[PDF] Comment la dématérialisation des documents papier peut vous

View - Download Comment la dématérialisation des documents papier peut vous

Previous PDF

Next PDF

*****RGPD :

Comment la dématérialisation

des documents papier peut vous aider à appréhender le RGPD ?

Livre blanc

Introduction 3

1. Les 7 principes du RGPD

5

2. Le meilleur moment pour la collecte de la donnée papier

7

3. Les outils de dématérialisation, éléments indispensables à

la mise en conformité 9

4. Le registre de traitement comme preuve

14

5. Les 7 avantages concrets des procédés numériques

15

Résumé

17

Alaris au service de la transformation digitale

18

Sommaire

2

Introduction

La nouvelle réglementation de l'UE sur la

protection des données (RGPD*) est entrée en vigueur le 1er mai 2018. Elle assure des règles uniformes concernant la protection des données personnelles. Les mois précédents l'entrée en vigueur du règlement, les principes de protection des données ont parfois été traités de manière secondaire, par manque de sanctions et de cadre concret. Les règles sont désormais

établies et les conséquences pour les

entreprises qui ne respectent pas cette politique de confidentialité sont connues.

Depuis mai 2018, en cas de non-conformité,

l'autorité de surveillance peut en effet appliquer plusieurs sanctions, dont une amende allant jusqu'à 4% du chiffre d'affaire annuel.

Si aucune donnée à caractère personnel

n'est concernée, le RGPD n'intervient pas. Le sens du terme " données personnelles » est cependant très large. Il comprend par exemple des informations telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de plaque d'immatriculation, mais également l'adresse

IP d'une personne. Il suffit que l'information

soit simplement assignée à une personne pour que cette dernière puisse être identifiée.

Ainsi, chaque entreprise devra se conformer

à la mise en oeuvre du RGPD, le non-respect

de ce règlement étant passible de sanctions sévères.

Le RGPD concerne non seulement les données

numériques mais également les données papier.

Une des complexités de ce sujet concerne le

type de supports concernés. Si la notion de donnée numérique nous vient tout de suite

à l'esprit, il est important de noter que les

documents papiers sont également concernés par le RGPD. Et, c'est une partie beaucoup plus difficile à cartographier : documents de candidature, formulaires de commandes, demande de prêts, contrats, cartes de visite ou même de simples blocs-notes sont des exemples parmi tant d'autres de documents contenant de la donnée personnelle.

Par ailleurs, de nombreux processus sont

parfois exclusivement réalisés sur papier, et cela en fonction du niveau de transformation digitale de la structure et de sa sensibilité au numérique. Ainsi, les données sur les employés, les feuilles de présence, les factures ou les contrats clients ne sont pas épargnés par le RGPD.

Cela fait plusieurs années maintenant que de

plus en plus d'entreprises s'engagent dans des phases de dématérialisation et transfèrent leurs données sur des serveurs ou dans les services Cloud. Et ce pour deux raisons :

Le stockage de fichiers prend beaucoup de place

et représente un certain coût à long terme

La structuration des données

*RGPD : règlement européen sur la protection des données 3

Prérequis pour la mise en place d"une

structuration de données

Le RGPD nécessite de traiter aussi bien les

données numériques que les données papier.

Il est donc essentiel de se poser les bonnes

questions : • Quels documents contiennent des données personnelles ?

Qui a accès à ces documents ?

Comment retrouver ces documents ?

On s'aperçoit rapidement qu'il est difficile de répondre concrètement à ces questions dans le cadre de processus papier. Un système de rangement, aussi détaillé et clair qu'il soit, peine à répondre aux nouvelles lignes directrices sur la sécurité des données.

Les quatre interrogations qui suivent mettent

en exergue des risques pour lesquels la dématérialisation peut être une solution efficace.

Quels documents contiennent des données

personnelles ?

Un curriculum vitae, un certificat de maladie

ou une demande de congé, etc. : on trouve des données personnelles dans les documents officiels de l'entreprise, qui sont soumis à une protection spécifique. Les sociétés doivent savoir quels documents contiennent des données sensibles et les considérer comme confidentiels. Ainsi, pour les entreprises où la relation client est au cœur des activités, on pense par exemple à des demandes de prêts ou des documents relatifs

à la santé : le panel est large.

Qui a accès à ces documents ?

Il est difficile de protéger les renseignements confidentiels quand ils sont sur papier et la plupart des entreprises ne sont pas toujours en mesure d'en contrôler l'accès. En effet, il se peut que plusieurs personnes de l'entreprise puissent consulter ces données. Ces accès physiques deviennent alors encore plus difficiles à répertorier.

Comment retrouver ces documents ?

Sur la base du "droit à l'oubli» (art. 17 RGPD), il est possible pour le client de demander la suppression de ses données. Cela ne peut se faire que si les entreprises savent où les données relatives à la personne sont stockées.

Les documents papier sont généralement

archivés selon la date de réception ou le type de document, et non par contenu.

En plus de ces contraintes, l'article 20 du

RGPD " droit à la portabilité des données » constitue un autre exemple de règle complexe

à mettre en œuvre : une personne a le droit

d'emmener ses données personnelles dans le cadre d'un changement de fournisseur. Le cas échéant, une entreprise doit donc mettre à disposition toutes les données relatives au client sous un format structuré, commun et lisible.

Vers quelles sortes d"outils faut-il donc

se tourner ?

La solution consiste à migrer vers

des processus numériques afin de faciliter l'implémentation du RGPD. Dans le cas contraire, il serait plus complexe de respecter les règles strictes de la protection des données. Ceux qui numérisent des documents papier peuvent mieux protéger, gérer et contrôler les informations. La numérisation est donc la première étape vers la conformité. Elle passe par le choix du scanner et plus précisément d'un scanner intelligent, puisqu'il pourra être couplé d'un logiciel de capture qui viendra alimenter le suivi et le bon fonctionnement de la GED, connu aussi sous le nom de gestion électronique des documents.

Les outils de captures vont permettre de lire et

de traiter vos données de façons intelligentes et sécurisées afin de les indexer et les classer au sein de votre organisation. 4

1. Les 7 principes du RGPD

Le RGPD peut être résumé en 7 principes clés.

Ces 7 principes ont différentes pertinences

pour le processus de numérisation et de collecte des données :

1 •

Légalité, traçabilité, consentement

volontaire, transparence 2

Limitation de la finalité

3

Minimisation des données

4

Exactitude

5

Limitation de stockage

6

Intégrité et confidentialité

7

Responsabilité / obligation de rendre

des comptes Le principe 1 - Légalité, traçabilité, consentement volontaire, transparence

L'échange avec un individu souhaitant avoir

des informations sur ses données doit être compréhensible, sans ambiguïté et en accord avec les principes de bonne foi.

Derrière ce principe se cachent le droit

à l'information, d'accès à l'information et

à l'autodétermination (Il faut comprendre

par le terme d'autodétermination, le fait que votre interlocuteur ait le droit de décider par lui-même ce que vous pouvez faire de ses données).

Il faut donc utiliser des outils en pensant

" protection des données ». Cela signifie que même lors de la planification d'un projet (par exemple, la création ou refonte de la salle de courrier), les processus et le choix du matériel ainsi que des logiciels (hardware/ software) doivent être conformes aux directives du RGPD. En outre, la protection des données doit déjà être définie dans la norme " par défaut », et ne peut être activée ou désactivée qu'à l'initiative de l'opérateur.

Le principe 2 - Limitation de la finalité

Il décrit l'affectation des données. Elles ne peuvent être utilisées qu'à des fins déterminées, explicites et légitimes. Par exemple si vous récoltez un mail pour envoyer un document, vous ne pouvez pas réutiliser cette adresse mail pour autre chose, une campagne commercialequotesdbs_dbs21.pdfusesText_27

[PDF] LOGICIEL DOCUMENTAIRE PMB TUTORIEL A L'USAGE DES ELEVES ET DES ENSEIGNANTS

[PDF] LOGICIELS LIBRES ET OUVERTS. Convention de licence libre de l administration québécoise

[PDF] Logistique (approvisionnement & technique)

[PDF] Logistique et achats Dans le cadre d un GHT

[PDF] LOGOTYPE. Experts-Comptables. CHARTE D APPLICATION Septembre 2010. de l Ordre des CHARTE D APPLICATION LOGO DE L ORDRE DES EXPERTS-COMPTABLES 1

[PDF] LOI 400.02 sur l enseignement obligatoire (LEO)

[PDF] Loi d orientation sur les activités physiques et sportives Contribution du Cnajep

[PDF] Loi d'application d'application du code de procédure civile suisse (LACPC) du 11 février 2009

[PDF] Loi de Financement de la sécurité sociale pour 2014

[PDF] Loi de programme 67-1174 du 28 Décembre 1967 relative à la restauration des monuments historiques et à la protection des sites

[PDF] Loi du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l emploi

[PDF] Loi fédérale sur l Assurance suisse contre les risques à l exportation

[PDF] Loi modifiant la Loi sur la protection du consommateur et la Loi sur le recouvrement de certaines créances

[PDF] LOI N 08/010 DU 07 JUILLET 2008 FIXANT LES REGLES RELATIVES A L ORGANISATION ET A LA GESTION DU PORTEFEUILLE DE L ETAT

[PDF] Loi n 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l allègement des démarches administratives ;