[PDF] Marie-Françoise LIMON-BONNET 28 avr. 2005 pour les é

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Liberté Egalité Fraternité

Le Ministre des solidarités, de la santé et de la famille

Le Ministre de la culture et de la communication

Mesdames et Messieurs les directeurs d'agences régionales d'hospitalisation -à l'attention de Mesdames et Messieurs les directeurs d'écoles paramédicales- àMesdames et Messieurs les présidents des Conseils généraux s/c de Mesdames et Messieurs les préfets -à l'attention de Mesdames et Messieurs les directeurs des archives départementales-

Mesdames et Messieurs les Maires

s/c de Mesdames et Messieurs les préfets -à l'attention de Mesdames et Messieurs les directeurs d'archives municipales ou responsables des services d'archives-Instruction DPACI/RES/2005/07 du 28 avril 2005 Objet : Instructions de tri et de conservation pour les archives produites et reçues par les

écoles paramédicales.

Textes officiels

Livre II du code du patrimoine et décrets d'application de la loi sur les archives n° 79-18 du 3 janvier 1979 .Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'Etat.

Références antérieures complétées par la présente instructionMinistère de la Culture (Direction des Archives de France) Instruction AD 94-6 du 18 juillet 1994 sur le tri et la conservation des archives

des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services chargés du personnel et de la formation.A la fin de l'année 2000, un groupe de travail sur les archives des écoles paramédicales a été

réuni à l'initiative du CEFIEC-région Picardie (Comité d'entente des formations infirmières et

écoles de cadres) et des archives départementales de l'Aisne, puis de la Somme et de l'Oise. La direction des archives de France a rejoint ce groupe de travail afin de donner aux résultats de ces travaux une portée nationale.Les écoles paramédicales

Les écoles paramédicales préparent aux diplômes d'Etat dans le domaine paramédical. En

2003, il existait 455 instituts de formation à statut public et 118 instituts de formation à statut

privé.

Ecoles d'aides soignants

Ecoles d'auxiliaires de puériculture

Ecoles d'infirmiers anesthésistesEcoles d'infirmiers de bloc opératoire

Ecoles de puéricultrices

Instituts de formation de manipulateurs d'électroradiologie médicale 2

Instituts de formation des cadres de santé

Instituts de formation de techniciens de laboratoire d'analyses de biologie médicale

Instituts de formation en ergothérapie

Instituts de formation en masso-kinésithérapie

Instituts de formation en psychomotricité

Instituts de formation en soins infirmiers.

Le statut des archives des écoles paramédicales

Les écoles paramédicales publiques

Les écoles paramédicales publiques sont le plus souvent rattachées à un établissement de

santé ; dans ces conditions, les archives produites par les écoles paramédicales publiques sont

des archives publiques. Les établissements publics de santé sont des personnes morales de droit public dotées de l'autonomie administrative et financière. Ils sont communaux, intercommunaux, départementaux, interdépartementaux ou nationaux (article L. 6141-1 du Code de la santé publique).

Les établissements publics de santé nationaux sont créés par décret après avis du Comité

national de l'organisation sanitaire et sociale. Les établissements publics de santé

communaux, intercommunaux, départementaux et interdépartementaux sont créés par arrêté

du directeur de l'agence régionale d'hospitalisation de la région dans laquelle est situé le siège

de l'établissement (article R. 714-1-1 du Code de la santé publique).

Conformément aux dispositions de l'article 14 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, la

conservation des archives historiques des écoles paramédicales publiques est assurée par un service public d'archives.

Le statut juridique de l'établissement de santé, dont dépend l'école, détermine les modalités

d'entrée des archives des écoles paramédicales dans un service public d'archives : - pour les établissements publics de santé communaux ou intercommunaux, les archives sont soit versées aux archives communales ou intercommunales compétentes, soit déposées aux archives départementales

- pour les établissements de santé départementaux ou interdépartementaux, les archives sont

versées aux archives départementales du département dans lequel siège l'établissement de

santé. Dans le cas des établissements publics d'hospitalisation de l'Assistance publique-Hôpitaux de Paris, de l'Assistance publique-Hôpitaux de Marseille et des Hospices civils de Lyon, les archives sont versées dans le service d'archives de l'institution.

Les écoles paramédicales privées

Les écoles paramédicales privées, au même titre que les écoles paramédicales publiques, sont

agréées par le ministère chargé de la Santé. Les écoles paramédicales privées sont des

organismes de droit privé chargés d'une mission de service public : seules les archives qui retracent les conditions dans lesquelles l'école exerce sa mission de service public peuvent

être considérées comme archives publiques, à savoir les archives relatives à l'organisation des

études, de la scolarité et de la préparation du diplôme d'Etat. 3 Les archives publiques des écoles paramédicales privées sont versées aux archives

départementales. Les archives privées des écoles paramédicales privées peuvent faire l'objet

d'un don ou d'un dépôt aux archives départementales.

Présentation du tableau d'archivage

Le tableau d'archivage qui suit est le résultat des réflexions du groupe de travail mis en place.

La présente instruction et le tableau qui y est annexé complètent la circulaire AD 94-6 du 18

juillet 1994. Le tableau d'archivage est un outil prévisionnel de gestion des archives. En fournissant un cadre normatif, il détermine le cycle de vie des documents produits ou reçus par les écoles paramédicales et propose des règles de conservation. Le tableau d'archivage prend en compte les documents produits et reçus par les écoles paramédicales depuis 10 ans environ. Le sort des documents non recensés dans le tableau,

correspondant à des attributions qui ont aujourd'hui disparues, doit donc être arrêté par accord

entre l'organisme producteur et les archives départementales territorialement compétentes.

Plan adopté pour le tableau d'archivage

Basé sur une logique fonctionnelle, le tableau d'archivage s'organise en sept rubriques formant deux ensembles :

Organisation administrative de l'école

Administration générale

Gestion financière

Gestion du personnel

Organisation des études

Epreuves de sélection

Formation

Diplômes

Relations avec les associations professionnelles

Utilisation du tableau d'archivage

Le tableau d'archivage joint à la présente instruction se présente en quatre colonnes et se lit

comme suit.

Une colonne est consacrée à la typologie. Elle recense les différentes catégories de documents

produits ou reçus par les écoles paramédicales.

Lui fait suite une colonne qui indique la durée d'utilité administrative (DUA) ; cette durée

correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux de

l'école en tant qu'archives courantes ou intermédiaires nécessaires à la bonne marche des

services. La colonne sort final précise ce que deviennent les documents analysés à l'issue de

la DUA. Enfin, la colonne observations complète, si nécessaire, les informations données. Le sort final des documents à l'issue de la DUA peut être : -la destruction. La liste des documents arrivés au terme de leur DUA et dont le sort final est la destruction doit être reprise brièvement dans un bordereau d'élimination qu'il convient de faire viser par le directeur des archives départementales territorialement compétent avant de

procéder à la destruction matérielle des pièces (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, article

16) ; -la conservation après versement au service public d'archives compétent. Les typologies documentaires concernées ont été identifiées comme la part historique de la production 4

d'archives de l'école. Celles-ci doivent être versées à l'issue de la DUA au service public

d'archives territorialement compétent. Le responsable des archives courantes et intermédiaires

de l'école coordonnera, après avoir pris l'attache du directeur des archives, l'élaboration d'un

bordereau de versement récapitulant les documents qui seront alors pris en charge par les archives (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979) ; -enfin, le tri signifie que les documents doivent être triés avant versement, en fonction des remarques figurant dans la colonne Observations. Il convient de rappeler que les propositions faites sont des propositions a minima ; on peut, par exemple, lorsqu'il est recommandé de

conserver les années se terminant en 0, conserver et les années se terminant en 0 et les années

se terminant en 5. Ce choix devra être arrêté, en fonction des circonstances locales, par le

directeur des archives territorialement compétent.

Bien évidemment, on s'attachera à préserver et à verser au plus tôt aux services publics

d'archives compétents, si ce n'est déjà fait, les documents les plus anciens, en particulier ceux

remontant à la création des écoles. Désignation d'un correspondant archives au sein de l'école paramédicale Les tableaux d'archivage ont pour but d'assurer une bonne gestion des archives courantes et intermédiaires, responsabilité qui revient au producteur des documents, ainsi qu'une collecte

sélective et raisonnée des archives historiques à l'expiration des délais d'utilité administrative

des documents. Il est donc indispensable que chaque directeur d'école paramédicale désigne en son sein un responsable des archives courantes et intermédiaires qui sera le correspondant du service public d'archives concerné aussi souvent que nécessaire.

Vous voudrez bien assurer la diffusion de la présente instruction auprès des écoles concernées

et nous faire connaître toute difficulté qui pourrait survenir dans son application.

Le ministre de la culture et de la

communication

Renaud Donnedieu de Vabres

Le ministre des solidarités, de la santé et de la famille

Philippe Douste-Blazy

5

Tableau d'archivage pourles écoles paramédicalesLes recommandations en matière de tri et conservation formulées dans le tableau d'archivage s'appliquent aux archives produites par les écoles paramédicales publiques et aux

archives publiques produites par les écoles paramédicales privées (cf. supra, le statut des archives des écoles paramédicales).L'astérisque (*) renvoie aux remarques de la colonne observations.

Sommaire

ADMINISTRATION GÉNÉRALE...........................................Organisation et fonctionnement de l'écoleInformations synthétiques diffusées à l'extérieurRelations avec la direction de l'établissement de santé,la DRASS, la DDASS et tout autre partenaireBâtimentsGESTION FINANCIÈRE..........................................................Préparation, suivi et exécution du budgetDroits de scolaritéFormationDroits de copieRégie d'avances et de recettesGESTION DU PERSONNEL ....................................................Personnel permanentPersonnel non permanent : intervenants extérieursStagiaires accueillis dans le cadre de leur formation

ÉPREUVES DE SÉLECTION...................................................InscriptionEpreuves d'admission et d'admissibilitéFORMATION..............................................................................Organisation des études

Orientations pédagogiquesOrganisation administrativeContenu de la formationConseil technique et conseil de discipline

Scolarité

Prise en charge des frais de scolarité Prise en charge des frais de formation Suivi des étudiants et élèves : dossier individuel

DIPLÔMES..................................................................................RELATIONS AVEC LES ASSOCIATIONS

6

Catégories de documents

Durée d'utilité

administrative (DUA)

Sort final

au terme de la DUA

Observations

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

Organisation et fonctionnement de l'écoleTextes législatifs et réglementaires

Durée de validité

Destruction

Agrément *

Durée de validité

Conservation

* Circulaire de la Direction des Archives de France n°94-6 du 18 juillet 1994 sur le tri et la conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services chargés de la gestion du personnel et de la formation. Correspondance- Cahier d'enregistrement du courrier- Chrono courrier départ

5 ans5 ans

DestructionDestruction

Y compris les bordereaux d'envoi.

Notes de service- Notes de service du directeur de l'établissement de santé- Notes d'information du directeur de l'école

Durée de validitéDurée de validité

Destruction Conservation

Règlement intérieur et règlements annexes *

Durée de validité

Conservation

Notamment règlement de l'internat ou de la résidence

étudiante.

Organigrammes

Durée de validité

Conservation

Informations synthétiques diffusées à l'extérieurPlaquettes, brochures, affiches et tout autre document decommunication *

Durée de validité

Conservation

7

Catégories de documents

Durée d'utilité

administrative (DUA)

Sort final

au terme de la DUA

Observations

Relations avec la direction de l'établissement de santé, la DRASS, la DDASS et tout autre partenaireStatistiques (résultats aux épreuves des diplômes)

10 ans

Conservation

Enquêtes *

10 ans

Conservation

Rapports d'activité de l'école *

10 ans

Conservation

* Circulaire de la Direction des Archives de France n°94-6 du 18 juillet 1994 sur le tri et la conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services chargés de la gestion du personnel et de la formation. Rapports, bilans, notes de synthèse, protocoles diffusés par l'établissement public de santé

Durée de validité

Destruction

A conserver éventuellement au CDI pendant la durée d'utilité administrative. Ces documents sont conservés par l'établissement de santé. BâtimentsDossiers sur la construction, l'agrandissement ou la rénovation de l'école

Durée de validité

Conservation

Le suivi des bâtiments est en principe assuré par les services techniques de l'établissement de santé mais il peut exister au sein de l'école des dossiers relatifs aux bâtiments. Il conviendra d'en assurer la conservation, tout particulièrement lorsque les bâtiments ont une valeur historique.

GESTION FINANCIÈRE

Préparation, suivi et exécution du budget

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Catégories de documents

Durée d'utilité

administrative (DUA)

Sort final

au terme de laquotesdbs_dbs8.pdfusesText_14

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