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BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION 1

MODE OPERATOIRE

CIEL

GESTION COMMERCIALE

VERSION EVOLUTION

BTS PME PMI

BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION

2Table des matières

D'après le référentiel BTS PME PMI

Présentation du logiciel...........................................................................................................3

Gestion du dossier proprement dit......................................................................................4

Savoir Ouvrir Ciel Gestion commerciale.............................................................................4

Savoir restaurer son travail. ................................................................................................5

Savoir Ouvrir la société exemple ......................................................................................10

Savoir paramétrer le dossier..............................................................................................11

Savoir paramétrer les données de références (exercice comptable)....................................13

Savoir créer une famille de produits..................................................................................14

Savoir Saisir et modifier les fiches articles, clients, fournisseurs.......................................16

Savoir saisir des articles................................................................................................16

Savoir créer les représentants........................................................................................19

Savoir créer des clients .................................................................................................20

Savoir créer des fournisseurs.........................................................................................23

Savoir gérer les conditions de remise................................................................................25

Savoir créer des remises par famille d'articles...............................................................25

Savoir créer des remises par articles..............................................................................26

Savoir gérer les remises pour un client..........................................................................26

Savoir gérer les remises sur les factures. .......................................................................27

Savoir créer et modifier les tables annexes........................................................................28

Savoir paramétrer la TVA.............................................................................................28

Savoir modifier le mode de règlement...........................................................................29

Savoir modifier le tarif par famille................................................................................30

Gestion commerciale au quotidien.....................................................................................31

Savoir créer, modifier, supprimer les approvisionnements, bons de commandes, réception,

Savoir gérer les achats de l'entreprise. ..........................................................................31

Le bon de commande................................................................................................31

Le bon de réception...................................................................................................34

La facture..................................................................................................................36

Savoir gérer les ventes de l'entreprise...........................................................................39

Le devis ou proforma................................................................................................39

La commande ...........................................................................................................40

Le bon de livraison....................................................................................................41

La facture..................................................................................................................42

Savoir transformer un devis client en facture ....................................................................45

Savoir modifier, supprimer les ventes, commandes, bons de livraisons, factures...............46

Savoir éditer des factures simples .....................................................................................50

Savoir consulter l'état de suivi des stocks. ........................................................................51

Savoir éditer l'état de sur stockage................................................................................51

Savoir mettre à jour les stocks (le réapprovisionnement)...............................................53

Savoir éditer un bon de livraison, de commande, une facture............................................55

Savoir attribuer des réductions pour chaque produit..........................................................57

Savoir attribuer une réduction globale client ou au pied de la facture................................58

Savoir ajouter un commentaire .........................................................................................58

Savoir exporter des écritures vers un logiciel comptable. ..................................................60

BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION 3

Présentation du logiciel

Ciel gestion commerciale permet de gérer les relations entre l'entreprise, ses fournisseurs et ses clients. Il s'agit en fait d'une base de données d'information commerciale sur laquelle il est possible de faire des traitements et d'éditer divers documents. La base initiale est composé de 4 fichiers principaux : Clients, articles, fournisseurs, représentants. Les traitements possibles sont : Facturation, gestion stocks, statistiques diverses et suivi clients. Il est alors possible d'éditer des documents commerciaux standards (voir ci dessous) Pour utiliser Ciel gestion, il faut nécessairement créer un nouveau dossier pour l'entreprise

que l'on souhaite gérer, paramétrer ce dossier et les différents fichiers de bases (tables).

Fichiers Clients

Fichiers des familles

et des articles

Fichier des

fournisseurs

Fichier des

représentants

Facturation

Suivi des stocks

Statistiques

Suivi des clients

Factures

Traites

Avoirs

Relevés de factures

Devis

Mouvements de stocks

Statistiques par produit

Statistiques par client

Statistiques par vendeur

Liste des règlements

Bordereaux de remise

Relevés de compte

Fichiers de Base Traitement Documents imprimés

BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION 4

Gestion du dossier proprement dit

Savoir Ouvrir Ciel Gestion commerciale

Pour lancer Ciel gestion commerciale, cliquez sur Démarrer, Programmes, Ciel et valider.

La fenêtre suivante apparaît :

Puis le mot de passe est demandé : VALID

BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION 5

Savoir restaurer son travail.

Pour restaurer son travail il est nécessaire :

- De créer une nouvelle société - De restaurer le travail dans cette nouvelle société Pour créer une nouvelle société, dans ciel gestion commerciale

Menu Dossier, Nouveau

Vous obtenez la fenêtre suivante :

Saisissez le mot de passe : VALID et cliquez sur ok.

Vous obtenez :

et cliquez sur ok. Le répertoire de la société se crée sur la station de travail.

Exemple : TEST01

Saisissez ici le nom de la

société,

Attention deux sociétés

ne peuvent avoir le même nom BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION

6Vous obtenez la fenêtre suivante :

Cliquez sur oui ou non cela n'a pas d'importance. Cela signifie que vous reprenez ou pas les

coordonnées de référencement auprès de la société CIEL au moment de l'installation du

logiciel.

Vous obtenez la fenêtre suivante :

Cliquez sur annuler, nous ne saisissons aucune information dans cette société, notre objectif est de restaurer le travail de l'étudiant et donc les coordonnées de la société. Le bandeau indique que vous êtes dans la société TEST01 Nous allons restaurer le travail de l'étudiant :

Menu, Dossier, restauration

BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION

7Vous obtenez la fenêtre suivante :

Répondez oui, car il est nécessaire de fermer la société, pour pouvoir restaurer le travail de

l'étudiant.

Vous obtenez :

Tapez le mot de passe : VALID et cliquez sur ok.

Vous obtenez :

On sélectionne le fichier BACKUP.ahc et cliquez sur ouvrir. Attention : BACKUP.AHC peut être aussi une sauvegarde de Ciel Paye.

L'emplacement est généralement

le répertoire P : sur le réseau de l'établissement.

On recherche un fichier

BACKUP.AHC

BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION

8Vous obtenez :

Cliquez sur Ok, la fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur ok, (le logiciel parle de disquette, aujourd'hui la plupart des fichiers sont stockés sur disque dur, pas de problèmes). Vous obtenez la fenêtre de confirmation suivante :

Vérifiez que la date de sauvegarde correspond à la date annoncée par l'élève pour son travail.

Cliquez sur restaurer, et vous obtenez :

Cocher appliquer à tous, et

cliquer sur NON BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION

9Cliquez sur NON, car sinon vous générez des règlements automatiques de facture, ce qui

entraîne des écritures de règlements qui perturbent la cohérence des cas proposés par les

étudiants.

Vous obtenez une fenêtre de ce type.

Vous pouvez maintenant interroger sur le travail de l'étudiant. La barre de titre est la suivante :

La société test01 est restaurée, vous pouvez visualiser le contenu du dossier de l'étudiant en

cliquant par exemple sur le menu, Achats, commandes.

Fermez

cette fenêtre. BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION 10

Savoir Ouvrir la société exemple

Si l'étudiant n'est pas arrivé à ouvrir sa société, il faut l'interroger sur la société Exemple.

Menu, Dossier, ouvrir,

Tapez le mot de passe : VALID.

Vous obtenez la fenêtre suivante.

Choisissez la société Exemple et cliquez sur OK. La société s'ouvre. La barre de menu est la suivante :

Vous pouvez commencer l'interrogation.

BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION 11

Savoir paramétrer le dossier

Le paramétrage consiste à saisir :

- les coordonnées de l'entreprise - son immatriculation au RCS - les codes de bases (numéro de compte...) - les numérotations des pièces - les références bancaires. Normalement, le travail est fait au moment de la création de la société.

Menu, paramètres

Si l'on clique sur l'onglet immatriculations, on obtient la fenêtre suivante :

Adresse, date

d'exercice, taux de TVA sur le port BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION

12Sur l'onglet Codes bases

Questions possibles :

Combien de clients possède cette entreprise : 14, car l'incrémentation est automatique

Combien de fournisseurs : 4

Combien de dépôt : 1 seul.

L'onglet codes pièces nous amène à la fenêtre suivante : Il est possible de modifier les noms des pièces comptables : Exemple : Fournisseurs, factures au lieu de FA0002 on peut mettre FF002 : facture fournisseurs L'onglet banque nous amène à la fenêtre suivante :

Ces informations permettent d'émettre les règlements fournisseurs, ou de gérer les règlements

clients. BTS AGPME - Ciel Gestion commerciale (mai 2005) - Pierre TASSION 13 Savoir paramétrer les données de références (exercice comptable)

Menu : Dossier, paramètres,

quotesdbs_dbs7.pdfusesText_13

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