[PDF] Mise en place dune méthodologie de gestion documentaire au sein

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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS

INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION

MEMOIRE pour obtenir le

Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD

Niveau

I présenté et soutenu par

Ludovic DESAUBRY

le 16 novembre 2009 La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques Etude de faisabilité réalisée pour le centre de documentation des Arts Décoratifs

Jury composé de :

Véronique SEVESTRE

Promotion XXXIX

Remerciements

Je tiens à remercier Véronique Sevestre et Michèle Jasnin pour leur accueil chaleureux au centre de documentation des musées des Arts Décoratifs. J'adresse également mes remerciements à Séverine Denys et à Ana Parodi qui m'ont accordé un peu de leur temps pour répondre à mes questions et partager leur expérience. Enfin je remercie vivement toute l'équipe pédagogique de l'INTD, et particulièrement Nadia Raïs pour ses judicieux conseils et ses encouragements au cours de la préparation et de la rédaction de ce mémoire. La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques.

Desaubry Ludovic - 2009 Page 2 / 218

Table des matières

La dématérialisation........................................................................ ........................12

1.1 Définitions et principes........................................................................

....13

1.2 Les étapes clés de la dématérialisation...................................................15

1.3 Les contraintes liées à la spécificité des documents numériques.........19

1.4 La mise en place d'un projet : méthodologie, gestion de projet, freins

La Gestion Electronique de Documents.................................................................25

2.1 Définitions et principes........................................................................

....26

2.2 La mise en place et les enjeux d'une GED.............................................29

2.3 Les étapes de la chaîne de traitement du document..............................31

2.3.1 L'acquisition numérique .................................................................31

2.3.2 Le formatage........................................................................

.............37

2.3.3 Le traitement........................................................................

............41

2.3.4 L'indexation........................................................................

..............45

2.3.5 Le stockage........................................................................

................49

2.3.6 La recherche........................................................................

.............52

2.3.7 La consultation........................................................................

.........53

2.3.8 La diffusion........................................................................

...............55

2.4 L'offre logicielle de GED........................................................................

.56 Les dossiers documentaires au centre de documentation des musées des Arts

3.1 Présentation des Arts Décoratifs..................................

...........................60

3.1.1 L'institution........................................................................

..............60

3.1.2 Le musée de la Publicité ..................................................................60

3.1.3 Le centre de documentation des musées des Arts Décoratifs.......61

La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques.

Desaubry Ludovic - 2009 Page 3 / 218

3.1.4 La documentation de la publicité ...................................................62

3.2 L'analyse de l'existant........................................................................

.....64

3.2.1 Les dossiers thématiques de la publicité........................................64

3.2.2 La chaîne documentaire ..................................................................65

3.2.3 Recensement de l'existant et typologie des dossiers thématiques de

la publicité........................................................................ .................................66

3.2.4 Recensement de l'existant et typologie des dossiers dans les autres

.........................69

3.2.5 L'initiative d'un dépouillement électronique de certains

périodiques à l'aide du logiciel Mobytext......................................................70

3.3 Analyse de contenus de boîtes d'archives..............................................72

3.4 L'inadéquation des logiciels Mobydoc pour la gestion de dossiers

thématiques dématérialisés ........................................................................

.........77

3.5 L'analyse des besoins et les bénéfices attendus.....................................80

3.5.1 Amélioration du produit documentaire et du service aux

.................................81

3.5.2 Réduction de la consommation de papier......................................81

3.5.3 Gain de place ........................................................................

............82

3.5.4 Gain de temps........................................................................

...........83

3.5.4.1 Alimentation des dossiers : lecture et dépouillement du

périodique, numérisation physique des pages, découpage numérique de l'article, indexation des articles, métadonnées, classement et rangement des documents........................................................................ .......................83

3.5.4.2 Impact sur le temps passé à renseigner les consultants internes 89

3.5.4.3 Impact sur le temps passé à renseigner le public extérieur.........89

3.5.5 La pérennité du fonds numérisé, et la question du stockage

physique des données........................................................................ ...............91

3.5.6 La gestion des processus, ou " workflow ».....................................93

3.5.7 L'abolition des contraintes spatiales, et de nouvelles formes de

collaborations et d'échanges entre les conservateurs et les documentalistes 95

3.5.8 L'opportunité d'un désherbage et d'une redécouverte du fonds

............................96 La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques.

Desaubry Ludovic - 2009 Page 4 / 218

3.5.9 Garantir la sécurité de la partie du fonds documentaire ayant une

très grande valeur de rareté........................................................................

....96

3.6 Comptes rendus des entretiens av

ec les documentalistes des autres .............................98

3.6.1 Compte rendu de l'entretien avec la documentaliste responsable

de la documentation de la mode et du textile.................................................98

3.6.2 Compte rendu de l'entretien avec la documentaliste responsable

de la documentation du 20

ème

siècle (le design, les créateurs, le bijou, la céramique) ........................................................................ ..............................102

3.6.3 Compte rendu de l'entretien avec la documentaliste responsable

de la documentation Art nouveau Art déco.................................................104

3.6.4 Compte rendu de l'entretien avec la documentaliste responsable

de la documentation du 17

ème

et du 18

ème

3.7 Préconisations techniques complémentaires........................................107

3.7.1 En matière de scanner ...................................................................107

3.7.1.1 Le choix du meilleur segment de scanners..................................108

3.7.1.2 La technologie des capteurs : généralisation des CCD en matière

de GED........................................................................ ................................109

3.7.1.3 Les caractéristiques fondamentales.............................................109

3.7.1.4 Logiciel d'acquisition fourni et pilotes standardisés..................112

3.7.2 En matière de logiciel de GED......................................................112

3.7.2.1 L'architecture de la solution........................................................113

3.7.2.2 L'administration de la solution....................................................113

3.7.2.3 Le gestionnaire de base et

les capacités de stockage..................114

3.7.2.4 La déclinaison de l'interface utilisateur......................................114

3.7.2.5 Une configuration multi-utilisateurs...........................................115

3.7.2.6 La question de la sécurité et le cryptage.....................................117

3.7.2.7 Un outil de création de plan de classement.................................117

3.7.2.8 Le bulletinage ........................................................................

........117

3.7.2.9 Le standard XML (eXtensible Markup Language) pour

l'échange de données, et la souplesse offerte par la Déclaration de Type de Document (DTD)........................................................................ ...........117 La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques.

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3.7.2.10 La problématique de la migration des langages d'indexati

on documentaire et des métadonnées............................................................118

3.7.2.11 L'utilisation des codes à barres..................................................120

3.7.2.12 La formation aux nouveaux outils.............................................120

3.7.2.13 L'évolutivité comme critère de choix de la solution.................120

3.8 Les contraintes et les stratégi

es de la dématérialisation.....................122

3.8.1 La numérisation rétrospective du stock des dossiers thématiques

de la publicité........................................................................ ..........................122

3.8.1.1 Contraintes et spécificités techniques liées à la dématérialisation

3.8.1.2 Organisation et planification de la dématérialisation

rétrospective du stock........................................................................ ........127

3.8.1.3 Cas d'une dématérialisation rétrospective en interne...............127

3.8.1.4 Cas d'une dématérialisation par un prestataire en externe......128

3.8.2 Le contexte d'un musée, et le prestige du support......................130

3.8.3 S'abonner aux versions électroniques de certains périodiques .131

3.8.4 La perspective d'une ouverture plus large au public externe....132

3.9 Une démarche qualité, des indicateurs de qualité...............................134

3.10 Les aspects juridiques du projet...........................................................137

3.10.1 Le droit de reproduction ..............................................................137

3.10.2 Les dernières modifications apportées au " droit de

reprographie »........................................................................ ........................139

3.10.3 Les " panoramas de presse » de la documentation publicité ....142

3.10.4 Les aspects juridiques des panoramas de presse électroniques 144

Bibliographie ........................................................................ ..................................153

Annexe 1 : Numérisation et numériseurs.........................................................161

Annexe 2 : Les supports de stockage................................................................167

Annexe 3 : Présentation de l'offre logicielle EverSuite...................................168 Annexe 4 : Extrait de la liste des publications dont le CFC gère les droits pour les reproductions et représentations numériques............................................178 La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques.

Desaubry Ludovic - 2009 Page 6 / 218

Annexe 5 : Organigramme des Arts Décoratifs ..............................................179 Annexe 6 : Le guide de bonne conduite de l'Aproged....................................180 Annexe 7 : Extrait du plan de classement des dossiers thématiques de la Annexe 8 : La structure des boîtes d'archives.................................................184 Annexe 9 : Comparaison entre un système de GED et un SAE.....................188

Annexe 10 : Tests de numéri

sation et tests OCR ............................................189

Répertoire des sigles utilisés........................................................................

..........217 La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques.

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Introduction

La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les techniques.

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Les continuels progrès technologiques accélèrent sans cesse le développement et la prédominance de ce que l'on nomme communément la "société d'information", au coeur de laquelle se trouvent tous les centres de documentation. Dans le cadre d'une utilisation exclusivement en interne, ou au contraire d'une mise à disposition pour un public extérieur, de nombreux centres de documentation constituent des dossiers documentaires afin de pouvoir répondre à des besoins d'informations. Apparus à la fin du 19

ème

siècle, leur élaboration occupe aujourd'hui encore une place centrale dans le

travail des documentalistes, qu'il s'agisse de dossiers outils - régulièrement tenus à jour pour

répondre aux besoins permanents des usagers - ou de dossiers produits - élaborés sur mesure pour répondre à la demande précise d'un usager particulier. Non seulement le développement rapide du numérique et l'avènement des nouvelles technologies de l'information et de la communication n'ont pas remis en cause la fonction et la finalité de ce produit documentaire - qui reste plus que jamais d'actualité et dont les formes sont désormais encore plus variées -, mais ils ont permis surtout de lui apporter une forte valeur ajoutée.

Alors que la plupart des centres de documentation sont déjà informatisés, tous ceux qui sont

dotés de logiciels documentaires n'ont pas encore numérisé leur fonds de dossiers documentaires. Néanmoins, un grand mouvement de numérisation est en marche, et les projets de dématérialisation fleurissent actuellement. Parmi les raisons qui expliquent ce progressif mais régulier passage des dossiers papier au dossiers électroniques, on citera en tout premier lieu l'évolution rapide et importante de la Gestion Electronique de Documents (GED) et de toutes les technologies associées, permettant de travailler efficacement sur des documents en texte intégral, de mettre en placequotesdbs_dbs13.pdfusesText_19

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