[PDF] Mise en place doutils de travail collaboratif : Workflow et GED

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MinistèredesEnseignements

Secondaire,Supérieuret de la

RechercheScientifique

UniversitéPolytechnique

de BoboDioulasso

EcoleSupérieured'Informatique

Cycle desIngénieursdeConception

enInformatiqueUnion desAssurancesdu

Burkina- Vie

Mémoiredefindecycle

Thème:Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflowet GED

BertrandSidbéwendéTo YABRE

Maître de stage

Daouda SORGHO

Chefdu serviceinformatiqueSuperviseur

AnfanaTRAORE

EnseignantES!

Amesparents.

Mise en placed'outilsdetravailcollaboratif:workflowet GED

Sommaire

Avant-propos2

Introduction3

Partie1:Lesenvironnementsdetravailcollaboratifenentreprise:étatde l'art

1- Letravailcollaboratif5

II- Lesoutilsdetravailcollaboratif5

II.1Taxonomiedomained'application6

II.2Taxonomie

Espace-temps7

111-Etudedescouverturesfonctionnelleset descritèresdechoixdesoutils

detravailcollaboratif8

111.1Groupware8

111.2ERP(EntrepriseResourcePlanning)8

111.3Logiciel deworkflow9

IlIABusinessProcessManagementSystem9

III.5 La GED(GestionElectroniquedeDocuments)10

111.6Portaild'entreprise11

PartieII: Mise enplaced'outilsdetravailcollaboratifà l'UAB-Vie

1.L'UAB-Vie14

1.1Création14

1.2Mission14

1.3Organisation14

lAL'informatiqueà l'UAB-Vie14

II.Analysedesbesoins15

II.1 Lacollaboration"interne»15

II.2 Lacollaborationavec laclientèleet les autrespartenaires16

111.1Leworkflow:concepts18

111.2Analyse desprocessusdel'UAB-Vie21

IIUCaractéristiquestechniqueset outilsprésentssur le marché51

IlIAIntégrationavec leslogicielsexistants58

IV.Gestiondesarchives61

IV.lL'outil61

IV.2Correspondanceentre les besoins descollectionset lesfonctionnalitésdeGreenstone62 _IV.3Quelquesécrans64

IVACalendrierde mise en route de lasolution66

Conclusion67

Bibliographie68

Tabledesfigures69

Mémoire de fin de cycled'ingénieur

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflow et GED

Avaut-propos

Cycle desIngénieursdeConceptioncomprendun stage de six (6) mois enentrepriseau cours duquell'étudiantréaliseunprojetde fin de cycle. Ceprojetconsisteàrésoudreunproblème scientifiqueettechniquequi doit luipermettredemettreenapplicationtoutoupartiede l'ensembledesdisciplinesrelevantdessciencespourl'ingénieurqui lui ont étéenseignées.Le stage àpartirduquel leprésentmémoireestconstruits'inscritdans ce cadre. Lethème"les environnementsdetravailcollaboratif »a étél'expressiond'unbesoindenotreentreprise

Mémoire de fin de cycled'ingénieur

2 Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflowet GED

Introduction

Dans uncontextecaractérisé par uneclientèlede plus en plusexigeante,lesobjectifs principauxd'uneentreprisedoivent viser à uneréactivitéoptimale. Sa surviedépendde sa capacité àcontrôlerdeux (2) variables dechangement:lesnouvellesformesd'organisationet lestechnologiesdel'informationet de lacommunication.Lesenvironnementsde travail collaboratifparticipentde cette volonté desentreprisesd'optimiserleursperformances. L'objectifde ce travail est toutd'aborddeprésenterune vue des outils de travailcollaboratif dans le tertiairepourpar la suiteidentifierparmi eux les plusavantageuxà mettre en oeuvre à l'UAB-Vie,au vu desbesoinsexprimés.

Mémoire de fin de cycled'ingénieur3

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflowet GED

Partie1:

Lesenvironnements

detravailcollaboratif enentreprise:étatdel'art

Mémoire de fin de cycled'ingénieur4

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:worktlowet GED

1-Le travailcollaboratif

Capteret fairecirculerl'informationsontdevenusdesfacteursclés decompétitivité.Sous le terme "travailcollaboratif»,onregroupetoutes lesactivitéshumainesfaisantintervenir plusieurspersonnes.De touttemps,l'hommea dûtravaillerenéquipeavec sessemblables.Le d'annéeset désigne un systèmed'outilset desolutionsplus oumoinsélaborésquipermettent l'entreprised'optimiserl'organisationdutravail,dediffuserlesdonnéeset lessavoirsen les mettant àladispositiondu plusgrandnombredecollaborateurs. ComputerSupportedCoopérativeWork est alors né et est défini par l'AFCETcommeétantle conceptqui "regroupe l'ensemble des techniques et des méthodes qui contribuentàla réalisation d'unobjectifcommun àplusieursacteurs, séparés ou réunisparle temps et par l'espace, àl'aide de toutdispositifinteractiffaisantappelàl'informatique, aux télécommunications et aux méthodes de conduite de groupe deux termes.QuelquesauteurscommeSébastienBERNARD[BERNARD2004]opèrentune distinction.Pourlui, lacollaborationinclutlacoopération.Tel estégalementnotrepointde vue. Parmi lesoutilsles pluscourants,onpeutciterlesréseaux(intranet,extranet,internet)et les

àun grandnombredepersonnesd'interagirsur un

projetcommun. repousserleslimitesimposéespar letemps,car tout type dedonnéessetrouveinstantanément formes detravailcollaboratifpermettentainsid'interconnecterlesdifférentesfonctionsde l'entrepriseet d'améliorerlesrelationsdel'entrepriseavec sesclients,fournisseurset partenairesdivers, avec desoutilsbienpluspuissantsque letéléphoneou le fax.L'ensemble de lamassed'informationsdevientalorsrapidementaccessibleàchacunet ce, que ce soit dans ou àl'extérieurdel'entreprise.

11-Les outils detravailcollaboratif

collaboratif ont étéproposéespourcaractériseruncollecticieldont nouscitonsla pluscourante,celle de

Mémoire de fin de cycled'ingénieur5

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:worktlowet GED C.Ellis:"Computer-basedsystem thatsupportsgroupsofpeopleengagedin acommontask (or goal) andthatprovides aninterfaceto asharedenvironment",[Ellis 1991J Dans cette partie, nousprésentonstroistaxonomiesauxcaractéristiquescomplémentairesafin dedéfinirplusfinementce

II.1Taxonomiedomained'application

Pourélaborerune liste desdomainesd'applicationdescollecticiels,nousavonscombiné sont: a. lesapplicationsdédiéesàlacommunicationhomme-hommemédiatisée(CHHM,ouCMC pourComputer-MediatedCommunication)où nousregrouponslesmessageriesélectroniques, les forums dediscussion,lessystèmesdevidéoconférenceet lesmediaspace.Ilexiste différentsmodesdecommunicationcommel'audio,lavidéo,letextuel, lagestuelle(langue des signes) oul'haptique(communicationàtraversunsystèmeàretourd'effort). b. lesapplicationspour laproductionoù nousclassonsleséditeursde texte et lestableaux blancspartagés.LaProductionimpliquelastructurationet lagestiondesdonnées,par identificationdesdonnéespartagéeset de leursstructures,parmodélisationdusupportdu travail et desopérationsdeproductionet paridentificationdescaractéristiquesdepartage. c. lesapplicationspour lacoordinationoù nousrassemblonslessystèmesdeworkjlow,les systèmesd'aide àladécisionet lescalendrierspartagés.Lacoordinationdéfinit les acteurs

(notamment les individus, les groupes, les rôles), permetd'identifierles activités et les tâches

(notamment leurs relations temporelles). La coordination assurel'efficacitédans la réalisation de

la tâche. Elle permet la production collectived'ungroupe en assurant la synchronisation relative au travail commun, en gérant, en particulier, les conflits qui apparaissent.

Àla différence de la

production qui offre une vue assez statique du système,c'estdans la coordination quel'ondéfinit

la dynamique du systèmed'information. Relevonsenfin le cas decollecticielsquiembrassentplusieursdomainesd'application. L'objectifaffichéde telscollecticielsest alorsl'intégrationdeplusieursoutils et dessystèmesd'aideà ladécisionau sein d'un mêmeenvironnement.Lesfonctionnalitésde telscollecticielspeuventêtrereprésentéessuivantlemodèledu trèfleproposépar[Salber

1995J.

Mémoire de fin de cycled'ingénieur6

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflow et GED Figure1 : Les troisespacesdecollaborationd'uncollecticielcomposite.

De plus, le rôlefonctionnelglobal

d'uncollecticielpeutévoluerau cours du temps. Par exemple,lors del'utilisation d'unsystèmedédiéàlaproduction,il estpossible,àunmoment donné, quel'activitédegroupesoitcentréesur lacommunicationen vue de secoordonner afin deredéfinirl'activitédeproduction.Cetteapprochepermetdeprendreencomptela variabilitédans lesactivitésdegroupeau cours du temps. II.2

TaxonomieEspace-temps

Elle a été proposée àl'originepar Ellis [Ellis etal.91].

Lefacteurtempsconduitici àdistinguer:

a") Letravailsynchrone:travailmenésimultanémentpar lesdifférentsparticipants.Il est égalementappeléco-présenceouco-temporalité.Lesapplicationsdetravailsynchrone: la conversationécrite ou le chat, leswhiteboardspartagés,lavisioconférence,les systèmes interactifsd'aide à ladécisionservantdans lesbrainstormingsou lesréunionsen ligne. b") Letravailassynchroneautoriseunecollaborationdécaléedans letemps: lamessagerie

WWW(navigation

hypertextuelle),lesbanquesdedonnées,l'échangede fichiers(FTP),lecalendrierde groupe, leworkflow. La sous-taxonomie espace fait intervenir la distance. On peut travailler dans le même lieu ou

distance. Dans le premier cas, on parle de co-localisation, dans le second de présence virtuelle ou

de téléprésence.

Mémoire de fin de cycled'ingénieur7

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:worktlowet GED

MêmeinstantInstantsdifférents

(Synchrone)(Asynchrone)

Mêmelieu

(Àdistance)DistantesDistantes

Tableau1Matriceespace-temps

111-Etudedescouverturesfonctionnelleset descritèresdechoixdesoutils

detravailcollaboratif Ils'agitici deréaliserlepanoramadesoutilset desdisciplinesassociésà lacollaboration d'entrepriseafin d'enchoisirles plusavantageuxàmettreen oeuvre.

111.1°)Groupware

Al'originele termegroupwareavaitlamêmedéfinitionqu'uncollecticieldéfini plus haut. Mais chezcertainsauteurs,ce terme aévoluépourdésignerunlogicielou unensemblede logicielsdestinés plussouventintégréesdans un"groupware" sont:lamessagerie,lesagendaspartagés,le chat, le forum. En français PGI(ProgicieldeGestionIntégrée),ilcomprendlesprincipalesfonctions

nécessairesà lagestiondes flux et desprocéduresdel'entreprise.Ilpossèdelespropriétés

suivantes: -supporteune vue unique etintégréedesinformationsopérationnelles(degré d'intégrationmaximum), - rendtransparentetimmédiatlarépartitiondesinformationsautraversdes - est fourni etmaintenupar un seuléditeur/producteur.

Lacouverturetypiquedes ERP est lasuivante:

-gestioncomptable financière,

Mémoire de fin de cycled'ingénieur

8 Mise en placed'outilsde travailcol1aboratif:workflowet GED -contrôledegestionettableauxde bord,gestiondeproduction, -gestiondes achats,politiquesd'approvisionnement,gestiondesstocks,

111.3°)Logicieldeworkflow

C'estun outild'ordonnancementdes flux detravauxdans uneorganisation.A la base du workflow,il yaunemodélisationdesfonctionset desprocéduresdel'entreprise.Unlogiciel deworkflowpermetd'automatiserl'enchaînementdestâchesau sein d'unprocessus.Il doit assurerplusieursfonctions:. • Il régule lesenchaînementsd'opérations, • Il assure lacirculationdesdossiersàtraitersur lesdifférentspostesdetravail. • Ilsurveillelesprioritésdestravaux, • Il gère lesdélais, • Il assure lessynchronisationsetdéclencheles alertes. Ensemblelogicieldestinéàformaliserlesprocéduresqui fontl'activitéd'uneentreprisedans le but de lesautomatiser.Cetensemblecomprendgénéralement: - Un outil demodélisationquiserviraàformaliserladescriptiondesfonctionsexercéesdans donnéeséchangées,lesinterfacesavec les autresmodules. -Des outils dedéveloppementpourformaliserlalogiquequirégitlesprocessusdel'entreprise,

àénoncerles règles defonctionnement.

- Unmoteurd'exécutionquisuperviseraledéroulementdesprocessusainsi que leséchanges deparamètres. - Unmoteurde règles quiévalueral'état de tous lesobjetsimpliquésdans ledéroulementdes processusetdéterminerasi lesconditionssontrempliespourenlancer,poursuivreouarrêter l'exécution. - Unréférentielquimémoriseratous lesobjetsmanipulés,enparticulierlesdéfinitionsdes sécuritéainsi que lesmesuresderéférencerelativesaumétierdel'entreprise.

Mémoire de fin de cycled'ingénieur9

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflowet GED -Des outilsd'administrationquipermettrontderéglerlesparamètresdel'ensembledu système etd'obtenirdesindicateursdeperformanceet desstatistiques

àpartirdesdonnéescollectées

lors del'exécutiondesprocessus.

111.5°)

LaGED(GestionElectroniquedeDocuments)

LaGestionElectroniquedeDocumentsest unensembled'outilset detechniquesqui permettentdedématérialiser,classeret gérer desdocuments.La GEDapporteà la fois: -L'accèssélectif, -Lasécurité(verrouillaged'accès,limitationde lacirculationdel'original),

Ondistingue:

a-La GEDadministrative Ellecorrespondauclassementdedocumentsadministratifsdivers sous une formed'images numérisées.Ontrouveparmicesdocumentsdes bons decommande,des factures fournisseurs,descorrespondances,des fax.Biensouvent,la GEDadministrativeestintégrée uneapplicationdeworkflow,permettantainsid'échangerdesdocumentsvia le réseau, de demanderuncomplémentd'information documentsextraits d'undossier,devaliderundocumentavec unesignatureélectronique,etc. b-La GEDbureautique Lesproduitsde GEDbureautiquesont enconcordanceavec lesplatte-formesbureautiques classiquesqui seveulentde plus enpluscommunicantesdans unconceptdetravailde groupe. Ilspermettentdemanipulerdesdocumentsdans leurformatbureautiqued'origine,de centraliserleurclassementet de leséchangerparmessagerieélectronique. c-LaGED COLD(ComputerOutputonLaserDisk) Ce typed'applicationappelé"archivageélectronique»,permetdestockeretd'indexer automatiquementl'ensembledesdocumentsgénéréspar desapplicationsetdestinésà l'impression.Leprincipeconsisteàrécupérerlefichierd'impression(spool),à ledécouper

Mémoire de fin de cycled'ingénieur10

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflowet GED àl'indexation.Lesdocumentsconcernéssont les étatscomptables,lesfactures,lesbulletins de salaire, lesrelevésde compte. d- La GEDdocumentaire Elle estdirectementissue de larecherchedocumentaireutiliséedans lecadred'applications du typebibliothèque,documentationscientifique.Ce type de GED secaractérise principalementpar sesméthodesd'indexationet derecherchequi font le plussouventappel à desthesaurus,aufull-text(indexationetrechercheen texteintégral)avecopérateurde proximité, àunerechercheparconceptetparfoisàun moded'interrogationen langage naturel. e-La GEDTechnique de GED estdirectementlié à uneprofession.

111.6°)Portaild'entreprise

Le portaildésigneun sited'entreprisedepuislequel lescontenuset lesapplicationssont accessibles.Ilproposeunpointd'entréeuniquedans lepatrimoinedeconnaissancesde l'information»enjouantle rôled'aiguilleur.Ilrépondà laquestion"Oùtrouvertelle informationsur tel sujet?».Laréponsepeut-êtreun lien vers une base dedonnées,les références d'undocumentpapierarchivé, unevidéo,un lieninternetoùencoreles coordonnées d'unexpertdel'entreprise.Despasserellesvers lesappareilsmobiles (téléphonesWap etPDA)sontpossibles.Lesinformationssontgénéralementclasséessous forme decanauxd'information.

Unportailrépondaumoinsà troiscritères:

-Il coiffe unemultitudedesourcesdedonnéesetapplications. -Toutescesressourcessontaccessiblesavec lemêmeidentifiant. -L'accèsà cesressourcesestpersonnaliséenfonctionduprofildel'utilisateur.

111.7Lesdisciplinesassociées autravailcollaboratif

Letravailcollaboratifdans uneentreprisepassepar unegestionoptimaledesconnaissanceset ce àtraversunegestiondecontenu.

Mémoire de fin de cycled'ingénieur11

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:worktlowet GED L'enjeu de la gestion des connaissances est double. Il s'agit de s'intéresser aussi bien à la cartographie de la connaissance qu'à lalocalisationdescompétencesau sein de l'entreprise. Le KM correspond à la gestion des savoirs individuels et collectifs de l'entreprise, dans le but d'obtenir une vision claire des compétences et des connaissances. La matière intellectuelle devient ainsi un bien capitalisable que l'on fera fructifier et quiconstituerapour l'entreprise un atout stratégique autant qu'un avantage concurrentiel pour unecollaborationoptimale. Le portail estl'outilpar excellence de la gestion des connaissances. b")

Lagestion decontenu

Le contenus'étendàl'ensembledes applications web (réseaux intranet et extranet). Les fonctions afférentes aux outils de gestion de contenupeuventêtre regroupées sur les quatre axessuivants: -Un référentiel décrivantl'ensembledes composants Web utilisés, notamment afind'assurer

la cohérence des données et de faciliter leurréutilisationen cas de migration vers de nouvelles

versions. -Une distinction claire entre contenus, modèles deprésentationet codes applicatifs. -Des fonctions deworkflowà la portée des contributeurs métier. -Une maîtrise du cycle de vie des contenus, modèles deprésentationet codes applicatifs

(création, validation, etc..)jusqu'aucontrôle des modifications réalisées et la publication.

La gestion de contenu inclut la gestion des connaissances.

Conclusion(outilscollaboratifs)

Le choix des outils de travailcollaboratifdoits'opérerau vu des objectifs à atteindre.Aussi: • si on souhaite fairecirculerl'information,échanger, on se servira des outils de communicationque sont le mail, le chat, la visioconférence. • si on souhaite rendredisponibledes documents déjà créés, on emploiera un outil de gestion documentaireéventuellementjumeléeà des listes de diffusion par exemple. • pour favoriser laconstructioncommune d'undocument,on utilisera un outil de collaborationà l'instar des forums, des outils de partaged'application,des wikis. • s'il s'agit decoordonner,desuivre,les outils decoordinationtels que le workflow, le BPMS ou l'agenda partagé, se montreront appropriés.

Mémoire de fin de cycled'ingénieur12

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflowet GED

PartieII :

Miseenplace

d'outilsdetravail collaboratifàl'UAB-Vie

Mémoire de fin de cycled'ingénieur13

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:worktlowet GED

I.L'UAB-Vie

1.1Création

L'uniondesassurancesduBurkina(UAB) a vu lejourle 8novembre1990 par le Raabo numéro an VIII

0191FPIDCA.Elle fait partie du groupe AXA et adémarréses activités avec

la branche IAIRDT (Incendie,Automobile,RisquesDivers etTransport).La branche vie suivra en août 1992.

1.2 Mission

L'UABs'estassignée lamissiond'intervenirdans:

• touteopérationd'assuranceet de réassurance, • toute branche de quelque nature que ce soit, • touteopérationcomportantdesengagementsdontl'exécutiondépendde la durée de la vie humaine et liéeàquarante-quatre(44) fondsd'investissements, • toutesopérationscomportantlaconstitutiond'associationréunissantdesadhérentsen vue decapitaliserencommunleurscotisationsetrepartirl'avoirconstituéet • lacoassurance,souscriptionpour compted'autrui.

1.3Organisation

L'UAB-Viea à sa tête undirecteurgénéral de quirelèventlaDirectiondes Affaires AcadémiquesetFinancièreset laDirectionTechnique.A ladirectionTechniquesont rattachés: • le serviceinformatique, • le servicecommercial, • le serviceclientèle, • le servicecontentieuxetrecouvrementet • ladivisionde BoboDioulasso.

1.4L'informatiqueàl'UAB-Vie

• serveur Xserie225 Xeon, •supportdetransmission:paire torsadée, • nombre de postes:20.

Mémoire de fin de cycled'ingénieur14

Mise en placed'outilsdetravailcollaboratif:workflowet GED

Leslogiciels:

• un logiciel degestiondecapitalisations(Kubera)enréseaufaisantintervenirtous les services, • un logiciel decomptabilité:Cobys.

II.Analysedesbesoins

L'UABest unesociétéd'assurancecomprenanthuit (8)entitésquiconcourentà laréalisation de sesobjectifsstratégiques.Commetelle, lacollaborationlaconcernantdoitêtreenvisagéeà deux (2)niveaux: • lacollaboration "interne»et • lacollaborationavec laclientèleet les autrespartenaires.

II.1 Lacollaboration"

interne» Dansl'environnementconcurrentielactuel, il est unenécessitépourl'UAB-Vied'avoirune démarchedeproductivitéet de qualité. Noussommesjustementarrivéàl'UAB-Vieà un momentoù elleinitiaitdeformalisertous sesprocessusdansl'optiquedemaîtriserson time to market. Cette tâche nous a donc été confiée dans unpremiertemps. De là s'estdégagée la nécessité d'unoutil degestiondeprocessus,un système deworkflowenl'occurrenceet ce, à l'instarde sapartenairefrançaise AXA. Une vue plus en détail dessystèmesdeworkflow nouspermettradedéterminerle type de système deworkflowàmettreen place. L'apportduworkflowsemanifesteraàplusieursniveaux:pourl'entrepriseet ses clients, pour lesemployésdel'entrepriseet leurencadrement,enfinpourladirectiondel'entreprise. Au niveau del'entreprise,leworkflowapporteraunemeilleureproductivitéet unemaîtrise accrue de cetteproductivitéenpermettantune analysepousséedescoûtset desperformances. Ilpermettrad'améliorerlaréactivité,de suivre lesdossiersavecprécision,derenseignerles clients surl'étatdesdossiers;enfin, ilpermetderenforcerlesmesuresde sécurité et de confidentialité.

Pour le client del'entreprise,lesbénéficesvisiblessontl'améliorationde laqualitéde service,

unmeilleurstemps deréponse,uneinformationclaire surl'étatd'avancementdesdemandes, unemeilleuredisponibilitédes agents del'entreprise. Les employés del'entreprisegagnentune vueprécisedestâchesqu'ilsdoiventexécuteravec les moyens de lessélectionneret lesordonnerà leurconvenance.Ilsdisposentpourchaque tâche desinformations(formulaire,documents)et des outilsnécessairesautraitement.Ils

Mémoire de fin de cycled'ingénieur15

Mise en placed'outilsde travailcolIaboratif:workflowet GED n'ontpas à sesoucierdel'enchaînementdes tâches et du suivi de laprocédurequi estgaranti par le système. Ilspeuventseconsacrerautravailàvaleurajoutéequicorrespondà leur compétence.Ils n'ontpas à sesoucierdeclasserlesaffairesauxquellesilsparticipent.Ils peuventretrouverchacundes casauxquelsils ontparticipéet enconnaîtrel'évolution. L'encadrement,essentiellementconcernépar lestâchesdecontrôle,d'approbationet de décision,se voitfournirles tâches àtempset avecl'informationnécessairepourintervenir avecefficacité.Ilpeutconnaîtrelesaffairesendéviationavec lesdatesprévues.Ilpeut interveniretréaffecterlestâchesàd'autresparticipants.1 peutenclencherdestraitements d'exception;enfinil peut suivrel'activitéet lachargedechacundesparticipants. Leworkflowapporteà ladirectionlesmoyensdedécrireformellementlesprocessusde l'entreprise.Ilpermetà ladirectiondedisposerdesstatistiquesnécessairespourcaractériser les charges, lescoûts,lespériodesde pointe. Ainsi, leworkflowpermettraàl'UAB-Viedemieuxseconnaîtreetd'améliorer considérablementsonefficacité.

Levolumed'informationstechniques

àgérerpar etpourlesdifférentespartiesprenantesest trèsimportant.Larecherchedans la salle desarchivesse faitfastidieuse.Pourtantlespièces qui y sontstockéessontenconstantedemandepourmenerlesactivitésroutinières.Leservice decomptabilitédétientlui aussi unequantitéconsidérabledepiècesquiconstituentdes archivespropresà lui;unproblèmed'encombrementse pose dans le local. Un outil de GED s'imposedonc,notammentde GEDadministrative. II.2 Lacollaborationavec la clientèle et lesautrespartenaires Cetteouverturea étésouhaitéepar leserviceclientèlequitrouveen cela unmoyend'attireret defidéliserune plus grandeclientèleen leuroffrantuncertainnombredeservicesen ligne. Il est plus grande facilitéd'accèsà cesservices;cetteperspectiveleurévitera d'avoirà sedéplacer pourcertainessituations,désengorgeantdumêmecoup laréception. Conclusiondel'analysedes besions :l'offrelogicielle Notreoffrelogicielleseprésentesous la formed'unportaild'entrepriseàpartirduquel serontaccessiblesun système deworkflowet un outil de GED. Ceportailintégreraégalement des services WAP pour laclientèle(pourlaconsultation); uneouverture

àinternetoffriraun

ensembledeservicesauxpartenaireset

Mémoire de fin de cycled'ingénieur16

Mise en placed'outilsde travailcollaboratif:workflow et GED (démarche B2C!). Chaque module de cette plate-forme sera interfacée avec le logiciel Kubera.Le système de workflow sera la charnière de ce système. L'UAB-Viedevra dans un certain avenir envisager uneintégrationd'unepartie de son systèmed'informationavec ceux de ses partenaires dans une optique de B2Bi 2. Cette intégration ne dépendant pas seulement del'UAB,elle devra se faire dans un cadre global.

Systèmeinformatique

del'UAB Ur 1

Intégration B2C

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