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1Conseil n? : être ponctuel.2Conseil n? : bien s'informer.3Conseil n? : s'organiser.4Conseil n? : trouver l'information du 1er coup.5Conseil n? : Gagner du temps au quotidien.Comment tenir le secrétariat de direction ?
Le fax
La note de service.La note d'information.La note de synthèse.
RESUME DETHEORIE
PRISE DE NOTES INTRODUCTION4
QUEST-CE QUE PRENDRE DES NOTES6
POURQUOI PRENDRE DES NOTES6
QUAND PRENDRE DES NOTES7
QUOI NOTER8
COMMENT FAIRE ?QUELLE ORGANISATION ADOPTER9
LA PRISE DE NOTES QUELLE TECHNIQUE DECRITURE ADOPTER ?12EXEMPLES DABREVIATIONS13
EXEMPLES DE SYMBOLES14
LA PRISE DE NOTES EN VUE DE REDIGER UN COMPTE RENDU15LES7METHODES DE LA PRISE DE NOTES18
SYNTHESE19
RETENIR20
GUIDE DETRAVAUXPRATIQUES
TP N° 01
22TP N° 02
24TP N° 03
25TP N° 0426
TP N° 0527
www.dimaista.c.la2Module 07 : PRISE DE NOTESRESUME THEORIQUE
Qu'est-ce que la prise de notes, qualités, défauts, efficacité, différentes méthodes de prise de notes, apprendreà relever les éléments essentiels. Savoir noter l'essentiel et exploiter efficacement une prise de notes. apprendre à retrouver le plaisir d'écrire. Ecrire pour écrire, écrire pour être lu, enrichir son vocabulaire et ses méthodes de travail grâce à la créativité.Ecrire vite.
www.dimaista.c.la4La prise de notes s'effectue à deux moments : à partir de ce qui est vu ou entendu (cours, conférences) ou à partirde recherches personnelles (lectures). Dans le premier cas, il faut à la foisécouter, regarder, pour comprendre et noter pour se rappeler ce que l'on a compris.On est donc rapidement perdu à vouloir tout prendre. (Une personne prononce en moyenne 150 mots minute et ne peut en écrire que 20 à 40). Deux expressions verbales sont couramment utilisées pour caractériser la prise de notes. Elles correspondent à des situations professionnelles différentes : "Prendre note» consiste à saisir par écrit desinstructions, des informations compte par écrit ou oralement soit pour effectuer des tâches. "Prendre des notes» consiste à saisir par écrit d'une façon claire et structurée les informations essentielles d'un message long pour en faire un compte rendu généralement écrit. Le tableau ci-dessous permet de comparer ces deux activités très différentes : www.dimaista.c.la5LA PRISE EN NOTES D'INSTRUCTIONSDE TRAVAIL
OU DE MESSAGES TELEPHONIQUESLA PRISE DE NOTES EN CONFERENCEOU EN REUNION
CARACTERISTIQUES DES MESSAGES
(quelques minutes au maximum).énumératifs;ilyapeuderetoursen
plusd'uneheure). normalementstructuré,selonunplan ouunordredujourprécis. questionsquientraînentdesretoursen arrière,desprécisions,des compléments.CARACTERISTIQUES DES NOTES
maistrèsprècises:identitése coordonnéesdepersonnes,bribes phrases,références,information chiffrées... structurées. desinformationsnotéesetcorrectio éventuelle) .l'essentielestenregistrésousune formerésumée,doncsommairement rédigée. pages),ellessontdoncnécessairement structurées, organisées. rectifiéesàlasuitedequestionsoude conventions. possible.FINALITE DE LA PRISE DE NOTES
reçuesourendrecompteoralementou parécrit(plusrarement)demessages rendu écrit. www.dimaista.c.la6I. QUEST-CEQUEPRENDREDESNOTES ? C'est garder une trace en fonction d'un but précis :ªTrace sur un support papier ;
ªTrace au niveau intellectuel par le travail d'assimilation accompli pour les prendre. Ce travail consiste à séparer l'essentiel de l'accessoire, pour ne garder que cet essentiel.II. POURQUOIPRENDREDESNOTES ?
1.Différentes raisons :
La notation aide à la mémorisation.
La notation facilite la concentration.
La notation développe des qualités intellectuelles comme la compréhension ou le jugement. Surtout, la notation permet de disposer d'une information utilisable, parce que traitée. C'est à dire que les notes constituent unestructure intermédiaire entre le produit à prendre en notes et la production à rendre à partir de la prise de notes.2.Conseils dans la prise de notes :
Deux défauts à éviter : vouloir tout noter ou ne noter que le plan. formulation facile à mémoriserou encore correspond à une citationà savoir.
abréviations et des symboles. www.dimaista.c.la7III. QUANDPRENDREDESNOTES ? DANSQUELBUT ? Les quatre cas de prise de notes :Les différents buts :A PARTIR DE LECRIT :
Livres, lettres, documents, etc...
A PARTIR DE LORAL :
Conversation, cours, entretien,
conférences, ses propres mots, réunions, directives, communications, téléphones, etc...A PARTIR DU MONTAL :
Mémoire, idées, réflexion,
analyse, souvenirs, etc...PRISE DE NOTESStructure
Intermédi
airePRODUIRE DE LECRIT :Résumés, dissertations,
commentaires, composés, lettres, romans, poèmes, rapports, comptes, mémoires, thèses, etc....DEVELOPPER CES
QUALITES
INTELLECTUELLES :
Apprendre, mémoriser,
comprendre, etc....A PARTIR DE
OBSERVATION :
Du contexte, de la gestuelle, du
comportement, de laréalité, etc...PRODUIRE DE LORAL :Discours, exposés, réunions,
discussions, cours, conférence, interventions orales, divers.www.dimaista.c.la8La réponse à cette question dépend essentiellementdu pourquoi et du but visé
par la prise de notes. Dans le préambule,on a vu que la prise de notes consiste à dépendre : Du critère culturel qui agit commeun filtre et privilégie, déforme ouélimine certaines informations.
Du projet personnel qui oriente la recherche.
Pour autant, tout énoncé ou texte a un sens qui lui est propre. Le lecteur ou informations précises. Il a un message à faire passer. Il importe d'identifier et de comprendre ce message.METHODESPRINCIPESCOMMENTAIRES
Prise de notes
logiqueOn note les idées essentielles en faisant ressortir un plan, une structure (titres et sous- titres)Facilite la compréhension et la relecture même par les tiers ;Facilite l'élaboration du compte rendu ;
Nécessite une compréhension rapide du sujet ;C'est la méthode la plus classique.
Prise de notes
fonctionnellePrise des notes
"normée" ou formellePrise de notes
linéaire ou compilatoirePrise de notes par
phrases-formules ou par mots clésLa feuille est organisée en zones correspondant chacune à une fonction : plan, compléments, remarques personnelles...On note les informations
sur un document où les rubriques sont pré- impriméesOn note tout ce qui se dit
dans l'ordre où les idées se présentent.On ne relève que les mots
ou les phrases importants et on les numéroteFacilite la mise au net mais exige de la rigueurNécessite compréhension et jugement ;
Permet des retours en arrière ;
S'utilise souvent en combinaison avec la prise
de notes logique.Évite les oublis ;
Clarifie et facilite la prise de notes ;
Manque parfois de souplesse ;
Est très bien adaptée aux événements répétitifs : messages téléphoniques, comptes rendus de téléprospection, de visite...Permet une saisie fidèle mais fatigante ;
Ne nécessite aucun effort de compréhension
pour la prise ;Allonge le temps de mise au net.
Convient principalement à la prise de notes au cours d'un entretien ou d'un exposé. Nécessite une grande concentration et la capacité à reformuler.METHODESPRINCIPESCOMMENTAIRES
La prise de notes
arborescente ou heuristiqueFait apparaître les relations possibles entre les idéesS'utilise pour rechercher des idées et préparer un exposé écrit ou oral. Fait apparaître les ensembles et sous- ensembles d'idées...La prise de note
systémiqueVisualise les relations par des figures géométriques, des flèches, des mots clésS'utilise pour préparer un exposé écrit ou oral.Décrit un circuit de pensée.
www.dimaista.c.la10I.L'ECRITURE LITTERALE(OU"EN TOUTES LETTRES»)
Système d'écriture classique, manuscrit. Les mots sont écrits en toutes lettres ou abrégées ou encore symbolisées (cf. FR n° 10). Ce système est le plus répandu. Il convient parfaitement auxprises de notes sélectives, effectuées soit à titre personnel, soit à titre professionnel.II. L'ECRITURE"ABREGEE"
exemple (tjrs pour "toujours") et de latechnique sténographique (pour l'écriture de finales de mots, par exemple). Il est lui aussi bien adapté à laprise de notes sélectivemaisnepeutêtreexploitéquepar despersonnes"initiées"àce système.III. LA STENOGRAPHIE
Système d'écriture manuscrit basé sur l'emploi de signes géométriques : lignes droites, courbes...à partirdesquels sont représentées les syllabes des mots. Le "idéogramme" -dessin représentant conventinnellement le sens d'un mot- ni avec un"pictogramme",représentationfigurativeousymboliséedemotsou de concepts. Signes sténographiques (exemples)Sténogrammes écrits à partir de ces signes Se te de reFe-ve se-ze-xe
Dérive fève
Taxe sexe
www.dimaista.c.la11A l'origine, la sténographie est conçue pour lesprises de notes intégrales,ce
qui suppose une très bonne maîtrise du système (vitesse professionnelle : 120/140 mots minute). Elle peut aussi s'utiliser pour la prise de notes sélective mais
elle ne favorise pas la lecture globale et rapide de la saisie etla prise de notes ne peut être exploitée que par des personnes initiées à la sténographie.IV. LA STENOTYPIE
Système d'écriture mécaniquenécessitant l'emploi d'une machine spéciale et basé sur la saisie phonétique du message qui s'inscrit en lettres sur une bande de papier. La machine de sténotype est maintenant connectée à un microordinateur équipé d'un logiciel spécial dit de "transcription assistée par ordinateur". Ce logiciel, lui-même couplé à un logiciel de traitement de texte, traduit instantanément à l'écran la prise sténotypique. Il reste ensuite à la sténotypiste à relire le texte document en forme. permet d'écriretrès vite,pratiquement à la vitesse de la parole (vitesse moyenne de prise : 180 mots/minute, vitesse professionnelle :220 / 240 mots/minute).
V. LA PRISE DE NOTES EN ECRITURE LITTERALE:
Conseils pratiques
"télégraphique" en supprimant les reformulations et les mots vides de sens (prépositions, articles,), ou inutiles(adverbes, adjectifs redondants...) ; fréquemment (par exemple la finale"tion" : conven° pour "convention") ; Pour les mots courants,recourir à des abréviationsconventionnelles ou personnelles ou à des symboles (voir ci-dessous) ; Utiliser toujours les mêmes symboles ou abréviationspour représenter les "personnellement", "personnaliser"....le contexte permet de rétablir le terme exact. www.dimaista.c.la12 actuellement (tous les adverbes se terminant par ment peuvent être abrégés de la même manière)actullem tmaisms maximummax mêmem aprèsapminimumminquotesdbs_dbs4.pdfusesText_8[PDF] organisation d'un secrétariat de direction
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