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Quel sont les étapes de la GED ?
La gestion électronique des documents (GED) se déroule en quatre étapes distinctes. Ces dernières sont : l'acquisition des documents, leur indexation, leur stockage, puis leur diffusion au sein de l'entreprise.
Quels sont les différents types de GED ?
Les différentes catégories GED
1La GEIDE administrative. Ce type d'application concerne la gestion des dossiers électroniques et correspond au classement des documents administratifs divers et variés, souvent sous forme d'image numérisée. 2La GEIDE COLD. 3La GEIDE documentaire. 4LA GEIDE image.
Comment monter un projet d'archivage ?
Comment mettre en place un système d'archivage électronique ?
1Répartir les t?hes. 2Mettre en place une stratégie pour faire évoluer votre système d'archivage existant. 3Identifier chaque document à archiver. 4Se débarrasser des documents inutiles. 5Décider de la procédure à suivre pour le stockage parfait des documents.
La gestion électronique des documents au sein d'une entreprise se fait à l'aide d'un logiciel de gestion dédié. Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou via un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d'avoir accès aux documents selon les règles pré-définies par l'entreprise.

Lagestiondeladocumentation

....verslamiseenoeuvred'unoutildeGED

MͲS.CLERC

JOSY-13OCTOBRE2015

PLAN •Plandegestiondeladocumentation •Choixetmiseenoeuvred'unoutildeGED •Identificationdesbesoins •Etudedesoffresetchoixdel'outil •Miseenoeuvredelasolutionchoisie •Accompagnementauchangement

Définitiond'unprojetd'INFOͲDOC

Gainenefficience

Gainensatisfactiondesutilisateurs

Lesétapesàconsidérer?

•Initialisation,Identification

Vérification,approbation

Classement

Enregistrement,Stockage

Miseàdisposition-

Diffusion

Miseàjour(modification)

Archivage,Destruction

CréationͲIdentification

Miseàjour-Gestiondes

Versions

VérificationͲ

Approbation

Classement-

Diffusion-Miseà

disposition

ArchivageͲ

destruction

Cycledevied'undocument

Définitiond'unprojetd'INFOͲDOC

Bonnespratiques

•d'élaborerlesdocuments, •delesconsulter(serveuroupapier), •delesmodifier, •delesarchiver(durée), •delesconserver(stockage),

Précisionssur:

•Quirédige? •Quivérifie? •etQuiapprouvelesdocuments?

Bonnespratiques

A/Management

Elaboration:travailcollaboratif?

Collecte

>feuilles

destyle/métadonnées:titre,référence,étatdudoc,version,date,auteurs,destinataires,nbre depages

Systèmed'information

Diffusion/consultation

IDENTIFICATIONDESBESOINS (1/2):•Analysedel'existantetdiagnosticdesbesoinsetdesusages •Collectedesinformations

Méthodesdecollected'infos:

entretiens groupesdetravail

Questionnaires

Analysedesinformationscollectées

Contraintestechniques

Contraintesnormativesouréglementaires

Délaisetplanning

PHASE

D'AVANTͲ

PROJET

(1/2)

Besoinsfonctionnels

:Acquisition? gestion?,diffusion? decontenus documentaires

Organisationactuelle:

Modedeclassement?

Règlesdenommage?

Existencedeprocédures

Objectifs

Stratégiques?Managériaux

?Fonctionnels?

Contenusàgérer:

Types?Volumétrie?

Formats?Nature?...

Flux:workflow,cycle

devie,interactions avecd'autres systèmes

Typed'utilisateurs:

internes/externes?

Connus/inconnus?

nombre?pratiqueset besoinsdocumentaires? activités/métiers?

Choixd'unoutil:méthodologie

IDENTIFICATIONDESBESOINS(2/2) :•Synthèsesdesexigencesfonctionnellesettechniques

Démos,versiond'évaluation,

experts,salons

Unoutilquifaittoutouplusieursoutils?

PHASE

D'AVANTͲ

PROJET

(2/2)

ͲEtudedefaisabilité

ͲSynthèsedes

besoins

ͲSynthèsedes

retours d'expériences

ͲSynthèsed'étatdu

marché

Choixd'unoutil:méthodologie

Applications

duSI WCM

Portail

GED

Recherche

Archivage

Record

management

Collaboratif

ECM

Bureautique

WebContentManagement(WCM)

GestionElectroniquedeDocuments(GED)

Archives(SAE)

EnterpriseContentManagement(ECM)

Création

Utilisation

Archivage

Interm.Définitif

réalisation. ͲSolutionnouvelleetinnovante:mesuredurisque(potentielsdysfonctionnement- manqued'expertise)

PHASEDE

DEFINITION

ͲFicheprojet

ͲCahierdescharges

technique,fonctionnelet graphique documentsetfluxdedonnées avecgestiondesdroitsd'accès

ͲPlandeclassement

ͲChartedenommage

ͲSynthèsedelavolumétrie

desserveursetapplications

ͲCartographiedesapplications

métier

ͲGrilled'analysedesoffres

Principalesrubriquesd'uncahierdecharges

prévoir)

Choixd'unoutil:méthodologie

Installationetparamétragetechnique

Tests •...ASPECTSDOCUMENTAIRES •Classement

Règlesdenommage

Métadonnées

Gestionducycledeviedocumentaire

PHASEDE

REALISATION

ͲRapportdeparamétrage

techniqueetfonctionnel

ͲProcéduredetests

techniquesetfonctionnels

ͲSynthèsedestestsréalisés

ͲGuidesutilisateurs

Installation&

paramétrage delabasede test

Ajustements

TESTS

Miseen

production (Basede production)

VALIDATION

=RECETTE

ACCOMPAGNERLECHANGEMENT•Communiquer

•Mobiliser •IdentifierlesacteursͲclés

Favoriseraumaximuml'utilisationdel'outil

Choixd'unoutil:méthodologie

CONCLUSION

•L'objectifd'untelprojetn'estdoncpasd'acquérirunoutil MAISderépondreàdes besoinsprécis grâceàunoutil. •Meneruneréflexionconcertée ensuivantuneméthodologierigoureuse.•Nepasoublier: •lesrôlesdesdifférentsacteurs duprojet,delastratégieàl'opérationnel. •deplanifier lesétapesduprojet•lamiseenplacedesmoyensfinanciersethumains.

POURALLERPLUSLOIN...

BIBLIOGRAPHIE

Ouvrages:ͲLagestionélectroniquedocumentaire;JeanͲYvesPrax &SimonLarcher;2004;Dunod ;ISBN2100078917ͲLe

managementdel'informationdansl'entrepriseͲversunevisionsystémique;ChristianeVolant;2002;ADBSeditions ;ISBN2843650631

Autres:ͲGEDopensourceͲLivreblancSmile ;ThomasChoppy &Nicolas

RichetonͲLogiciel:cheminerverslebonchoixͲArchimag Guidepratiquen°43" Choisirseslogiciels »;HélèneZysman &ThomasChoppy

POURDONNERUNCOUPDEPOUCE

QUESTIONS?

quotesdbs_dbs28.pdfusesText_34

[PDF] [PDF] La gestion de la documentation - RESINFO

Quel sont les étapes de la GED ?

Quels sont les différents types de GED ?

Les différentes catégories GED

Comment monter un projet d'archivage ?

Comment mettre en place un système d'archivage électronique ?

Lagestiondeladocumentation

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Gainenefficience

Gainensatisfactiondesutilisateurs

Lesétapesàconsidérer?

Vérification,approbation

Classement

Enregistrement,Stockage

Miseàdisposition-

Diffusion

Miseàjour(modification)

Archivage,Destruction

CréationͲIdentification

Miseàjour-Gestiondes

Versions

VérificationͲ

Approbation

Classement-

Diffusion-Miseà

ArchivageͲ

Cycledevied'undocument

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Bonnespratiques

Précisionssur:

Bonnespratiques

A/Management

Elaboration:travailcollaboratif?

Collecte

Systèmed'information

Diffusion/consultation

Méthodesdecollected'infos:

Questionnaires

Analysedesinformationscollectées

Contraintestechniques

Contraintesnormativesouréglementaires

Délaisetplanning

D'AVANTͲ

PROJET

Besoinsfonctionnels

Organisationactuelle:

Modedeclassement?

Règlesdenommage?

Existencedeprocédures

Objectifs

Stratégiques?Managériaux

Contenusàgérer:

Types?Volumétrie?

Formats?Nature?...

Flux:workflow,cycle

Typed'utilisateurs:

Connus/inconnus?

Choixd'unoutil:méthodologie

Démos,versiond'évaluation,

Unoutilquifaittoutouplusieursoutils?

D'AVANTͲ

PROJET

ͲEtudedefaisabilité

ͲSynthèsedes

ͲSynthèsedes

ͲSynthèsed'étatdu

Choixd'unoutil:méthodologie

Applications

Portail

Recherche

Archivage

Record

Collaboratif

Bureautique

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Archives(SAE)

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