[PDF] Guide sur le processus de Dépôt Electronique de la Facture

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Plateforme de Gestion Intégrée de Dépense

Guide sur le processus de

Dépôt Electronique de la Facture

Plateforme de Gestion Intégrée de Dépense

BOUCHRA.FADILI@tgr.gov.ma

02/05/2019

2

Introduction

Suite ă l'entrée en vigueur le 02 Mai 2019 du Décret n°2.19.184 modifiant et complétant le Décret

n°2.16.344 du 22 juillet 2016 fixant les délais de paiement et les intérêts moratoires relatifs aux

commandes publiques et par lequel est consacré le dispositif de dépôt électronique des factures, le

présent guide a pour objectif de décrire les étapes relatives au dépôt électronique des factures et

documents d'attestation du serǀice fait, notamment les attachements ou la note d'honoraires

d'architecte ou les rapports et documents pour les marchés de service portant sur les études et de

publique et le maitre d'ouǀrage. 3

Sommaire

I. Phase de dépôt électronique de la facture (Chez le fournisseur) : ...................................................... 4

1.1/Authentification du titulaire (Fournisseur) : ................................................................................. 4

1.2/ Choix du contrat : ......................................................................................................................... 4

1.3/ Dépôt de la facture ...................................................................................................................... 6

II. Etude du Dossier de paiement déposé électroniquement Chez le maitre d'ouǀrage : ................... 13

2.1/ Consultation du Dossier de paiement Déposé : ........................................................................ 13

2.2/ Refus de dépôt électronique du Dossier de paiement : ............................................................ 15

2.2.1ͬChez le maitre d'ouǀrage : ................................................................................................... 15

2.2.2/Chez le titulaire : .................................................................................................................. 16

2.3ͬ La Suspension d'un Dossier de paiement-Dépôt électronique : ................................................... 17

2.3.1ͬChez le maitre d'ouǀrage : ....................................................................................................... 17

2.3.2/Chez le titulaire : .................................................................................................................. 18

2.4ͬ La Reprise d'un Dossier de paiement-Dépôt électronique : ......................................................... 19

2.4.1/Chez le titulaire : ...................................................................................................................... 19

2.4.2ͬChez maitre d'ouǀrage͗ ............................................................................................................ 22

2.5/ Suspendre à nouveau un Dossier de paiement après rectification-Dépôt électronique : ............ 24

2.5.1ͬChez maitre d'ouǀrage͗ ........................................................................................................ 24

2.5.2/Chez le titulaire: ................................................................................................................... 25

III/Certification du Dossier de paiement-Dépôt électronique: ............................................................. 25

3.1/Signature électronique du Dossier de paiement déposé (Document en format PDF) : ............. 25

3.2/Certification du Dossier de paiement-Dépôt électronique (Document en format PDF) : .......... 26

3.2.1ͬ Chez maitre d'ouǀrage͗ ....................................................................................................... 26

3.2.2/ Chez le titulaire: .................................................................................................................. 29

4 I. Phase de dépôt électronique de la facture (Chez le fournisseur) :

1.1/Authentification du titulaire (Fournisseur) :

1-> Saisir le Login

2-> Saisir le PW

1.2/ Choix du contrat :

Après authentification du fournisseur(Titulaire), son tableau de bord s'affiche comme suit :

3 -> Liste affichant le nombre de tout type de contrat concernant le Fournisseur (Titulaire),

5

4-> Si le contrat est un marché, Cliquer sur le lien " marchés » pour accéder à la liste des marchés :

5-> Cliquer sur le numéro du marché concerné par le dépôt, pour accéder à la liste des dossiers de

paiement qui lui sont attachés et déposer le Dossier de paiement (Facture, Attachement ou note

d'honoraire). Exemple : on va choisir au niveau de ce guide le marché n°2/2019 dont le type de Dossier de paiement est " Facture »;

6-> Le titulaire peut accéder au marché concerné via le menu de la recherche

multicritère " Rechercher » ou la liste des dernières actions: 6

1.3/ Dépôt de la facture

7->Cliquer sur ce lien " Dossiers de paiement » pour accéder à la liste des dossiers de paiement

attachés à ce marché :

8-> Cliquer sur le bouton "Déposer» pour créer un nouveau Dossier de paiement (déposer sa

facture), la fenêtre ci-dessous affiche " La liste type Dossier de paiement » selon le type de la

dépense (Facture, Attachement, Note d'honoraire ), dans notre edžemple c'est " Facture » :

9->Cliquer sur " Facture», la fenêtre ci-dessous s'affiche :

7

9-> Saisir les référneces du Dossier de paiement ;

10-> La date de dépôt est la date du systéme au moment de la saisie ;

11-> Saisir l'objet du Dossier de paiement ;

12-> Cliquer sur le bouton " Parcourir» pour joindre la (es) pièce (s) à déposer en format PDF

NB1 : La signature de la pièce à joindre en format PDF (Facture, Attachement ou Note d'honoraire)

sera faite hors système GID (En local pour le fournisseur ou le maitre d'ouǀrage sur Adobe Acrobat

Reader DC). Ce qui veut dire que le fichier chargé sur la plate-forme sera au préalable signé

électroniquement.

Ainsi , après remise du certificat au porteur par Barid eSign , ce dernier va procéder à la signature

niveau de GID-Fournisseur, il doit : D'abord signer et cachĠter manuelllement sa facture (Attachament ou Note d'honoraire) Puis apposée via une clé Cryptoghraphyque de Barid eSign( Certificat classe 3) sa signature numérique avant de la déposer au niveau de la plateforme GID-Fournisseur

NB2 : Voir le guide du mode opératoire de la signature électronique via un Certificat Barid eSign

Classe 3

NB3 : Le Titulaire ne peut déposer un Dossier de paiement par voie électronique que : Si la date de signature de la commande publique choisie est supérieure ou égal (>=) à la date du 2 mai 2019 Si le montant de ladite commande publique est supérieur ou égal (>=) au montant de 5M Dhs HT.

accéder au Dossier de paiement déposé et vérifier que la signature électronique est apposée. Pour

8

ce faire, voir le guide du mode opératoire pour la vérification de la signature électrnique sur un

document PDF.

13-> Saisir toute observation liée à la pièce jointe au niveau du champ " Description »

14-> Cliquer sur le bouton "Ajouter» ( le titumaire a la possibilitĠ d'ajouter plusieures piğces)

15-> Le systéme affiche un bloc recaputilatif sur le fichier joint et donne la possibilité de le supprimer

en cas d'erreur ou autre : 9 Si le titulaire omet de joindre la facture , le systéme affiche le message :

16-> Cliquer sur "Enregistrer», le message ci-dessous s'affiche :

10

17-> Après avoir fermé cette fenêtre, le Dossier de paiement dĠposĠ s'affiche ă l'Ġtat ͨ En cours De

Dépôt » :

18-> Cliquer sur " Modifier» pour modifier la saisie initiale du Dossier de paiement en cas d'erreur

ou autres

19-> Cliquer sur " Confirmer» pour confirmer le dépôt définitif du Dossier de paiement

NB5 : Une fois le titulaire clique "Confirmerͩ, il n'y a plus de possibilitĠ pour changer aucune

Le compteur du dĠlai de 30 jours pour la constatation du serǀice fait, prĠǀu ă l'article 5 du

décret, se déclenche à compter de la date de dépôt qui est la date du système. 11

20-> Le Dossier de paiement s'affiche ă l'Ġtat ͨ Déposé »

21-> Cliquer sur " Afficher Détail séjour » pour consulter le détail de séjour du Dossier de paiement

22-> Cliquer sur " Afficher pièces jointes» pour les consulter

titulaire) : 12 13 II. Etude du Dossier de paiement déposé électroniquement Chez le

2.1/ Consultation du Dossier de paiement Déposé :

Après authentification du maitre d'ouǀrage (MO), le lien " dossiers de paiement ͩ s'affiche au niǀeau

de son tableau de bord : en cliquant sur ce lien, les Dossiers de paiements issus des deux voies de dépôt " normale » et " électronique ͩ s'affichent.

24-> Cliquer sur le lien " Dossier de paiement », le système affiche deux listes de Dossier de

paiement : une liste de dépôt par voie normale et une liste de dépôt par voie électronique (Dossier

par état) :

25-> Au niveau de la liste du " Dossiers de paiement par état- Dépôt électronique », Cliquer sur

" Déposé », la fenêtre ci-dessous s'affiche : 14

26-> Le système affiche la liste des dossiers de paiement ă l'Ġtat ͨ Déposé » ;

27-> Cliquer sur " Facture», la fenêtre ci-dessous s'affiche:

28-> Cliquer sur " Consulter », pour consulter la facture déposée (Attachement ou Note

d'Honoraires)

Lors de cette phase , le maitre d'ouǀrage peut soit ͨ Refuser », " Suspendre » ou " Certifier » le

Dossier de paiement déposé par voie électronique. 15

2.2/ Refus de dépôt électronique du Dossier de paiement :

30-> Cliquer sur le lien "Refus de dépôt », l'Ġcran suiǀant s'affiche :

33-> Le refus de dépôt électronique de la facture par le MO doit être motivé, ce dernier doit choisir

un motif de rejet parmi les motifs énumérés dans la liste déroulante lors de refus d'un Dossier de

paiement déposé. Le titulaire procède dans ce cas à un nouveau dépôt.

34-> La date de refus de dépôt est la date du système

35-> Cliquer sur le lien de la liste déroulante du " type de motif de dépôt » et saisir le motif de refus

de dépôt

36-> Cliquer sur " Initialiser » pour modifier le type et le motif de refus

37-> Cliquer sur " Ajouter » pour ajouter un autre type de motif de refus de dépôt électronique de la

facture 16

38-> Cliquer sur " Confirmer», pour confirmer la non acceptation de dépôt électronique de la

facture : le Dossier de paiement s'affiche au niǀeau du tableau de bord du titulaire ă l'Ġtat " Annulé

dépôt »

2.2.2/Chez le titulaire :

Au niveau du tableau de bord du titulaire, le Dossier de paiement s'affiche ă l'Ġtat ͨ Annulé

dépôt » :

39-> Cliquer sur " Mes dossiers déposés »

40-> La liste des Dossier de paiement déposés électroniquement s'affiche :

41-> Cliquer sur " " Annulé dépôt » », la liste des Dossier de paiement à l'état " Annulée dépôt »

s'affiche : 17 Le titulaire procède dans ce cas à un nouveau dépôt électronique.

2.3/ ƒ 3—•"‡•‹‘ †ǯ— Dossier de paiement relatif au dépôt

électronique :

rectifications, il suspend le délai de certification relatif au Dossier de paiement pour rectification en

déclenchant le compteur du Titulaire.

32-> Cliquer "Suspendre rectification», la fenêtre suiǀante s'affiche :

42-х La date d'enǀoi de la demande de rectification au Titulaire est la " Date du système » ;

43-> Saisir la référence de la correspondance (référence de la demande de rectification ou tout autre

document que le maitre d'ouǀrage enǀoie au titulaire) ;

44-> Saisir l'objetͬmotif de la demande de rectification ;

45-> Cliquer sur " Parcourir» pour joindre le document objet de rectification ou la demande de

rectification ;

46-> Saisir une description de la pièce, objet de la demande de rectification

18

47-> Cliquer sur " Ajouter», le système affiche un bloc des pièces jointes :

48-> Cliquer sur " Confirmer» l'Ġtat du Dossier de paiement passe à "Suspendu pour rectification»,

le compteur du titulaire est déclenché et le compteur du maitre d'ouǀrage est suspendu , la fenêtre

ci-dessous s'affiche :

2.3.2/Chez le titulaire :

Au niveau du tableau de bord du titulaire, le Dossier de paiement s'affiche ă l'Ġtat ͨ Suspendu Pour

Rectification » :

49-> Cliquer sur " Mes dossiers déposés »

50-> La liste des Dossiers de paiement déposés électroniquement s'affiche :

19

électronique :

2.4.1/Chez le titulaire :

Le Dossier de paiement est suspendu pour demande de rectifications par le MO, le titulaire doit

procéder aux rectifications nécessaires est reprendre par la suite le délai de certification du Dossier

de paiement.

Au niveau de son tableau de bord, le Dossier de paiement s'affiche ă l'Ġtat " Suspendu Pour

Rectification » :

51-> Cliquer sur "Suspendu pour rectification» pour afficher la liste des Dossier de paiement à l'Ġtat

"Suspendu pour rectification» :

60-> Cliquer sur "Facture», le Dossier de paiement s'affiche ă l'Ġtat ͨSuspendu pour rectificationͩ :

20

61-> Cliquer sur le lien " Afficher pièces jointes » pour consulter tous les échanges concernant les

pièces déjà envoyées;

62-> La date de reprise est la date du système

63-> La date de la reprise retenue est la date règlementaire retenue par le système (Cette date est

calculée automatiquement, elle est affichée juste pour les marchés de travaux, les marchés de

fourniture et les contrats d'architecte) ;

NB 6 : Si le type de dépense est un marché de travaux, de fourniture ou de contrat d'architecte et si

le dĠlai ĠcoulĠ depuis la date d'enǀoi de la demande de rectifications au titulaire du marché dépasse

15 jours, comme prévu au niveau du CCAG-T, la date de reprise retenue est celle du 16ème jour à

compter de la date d'enǀoi de la demande de rectification.

Pour les autres types des dépenses concernées par le décret N° 2-16-344 du 22 juillet 2016 fixant les

délais de paiement et les intérêts moratoires relatifs aux commandes publiques, modifié et complété

par le Décret n°2.19.184 par lequel est consacré le dispositif de dépôt électronique des factures, qui

est entré en vigueur le 02 Mai 2019, la date de reprise retenue est celle de la date effective de

reprise.

64-> Cliquer sur " Parcourir » pour joindre la pièce rectifiée aprğs l'aǀoir signé et cacheté

manuellement et apposer votre signature électronique

65-> Saisir une description de la pièce objet de la rectification ou toute autre description liée à la

rectification

66-> Cliquer sur " Ajouter », un bloc récapitulatif des piğces jointes s'affiche :

21

68-> Cliquer sur " Reprendreͩ, l'Ġtat du Dossier de paiement passe à "Repris rectification», le

compteur du maitre d'ouǀrage est repris, la fenêtre ci-dessous s'affiche :

NB 7 : Si le type de dépense est un marché de travaux, de fourniture ou de contrat d'architecte et si

le dĠlai ĠcoulĠ depuis la date d'enǀoi de la demande de rectification au titulaire du marché dépasse

15 jours, comme prévu au niveau du CCAG-T :

La date de reprise retenue est égale au 16ème jour ă compter de la date d'enǀoi de la demande de

rectifications, Le titulaire n'aura plus la main pour procĠder ă la reprise de ce Dossier de paiement Le Dossier de paiement est affiché automatiquement au niveau du tableau de bord du maitre d'ouǀrage ă l'Ġtat ͨ Repris rectification » Le maitre d'ouǀrage procède à la reprise du Dossier de paiement

Un lien d'alerte ͨ Dossier de paiement dont le délai réglementaire de 15 j a été dépassé »

s'affiche au niǀeau du tableau de bord du maitre d'ouǀrage concernant les Dossier de paiements

non repris à terme ( le titulaire ne les a pas repris en respectant le délai de 15j) pour que le

maitre d'ouǀrage procède à leurs reprises 22

Son tableau du bord s'affiche comme suit :

58->Cliquer sur le lien " Dossier de paiement », le système affiche la liste de Dossier de paiement en

cours de traitement (Dossier par état) :

70->Cliquer sur " Repris rectification», la fenêtre ci-dessous s'affiche :

71--> Cliquer " Facture » , la fenêtre suiǀante s'affiche :

23

72-> Cliquer sur " Afficher pièces jointes» pour consulter les pièces rectifiées;

73-> Cliquer sur " Imprimer ͩ pour imprimer l'accusé de dépôt électronique ;

Le maitre d'ouǀrage a l'une des deudž actions suiǀantes ă prendre :

74-> Suspendre à nouveau le Dossier de paiement déposé pour demande de rectifications en cas de

nouvelles erreurs ou informations à complétées ;

75-> Certifier le Dossier de paiement déposé si les demandes de rectifications sont satisfaites,

24

2.5/ Suspendre à nouveau un Dossier de paiement après rectification-

Dépôt électronique :

74-> Cliquer sur " Suspendre Rectificationͩ, l'Ġcran suiǀant s'affiche :

25

Suivre les mêmes étapes décrites lors de la première suspension de ce Dossier de paiement.

2.5.2/Chez le titulaire:

Suivre les mêmes étapes de la 1ére reprise du Dossier de paiement pour reprendre à nouveau ce

Dossier de paiement.

III/Certification du Dossier de paiement relatif au dépôt électronique:

3.1/Signature électronique du Dossier de paiement déposé (Document en

format PDF) :

Le maitre d'ouvrage procède d'abord au téléchargement dudit Dossier de paiement (dernière

version à certifier) et l'enǀoie aux autres parties prenantes pour signature électronique (architecte,

Il charge par la suite ce Dossier de paiement (signé électroniquement par les parties prenantes) au

niveau du système GID après avoir apposé lui aussi sa signature électronique. NB 8 : La signature du document joint en format PDF (Facture, Attachement ou Note d'honoraire)

sera faite hors système GID (En local par les parties prenantes sur Adobe Acrobat Reader DC). Elle

sera apposée via une clé Cryptographique de Barid eSign( Certificat classe 3). NB 9 : Voir le guide du mode opératoire de la signature électronique d'un document PDF via un

Certificat Barid eSign Classe 3.

26

3.2/Certification du Dossier de paiement relatif au dépôt électronique

(Document en format PDF) :

Une fois le titulaire satisfait toutes les rectifications demandées par le MO, il reprend le Dossier de

" Repris rectification » :

85-> Cliquer sur " " Repris rectification ͩ, l'Ġcran suiǀant s'affiche :

86-> Cliquer sur " " Factureͩ, l'Ġcran suiǀant s'affiche :

87-> Lors de la constations du service fait et avant de cliquer sur " Certifier », le maitre d'ouǀrage

procğde d'abord au tĠlĠchargement dudit Dossier de paiement (dernière version à certifier) et

l'enǀoie aux autres parties prenantes pour signature électronique (Architecte, Maitrise

Il charge par la suite ce Dossier de paiement (signé électroniquement par les parties prenantes) au

niveau du système GID et ce après avoir apposé lui aussi sa signature numérique : 27

88-> Cliquer sur " Certifier ͩ, l'Ġcran suiǀant s'affiche :

89-> la date de certification effective est la date du système

90-> La date de certification retenue est la date réglementaire retenue par le système (Cette date est

calculée automatiquement une fois le délai atteint 30j)

réglementaire de 30 jours (à compter de la date du dépôt en prenant en compte les éventuelles

suspensions et reprises entre le maitre d'ouǀrage et le titulaire) est dĠpassĠ et affiche la date

réglementaire qui va être retenue comme date de constatation du service fait .

91->Cliquer sur " Parcourir » pour charger le document PDF (Facture , Attachement ou Note

d'honoraires) cotĠ plateforme une fois signĠ électroniquement par toutes les parties prenantes y

compris le maitre d'quotesdbs_dbs43.pdfusesText_43

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