[PDF] Un exemple concret de plan de formation

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Un exemple concret

de plan de formation d"une association du secteur non marchand 1

Processus et résultats

A quoi ressemble un plan de formation ?

L"exemple repris en complément de la boîte à outils vous permet de réfléchir à votre manière de mettre les choses en place. Il ne s"agit pas d"un modèle à copier : aucun modèle n"est transposable tel quel d"une association à une autre, pour des raisons de taille, de localisation, de relations interpersonnelles... Néanmoins, c"est une bonne source d"inspiration. Comment cette association a-t-elle pu mettre en place dans un délai raisonnable un plan de formation de qualité ? Il y a sûrement un grand nombre de réponses mais nous avons particulièrement pointé des facteurs qui favorisent le succès d"une démarche plan de formation : - une excellente complémentarité direction/référent-formation ainsi que le fait que la direction et le référent-formation aient suivi une formation d"initiation à l"élaboration d"un plan de formation et sollicité un accompagnement par un professionnel ; - le fait que le référent-formation ait un temps de travail précis dans la semaine consacré à cette démarche et qu"il soit sensibilisé à la formation d"adultes ; - un souci de communication avec tous les travailleurs . Nous avons rendu le document anonyme pour des raisons évidentes de confidentialité. Nous remercions chaleureusement l"équipe pour ce précieux document. Si vous aussi vous avez des documents à partager, nous les recevrons volontiers pour les mettre à disposition d"autres.

1 Cet exemple appartient à la boîte à outils (voir fiche 23 Rédiger le plan de formation) pour

l"élaboration d"un plan de formation, développée par l"asbl APEF, voir sur www.apefasbl.org, rubrique Plan de formation. 2

Table des matières

Résumé de la démarche 3

Annexe 1 : Présentation de la procédure à l"équipe 6 Annexe 2 : Candidature pour le groupe de pilotage 8

Annexe 3 : Rapport de la 1

ère réunion du groupe de pilotage (étapes 1 et 2) 9 Annexe 4 : Inventaire des formations suivies précédemment 11 Annexe 5 : Rapport de la 2ème réunion du groupe de pilotage (suite étape 2) 14 Annexe 6 : Grilles de repérage des besoins en compétences 17

Annexe 7 : Rapport de la 3

ème réunion du groupe de pilotage (avant-projet de plan) 25 Annexe 8 : Plan de formation (programmation) 26 Annexe 9 : Fiche des formations suivies 34 3

Résumé de la démarche

Elaboration du plan de formation continuée du personnel 2007-2009

1. Contexte

Notre association est un service résidentiel accueillant des personnes handicapées quelque part en Wallonie... Elle compte une trentaine de travailleurs : majoritairement des éducateurs/trices, mais aussi du personnel administratif, social, technique (ouvriers) et de direction.

2. Objectifs en matière de formation dans notre association

Nous avons choisi de nous inscrire dans cette démarche de plan de formation dans un souci d"améliorer la qualité de notre service. Les objectifs généraux assignés en interne sont les suivants : - mettre les différents intervenants sur un même niveau de compétences - mettre en évidence les manques, les besoins et y remédier - amener une remise en question de chacun à son niveau

3. Méthodologie poursuivie

Tout d"abord, la direction et la psychologue ont suivi une formation à l"élaboration du plan de

formation proposée par l"APEF en 2006. La fonction de référent formation a été attribuée à la

psychologue en collaboration avec la direction.

En début d"année 2007, une information a été faite aux membres du personnel en réunion

d"équipe ou individuellement pour les membres du personnel administratif et ouvrier. Il leur a

été expliqué les raisons de l"élaboration du plan de formation, les différentes étapes et le

travail du groupe de pilotage (voir en annexe 1).

Pour composer le groupe de pilotage, il a été demandé aux membres du personnel de

déposer leur candidature en la motivant. En tout, trois éducateurs et la logopède se sont

proposés, mais, parla suite, une éducatrice a retiré sa candidature car son régime horaire

diminuait à mi-temps.

Le groupe de pilotage est donc composé de la référente formation, la directrice, le chef-

éducateur, la logopède et deux éducateurs (annexe 2 : candidature pour le groupe de pilotage).

Nous avons fait appel au service d"un accompagnateur extérieur pour nous guider dans les

différentes étapes du plan de formation. Trois réunions de travail du groupe de pilotage ont

été organisées : le 20 mars, 17 avril et le 5 juin 2007. La première réunion a permis de présenter le canevas de l"intervention d"accompagnement,

de réaliser la première étape qui consistait en un état des lieux du cadre de l"organisation, et

d"effectuer la deuxième étape qui est la définition des besoins en compétences à partir de

l"évolution de l"environnement et du projet institutionnel (rapport en annexe 3).

Entre-temps, la référente formation a procédé au relevé des formations suivies en 2005 et

2006. Une série de constats ont été faits. Chaque année un budget-temps de 650 heures est

consacré à la formation. L"ensemble des éducateurs est au moins concerné par une formation

collective par an. Le personnel administratif et ouvrier, ainsi que la logopède (dans la

particularité de sa fonction), n"ont suivi, par contre, aucune formation. Il y a eu davantage de formations individuelles suivies en 2006. Les formations suivies ont été organisées pour la majorité " en inter » (en choisissant dans des catalogues, hors site donc, avec intervenant

4extérieur). Les deux formations collectives sont " en intra » (sur site avec intervenant

extérieur) (annexe 4). La deuxième réunion du groupe de pilotage a permis de dégager des besoins en

compétences pour l"équipe éducative et d"établir un calendrier pour la consultation de

l"ensemble du personnel (rapport en annexe 5). Nous avons élaboré une grille de repérage de besoins en compétences pour les éducateurs et une autre grille pour les ouvrières. Chacun

devait évaluer sa maîtrise dans la compétence citée sur une échelle de 1 à 4. Cette grille a été

expliquée en réunion d"équipe du 4 mai. La référente formation a vu individuellement ceux

qui n"étaient pas présents, ainsi que le personnel ouvrier. Pour le personnel avec une fonction

spécifique, nous avons établi un simple tableau à remplir en fonction de leurs besoins en formation (annexe 6).

Une synthèse a été établie pour repérer les compétences évaluées insuffisantes par

l"ensemble de l"équipe. Trois besoins ont ainsi pu être dégagés : - prévention, compréhension et intervention au niveau de la vie affective et sexuelle - élaboration des projets pédagogiques individuels - connaissances des différents types de handicap. Au niveau individuel, certains ont formulé des demandes spécifiques par exemple : informatique, théâtre, alimentation équilibrée, langage non-verbal, etc.

Il ressort également un intérêt d"avoir une réflexion sur le rôle de chacun face à la famille et

pour les domaines de la sécurité et du secourisme. Lors de la réunion d"équipe du 25 mai 2007, les membres présents ont pu s"exprimer face aux résultats. Chacun a pu exprimer son accord avec ceux-ci. L"équipe a constaté qu"au

fil des années, plusieurs outils ont été utilisés pour réaliser les PPI, mais qu"ils ont été

abandonnés alors qu"ils semblent répondre aux manquements. Il semblerait qu"une réflexion à

ce sujet soit nécessaire. Concernant une formation possible sur la vie affective et sexuelle, l"équipe demande une attention particulière dans le choix de l"intervenant car le sujet avait

déjà été abordé lors d"une formation mais n"avait pas apporté énormément de réponses.

Une rencontre a eu lieu avec le personnel ouvrier pour mieux comprendre l"évaluation de leurs compétences. La priorité sera donnée aux normes HACCP

2 et à l"alimentation

équilibrée.

Par ailleurs, une rencontre entre la direction, le chef éducateur, l"assistante sociale, la

psychologue, la logopède et l"hippothérapeute a permis d"échanger sur les besoins en

compétence-formation de chacun. Le 30 mai, la référente formation a travaillé individuellement avec l"intervenant

extérieur pour dégrossir le travail du groupe de pilotage face à toutes les demandes.

Ensemble, ils ont établi un premier jet du plan de formation du premier semestre 2007 au second semestre 2009. Le groupe de pilotage s"est réuni une troisième fois le 5 juin pour terminer l"avant-projet du plan de formation 2007-2009. (rapport en annexe 7)

2 L"objectif des normes HACCP (Hazard Analysis Control Critical Point, soit analyse des dangers et maîtrise

des points critiques) est d"assurer la sécurité et la salubrité des aliments en ce qui concerne les contaminations

diverses à tous les stades de la chaîne alimentaire. Pratiquement, il s"agit de réduire au maximum les risques

d"infection alimentaire et d"intoxication dans les cuisines de collectivités.

5L"avant-projet a été présenté à l"équipe éducative lors de la réunion du 15 juin. Chacun a

pu exprimer ses remarques et de nouvelles demandes sont apparues. Le plan a été présenté au

personnel d"entretien et administratif individuellement par la référent-formation.

Le plan de formation finalisé se trouve en annexe 8. La référente-formation assurera le suivi

du plan de formation en collaboration avec l"entièreté de l"équipe.

Une procédure de relevé des formations suivies va être mise en route. Une farde est à

disposition du personnel où chacun doit inscrire les formations suivies (annexe 9) et remplir une fiche d"évaluation. Il sera demandé aux personnes qui suivent une formation d"en faire

le feed-back dans le mois qui suit. Ce récapitulatif permettra d"établir plus facilement l"état

des lieux des formations au sein de l"institution et ainsi de percevoir le suivi du plan de formation. 6

Annexe 1

Présentation de la procédure à l"équipe

LE PLAN DE FORMATION

L"Awiph demande d"établir un plan de formation : Art.12. bis. S"appuyant sur le projet médico-socio-pédagogique de l"institution, le service établit un plan de formation du personnel qui s"étend au moins sur deux années.

Ce plan, construit à l"issue d"un débat entre les acteurs concernés, détermine les objectifs

poursuivis. Il décrit les liens entre l"environnement global du service, la dynamique du projet médico- socio-pédagogique et le développement des compétences du personnel.

Il définit les critères, modalités et périodicité d"évaluation de ces trois aspects.

Le but d"un plan de formation est d"élaborer un cadre de référence pour la formation

continue des travailleurs. Cette nouvelle gestion de la formation va permettre d"identifier, de valoriser et de développer

les compétences des individus et de l"ensemble de l"équipe, en tenant compte du projet

institutionnel, des besoins en formation et des demandes de chacun. Un plan de formation s"établit à partir de 7 étapes

ETAPE 1 :

- objectiver le cadre de l"organisation - procéder à une analyse organisationnelle et dresser un état des lieux de la formation au sein de l"association

ETAPE 2 :

- établir un diagnostic sur les besoins en compétences

ETAPE 3 :

- passer des besoins en compétences aux besoins en formation

ETAPE 4 :

- se concerter sur les besoins en formation

ETAPE 5 :

- opérationnaliser le plan de formation et concevoir les actions de formation

ETAPE 6 :

- mettre en oeuvre le plan de formation et les actions de formation

ETAPE 7 :

- évaluer le plan de formation et organiser le suivi des actions de formation

7Procédure de travail et répartition des rôles :

Pour mener à bien cette démarche d"élaboration du plan (collecte d"infos via large

consultation, traitement et analyse, identification de besoins, confection d"un avant-projet ...),

il est nécessaire de procéder de manière systématique et de mobiliser - selon les cas -

différentes ressources.

1. Le référent-formation

Son rôle est de créer, au jour le jour, les conditions pour que le projet puisse se dérouler au

mieux.

Il prend les contacts tant en interne qu"en externe pour faire agréer le projet, le faire avancer,

l"adapter aux circonstances....

2. Un groupe de pilotage

Le seul rôle du référent-formation n"est pas suffisant pour mener à bien ce projet. Il est

nécessaire qu"un groupe de pilotage soit créé. Ce groupe doit être constitué de membres représentatifs de l"ensemble de l"équipe.

Il sera chargé d"accompagner le référent-formation dans la gestion et la réalisation pratique du

projet : faire des suggestions, traiter et analyser l"information récoltée, relayer l"information

aux autres membres, faciliter l"accès à certaines informations, confectionner des outils sur mesure, faire des synthèses, etc. Le groupe sera aidé par un intervenant extérieur , spécialisé dans l"élaboration de plan de formation.

Il nous aidera dans les 5 premières étapes de l"élaboration. Quatre interventions de trois

heures seront prévues. L"organisation pratique sera établie avec l"ensemble des membres du groupe de pilotage.

3. Les autres membres de l"équipe

Chacun sera mobilisé à différents moments soit en réunion d"équipe, soit en consultation

individuelle par écrit ou en face à face sur différents points : formations suivies, demandes de

formation, vécu sur le terrain, avis sur l"avant-projet, etc. Nous avons donc besoin de vous tous pour mener à bien ce travail. Chacun, vous et l"équipe, pourra ainsi mobiliser, valoriser et développer davantage ses compétences pour une meilleur qualité de service.

Merci.

La Direction et le référent-formation.

8

Annexe 2

Candidature pour le groupe de pilotage

Candidature pour le groupe de pilotage " Plan de formation »

A remettre le mardi 16 janvier 07 au plus tard

NOM : PRENOM :

DATE :

Pourquoi souhaitez-vous faire partie du groupe de pilotage ?

Que pensez-vous apporter au groupe de pilotage ?

Merci pour votre candidature et votre collaboration. 9

Annexe 3

Rapport de la 1ère réunion du groupe de pilotage (20 mars 2007)

Présents : La direction, le chef-éducateur, la logopède, deux éducateurs, le référent-formation

et l"accompagnateur extérieur.

1. Présentation du canevas de l"intervention d"accompagnement

Plusieurs réunions du groupe de pilotage seront à prévoir. Entre-temps, un travail sur le plan

de formation est à prévoir également. Le tout sur deux à trois mois de travail.

2. Présentation des participants

3. Travail plus concret

ETAPE 1 : état de lieux, cadre de l"organisation ❖ Carte d"identité de l"institution

29 membres du personnel. Les fonctions : éducateurs, chef-éducateur, psychologue, assistante

sociale, logopède, psychomotricien, techniciennes de surface, secrétaire, comptable.

Evolution du métier :

- sortir du gardiennage - travail en équipe - projet individuel

DEBUT ETAPE 2 : besoins en compétences

❖ Qu"est-ce qui peut induire des besoins en compétences compte tenu de l"évolution de l"environnement ? - vie affective et sexuelle

- évolution de la population : elle est plus hétérogène qu"auparavant : différence d"âges :

jeunes/plus âgés, au niveau de l"autonomie, dans la durée des séjours, double pathologie,

vieillissement. - passer d"activités de travail à des activités récréatives-occupationnelles - problèmes de violences physiques et verbales - changements dans le personnel : rotation, intégration des nouveaux. ❖ Réflexion par rapport au projet institutionnel Quelles sont les compétences induites par les notions développées dans le projet? - service de qualité - concept de qualité de vie

- les valeurs : qu"est-ce qu"elles requièrent comme compétences pour être mises en oeuvre ?

De manière à avoir une ligne de conduite commune - dans les ateliers : évolution dans l"atelier, nouveaux ateliers - les références théoriques : sont-elles partagées ? - la notion de projet individuel : analyse de la grille d"évaluation, formulation et opérationnalisation des objectifs sont difficiles - apprendre à vivre en communauté : quid compétences du personnel - intégration au village

10- entretien individuel

❖ Projets de l"institution

Actuellement dans une dynamique de consolidation

diversification des ateliers Nécessité d"une cohérence et cohésion d"équipe aussi à travers de projets communs. ❖ Etat des lieux des formations

Effort significatif sur les deux dernières années : à chiffrer. Qu"est ce que notre association a

pris en charge ? Pourquoi certains n"ont pas participé depuis deux ans ? Pourquoi 2-3 personnes ont suivi telle formation ? Répercussion auprès du groupe ? Dégager des besoins en compétences transversaux à partir ce que nous avons relevé. Prévoir une procédure pour établir un état des lieux au fur et à mesure Réfléchir sur procédures et outils pour retour à l"équipe des formations suivies. Lors de la prochaine réunion, les besoins en compétences seront travaillés. 11

Annexe 4

Inventaire des formations suivies en 2005-2006

Fonction Thème Mode de formation

3

Durée Coût Mode de financement

Educateurs, chef-

éducateur, psychologue,

assistante sociale, directrice idem psychologue

éducatrice

éducatrice

éducatrice

psychologue

Déficience mentale et

troubles associés

Outil d"évaluation de la

qualité de service

Le vieillissement de la

personne handicapée

Djembé

Introduction à

l"approche systémique et

à la thérapie brève

(module1)

Qualité de vie et horizon

temporel de la personne dépressive (test) Intra Intra

Conférence

Inter Inter

4 jours 2005 * 6 h= 24h

24h*18=432h

4 jours 2006 (432h)

Une soirée (25/04/06)

3h*2=6h

Une heure par semaine,

pendant un an (44h*2= 88h)

4 jours : 13,20, 27/01,

10/02/2005 (4j*6h=24h)

9/12/05 (6h)

9 euros*2= 18 euros

145 euros

Awiph Awiph

Fonds propres

Fonds propres

Fonds propres

Fonds propres

3 Intra : dans l"institution avec formateur externe

inter : formation à l"extérieur (sur catalogue, inscription individuelle) interne : formateur interne

12 Chef éducateur psychologue

Assistante sociale

Educatrice Psychologue

Logopède Comptable Educateur

Directrice Comptable

Educatrice

Mieux outiller les

intervenants auprès de personnes à déficience intellectuelle présentant des troubles du comportement

Le travail avec les

familles

Communication

augmentative 4

Secourisme industriel

Loi sur les asbl et

Volontariat

Arrêté de

subventionnent Awiph

Mesures APE, PTP et

les aides à la promotion et à l"emploi

Automutilation chez

l"autiste Inter Inter

Inter (colloque)

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