[PDF] Rapport daudit de verification daction corrective (CVA)

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CVA report template 25Feb21

verification

MOKABI SA

Code de certificat: NC-LS-035436

Date du rapport final: 06 Decembre 2021

I. AUDIT

Auditeurs,

qualifications:

Paul Alain ESSOUNGA, Auditeur Principal

Est un ingénieur forestier camerounais avec une expérience dans des auditeur interne pour préparer les entreprises à des audits externes de certification (OLB et FSC). Paul Alain est également un auditeur FSC FM et CoC depuis de Congo et au Gabon depuis plus de 6 ans pour le compte de Rainforest Alliance, NEPCon et maintenant Preferred By Nature. Paul Alain a été auditeur pour la certification Vérification of Legal Conformity (VLC) qui est un certificat privé de légalité délivré par Rainforest Alliance pour les entreprises de gestion forestière. Il a été République du Congo. Il est actuellement Lead Auditor pour la certification LegalSource de NEPCon pour laquelle il a été responsable

RDC et au Cameroun.

Steve NGAPOUT MOUNCHIKPOU-Expert technique

Est un ingénieur forestier camerounais avec une expérience dans des comme auditeur interne pour préparer les entreprises à des audits externes de certification (OLB, LegalSource et FSC) dans les entreprises au Cameroun, en République démocratique du Congo et en République

Centrafricaine.

plusieurs années et suit actuellement un processus de re-requalification suivant la Norme FSC. Il a également participé en date à quelques audits tierces-party comme audité et ensuite auditeur, par et pour le compte de plusieurs Organismes de certification (Ra-cert, Nepcon et Bureau

Véritas).

Steve est actuellement le Représentant Afrique centrale de NEPCon en charge des volets certification, marketing et développement, et projets, : 15 Avril 2021

Type de CVA: Bureau ܈ Visite terrain ܈

DZANGA

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Résumé du

déroulement de Initialement prévu pour la période allant du 11 au 13 Octobre 2021, l annuel 2020 de MOKABI SA partiellement en ligne du 15 au

17 Octobre 2021 le 15 octobre 2021

En effet, un des auditeurs a travaillé depuis le Cameroun à distance tandis que le deuxième auditeur a effectué les vérifications de terrain sur place au sein de la société MOKABI SA.

Avant la réunion

pondre aux RNC Majeurs ouverts ont été mis à la disposition des auditeur

Google drive.

5 Octobre 2021 à

Microsoft teams

des documents présentés. Les échanges se sont poursuivis dans la journée ainsi que les vérifications de terrain. La réunion de clôture -midi du 17 Octobre 2021 en pr toujours à trav

Microsoft teams.

Changement dans la

portée du certificat depuis le dernier audit: Aucun changement survenu dans la portée du certificat depuis le dernier audit II. ÉVALUATION DU RAPPORT DE NON- CONFORMITÉ (NCR)

Non-Conformance #: 01/19

Non-Conformance

Grading:

MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due Diligence Checklist Critères 4.1, 5.1, 6.2, 6.3, 6.4 moins une fois par an afin de remédier aux faiblesses.

Description of Non-conformance:

de la légalité et de

2015, 2016 et 2017).

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Non-Conformance #: 01/19

Non-Conformance

Grading:

MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due Diligence Checklist Critères 4.1, 5.1, 6.2, 6.3, 6.4 moins une fois par an afin de remédier aux faiblesses.

Toutefois, le système LegalSource étant diffèrent du premier sur certains points, la société

devrait se conformer à cette nouvelle grille. Le constat fait, les procédures existent mais ne sont

pas en totale harmonie avec les exigences LegalSource. pas clairement comment le suivi interne doit améliorer

le SDR, chaque année, ni présentent les différents niveaux de risques spécifiés de manière

ne peut a 2020:

MOKABI SA a mis à la disposition des auditeurs les procédures et instructions de travail

élaborées dans le cadre de la certification LegalSource. Un contrat a été passé avec un

prest exigences de la certification LegalSource.

clairement décrit son Système de Diligence Raisonnée (SDR) en identifiant les intervenants, les

conformité mineure de 2019 est élevée à majeure pour 2020.

Évidences :

- Procedures internes MOKABI SA; - Instructions de travail.

Corrective action

request: démontrer la conformité avec les exigences décrites ci-dessus. Les actions correctives efficaces se permettent de corriger la non- conformité spécifique décrite dans le constat, permet d'éliminer la cause racine et de prévenir la récurrence de la non-conformité

Timeline for

Conformance:

Avant la réémission du certificat

Evidence Provided by

Organisation:

- Procédure de Diligence Raisonnée MOKABI SA (DR00/PRO-01 (DR00/PRO-02 de Juin 2021) ;

Findings for Evaluation of

Evidence:

DR00/PRO-02 de Juin

2021).

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Non-Conformance #: 01/19

Non-Conformance

Grading:

MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due Diligence Checklist Critères 4.1, 5.1, 6.2, 6.3, 6.4 moins une fois par an afin de remédier aux faiblesses. lisé

2021 a été présentée aux auditeurs.

Ce constat permet de clôturer la Non-Conformité émise sur ces critères.

NCR Status: FERME

Comments (optional): Lors du prochain audit, les auditeurs devront vérifier que le système de la certification LegalSource.

Non-Conformance #: 02/19

Non-Conformance

Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due

Diligence Checklist. Critères 4.4, 8.3

Lorsque l'organisation identifie que des produits ont été mis sur le marché et / ou vendus avant l'atténuation des risques.

Description of Non-conformance:

MOKABI S.A a développé plusieurs procédures garantissant sa conformité légale et a certaines

exigences de la grille Legal Source en forêt, à la scierie et de gestion des anomalies).

En effet, après analyse documentaire et échanges avec la direction générale et le personnel de

terrain, chargés au contrôle et suivi des approvision les risques et qui donne la démarche de retrait du produit mis sur le marché en cas de risques spécifiés et surtout si Dans le cadre du présent certificat, il est peu probable que de tels cas se produisent. activités à mettre en 5

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Non-Conformance #: 02/19

Non-Conformance

Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due

Diligence Checklist. Critères 4.4, 8.3

Lorsque l'organisation identifie que des produits ont été mis sur le marché et / ou vendus avant l'atténuation des risques. conformité mineure de 2019 est élevée à majeure pour 2020.

Évidences :

- Procedures internes MOKABI SA; - Instructions de travail.

Corrective action

request: démontrer la conformité avec les exigences décrites ci-dessus. Les actions correctives efficaces se permettent de corriger la non- conformité spécifique décrite dans le constat, permet d'éliminer la cause racine et de prévenir la récurrence de la non-conformité

Timeline for

Conformance:

Avant la réémission du certificat

Evidence Provided by

Organisation:

Procédure de gestion des anomalies, évacuation des bois export (EXP-01_PRO-01 du 16 Septembre 2021)

Findings for Evaluation of

Evidence:

MOKABI SA a mis à la disposition des auditeurs la procédure de cas où des produits sont mis sur le marché. La procédure recommande que les clients soient informés de la situation par écrit et que le commerce des produits controversés Ce constat permet de clôturer la Non-Conformité émise sur ces critères.

NCR Status: FERME

Comments (optional):

Non-Conformance #: 03/19

Non-Conformance Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due

Diligence Checklist. Critères 5.1, 6.1

L'organisation doit clairement définir et documenter la portée de leur système de diligence raisonnée en termes de : certification pour chaque produit

Description of Non-conformance:

stocké aux parcs forêt et scierie coupes sous le certificat VLC de Rain Forest Alliance. Par

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Non-Conformance #: 03/19

Non-Conformance Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due

Diligence Checklist. Critères 5.1, 6.1

L'organisation doit clairement définir et documenter la portée de leur système de diligence raisonnée en termes de : certification pour chaque produit -DZANGA concédée depuis 2005 à la société MOKABI S.A, -delà de la maitrise mentale de la portée du SDR par les responsables de la société et les agents de terrain r 0 :

clairement la portée de son Système de Diligence Raisonnée. Ainsi, cette non-conformité

mineure de 2019 est élevée à majeure pour 2020.

Évidences :

- Procedures internes MOKABI SA; - Instructions de travail.

Corrective action request:

pour démontrer la conformité avec les exigences décrites ci- dessus. Les actions correctives efficaces se permettent de corriger la non-conformité spécifique décrite dans le constat, permet d'éliminer la cause racine et de prévenir la récurrence de la non- conformité Timeline for Conformance: Avant la réémission du certificat

Evidence Provided by

Organisation:

Procédure de Diligence Raisonnée MOKABI SA (DR00/PRO-01

Findings for Evaluation of

Evidence:

La consultation de la procédure de Diligence Raisonnée et les échanges entre les auditeurs et le personnel de MOKABI SA chargé du SDR, ont permis aux auditeurs de constater que la portée du certificat LegalSource est la CFAD MOKABI-DZANGA pour les grumes et intègre la scierie de Moualé pour les débités. Ainsi les essences comprises dans la portée du certificat sont celles récoltées dans la CFAD MOKABI-DZANGA et la chaine 7

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Non-Conformance #: 03/19

Non-Conformance Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due

Diligence Checklist. Critères 5.1, 6.1

L'organisation doit clairement définir et documenter la portée de leur système de diligence raisonnée en termes de : certification pour chaque produit certification LegalSource. Ce constat permet de clôturer la Non-Conformité émise sur ces critères.

NCR Status: FERME

Comments (optional):

Non-Conformance #: 04/19

Non-Conformance Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due Diligence Checklist. Critères 7.7, 7.8, 7.9, 8.1 L'Organisation doit documenter le processus d'évaluation des risques et justifier le niveau de risque spécifié pour chaque origine ou chaîne d'approvisionnement

Description of Non-conformance:

Les audits internes sont réalisés par le responsable du contrôle de la traçabilité et intervention

ocumenté. En outre, la procédure de gestion des anomalies ne

donne pas les différents risques ni la manière que les risques spécifiques peuvent être identifiés

élaborer par la société qui répond Source. ionnement. MOKABI-DZANGA, cette analyse est une exigence de la certification LegalSource. Ainsi, cette non-conformité mineure de 2019 est élevée à majeure pour 2020.

Évidences :

- Procedures internes MOKABI SA; - Instructions de travail.

Corrective action request:

pour démontrer la conformité avec les exigences décrites ci- dessus. 8

CVA report template 25Feb21

Non-Conformance #: 04/19

Non-Conformance Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due Diligence Checklist. Critères 7.7, 7.8, 7.9, 8.1 L'Organisation doit documenter le processus d'évaluation des risques et justifier le niveau de risque spécifié pour chaque origine ou chaîne d'approvisionnement Les actions correctives efficaces se permettent de corriger la non-conformité spécifique décrite dans le constat, permet d'éliminer la cause racine et de prévenir la récurrence de la non- conformité Timeline for Conformance: Avant la réémission du certificat

Evidence Provided by

Organisation:

- Procédure de Diligence Raisonnée MOKABI SA (DR00/PRO-01 ; (DR00/PRO-02 de Juin 2021) ; - Compte rendu de sensibilisation du personnel de MOKABI SA du 1er Août 2021 sur le Système de Diligence - Support de formation sur le SDR de MOKABI SA.

Findings for Evaluation of

Evidence:

MOKABI SA a présenté aux auditeurs la

DR00/PRO-02 de Juin 2021) ainsi

de la concession forestière.

Aucun risque

MOKABI-DZANGA. Ce constat est justifié dans le tableau pour Le tableau contient également la justification du choix de Ce constat permet de clôturer la Non-Conformité émise sur ces critères.

NCR Status: FERME

Comments (optional):

Non-Conformance #: 05/19

Non-Conformance Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due

Diligence Checklist. Critères 7.3, 7.4, 8.2

L'organisation doit documenter et justifier l'efficacité des mesures d'atténuation des risques.

Description of Non-conformance:

(TR01_PRO-01 V2 de traçabilité forêt et la GD/REG01-V1-01/08/2011 de gestion des anomalies 9

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Non-Conformance #: 05/19

Non-Conformance Grading: MAJOR Minor տ

Standard & Requirement: Norme LegalSource (LS-02) V2-1, section E. LegalSource Due

Diligence Checklist. Critères 7.3, 7.4, 8.2

L'organisation doit documenter et justifier l'efficacité des mesures d'atténuation des risques.

dans le système de gestion des flux matière et de traçabilité des produits forestiers). Cette

dernière procédure donne le champ de gestion des anomalies en matière de réception des

grumes et de la saisie des données des informations de chantiers issues des rapports

journaliers et fiches (au niveau du bureau forêt, le bureau de scierie et le parc a grumes

scierie). Apres analyse documentaires de ces procédures et échanges avec le responsable de mise en procédure GD/REG01-V1-01/08/2011 donne de façon anomalies que devrions être identifiées. de ces risques à chaque risque spécifié.

à -conformité mineure de

2019 est élevée à majeure pour 2020.

- Procedures internes MOKABI SA; - Instructions de travail.

Corrective action request:

pour démontrer la conformité avec les exigences décrites ci- dessus. Les actions correctives efficaces se permettent de corriger la non-conformité spécifique décrite dans le constat, permet d'éliminer la cause racine et de prévenir la récurrence de la non- conformité Timeline for Conformance: Avant la réémission du certificat

Evidence Provided by

Organisation:

- Procédure de Diligence Raisonnée MOKABI SA (DR00/PRO-01 ; (DR00/PRO-02 de Juin 2021) ; - Compte rendu de sensibilisation du personnel de MOKABI SA du 1er Août 2021 sur le Système de Diligence - Support de formation sur le SDR de MOKABI SA.

Findings for Evaluation of

Evidence:

Depuis le dernier audit et pour se conformer aux exigences relatives à la certification LegalSource, MOKABI SA a élaboré les documents suivantsquotesdbs_dbs11.pdfusesText_17

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