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RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE Chancellerie

Archives d'Etat

RECUEIL DE DIRECTIVES POUR L'ARCHIVAGE

DANS LES COMMUNES GENEVOISES

Document réalisé par les Archives d'Etat

en collaboration avec les archivistes des communes de

Carouge, Cologny, Genève, Lancy et Meyrin

Archives d'État de Genève, 2011

2

TABLE DES MATIERES

1. Introduction ........................................................................................................ p. 3

2. Constitution des fonds d'archives communales

(enregistrement, tri, conditionnement) ............................................................. p. 3

3. Plan de classement............................................................................................ p. 5

4. Conditionnement des documents .................................................................... p. 6

5. Prescriptions techniques sur la reliure et la conservation des procès-

verbaux des séances du conseil municipal et du conseil administratif ...... p. 10

6. Prescriptions techniques sur le papier, les moyens d'écriture et

d'impression .................................................................................................... p. 10

7. Références des personnes et des services à alerter en cas de sinistre ...... p. 11

8. Annexes

I. Loi sur les Archives publiques (LArch) .......................................................... p. 12

II. Extrait du Règlement d'application de la LArch (titre V) ............................... p. 17

III. Liste des papiers à éliminer (" papiers de corbeille ») .................................. p. 18

IV. Conseils pour l'élaboration des inventaires .................................................. p. 19

V. Modèles d'inventaires ..................................................................................... p. 20

VI. Locaux d'archives ........................................................................................... p. 26

VII. Gestion du prêt ................................................................................................ p. 27

VIII. Glossaire sommaire ......................................................................................... p. 27

IX. Historique de la formation des communes .................................................... p. 30

X. Ouvrages de référence .................................................................................... p. 32

XI. Plan de classement détaillé ............................................................................ p. 33

XII. Calendrier de conservation (cf. Mise à jour 2021, faisant l'objet d'un document

de référence à part) .............................................................................p. 36

XIII. Fiche informative : l'archivage et la destruction de l'information .............. p. 37 3

1. INTRODUCTION

Les dispositions légales

1 relatives à la constitution d'archives dans les communes du canton

de Genève donnent pour mission aux Archives d'Etat : - de fournir aux communes un recueil de directives sur la constitution, la conservation et la consultation des archives historiques ; - de définir le sort final des archives courantes et intermédiaires, d'un commun accord avec les autorités communales.

Les directives exposées dans ce document ont été conçues pour servir de modèle général et

les principes énoncés sont applicables aux documents indépendamment de leur support

(papier, microformes ou numérique). Les Archives d'Etat se tiennent à disposition des communes pour les conseiller et adapter ce modèle à leurs situations spécifiques.

2. CONSTITUTION DES FONDS D'ARCHIVES COMMUNALES

Préambule

L'archivage contribue à documenter l'activité des institutions publiques, à assurer la

continuité et le contrôle de leur gestion, ainsi que la sécurité du droit. Il sauvegarde les

intérêts légitimes de personnes touchées ou de tiers, et ceux de la science et de la

recherche historique. Il crée ainsi les conditions nécessaires à la compréhension de

l'histoire 2.

Le tri ou sélection

L'opération du tri consiste à distinguer les documents présentant une valeur juridique,

politique, économique, historique, sociale ou culturelle, des pièces dont l'utilité n'est que

temporaire et qui devront être éliminées (cf. liste des papiers à éliminer) 3. Les documents de valeur historique sont ceux qui sont indispensables à la compréhension, a posteriori, des affaires et des événements et ceci pour un cercle élargi de personnes.

Les documents de valeur juridique sont les écrits (contrats, lettres, jugements, etc.) qui

créent des rapports de droit durables ou dont la conservation est prescrite par la loi. Les documents de valeur administrative sont ceux qui peuvent encore être utiles au personnel communal à moyen terme et faciliter la compréhension des dossiers actifs.

Le classement

Le classement a pour objectif de disposer les pièces, les dossiers ou les registres de façon à

retrouver, avec le plus d'aisance possible et à n'importe quel moment, le ou les

1 Cf. annexe I

2 Larch, art. 2 al. 2 Principes

3 Cf. annexe III

4 renseignements désirés. L'archivage des documents peut se décomposer en cinq étapes successives, décrites ci-dessous :

1. Constitution d'un dossier

Les affaires assez importantes pour mériter la création d'un dossier, soit un ensemble de

documents relatifs à une affaire à un moment donné, sont enregistrées, dès l'ouverture de

celui-ci, dans un registre par ordre chronologique. L'inscription prévoit l'annotation des

indications suivantes, à inscrire selon l'avancement de l'affaire puis de l'archivage du

dossier : - numéro d'entrée ; - date d'ouverture du dossier ; - objet du dossier, soit dénomination du dossier ; - date de clôture du dossier ; - nombre final de pièces, de liasses, de cartons ; - cote de l'archivage du dossier définitif, attribuée selon le plan de classement.

Dès réception des documents, le secrétariat de la commune appose son timbre sur les

différentes pièces avec la date d'entrée et, éventuellement, avec un numéro d'ordre.

2. Structuration d'un dossier

Au fur et à mesure de l'accroissement d'un dossier, les différentes pièces qui le composent sont mises en ordre, par exemple : document établissant l'objet du dossier, contrat, correspondance accompagnée des annexes citées, coupures de presse en rapport avec le sujet, photographies, plans, etc. Le but de cette opération est de permettre de retrouver les

pièces du dossier au besoin. Certaines pièces peuvent être éliminées d'emblée : brouillons,

lettres d'accompagnement, fiches de transmission, exemplaires en surnombre, doubles,

photocopies de textes législatifs, etc. Lorsqu'un document est photocopié, on prend soin

également de distinguer clairement l'original des doubles au moyen d'un timbre " copie ».

3. Préarchivage

Lorsqu'une affaire est terminée, le dossier est clos et reçoit sa structure définitive. Un

deuxième tri élimine toutes les pièces sans valeur ou inutiles à la compréhension de l'affaire.

Le dossier reçoit sa cote définitive, c'est-à-dire son emplacement dans le plan général de

classement.

4. Archivage

Après échéance des durées d'utilité légale et administrative qui sont fixées par le service

producteur des documents soit l'administration communale, le dossier est intégré dans les archives historiques, selon le sort final prévu dans le calendrier de conservation. Calendrier de conservation : tableau décrivant les types de documents produits et reçus par un service dans le cadre de ses fonctions administratives, et fixant

pour chacun d'entre eux le délai d'utilité administrative (DUA), le délai d'utilité

légale (DUL) et le sort final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer (le sort final indique quels documents seront conservés de manière permanente et lesquels seront éliminés une fois leur durée d'utilité légale échue). Durée d'utilité administrative : durée pendant laquelle le document doit être conservé et rester accessible pour des raisons administratives. C'est la période 5 pendant laquelle les documents (documents actifs) sont indispensables au soutien des activités quotidiennes d'une administration. Durée d'utilité légale : durée pendant laquelle le document doit être conservé et rester accessible pour des raisons légales. C'est la période pendant laquelle les documents (documents semi-actifs) doivent être conservés pour des raisons légales et financières mais ne sont plus directement utiles aux activités quotidiennes d'une administration.

5. Inventaire

4

Les dossiers archivés définitivement sont inventoriés suivant l'ordre des cotes dans un

système d'information, quel qu'il soit. Une version des inventaires, y compris ceux des

éventuels fonds privés conservés dans les archives de la commune, doivent être disponibles

aussi sous forme papier, et une copie de ces inventaires remise aux Archives d'Etat.

3. PLAN DE CLASSEMENT5

Table des matières du plan de classement actuel, basé sur le plan comptable des communes - MCH1 (les intitulés ne correspondent pas forcément aux dénominations des organismes) :

0 ADMINISTRATION

1 SÉCURITE PUBLIQUE

2 ENSEIGNEMENT, CULTURE, FORMATION

3 ÉTAT CIVIL

4 SANTÉ ET SPORTS

5 PRÉVOYANCE SOCIALE

6 TRAVAUX PUBLICS ET URBANISME

7 PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT ET AMÉNAGEMENT DU

TERRITOIRE

8 ÉCONOMIE PUBLIQUE ET TRANSPORTS

9 FINANCES ET CONTRIBUTIONS

10 FONDS PRIVÉS

11 COLLECTIONS (plans, photos, vidéos, etc.)

4 Cf. annexe X : Modèles d'inventaires

5 Cf. annexe XI : Plan de classement détaillé

6

4. CONDITIONNEMENT DES DOCUMENTS

Les documents destinés à être conservés définitivement ont une valeur historique ; ils sont

donc uniques et ne peuvent être remplacés. Il est important d'assurer au mieux leur

préservation. Les recommandations ci-dessous concernent les fournitures de bureau à utiliser pour assurer la conservation à long terme des documents.

4.1 Conditionnement des documents

Afin que les documents soient conservés dans les meilleures conditions possibles, les mesures suivantes sont à prendre lors du conditionnement des documents d'archives :

Manipulation des documents

Ne pas manger et boire en traitant les documents

(La nourriture et les boissons peuvent tacher les documents et attirer des insectes qui s'attaquent au papier). Ne pas entreposer les documents à même le sol (Risques liés aux fuites d'eau).

Chemises en plastique

Enlever les chemises en plastique et les remplacer par des chemises en papier cartonné Java ou, de préférence, par des chemises ou enveloppes en papier non-acide (Elles absorbent avec le temps l'encre des documents et leur imperméabilité représente un danger à moyen terme).

Trombones et autres pièces de métal

Enlever les attaches métalliques

(Elles rouillent en prenant de l'âge et endommagent les documents).

Reliures métalliques en spirale

Enlever les reliures métalliques et sortir les documents des classeurs à anneaux.

Ruban adhésif de type " scotch »

Ne pas utiliser de ruban adhésif

(En vieillissant, le support plastique du scotch se dessèche, jaunit et se détache, faisant place à des espaces gras réduisant la lisibilité).

Elastiques

Enlever les élastiques.

Taille des dossiers

Diviser les dossiers de taille excessive et éviter de trop remplir les boîtes d'archives (Les dossiers épais sont difficilement manipulables ; une manipulation les endommage). Plans Conserver les plans à plat dans un meuble à plans, ou roulés dans des tubes, mais jamais pliés.

Documents audio-visuels

Demander conseil aux Archives d'Etat ou à Memoriav (http://fr.memoriav.ch/), qui fait office d'expert pour ce type de support. 7

Une fois ces opérations effectuées, les documents doivent être conditionnés de la manière

suivante : il faut les placer tout d'abord dans une chemise à trois rabats cartonnée de format

A4 de préférence en carton non-acide, de la façon la plus ordonnée possible. Il faut faire

attention de ne pas placer trop de documents dans une même chemise ; la chemise doit

pouvoir être bien fermée afin d'éviter que la poussière n'y entre. Avant de placer les

documents dans la chemise, il est nécessaire de plier les rabats à la hauteur voulue. Pour faire des séparations à l'intérieur d'une chemise, on utilisera des chemises sans rabat. On peut reporter sur la chemise, au crayon, l'éventuelle indication qui se trouvait sur la chemise en plastique ou le séparateur en plastique remplacé (illustration 1).

Illustration 1

chemise de papier sans rabat chemise à 3 rabats cartonnée

Les chemises doivent être placées dans les boîtes d'archives de façon assez rapprochée

pour tenir debout, mais il ne faut pas les serrer au point qu'il soit difficile de les ressortir. Le dos du dossier repose sur le fond de la boîte et les cotes sont visibles (illustrations 2 et 3)

Illustrations 2 et 3

8

4.2 Identification des documents d'archives (cote) et inventaire (liste)

Les documents d'archives, une fois reconditionnés, doivent être cotés en fonction du plan de

classement et de l'inventaire. Un dossier est conditionné dans une chemise et identifié par une cote ; on notera ainsi la cote du dossier au crayon sur la chemise, et on reportera dans l'inventaire la description correspondante. Il ne faut pas oublier de noter ensuite sur la boîte d'archives, également au crayon, les cotes correspondant aux chemises qui se trouvent à l'intérieur (illustration 4).

Un gros dossier peut être décrit au niveau de la boîte ; les chemises à l'intérieur de la boîte

ne serviront alors pas de séparateur de dossier, mais éviteront que le papier ne glisse au fond du carton. On peut éventuellement reporter au crayon sur les chemises le titre de la

partie de dossier correspondant. La cote sera écrite sur la boîte et la description

correspondante reportée dans l'inventaire (illustration 5).

Lorsque les documents ont été inventoriés et les cartons cotés, ces derniers reçoivent une

étiquette portant le nom de la commune et la cote, collée avec une colle spéciale

(illustration 6). Il est important de ne rien écrire sur les documents d'archives originaux.

Illustration 4

Cote Description Dates

extrêmes

Type et nombre

de pièces

Remarque

2.56 Historique de la réorganisation

comptable ; procédures d'organisation et informatisation de la comptabilité 1957-1962 1 chemise 9

Illustration 5

Cote Description Dates

extrêmes

Type et nombre

de pièces

Remarque

2.55 Réorganisation comptable (projets 9502 à

9520) 1962 1 boîte

Illustration 6

10

4. 3. Matériel de conditionnement des documents

• Chemises de papier, sans rabat, format A4 ; (feuille de papier fort ou de carton mince pliée en deux servant à isoler et à conserver des documents ayant un objet en commun) ; • Dossiers avec trois rabats, cartonnés, format A4 ; • Boîtes d'archives, carton rigide ; • Colle : par exemple, bidon de 5 kg de colle Eimer HERONOL Fertigkleister normal au prix de 46 F (2008) chez Briner & Co Nachfolger S. & R. Bionda, Heron, Bastelleim,

Fertigkleister, Oltnerstrasse 89, 4652 Winznau ;

• Pinceaux pour encoller les étiquettes : pinceaux plats de peintre, poils lavables à l'eau ;

• D'une manière générale, il est recommandé d'utiliser du matériel de conditionnement

(papier et cartons) non-acide.

5. RELIURE ET CONSERVATION DES PROCES-VERBAUX DES SEANCES DU

CONSEIL MUNICIPAL ET DU CONSEIL ADMINISTRATIF

Ces procès-verbaux doivent être imprimés sur du papier d'archive certifié ISO 11108 (voir ci-

dessous) et reliés en registres. La numérisation et/ou la mise en ligne des délibérations du conseil municipal ne constitue pas un mode d'archivage. Elles ne suppriment pas l'obligation de conserver les documents sous forme papier.

6. PAPIER, LES MOYENS D'ÉCRITURE ET D'IMPRESSION

6.1. Papier

Archives historiques

Pour les documents essentiels à l'histoire de la commune, tels que les procès-verbaux du conseil administratif et du conseil municipal, il est recommandé d'utiliser le papier d'archives

correspondant à la norme ISO 11108, afin de garantir la conservation à long terme des

documents représentant une valeur patrimoniale. Ce papier filigrané, garanti 1000 ans, ne

jaunit pas et ne se fragilise pas. Il est fabriqué à partir de fibres de coton, de chanvre et de

lin.

6.2. Encres

Il existe plusieurs normes concernant la qualité des encres d'imprimerie, dont les normes ISO 19752 (imprimantes laser noir/blanc) et ISO 19798 (imprimantes laser couleur).

Actuellement, les encres sont généralement de bonne qualité. D'origine végétale et

pratiquement exemptes de métaux, elles sont de plus en plus respectueuses de l'environnement.

6.3. Imprimantes

La qualité de l'impression dépend en grande partie du bon entretien des imprimantes et des photocopieuses... pensez-y ! 11

7. RÉFÉRENCES EN CAS DE SINISTRE

N

UMÉROS D'URGENCE

POMPIERS : 118

POLICE : 117

SERVICE D'INTERVENTION ET DE SECOURS (SIS) : 022 418.71.81

SAPEURS POMPIERS COMMUNAUX

PROTECTION DES BIENS CULTURELS : le SIS doit alerter cette instance.

CONGÉLATION DES DOCUMENTS MOUILLÉS :

Société DOCUSAVE (M. Guido VOSER) : 033 345 22 88 ou 070 204 88 08 P

OUR INFORMATION

COSADOCA (Consortium de sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe) Cet organisme, regroupant les Archives cantonales vaudoises, la Bibliothèque cantonale et

universitaire (site de Dorigny) et la Bibliothèque centrale de l'Ecole polytechnique fédérale de

Lausanne, présente sur son site internet des fiches pratiques sur la sécurité et la prévention

des catastrophes et le traitement des documents suite à un sinistre.

Voici l'adresse de ce site :

www.cosadoca.ch/fiches 12

8. ANNEXES

ANNEXE I

LOI SUR LES ARCHIVES PUBLIQUES

Loi sur les archives publiques

(LArch)

B 2 15

du 1er décembre 2000 (Entrée en vigueur : 1 er septembre 2001) Le GRAND CONSEIL de la République et canton de Genève décrète ce qui suit :

Chapitre I Dispositions générales

Art. 1 Champ d'application

1 La présente loi s'applique à l'ensemble des archives publiques genevoises, qui sont formées :

a) des fonds d'archives et collections réunis aux Archives d'Etat, de provenance publique ou privée;

b) des archives des institutions publiques suivantes (ci-après : institutions publiques) :

1° des institutions dépendant de l'ancienne République de Genève ou aux droits desquelles cette

dernière a succédé,

2° des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire cantonaux, ainsi que de leurs administrations et

des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent,

3° des communes, ainsi que de leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou

en dépendent,

4° des établissements et corporations de droit public cantonaux et communaux, ainsi que de

leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent,

5° des groupements formés d'institutions publiques visées aux chiffres 1 à 4,

6° des personnes physiques ou morales et organismes chargés de remplir des tâches de droit

public cantonal ou communal, dans les limites de l'accomplissement des dites tâches.

2 Les archives privées historiques qui méritent d'être protégées peuvent faire l'objet d'un classement

conformément à la loi sur la protection des monuments, de la nature et des sites, du 4 juin 1976.

3 La présente loi s'applique aux archives privées déposées aux Archives d'Etat dans la mesure où une

convention de dépôt n'y déroge pas.

4 La présente loi est appliquée de façon coordonnée avec la loi sur l'information du public, l'accès aux

documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001.

Art. 2 Principes

1 Tous les documents des institutions publiques qui ont une valeur juridique, politique, économique,

historique, sociale ou culturelle sont archivés.

2 L'archivage contribue à documenter l'activité des institutions publiques, à assurer la continuité et le

contrôle de leur gestion, ainsi que la sécurité du droit. Il sauvegarde les intérêts légitimes de

personnes touchées ou de tiers, ainsi que ceux de la science et de la recherche. Il crée ainsi les

conditions nécessaires à la compréhension de l'histoire.

3 Les archives publiques sont des biens du domaine public. Elles ne peuvent être acquises par

prescription.

4 Le Conseil d'Etat, soit pour lui le département qu'il désigne à cette fin (ci-après : département), veille

à la conservation des archives publiques et exerce les droits de revendication de l'Etat à l'égard des

documents distraits indûment de leurs fonds d'origine. Le versement d'une indemnité au tiers

possesseur de bonne foi est réservé. 13

Art. 3 Définitions

Fonds d'archives

1 On entend par fonds d'archives l'ensemble des documents d'archives reçus et produits par une

personne physique ou une personne morale de droit public ou de droit privé, ordonnés et conservés

conformément aux principes et dispositions de la présente loi.

Collections

2 On entend par collection la réunion de documents de toute provenance, groupés en fonction de leurs

sujets ou de toute autre caractéristique commune.

Documents

3 On entend par document tous les supports de l'information, quelle que soit leur date, qu'ils se

présentent sous forme écrite ou numérisée, visuelle ou sonore.

Dossiers

4 On entend par dossier un ensemble de documents assemblés pour le traitement d'une affaire.

Archives administratives

5 Les archives administratives sont l'ensemble des documents utiles à l'expédition courante des

affaires.

Archives historiques

6 Les archives historiques sont l'ensemble des documents qui ne sont plus utiles pour l'expédition

courante des affaires et qui sont conservés en raison de leur valeur archivistique définie par les

principes et dispositions de la présente loi.

Art. 4 Conseil en matière d'archives

1 La commission consultative en matière de protection des données, de transparence et d'archives

publiques (ci-après : la commission consultative) instituée par la loi sur l'information du public, l'accès

aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001, conseille le

département sur la constitution, la gestion, la conservation et la consultation des archives.

2 Les restrictions d'accès aux archives prévues par la présente loi ne sont pas opposables à cette

commission.

Chapitre II Organisation de l'archivage

Art. 5 Compétence en matière d'archivage

1 Les Archives d'Etat veillent à la constitution, à la gestion et à la conservation des archives publiques

dans leur ensemble et plus particulièrement à celles des archives historiques.

2 Les institutions publiques visées à l'article 1, alinéa 1, lettre b, chiffre 2, ont la garde de leurs

archives aussi longtemps qu'elles en ont besoin pour la gestion des affaires courantes, sous réserve

des mesures de conservation, de précaution et de surveillance qu'édicte le Conseil d'Etat.

3 Les institutions publiques visées à l'article 1, alinéa 1, lettre b, chiffres 3 et 4, conservent la propriété

et la garde de leurs archives, sous réserve des mesures de conservation, de précaution et de

surveillance qu'édicte le Conseil d'Etat.

4 Les détenteurs d'archives privées qui ont fait l'objet d'un classement conformément à l'article 1,

alinéa 2, archivent et gèrent eux-mêmes ces documents conformément aux principes de la présente

loi ou en proposent le versement aux Archives d'Etat. La consultation et l'accès à ces archives sont

fixés par convention. Art. 6 Gestion des archives par les institutions publiques

1 Les institutions publiques constituent et gèrent leurs archives conformément aux principes et

dispositions de la présente loi, de ses règlements d'application et des directives des Archives d'Etat.

2 Elles ne peuvent détruire des archives administratives susceptibles d'avoir une valeur archivistique

au sens de l'article 2, alinéa 1, sans l'autorisation des Archives d'Etat.

3 Dans les limites fixées par le Conseil d'Etat, les Archives d'Etat édictent à l'intention des institutions

publiques des directives sur : a) la constitution, la gestion, la conservation et le versement des archives; b) les supports et les méthodes techniques de constitution et d'élaboration des documents.

4 Les Archives d'Etat veillent au respect de ces dispositions. Elles peuvent se rendre dans les

institutions publiques et y contrôler l'état de conservation et le classement des archives. 14 Art. 7 Obligation de proposer le versement des archives Les institutions publiques doivent proposer le versement aux Archives d'Etat de tous les documents

dont elles n'ont plus besoin en permanence, pour autant qu'elles ne soient pas chargées de les

archiver elles-mêmes. Art. 8 Appréciation de la valeur archivistique et versement des documents

1 Les Archives d'Etat apprécient la valeur archivistique des documents en collaboration avec les

institutions publiques.

2 Les documents ainsi sélectionnés sont versés aux Archives d'Etat.

Art. 9 Destruction des archives historiques

1 Le Conseil d'Etat autorise la destruction des archives historiques dont la conservation est jugée

inutile.

2 L'institution publique considérée, les Archives d'Etat et la commission consultative sont consultées

au préalable.

3 L'autorisation de détruire un fonds d'archives historiques est publiée dans la Feuille d'avis officielle

avec la mention des délais et voies de recours.

Art. 10 Intégrité des archives historiques

1 Les archives ne peuvent être modifiées.

2 Seules des adjonctions explicitement désignées comme telles peuvent être portées à des dossiers

d'archives.

Chapitre III Accès aux archives

Art. 11 Principe de la libre consultation

1 La libre consultation des archives publiques est garantie par la loi.

2 La consultation est gratuite. Un émolument peut être perçu pour des prestations particulières selon

le tarif fixé par le Conseil d'Etat pour les Archives d'Etat, respectivement par l'autorité communale pour

les archives communales.

3 Un exemplaire justificatif est remis gratuitement aux Archives d'Etat pour tous travaux publiés ou

diffusés qui se fondent entièrement ou partiellement sur les fonds et collections d'institutions

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