[PDF] Art et méthode de rédaction de rapports d'évaluation





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Quels sont les objectifs de l’évaluation?

  • OBJECTIFS DE L’ÉVALUATION 1. Aider l’employé et l’informer sur son rendement de travail (forces et faiblesses); 2. Être au fait des critères et des normes du travail; 3. Permettre à l’employé de connaître ses responsabilités et les attentes de son employeur face à son rendement; 4. Déterminer les besoins de formation et élaborer un plan d’action.

Quels sont les inconvénients de l’évaluation ?

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  • Dans 90 % des cas, c’est le supérieur hiérarchique direct (n+1 ou n+2, voir page 102) qui procède à l’évaluation des performances de son salarié, en général à travers un entretien. Cela fait partie de ses responsabilités d’encadrement et de management. Il peut être aidé ou secondé par le directeur des ressources humaines. ?Évalué

Art et méthode de rédaction

de rapports d'évaluation Préparé par le Centre d'excellence en évaluation

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

mai 2004

Table de matières

1.0 Introduction au cour...................................................................................................1

1.1 Objectifs d'apprentissage........................................................................................1

1.2 Compétences..........................................................................................................2

2.0 Autoévaluation............................................................................................................5

3.0 Le travail débute bien avant la rédaction du rapport d'évaluation... ....................7

4.0 Le rôle du rapport d'évaluation..................................................................................9

5.0 Exercice : Avant de commencer................................................................................10

6.0 Style de rédaction : le ton...........................................................................................11

6.1 Ton positif ou négatif...............................................................................................11

6.2 Voix active ou voix passive .....................................................................................11

6.3 Rédaction de style impersonnel..............................................................................11

7.0 Élément un : Introduction et contexte.......................................................................13

7.1 Le contexte du programme .....................................................................................13

7.2 Contexte de l'évaluation..........................................................................................13

8.0 Exercice : Description du programme......................................................................15

9.0 Style de rédaction.......................................................................................................16

9.1 Un langage sans préjugés.......................................................................................16

10.0 Élément deux : Méthode.............................................................................................18

10.1 Échantillon, conception et collecte de données ....................................................18

10.2 Limites...................................................................................................................19

11.0 Exercice : Cerner les limites......................................................................................21

12.0 Élément trois : Principales constatations.................................................................22

13.0 Élément quatre : Principales conclusions................................................................23

14.0 Élément cinq : Recommandations.............................................................................24

15.0 Exercice : Formuler des recommandations..............................................................25

16.0 Demande d'approbation.............................................................................................26

17.0 Rédaction de phrases expressives...........................................................................27

17.1 Symétrie................................................................................................................27

17.2 Problèmes liés aux déterminants..........................................................................28

17.3 Variété de structures de phrase............................................................................28

17.4 Verbosité...............................................................................................................28

18.0 Exercice : Rédaction de phrases expressives.........................................................30

19.0 Élément six : Sommaire..............................................................................................31

20.0 Exercice : Améliorer le sommaire..............................................................................33

21.0 Élément sept : Plan d'action.......................................................................................34

22.0 Fiche de contrôle finale..............................................................................................35

23.0 Autres considérations sur la rédaction de rapports................................................36

23.1 Préparation du rapport ..........................................................................................36

23.2 Rédaction du rapport.............................................................................................36

23.3 Protection des renseignements personnels..........................................................38

23.4 Éléments de style..................................................................................................38

24.0 Ressources..................................................................................................................40

25.0 Bibliographie...............................................................................................................43

Annexe A : Exemple d'un rapport d'évaluation....................................................................44

Art et méthode de rédaction de rapports d'évaluation 1

1.0 Introduction

Plusieurs raisons expliquent le choix du titre Art et méthode de rédaction de rapports

d'évaluation pour le cours. La rédaction d'un rapport d'évaluation exige certains éléments du

bagage de compétences requis des évaluateurs, comme la connaissance du programme

évalué, la méthode d'évaluation, diverses techniques d'analyse et les exigences en matière de

responsabilisation ou de présentation de rapports au gouvernement. En s'appuyant sur cet ensemble de connaissances, le rédacteur de l'évaluation doit travailler en équipe et bien

maîtriser les techniques de communication. Pour rédiger un rapport d'évaluation, il faut faire

preuve de délicatesse et de rigueur. Malgré les contraintes et les difficultés, il est très

satisfaisant de raconter l'histoire d'un programme de façon à ce que les décideurs aient en main toute l'information sur les éléments clés. Le cours s'inscrit dans la Stratégie d'apprentissage du Centre d'excellence en évaluation

visant la communauté fédérale d'évaluation et fait partie du programme de stages pour les

évaluateurs débutants. Le matériel didactique suppose des participants des connaissances et

une expérience de base en rédaction de rapports. Le cours d'une journée vise à discuter de

stratégies qui contribuent à la crédibilité et à l'efficacité des rapports d'évaluation et qui

répondent aux besoins d'information des décideurs, et non à expliquer un modèle particulier

de rédaction de rapports d'évaluation. L'enseignement de la matière se fera en supposant que

vous avez lu l'étude de cas ainsi que le manuel au complet avant de suivre le cours. L'évaluation s'avère une composante majeure de la gestion du secteur public, et les rapports

d'évaluation en constituent en quelque sorte l'élément le plus visible. En effet, le rapport

demeure pertinent et est utilisé bien longtemps après la conclusion du travail d'évaluation.

Par le biais d'explications sur l'importance des rapports d'évaluation, les éléments de celui ci

et les ressources d'aide à la rédaction, le cours met l'accent sur la rédaction d'un rapport

crédible. Chaque volet du cours fera l'objet d'une discussion et d'une récapitulation à l'aide

des exercices prévus. Vous trouverez tout au long du manuel des conseils sur la rédaction et

la présentation de rapports d'évaluation, qui seront discutés lors du cours. Vous apprendrez

quelles sont les exigences en matière de rédaction d'un rapport d'évaluation. Bien sûr, vous

poursuivrez les travaux inclus dans le matériel didactique à votre retour au travail. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a préparé un Guide pour l'examen des rapports

d'évaluation, qui présente les lignes directrices et les exigences que vous devez connaître.

1.1

Objectifs d'apprentissage

Avec ce cours, vous serez en mesure :

de comprendre le rôle et la valeur d'un rapport d'évaluation; de comprendre les divers éléments d'un rapport d'évaluation; Art et méthode de rédaction de rapports d'évaluation 2 de répondre aux besoins d'information grâce à des rapports bien rédigés et remis au moment opportun; de faire participer d'autres personnes à la rédaction de rapports et de gérer le processus de rédaction de rapports. 1.2

Compétences

La rédaction de rapports d'évaluation constitue un travail exigeant, car il faut adopter une approche à la fois conceptuelle et pratique. Elle fait clairement appel aux compétences

mentionnées dans le document Profil de compétences de la collectivité des spécialistes de

l'évaluation de la fonction publique fédérale, publié en 2002. Examinons maintenant les compétences requises des évaluateurs et leur pertinence pour la rédaction de rapports d'évaluation.

Connaissance de l'organisation

Les spécialistes de l'évaluation possèdent une solide compréhension de leur organisation et

du rôle de l'évaluation. Ils ou elles comprennent les défis que doivent affronter les gestionnaires dans la conception et le suivi des résultats des programmes, des politiques et des initiatives et connaissent les principaux joueurs pour tout projet. Ils ou elles comprennent les complexités des relations organisationnelles internes et externes, des procédures et des

relations avec les intervenantes et intervenants clés. Les spécialistes de l'évaluation suivent

activement les progrès de nouveaux développements organisationnels et les initiatives futures liés au travail d'évaluation.

Relations interpersonnelles

Les spécialistes de l'évaluation interagissent avec des particuliers de groupes professionnels,

de domaines spécialisés, de programmes et de milieux différents. Ils ou elles reconnaissent les contributions exceptionnelles des autres et comprennent l'importance d'établir et d'entretenir des relations de travail positives. Ils ou elles abordent chaque situation interpersonnelle avec sensibilité et diplomatie. Ils ou elles ont un respect sincère pour les

autres et un souci véritable pour leurs situations. Les spécialistes de l'évaluation sont doués

pour reconnaître et désamorcer les conflits possibles, se servant d'interactions ouvertes et

honnêtes. Ils ou elles font appel à leurs habilités de facilitation pour guider la clientèle, les

gestionnaires et les organisations en travaillant ouvertement et en collaboration avec d'autres.

Communications

Une partie essentielle du rôle des spécialistes de l'évaluation est la communication. Ils ou

elles se font un devoir de communiquer avec clarté, transparence et de manière concise. Ils ou elles traduisent des renseignements techniques dans une forme intelligible et adaptée aux besoins de l'auditoire. Ils ou elles communiquent des résultats impopulaires aux intervenants et intervenantes avec tact, diplomatie et transparence et font preuve d'un jugement sûr

lorsqu'ils ou elles communiquent du matériel de nature délicate. Les spécialistes possèdent

les habiletés de communication nécessaires pour identifier et transmettre le niveau Art et méthode de rédaction de rapports d'évaluation 3 d'information requis afin de permettre des prises de décisions opportunes et précises. Ils ou elles écoutent activement et cherchent continuellement à comprendre de façon complète et détaillée l'enjeu qui est discuté.

Gestion par l'action

Les spécialistes de l'évaluation fournissent des résultats opportuns à la gestion et aux

intervenants et intervenantes pour des fins de planification et de prise de décision liée à la

gestion. Ils ou elles travaillent de façon efficace à la fois indépendamment et en groupe, et

exécutent de nombreuses tâches ou projets simultanément. Les spécialistes organisent leur

horaire et leurs propres activités de travail, et exploitent toutes les ressources mises à leur

disposition afin d'atteindre leurs nombreux objectifs de façon efficace et efficiente. Ils ou elles établissent des objectifs ambitieux et stimulants, et suivent les progrès de leurs engagements pour s'assurer de réaliser les résultats souhaités à temps. Lorsque les

spécialistes doivent gérer des équipes, ils ou elles délèguent de façon appropriée, guident et

encadrent les collègues qui ont moins d'expérience.

Capacité cognitive / Capacité analytique

Les spécialistes de l'évaluation planifient, conçoivent et mettent en oeuvre des techniques

éprouvées pour évaluer et fournir des renseignements utiles sur les programmes, politiques et

initiatives organisationnels. Ils ou elles comprennent rapidement les objectifs de nouveaux programmes, de nouvelles politiques et d'initiatives nouvelles de même que le contexte dans lequel ils ou elles doivent faire leur travail. Les spécialistes peuvent facilement et systématiquement recueillir et assimiler d'importantes quantités de renseignements de toutes

sortes. Les spécialistes font appel à leurs grandes compétences cognitives pour évaluer et

interpréter de façon éclairée les résultats de recherche et pour déterminer les lacunes des

éléments probants ainsi que leurs restrictions. Ils ou elles formulent des hypothèses plausibles, analysent les alternatives et tirent des conclusions appropriées des résultats de recherche.

Travail en équipe

Les spécialistes de l'évaluation sont orientés vers le travail en équipe et travaillent côte à côte

avec la clientèle, les gestionnaires et les intervenants et intervenantes afin de favoriser une efficacité accrue. Ils ou elles contribuent pleinement aux initiatives d'équipe. Ils ou elles établissent et maintiennent des relations respectueuses, positives et de collaboration avec les

membres d'équipe, la clientèle et les gestionnaires. Les spécialistes de l'évaluation demandent

des suggestions, partagent leur expertise et consultent ouvertement, et ce, en sachant tirer

profit de la diversité des expériences, des connaissances, de l'expertise et des antécédents des

autres. Les spécialistes sont à l'aise lorsqu'ils ou elles collaborent avec des particuliers qui

ont des points de vue professionnels différents et travaillent pour atteindre un consensus lorsque des conflits d'opinion surviennent. Art et méthode de rédaction de rapports d'évaluation 4

Éthique et valeurs

Les spécialistes de l'évaluation adhèrent à des normes éthiques et professionnelles élevées.

Ils ou elles font preuve d'objectivité, de justesse et d'équilibre lorsqu'ils ou elles évaluent des

programmes, des politiques et des initiatives, et ils ou elles s'efforcent de s'assurer que les renseignements qu'ils ou elles recueillent soient conformes aux faits et complets. Les

spécialistes évaluent à fond les possibilités de conflits d'intérêts et s'assurent continuellement

de l'objectivité du processus d'évaluation. Ils ou elles remplissent constamment leurs engagements et obligations, gardent leurs distances sur le plan professionnel et conservent

leur crédibilité, même dans des situations difficiles et très stressantes. Les spécialistes de

l'évaluation traitent les autres équitablement et contribuent à un climat de confiance, d'acceptation et de respect des principes, des valeurs et des croyances des autres. Art et méthode de rédaction de rapports d'évaluation 5

2.0 Autoévaluation

Norme

Afin de satisfaire aux normes énoncées dans la Politique d'évaluation publiée en avril 2001,

les rapports d'évaluation doivent communiquer de façon claire et objective les résultats, conclusions et recommandations.

Conseils

Les rapports d'évaluation sont rédigés de façon à ce que les gestionnaires et les lecteurs de

l'extérieur puissent rapidement se concentrer sur les questions importantes signalées et les comprendre. Inscrivez votre appréciation de votre travail de rédaction (acceptable, bon ou très bon) et expliquez votre note.

Ligne directrice

Évaluation de vos connaissances et

compétences pour mettre en pratique cette ligne directrice Les rapports sont concis et rédigés avec clarté.

Les rapports contiennent uniquement les

informations nécessaires pour bien comprendre les résultats, les conclusions et les recommandations.

Les rapports présentent les conclusions et les

recommandations de manière qu'elles découlent logiquement des résultats de l'évaluation.

Les rapports expliquent clairement les limites

de l'évaluation au niveau de sa portée, des méthodes et des conclusions. Art et méthode de rédaction de rapports d'évaluation 6

Ligne directrice

Évaluation de vos connaissances et

compétences pour mettre en pratique cette ligne directricequotesdbs_dbs4.pdfusesText_7
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