Guide daccompagnement pour lorganisation dun événement
De même il est important d'établir un budget prévisionnel des dépenses et des recettes de l'événement. évènement. • à un autre (exemple du camping au site ...
Lyne e Brancha aud QUE DOIT T CONTENIR UN BUDGET T D
Inscriptions supplémentaires à des activités — par exemple lors d'un événement de plusieurs jours des invités pourraient se joindre aux participants pour
BUDGET PREVISIONNEL DE LA MANIFESTATION
61 / 62 Autres charges externes. 6110 - Sous-traitance générale. 6130 - Locations (matériel-équipement …) 6150 - Entretien et réparations.
RÉALISER UN BUDGET PRÉVISIONNEL
décisions pour ne pas faire exploser votre budget (par exemple en limitant le nombre de participants à votre événement). Parallèlement au déroulement de
S14 - Liste des tâches incontournables à la préparation dun
✓ établir le budget. ✓ définir les objectifs : que va apporter cet événement aux actions prévues à la dynamique engagée ? quelles seront les suites
LIGNES DIRECTRICES POUR LES ÉVÉNEMENTS
Modèle d'un budget d'événement l'annexe E pour un exemple de budget. - Les états financiers de l'entreprise ...
Réaliser un projet en communication événementielle.
7 févr. 2017 ❑ Evénement: Exemple d'un conducteur très simple (cf. Jézéquel P ... ⇨ 7.2) Le budget (dépenses et recettes). ⇨ Annexes. ⇨ Bibliographie.
Que doit contenir un budget dévénement ?
Par exemple le budget d'une réunion annuelle d'actionnaires est habituellement à perte (car ce type d'événement n'engen- dre pas de revenus). En revanche
formulaire dedemande de subvention subside pour un evenement
O Budget prévisionnel (exemple en annexe). O Relevé d'identité bancaire. Documents Exemple de budget pour un événement. DEPENSES. 1. Frais administratifs. €.
Check-list (3) Lorganisation détaillée dun événement*
événement) par exemple : ▫ Amélioration de la connaissance
PROJET EVENEMENTIEL : FestiBiathlon
Finalisation du budget et de la demande de subvention à la mairie. Réalisation du dossier. Festi'Biathlon. Page 10. M1 Métiers de la Montagne –
Elaborer et suivre un budget
particulière à venir (un événement par exemple) un état prévisionnel des dépenses et des recettes. Il existe 3 types de budgets : - Le budget de
Guide daccompagnement pour lorganisation dun événement
sur trois exemples d'événement un stand évolutif de présentation d'une association
Nom du client Nom de lévénement Lieu de lévénement Date de l
Ce budget : • est à valider poste par poste suite à repérage définitif technique et/ou logistique. • est valable sur la base du nombre de participants
S14 - Liste des tâches incontournables à la préparation dun
Établir un budget. Réserver le lieu où se tiendra l'événement l'éco-conception des outils de communication (exemples : suppression des aplats de ...
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Inscriptions supplémentaires à des activités — par exemple lors d'un événement de plusieurs jours des invités pourraient se joindre aux participants pour
Réaliser un projet en communication événementielle.
7 fév. 2017 Définition: La communication événementielle … ... 5) Besoins et budget ... Evénement: Exemple d'un conducteur très simple (cf.
FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION
Veuillez joindre un budget prévisionnel pour l'événement. Si vous n'en disposez pas vous trouverez en annexe un exemple avec les différents postes.
RECHERCHE DE PARRAINAGE ET DE SPONSORS
d'un évènement auquel l'entreprise est associée. EXEMPLE Un dossier doit en conséquence présenter un budget prévisionnel équilibré.
Check-list (3) Lorganisation détaillée dun événement*
De quel budget disposez-vous pour l'événement ? Points à considérer Si par exemple vous organisez une session de formation
Management de projets évenementiels - Numilogcom
Le Tour de France sans doute le plus connu organisé par la société Amaury Sport Organisation (ASO) représente un budget de plus de 100 mil-lions d’euros plusieurs mois de repérage des étapes de négociation avec les sponsors les collectivités etc Chacune de la vingtaine d’étapes de la Grande boucle est à elle seule un événement : barrer
Evènementiel - economiegouvfr
Soutien actuel aux événements ayant un budget supérieur à 30 000$ (niveaux 1 à 4) SACL • 20 fêtes festivals et événements récurrents: 922 000$ en argent et valeur de 722 000$ en services Incluant Bal de Neige en coproduction –400 000$ en argent et valeur de 150 000$ en services
2 mission Étape 3 Réalisation d’un budget évènementiel
Voici une liste de dépenses qu’on retrouve habituellement dans le budget d’un projet événementiel : • Location d’espace ou de salles — coût de la location d’espace ou de salles pour la tenue d’une exposition d’une activité de conférences etc • Frais de participation — par exemple les frais de jeu demandés par un
Élaboration d’un budget détaillé du projet
Pour le modèle petit budget Beyond the Net Indiquez vos éléments budgétaires spécifiques comme suit : Contractuel Il doit inclure toute aide extérieure que vous engagerez pour soutenir votre projet Par exemple vous pourriez avoir besoin d’engager un expert/consul-tant externe pour animer un atelier créer des outils pour mesurer l
budGet
Voici une liste de dépenses que l’on retrouve habituellement dans le budget d’un projet événementiel : Location d’espace ou de salle – coût de la location d’espace ou de salle pour la tenue d’une exposition d’une activité de conférences etc
Guide pour l'établissement du budget d'un projet
budget en fonction de la spécificité des activités à réaliser dans son projet Les AM trouveront sur le site internet de L21 deux fichiers EXCEL contenant plusieurs feuilles Il s’agit des classeurs : Exemple de gestion budgétaire contenant les feuilles Exemple budget annuel poposant le udget détaillé d’une année
Evènementiel - economiegouvfr
Les achats d’événementiel aujourd’hui En 2016 le montant des dépenses de l'Etat s'élève à 30 millions d’eurosavec une majorité des actions réalisées au niveau national et un faible
PLAN PROJET D’UN ÉVÉNEMENTIEL - FFVoile
L’évènement choisi parles deuxgroupes: organisation d’une régate Ouvertured’uneréunionpourétablirunplanprojetd’unévénementiel Faireun tourdetable pourprésentationdesparticipants Rappelerl’objectifdelaréunion (établir leplan projetpourtel événement) Donnerle déroulement delaréunionavec timing (brainstorming pause formalisation )
3Fiche : COMMENT PRÉSENTER UN BUDGET - Smart Be
dépenses et/ou recettes qui sont liées à chaque élément Vous trouverez un canevas de budget en annexe de cette fiche Celui-ci pourra éventuellement vous servir de modèle Si le partenaire vous fournit son modèle mieux vaut le respecter pour lui donner les informations attendues
GESTION DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL INTRODUCTION - Poasson
c/ Réaliser un budget détaillé (prévisionnel et réel) à partir de l’enveloppe allouée présentant les différents postes de dépenses dédiés à la mise en œuvre de l’événement d/ Contacter des prestataires réaliser des comparatifs de devis et faire un choix en fonction du budget alloué Établir des partenariats d’images pour réduire les coûts et
Réussir l’organisation d’un événement - Fnac
VI Réussir l’organisation d’un événement © Groupe Eyrolles 3 - L’animation : choisissez les prestations qui vous correspondent
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financier maximum accordé en fonction du budget de fonctionnement de l’événement Budget supérieur à 2 M $ • Soutien financier d’un maximum de 6 du budget total de l’événement jusqu’à concurrence de 150 000 $; • Soutien logistique d’un maximum de 10 du budget total de l’événement jusqu’à concurrence de 250 000 $;
Quels sont les achats d’événementiel aujourd’hui?
- Les achats d’événementiel aujourd’hui En 2016, le montant des dépenses de l'Etat s'élève à 30 millions d’eurosavec une majorité des actions réalisées au niveau national et un faible pourcentage en région (15%). . Stratégie achat de l’Etat 2018-2021 Evènementiel Chiffre clé 30 millions d’euros de dépenses en 2016 Le marché fournisseurs
Comment présenter son budget ?
- Nous vous conseillons de présenter votre budget en équilibre (dépenses=recettes) et de préciser tous les postes qui le composent (ex. : production, rémunération, communication, etc.). Pour chaque poste, détaillez ce qu’il recou- vre (ex.
Quels sont les nouveaux acteurs de l’événementiel?
- De nouveaux acteurs sont également apparus comme les courtiers en évènementiel, les agences spécialisées dans la recherche de lieux et celles proposant des solutions numériques (salons 3D) Les objectifs de l’Etat •.Maîtriser les dépenses
Quels sont les besoins de l'organisation d'un événement?
- Ils répondent principalement à deux besoins : • une assistance pour la conception, la coordination, et le pilotage d'événements importants ; • la réalisation de prestations techniques répondant aux nécessités de l'organisation d'un événement. Une forte exigence en terme de réactivité est attendue de la part des prestataires, 31
I·Association Projets Solidaires
et la licence professionnelle " Chargé-e de projets en solidarité internationale et développement durable » Association Projets Solidaires Université Bordeaux Montaigne7 impasse Suffren Domaine Universitaire
33700 Mérignac F-33607 Pessac Cedex
Tél. 06 71 94 19 49 Tél. 05 57 12 44 44 Mail : contact@projets-solidaires.org Mail : licence-stc-amenagement@u-bordeaux3.fr 2 GUIDE AIDEA L'ORGANISATION
D'UN EVENEMENT ASSOCIATIF
EN AQUITAINE
AIDE METHODOLOGIQUE
COMMUNICATION
GESTION ET LOGISTIQUE
REGLEMENTATION ET SECURITE
EVALUATION
3SOMMAIRE
UTILISATION DU GUIDE 5
PARTIE 1 : AIDE METHODOLOGIQUE 6
FICHE OUTIL 1 : POURQUOI ? POUR QUI ? QUOI ? 7
FICHE CAS PRATIQUE 1 FICHE ACTION 8
ACTION 1 WORLD CAFE 9
ACTION 2 PARCOURS DEAMBULATOIRE 12
ACTION 3 STAND EVOLUTIF 16
FICHE CAS PRATIQUE 2 CADRE LOGIQUE 18
ACTION 1 WORLD CAFE 19
ACTION 2 PARCOURS DEAMBULATOIRE 20
ACTION 3 STAND EVOLUTIF 22
FICHE CAS PRATIQUE 3 AVANTAGES / INCONVENIENTS 23
ACTION 1 WORLD CAFE 24
ACTION 2 PARCOURS DEAMBULATOIRE 25
ACTION 3 STAND EVOLUTIF 26
FICHE OUTIL 2 : QUAND ? OU ? AVEC QUOI ? AVEC QUI ? 27 FICHE CAS PRATIQUE 4 REPRESENTATION VISUELLE DES ACTEURS 28 FICHE CAS PRATIQUE 5 CALENDRIER DES MANIFESTATIONS 30 FICHE CAS PRATIQUE 6 PLANIFICATION DES ACTIVITES 32 FICHE CAS PRATIQUE 7 REPERTOIRE DES ASSOCIATIONS EN AQUITAINE 34PARTIE 2 : COMMUNICATION 35
FICHE OUTIL 3 : PLAN D'ACTION DE COMMUNICATION 36
FICHE OUTIL 4 : IMPRESSION FLYERS ET AFFICHES 37
FICHE OUTIL 5 : REPERTOIRE IMPRIMEURS RESPONSABLES 38FICHE OUTIL 6 : COMMUNIQUE DE PRESSE 39
PARTIE 3 : GESTION ET LOGISTIQUE 40
FICHE OUTIL 7 : ACCES ET TRANSPORTS 41
FICHE OUTIL 8 : ACCESSIBILITE DES PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP 42FICHE OUTIL 9 : EQUIPEMENT 43
FICHE OUTIL 10 : REPERTOIRE FOURNISSEURS 44
FICHE OUTIL 11 : ALIMENTATION 45
FICHE OUTIL 12 : REPERTOIRE ALIMENTATION 46
FICHE OUTIL 13 : GESTION DES DECHETS 47
FICHE OUTIL 14 : REPERTOIRE GESTION DES DECHETS 48 4PARTIE 4 : REGLEMENTATION ET SECURITE 49
FICHE OUTIL 15 : DEMARCHES AVANT LA MANIFESTATION 50 FICHE OUTIL 16 : DEMARCHES PENDANT LA MANIFESTATION 51 FICHE OUTIL 17 : DEMARCHES APRES LA MANIFESTATION 52FICHE OUTIL 18 : REGLEMENTATION VENTE BOISSONS 53
FICHE OUTIL 19 : REGLEMENTATION VENTE ALIMENTATION 54 FICHE OUTIL 20 : REGLEMENTATION LOTERIE / TOMBOLA 56FICHE OUTIL 21 : REGLEMENTATION BROCANTE 57
FICHE OUTIL 22 : REGLEMENTATION SPECTACLE 58
FICHE OUTIL 23 : REGLEMENTATION SACEM 60FICHE OUTIL 24 : REGLEMENTATION PUBLICITE 61
FICHE OUTIL 25 : REGLEMENTATION SECURITE 63
FICHE OUTIL 26: REPERTOIRE DIVERS 64
FICHE OUTIL 27 : FINANCEMENT 65
PARTIE 5 : EVALUATION 66
FICHE OUTIL 27 ͗ BILAN DE l'ECO-RESPONSABILITE 67FICHE OUTIL 28 : QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION 68
FICHE OUTIL 29 : TABLEAU D'AIDE A L'EVALUATION D'UNE ACTION 69ANNEXES
FICHE ACTION VIERGE 70
CADRE LOGIQUE VIERGE 72
FICHE AVANTAGES / INCONVENIENTS VIERGE 73
5UTILISATION DU GUIDE
Ce guide a pour objectif de venir en appui à toute personne souhaitant organiser un événement
associatif. Il présente des pratiques à suivre pour inscrire l'Ġǀğnement dans une dĠmarche Ġco-
Des fiches outils dĠcriǀent chacune des Ġtapes de la conception et de l'organisation d'un ĠǀĠnement,
les questions à se poser et les écueils à éviter.Pour illustrer ces conseils, des fiches cas pratiques sont associées aux fiches outils. Elles se basent
sur trois edžemples d'ĠǀĠnement, un stand Ġǀolutif de prĠsentation d'une association, un World-Café
et un parcours déambulatoire. Ces fiches sont accompagnĠes d'edžplications permettant de
fournis par les fiches outils. méthodologique, Communication, Gestion et logistique, Réglementation et Evaluation.Cette structuration permet au lecteur de suivre de manière chronologique les différentes étapes ou
de trouǀer directement l'information dont il a besoin. 6PARTIE 1 : AIDE METHODOLOGIQUE
Dans cette première partie, vous trouverez des outils, conseils et techniques pour concevoir un évènement
associatif. Trois edžemples d'actions ǀous seront dĠcrits afin d'illustrer la dĠmarche utilisĠe. Les actions
pensées ont pour objectif de développer la notoriĠtĠ d'une association. Dans cet edžemple, il s'agit d'une
World Café
Le world café est un processus créatif. Il vise à faciliter un dialogue entre des acteurs, un partage de
connaissances et d'idĠes dans une ambiance conǀiǀiale, en ǀue de crĠer un rĠseau d'Ġchanges et
réseau de partenaires d'une association.Parcours déambulatoire
Cette manifestation est conçue pour donner une visibilitĠ des projets d'une association, aǀec la
de mutualisation des compétences. Ce parcours déambulatoire est imaginé dans un parc public.
association partenaire présentant une thématique commune (environnement, économie sociale et
solidaire, développement économique durable, tourisme solidaire, etc.)Pour faciliter la déambulation du public sur tous les stands, un jeu de piste avec énigmes est mis en
place. Pour rendre accessible la manifestation au grand public et mettre en valeur le patrimoine participatives sont organisés.Stand évolutif
existantes comme les semaines de la solidarité internationale, du microcrédit, etc. Le concept est de
réaliser un stand constamment en mouvement et qui attire le regard, avec un jeu présentant lesprésentation est composé de panneaux qui sont masqués, pour aǀoir une impression d'un stand
vide, ce qui interpelle les passants. Lorsque des passants posent des questions, le jeu leur est
proposé afin de leur faire découvrir ce que votre association propose. Chaque case du jeu représente une des actions de votre association. Chaque étape du jeu a un 7FICHE OUTIL N°1 : POURQUOI ? POUR QUI ? QUOI
Objectif : POURQUOI ?
Un événement est organisé pour répondre à un besoin prĠcis de l'association. Il est indispensable en
pertinent, un événement doit prendre la forme la plus adéquate pour atteindre un résultat voulu.
plusieurs activités ne présentant pas nécessairement de cohérence entre elles. Un tel événement risque de
un seul pleinement.Il peut s'agir d'un objectif :
¾ De cohésion interne ͗ fĠdĠrer et motiǀer les membres et les amis de l'association.
¾ De notoriété : accroître la notoriété et la ǀisibilitĠ de l'association sur un territoire donnĠ.
¾ Financier ͗ augmenter les ressources de l'association.Public Cible : POUR QUI ?
Là encore, il est important de se concentrer sur une cible prioritaire.Choix des activités : QUOI ?
rĠfledže d'imitation. Dans le cadre d'un ĠǀĠnement liĠ ă la solidaritĠ internationale et ă l'inter-culturalité, il
est recommandĠ d'ġtre ǀigilant sur les actiǀitĠs choisies afin de ne pas tomber dans l'ĠǀĠnement ͨ carte-
postale », véhiculant des clichés sur les cultures concernées et les réduisant à des aprioris déjà solidement
ancrĠs dans l'imaginaire collectif. 8FICHE CAS PRATIQUE N°1 : FICHE ACTION
Voici trois fiches décrivant dans le détail les trois actions pensées pour développer la notoriĠtĠ d'une
association. En annexe, vous trouverez une trame vierge de ce document. Il est utilisé en amont du
projet.La rĠdaction d'une fiche action permet de construire son dĠroulement, les lieudž et partenaires
envisagés et de définir les moyens humains, matériels et financiers.Il vous faudra définir :
- Le titre du projet - Le libellĠ de l'action - Les responsables - La description et nature de l'action - Le public cible - Le format de l'action - Les moyens - Les résultats attendus - Le processus de réalisationLa fiche action vous permet de dresser un état des lieux pour concevoir votre évènement et de vous
assurer d'aǀoir pensĠ ă chacune des Ġtapes de l'organisation. 9FICHE ACTION 1 - WORLD CAFE
Titre du projet Projet d'appui pour le dĠǀeloppement de la ǀisibilitĠ de l'association auprğs d'un public sensibilisĠ ă la Solidarité Internationale
et au Développement Durable en Aquitaine Libellé de l'action Organiser un world café Responsable Responsabilité Equipe Organisatrice / Associationéchange et une synergie entre les participants dans une atmosphère conviviale et décontractée.
Format de l'action Les participants sont répartis par groupe de 6 maximum autour de tables rondes. Un animateur par table mène le débat et
Résultats attendus Susciter l'intĠrġt du public participant pour les projets de l'association.
10Processus de réalisation Etat des lieudž des moyens de l'association : moyens humains, matériaux, financiers.
Définir les questions/thèmes
Processus de réalisation Exemple de thématique ͗ L' ENGAGEMENTComment conǀaincre la jeune gĠnĠration de s'engager ? Quel moyen pour mutualiser les efforts des bénévoles ? (échanges de
bénévoles ?) Comment partager son expérience de bénévoles ? Comment valoriser son expérience de bénévoles ? Comment dynamiser
le territoire tissu associatif ?Réalisation des outils de communication
à partir du 2e Worldcafé utiliser les comptes-rendus des actions précédentes comme support de
communicationCommunication après : réaliser un compte-rendu du Worldcafé - diffuser le compte rendu aux participants.
construire le prochain débat à partir des réponses.Outils d'Ġǀaluation de l'objectif (qualitatifs/quantitatifs) : le public est-il bien un public sensibilisé à la SI ? question - " êtes-vous
11Humains
Equipe Organisatrice
1 médiateur par table
1 référent projet à l'association
1 référent - animateur action(s)
1 référent ressource du lieu
1 bénévole pour communication (flyer)
Matériels
Lieu avec équipement
micro-sono table stand association (нǀente d'objets н edžposition de l'association + illustration des projets) rétroprojecteur ( ?) papiers-stylosFinanciers
Communication
Valorisation du bénévolat
ActiǀitĠs gĠnĠratrices de reǀenus lors de l'action :Boite à dons
Fiche adhésion sur les tables
Vente d'objets (tissus, porte-clés, etc)
Structures et acteurs
impliqués Documents de suivi Calendrier des événements de SICommentaires Retombée sous-jacente с s'inscrire dans la ǀie locale - se faire connaitre des propriĠtaires des lieudž. L'association participe à la
dynamique du territoire.PossibilitĠ d'atteindre l'objectif secondaire de nouveaux financements et de nouvelles ressources humaines
12FICHE ACTION 2 - PARCOURS DEAMBULATOIRE
Titre du projet Projet d'appui pour le dĠǀeloppement de la ǀisibilitĠ de l'association auprğs d'un public sensibilisĠ ă la Solidarité Internationale
et au Développement Durable en Aquitaine Libellé de l'action Organiser un parcours déambulatoire Responsable Responsabilité Equipe Organisatrice / AssociationNature de l'action
Présentation des thématiques en lien aǀec les actions de l'association : environnement (lutte contre la déforestation,
pays d'interǀention de l'association) Fil conducteur : jeu de piste avec énigmes à trouver sur les stands tout au long du parcoursRésultats attendus Susciter l'intĠrġt du public participant pour les projets de l'association.
Processus de réalisation Etat des lieux des moyens humains, financiers et techniques de l'association mobilisables
Elaborer un partenariat aǀec les diffĠrentes associations retenues pour la mise en place de l'ĠǀĠnement
Identification des lieux possibles, puis démarches administratives (déclaration, autorisation mairie et préfecture)
13Processus de réalisation Réaliser des outils de communication : invitation réseaux sociaux, presse, réseau de communication mairie, affiches, flyers
Destinataire communication : RADSI, maison des associations, services de coopérationStands thématiques développement durable, solidarité internationale à mettre en place le jour même en collaboration avec
l'association partenaire ͗ Le principe des stands est de permettre au public de s'informer sur les prġts solidaires, dĠforestation,
Jeu de piste pour inciter le public à aller à tous les stands thématiques, prévoir un animateur référent du jeu de piste.
sécuriséeStand restauration : proposer à prix abordable des plats cuisinés sur les foyers améliorés (pourquoi ne pas faire appel à un
cuisinier professionnel qui serait bénévole ?)Mise en place de sanitaires (toilettes sèches) : endroit stratégique, faire appel à une association pour le mettre à disposition qui
pourra faire de la sensibilisation autour de leur utilisation Mise en place d'un point premier secours : Faire appel à une association habilitéeCommunication après la journĠe͗ RĠaliser et diffuser le compte rendu audž partenairesͬ organisation d'un bilan conǀiǀial aǀec les
tickets ă l'entrĠe du parc), interǀiew de personnes pour saǀoir si ils sont sensibilisĠs ă la SI et comment ils ont pris connaissance
de l'ĠǀĠnementOutils d'Ġǀaluation de notre objectif (qualitatifs/quantitatifs) : adhésions, prêts solidaires, éventualité de partenariat avec
quotesdbs_dbs9.pdfusesText_15[PDF] exemple budget film
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