESDirection

DSIDirectiondessystèmesd'information

deVaud

LMPͲVDLoi

vaudoisesurlesmarchéspublics

POLCANTPolicecantonale

SPENServicepénitentiaire

TCOTotal

UDDUnitédedéveloppementdurable

Page|8

1CONTEXTEDELAFONCTIONACHATSDANSLES

COLLECTIVITESPUBLIQUES

1.1INTRODUCTION

l'entreprise 4 qu'ils'agit descritèresretenuspourl'audit. moyentermes» 5

Tâches

*La fonction Achats peut faire partie de la fonction approvisionnementMission: -Acquérir les biens demandés -Au niveau de qualité et quantité requis -Au coût global d'acquisition le plus bas -En assurant les conditions de services associées

Fonction

Approvisionne

mentFonction Approvisionnement

Fonction Achats*

Service

utilisateur (demandeur)Suivi du contratRèglement des litiges

éventuelsDéfinition des

besoinsProgrammation des besoins -Quoi? -Combien? -Quand? -Où?

Livraisons et

gestion du stock - Cahier des charges - Appel d'offres - Décision d' adjudication - Contrat

Cadre fixé par d'autres entités

-normes qualité/développement durable -plafond budgétaire 4 5

Page|9

économiquequ'elleconstitue,la

"Achats» lestâchesd'approvisionnement,de

Ainsi,

lorsqu'ils'agitd'analysersaperformance.

Iln'existepasdeméthode

Fig2Lapyramidedel'activitéAchats

Page|10

doits'appuyersurunestructure

Lagestion

dédiéesàl'achat.

Enmatièred'information,on

l'achat 6 ,présenteunesegmentationen

Fig3Segmentationstratégiquedesachats

Achatscritiques

Peudefournisseurs

Peudevaleur

Ͳ>peudeperspectivesd'économie

Ͳ>éviterlescoûts

Achatsstratégiques

Peudefournisseurs

Fortevaleur

Ͳ>perspectiveséconomies(2Ͳ5%)

Ͳ>éviterlescoûts

Achatssimples

Produitsnoncritiques

Nombreuxfournisseurs

Peudevaleur

Ͳ>économiesparregroupementet

automatisationcommandes attention

Achatsleviers

Produitscritiques

Nombreuxfournisseurs

Fortevaleur

Ͳ>économiesparregroupement

force 15%)

FaibleElevéeValeurdesachats

Elevé

Faible

Risque

(fonction

également du

degré de concentration des fournisseurs) 6

Page|11

doncbienpourla

Etapesduprocessusd'achat

leplusfortimpactsurlaperformance l'entrepriseoulacollectivité. 7 ,miseenconcurrence,adjudication, aulongduprocessus. decesétapes,qui,siellesnesontpas 7

Démarchedeprospectiondesfournisseurs.

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1.3CENTRALESD'ACHATSPUBLIQUESORIENTEES

PERFORMANCE

d'achatsdela

Confédération.

prêtaient,de

économiquecomparativementàla

démarched'achatsdirects.

égalementunelisted'exceptions.

8 .S'iln'apasétépossiblede lesarticlesde

CANTONALEVAUDOISE

dix 8

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9 révisionprincipaledatede2005 10 etquifiguredansl'annexe1decerapport 11 d'information 12

POLCANT.

en 9

VaudetsonannexeNo10.1.2.

10 11 12

Page|14

2APPROCHEETQUESTIONSD'AUDIT

2.1OBJECTIFSETDÉMARCHED'AUDIT

2.1.1OBJECTIFD'AUDIT

conformitéauxbonnespratiques visentdesobjectifsdeperformance avantageusespourlesachatspublics 13

CASCONCRETS

achatsperformants. n'estpaspossible d'analyse). 13quotesdbs_dbs26.pdfusesText_32

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