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ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 1

GUIDE UTILISATEUR

FONCTIONNALITE DE PAIEMENT EN LIGNE DANS ADOC

Paiement simple

ou en plusieurs échéances

FFT - janvier 2019

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 2

SOMMAIRE

1. Préambule ......................................................................................................................... 3

2. Première étape - activation de la fonctionnalité

2.1. Actions préalables dans le back-office Paybox ................................................... 4

2.2. Paramétrage côté ADOC ..................................................................................... 9

3. Deuxième étape - saisie des informations communiquées par Paybox ........................ 10

4. ParamĠtrage des formules d'accğs au club .................................................................... 13

5. Paramétrage des produits / services .............................................................................. 17

6. Fonctionnement côté Espace Adhérent ......................................................................... 18

7. Fonctionnement des paiements côté Espace Gestionnaire

7.1. Attribution d'une formule ă un adhĠrent ......................................................... 23

7.2. Attribution en masse d'une formule ă plusieurs adhĠrents ............................. 27

8. Administration des Ventes par le Gestionnaire .............................................................. 28

9. Suivi des paiements par le Gestionnaire ......................................................................... 29

10. Nouveautés introduites avec le paiement en ligne

10.1. Possibilité de remboursement d'un adhĠrent .................................................. 33

10.2. Activation / désactivation de la possibilité de réserver .................................... 34

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 3

1 Préambule

Afin d'aller toujours plus loin au serǀice des clubs utilisant ADOC, la FFT a pris la dĠcision

d'implĠmenter dans l'outil une fonctionnalité de paiement en ligne. Cette fonctionnalité doit

apporter des services : - aux dirigeants des clubs en mettant à leur disposition un processus de paiement rapide et fiable, permettant un gain de temps très important dans la gestion des paiements de leurs adhérents. De plus cette fonctionnalitĠ permet sous conditions d'effectuer des remboursements rapides. La fonctionnalité sera également ouverte pour le paiement des inscriptions aux tournois organisés par le club, ce qui simplifiera les encaissements mais également limitera le nombre de WO (le rğglement de l'inscription ayant ĠtĠ perĕu dğs l'inscription). - aux adhérents des clubs, en leur permettant de payer par carte bancaire via leur espace adhĠrent comme ils ont par ailleurs l'habitude de le faire pour un grand nombre de leurs achats.

- Enfin, la possibilitĠ d'effectuer un paiement en ligne en plusieurs ĠchĠances (2 ă 4) ǀa

permettre de coller au plus près des besoins des clubs et de leurs adhérents.

La FFT a choisi d'intĠgrer la solution Paybox (groupe Point). Cette solution est certifiée conforme

au standard PCI/DSS (Payment Card Industry / Data Security Standard) par Visa et Mastercard. Elle offre en outre la possibilité de bénéficier du service 3D-secure.

Le présent document a pour vocation de décrire les différents paramétrages et actions à

accomplir pour implémenter correctement la fonctionnalité dans un club. Toutes les démarches

Paybox ont à ce stade été réalisées).

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 4

2 Première étape - activation de la fonctionnalité

Avant de pouvoir activer la fonctionnalité de paiement en ligne dans ADOC, le club

1. Ouǀerture d'un compte VADS auprès de sa banque

2. Dossier d'adhĠsion ă la solution Paybodž complĠtĠ

3. Documents retournés au référent ADOC de la Ligue

4. Réception des 2 emails de confirmation de Paybox (ouverture compte paybox

н identifiant d'accğs au back office)

5. Récupération de vos identifiants et mot de passe back office auprès du support

client de Paybox : Tél: 0825 305 004

2.1 Actions préalables dans le back-office Paybox

Pour pouvoir effectuer le lien entre ADOC et Paybox, il est nécessaire dans un premier temps de se connecter au back-office de Paybox. Au moment de l'ouǀerture du contrat chez Paybodž, le responsable du club a reçu un mail dans lequel figure son identifiant paybox et le mot de passe correspondant.

2.1.1 Clubs utilisateurs de l'ancien back-office Paybox

L'URL de connexion au back office Paybox est la suivante : https://admin.paybox.com/

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 5

Important : vous devez utiliser le back office Paybox en mode réel et non celui de test qui est réservé aux développements (à ne pas utiliser).

Une fois connectĠ au back office de Paybodž, il conǀient d'aller dans le menu ͨ Informations »

Pour gĠnĠrer la clĠ d'identification nĠcessaire au paramĠtrage d'ADOC, aller dans ͨ Modification

de la clé HMAC ». Le champ " Phrase de passe peut être renseigné avec une phrase, un mot de passe ou un texte

quelconque. Dans tous les cas il est impératif pour pouvoir générer une clé HMAC de parvenir à

une force au moins égale à 90% (pensez à intégrer les minuscules et des majuscules, des chiffres et caractères spéciaux). Si la force n'atteint pas au minimum 90й, le bouton ǀalider ne sera pas actif.

Lorsque la phrase atteint la force souhaitée, il convient de cliquer sur " Générer une clé » pour

que celle-ci apparaisse dans la zone correspondante.

Une fois le calcul terminé, la clé sera affichée dans le champ " Clé ». Il est alors possible de

copierͬcoller cette clĠ d'authentification pour l'intĠgrer dans ADOC (paramĠtrage).

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 6

2.1.2 Clubs utilisateurs du nouveau back-office VISION

Il s'agit du nouveau back office de la solution de paiement en ligne Paybox.

Les clubs utilisant l'ancien back-office ont la possibilité de demander à Paybox de basculer sur

VISION qui est effectivement plus moderne mais conserve les fonctionnalités déjà existantes et

nécessaires. L'URL de connedžion au nouveau back office VISION est la suivante : https://guest.paybox.com/Vision/ Important : vous devez utiliser le back office Paybox en mode réel (URL ci-dessus) et non celui de test qui est réservé aux développements (à ne pas utiliser par les clubs).

Une fois connecté au back office VISION, il conǀient d'aller dans le menu Paramétrage » pour

générer une Clé d'authentification HMAC.

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Le champ " Phrase de passe » doit être renseigné avec une phrase, un mot de passe, ou tout autre texte et comporter 15 caractères au moins. La " Qualité de la phrase » est mise à jour automatiquement lorsque la phrase de passe est saisie. Ces champs permettent de définir des rğgles d'acceptation minimales de la phrase de passe. La force doit être de 90% au moins.

Le bouton " Générer la clé » restera grisé tant que les limitations ci-dessus ne seront pas

respectées.

Le bouton ͨ GĠnĠrer une clĠ ͩ permet de calculer la clĠ d'authentification à partir de la phrase

de passe saisie. Ce calcul est une méthode standard assurant le caractère aléatoire de la clé et

renforçant sa robustesse. Cette méthode de calcul étant fixe, il est possible à tout moment de

retrouver sa clé en retapant la même phrase de passe et en relançant le calcul.

Une fois le calcul terminé, la clé sera affichée dans le champ " Clé ». Il est alors possible de

copierͬcoller cette clĠ d'authentification pour l'intĠgrer dans ADOC (paramĠtrage).

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 8

2.1.3 Activation préalable de la clé HMAC générée

Une fois l'enregistrement de la nouǀelle clĠ effectuĠ, un email de demande de confirmation est

envoyé à l'adresse mail paramétrée pour le compte du club. Dans cet email se trouve un lien

pointant sur lequel il convient de cliquer pour activer la clé. Sans cette action, il sera possible

de coller la clé HMAC dans ADOC mais aucun paiement en ligne ne pourra être effectué.

Après avoir cliqué sur ce lien, un message annonce " Votre clé est activée » ; Ce qui signifie que

la validation de la clé HMAC pour votre club ǀient d'ġtre effectuée et que cette clé est désormais

fonctionnelle et utilisable dans ADOC.

Quand cette date sera atteinte, la clé ne sera pas directement désactivée, pour permettre au club

de continuer à fonctionner, mais le responsable du club sera averti par email ainsi que sur la page

gĠnĠrer une nouǀelle clĠ d'authentification dans ce cas-là.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 9

2.2 Paramétrage côté ADOC

Comme pour tous les modules optionnels d'ADOC, c'est le super-administrateur qui doit sélectionner la fonctionnalité. Cela se fait dans le menu Configuration / Paramétrage

Après avoir coché l'option ͨ Paiement en ligne » et cliqué sur le bouton l'utilisateur

est inǀitĠ ă se dĠconnecter d'ADOC puis ă s'identifier ă nouǀeau. Cela permet de prendre en considération la fonctionnalité et de faire apparaitre toutes les nouvelles informations qui y sont liées. Ainsi en reǀenant dans le menu de paramĠtrage, on constate l'apparition d'un nouǀel onglet spécifique " PEL » (pour Paiement en ligne). propres au paiement en ligne.

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3 Deuxième étape - saisie des informations communiquées par Paybox

paiement en ligne et est inǀitĠ ă renseigner un certain nombre d'informations indispensables.

Ces éléments ont été préalablement communiqués au club par Paybox.

Les documents " PrĠparation du dossier d'adhĠsion ă la solution de paiement en Ligne Paybodž

intégrée dans ADOC » et " Dossier d'inscription Paybodž » ont été préalablement remis au club

par le référent de sa Ligue.

Le premier de ces 2 dossiers dĠcrit les modalitĠs d'accğs au Back Office Paybodž ; c'est ǀia ce back

décrites ci-après.

Activer le paiement en ligne ?

Ce champ est renseigné à NON par défaut. Dès que le club décide de le positionner à OUI, la saisie des éléments spécifiques à

Paybox devient obligatoire.

Activer pour ADOC (formules et

produits services) ? : répondre OUI à partir du moment où le club souhaite proposer le paiement en ligne à ses adhérents

Activer pour AEI (inscriptions

tournois) : répondre OUI si le club souhaite proposer le paiement en ligne pour l'inscription à ses tournois (en lien avec l'AEI)

Paiement en ligne en plusieurs

échéances

Si le club dĠcide d'ouǀrir ă ses adhĠrents la possibilitĠ de payer en ligne en plusieurs échéances (2 à 4), il doit avant toute chose indiquer OUI à ce niveau du paramétrage général.

Intervalle (en mois) entre les

échéances

adhérents le paiement en ligne en plusieurs échéances, il convient de déterminer à ce niveau le nombre de mois entre chacune des échéances (ex. Si 1 cela signifie que la 2ème échéance

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 11

interviendra 1 mois après le première, et ainsi de suite pour les

échéances suivantes).

N° de site : à saisir (communiqué par Paybox)

Rang : à saisir (communiqué par Paybox)

Identifiant interne : à saisir (communiqué par Paybox)

Clé secrète :

à saisir (clé HMAC obtenue après une première connexion du club sur le Back Office Paybox). Attention, lors de la génération de cette clĠ HMAC, un email est enǀoyĠ au club ă l'adresse mail associée à Paybox. La clé HMAC générée doit être activée à partir du mail pour être valide.

Clé : à saisir (communiqué par Paybox)

Compte VAD : à saisir (communiqué par la Banque du club - nécessaire pour l'ouǀerture du compte du club chez Paybodž) Ne pas oublier de valider la saisie en cliquant sur le bouton situé en bas de l'Ġcran. A noter : bien que le suivi des paiements Paybox soit totalement intégré dans ADOC, il est

possible ă ce niǀeau d'accĠder au Back-Office Paybodž (accğs aǀec l'identifiant et le mot de passe

fourni au club lors de son adhésion à Paybox).

A ce stade du paramétrage, la fonctionnalité de paiement en ligne est prête à être activée dans

ADOC, aussi bien pour les formules d'accğs au club que pour les produits et services éventuellement proposés par le club à ses adhérents.

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4 Paramétrage des formules d'accğs au club

Le paramĠtrage des formules d'accğs au club n'est pas remis en cause du fait de l'apparition de

la fonctionnalité de paiement en ligne. Simplement, le club pourra décider pour une formule et un tarif pour un millĠsime, s'il souhaite ou non proposer le paiement en ligne, directement ou

ǀia l'espace adhĠrent, aǀec ou sans ǀalidation intermĠdiaire de sa part (avec éventuellement un

paiement en plusieurs échéances).

L'edžemple ci-aprğs prĠsente la crĠation d'une nouǀelle formule aǀec paiement en ligne. Ce même

paramétrage peut bien entendu être appliqué à une formule existante.

Sur le premier écran, aucun changement majeur n'est ă signaler si ce n'est la possibilitĠ

plusieurs échéances. La crĠation s'effectue comme pour toute formule.

Si le club souhaite proposer par défaut sur la formule un paiement en plusieurs échéances, il

doit à ce niveau positionner le témoin à " OUI » et indiquer la part en % de chacune des échéances (le total des différentes échéances devant faire 100%).

Le club a la possibilité de modifier ce paramétrage au niveau du tarif pour une année adhésion.

Rappel ͗ l'interǀalle entre chacune des ĠchĠances est dĠfini dans le paramĠtrage gĠnĠral d'ADOC

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 13

Pas de changement au niǀeau de l'onglet des crĠneaudž de formule pour les clubs utilisant la réservation en ligne.

Les principaux changements se situent dans le 3ème onglet " Tarifs et dates de validité » lorsque

l'utilisateur souhaite créer un nouveau tarif pour sa formule. Il suffit de cliquer sur le bouton pour pouvoir créer un nouveau tarif pour une année adhésion. L'Ġcran ci-après fait apparaitre les principaux paramétrages liés au paiement en ligne :

Paiement en ligne : OUI ou NON

Si le club met OUI, il aura la possibilité de faire payer ses adhérents en ligne pour la formule

Montant PEL : montant en Φ

de proposer une même formule à un tarif spécifique en cas de paiement en ligne tout en conservant un tarif différent pour les autres moyens de paiement. Il est donc primordial de renseigner correctement ce tarif (il peut être bien entendu identique au tarif normal de la formule).

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Paiement en plusieurs échéances : OUI ou NON

Si le club décide de proposer à ses adhérents de payer en ligne par CB en plusieurs échéances, il

Echéances (en %)

On retrouve ici le paramétrage par défaut défini au niveau de la formule. Il est possible de le

modifier si besoin pour un tarif/millésime.

NB. Il est bien entendu indispensable de positionner le témoin " Disponible ǀia l'Espace

adhérent » à " OUI » si le club souhaite que ses adhérents puissent souscrire à la formule

et la payer directement ǀia l'Espace AdhĠrent.

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Cette information correspond à la pré-inscription si l'on met OUI. Par contre cette nouǀelle

information permet si besoin l'inscription directe d'un adhérent sans validation intermédiaire par

le club ; dans ce cas il faut choisir NON (pour l'inscription ă une formule animation du type soirée

du club par exemple).

Dans l'edžemple ci-dessus, la formule est disponible en paiement en ligne au tarif de 115Φ (contre

120Φ pour les autres moyens de paiement). Cette formule sera accessible aux membres du club

ǀia l'Espace adhĠrent et ne nécessitera pas la validation préalable par le club. Les adhérents qui souscriront à cette formule et désireront effectuer le paiement en ligne, pourront choisir l'option de paiement en plusieurs fois comme suit (cas d'un interǀalle d'un mois entre 2 échéances dans le paramétrage général):

N° échéance Date Montant

Echéance 1 Jour J du paiement 34,50Φ (30й du tarif PEL) Echéance 2 J + 1 mois 34,50Φ (30й du tarif PEL) Echéance 3 J + 2 mois 23,00Φ (20й du tarif PEL) Echéance 4 J + 3 mois 23,00Φ (20й du tarif PEL)

Total payé 115,00Φ

Le tarif ainsi crĠĠ ǀa apparaitre comme c'est dĠjă le cas dans la liste des tarifs (le picto précise

s'il est disponible au moment T). De nouǀelles informations sont prĠsentes : Paiement en ligne activé pour le tarif OUI / NON Disponible ǀia l'Espace AdhĠrent : OUI / NON Validation préalable du club requise : OUI / NON (anciennement pré-inscription)

Paiement possible en 4 fois. Le clic sur cette icône fait apparaître le détail des échéances

dans ce cas.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 16

La nouvelle formule ainsi paramétrée apparait alors dans la liste des formules.

Il est possible de savoir à ce niveau, si une formule est en vente ou non (si OUI le millésime tarif

apparait). Si elle est en vente, on voit immédiatement si la formule est disponible en paiement

en ligne (OUI en colonne ), si elle est disponible ǀia l'Espace AdhĠrent (OUI en colonne ) et le

cas échéant si elle nécessite une validation préalable par le club (OUI en colonne ). exemple).

Si une formule n'est pas en ǀente ă l'instant T, seul son nom apparait (aǀec Type et Sous-Type).

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 17

5 Paramétrage des produits / services

Le paramétrage actuel des produis/services proposés par le club ne change pas. Cette

le menu paramétrage.

Dans le cas ci-aprğs nous prĠsentons la crĠation d'un nouǀeau produit/service pour lequel la

fonctionnalité de paiement en ligne est activée, mais pas le paiement en plusieurs échéances.

La saisie du tarif est unique lors de la création (identique pour paiement standard et paiement

en ligne). Il est possible par la suite de venir en consultation du tarif renseigner un tarif Paiement

en ligne différent du tarif standard.

Ainsi dans la liste des produits/services, le produit/service nouvellement créé apparait. Les tarifs

standard et PEL sont visibles et les colonnes permettent de savoir si le paiement en

ligne est actiǀĠ, si le produit est disponible sur l'espace adhĠrent aǀec ou sans ǀalidation préalable

par le club.

Si un produit service a été créé et propose un paiement en ligne en plusieurs échéances, une

icône spécifique apparait ( dans le cas ci-dessus signifiant un paiement en 2 échéances). Le

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 18

6 Fonctionnement côté Espace Adhérent

Une fois les formules et éventuels produits/services paramétrés, les adhérents vont pouvoir les

Achats ».

Dans le cas ci-dessous, l'adhĠrent connectĠ se ǀoit proposer sur l'Espace AdhĠrent, 4 formules et

2 produits.

exemple)

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 19

concernent les formules proposées avec paiement en ligne.

Cas n° 1 : formule avec paiement en ligne sans possibilité de payer en plusieurs échéances.

a été rajouté au panier. article a été rajouté à son panier. Il peut soit cliquer sur le panier dans le menu de gauche, soit cliquer sur en bas d'Ġcran.

Le contenu du panier est alors affichĠ ă l'utilisateur qui a alors le choix entre valider le panier,

ǀider le panier en cas d'erreur ou alors cliquer à nouveau sur Tarifs & Achats pour continuer ses

achats (pour lui-mġme ou les autres membres de sa famille s'il s'agit du chef de famille). L'utilisateur est alors inǀitĠ ă sĠlectionner sa carte de paiement :

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Il est ensuite redirigé vers la page de paiement en ligne de Paybox où il doit rentrer les

informations de sa carte bancaire (numéro de carte, date de fin de validité et cryptogramme).

A l'issue du processus de paiement, l'utilisateur reĕoit un email et est redirigĠ ǀers son Espace

Adhérent, dans l'onglet ͨ Compte ͩ de sa fiche. Il peut alors ǀisualiser l'achat de sa formule et le

Cas n° 2 : formule avec paiement en ligne et possibilité de payer en plusieurs échéances produit a été rajouté au panier.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 21

rajouté à son panier. Il peut soit cliquer sur le panier dans le menu de gauche, soit cliquer sur en bas d'Ġcran.

Le contenu du panier est alors affichĠ ă l'utilisateur qui a alors le choix entre valider le panier,

achats (pour lui-mġme ou les autres membres de sa famille s'il s'agit du chef de famille).

Dans le cas s'agissant d'une formule aǀec possibilitĠ de payer en plusieurs ĠchĠances, l'utilisateur peut

visualiser le montant et la date de chacune des échéances. Il peut décier de payer au comptant ou de

sélectionner pour opter pour en paiement selon les échéances présentées.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 22

Il est ensuite redirigé vers la page de paiement en ligne de Paybox où il doit rentrer les

informations de sa carte bancaire (numéro de carte, date de fin de validité et cryptogramme).

Dans le cas d'un paiement en plusieurs ĠchĠances, le montant et la date de chacune des

échéances apparait.

A l'issue du processus de paiement, l'utilisateur reĕoit un email et est redirigĠ vers son Espace

AdhĠrent, dans l'onglet ͨ Compte ͩ de sa fiche. Il peut alors ǀisualiser l'achat de sa formule et le

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7 Fonctionnement des paiements côté Espace Gestionnaire

L'implĠmentation du paiement en ligne n'oblige nullement le gestionnaire ă mettre l'intĠgralitĠ

à des attributions de formules (unitairement ou en masse) comme il le faisait précédemment. Simplement, lorsque le gestionnaire va attribuer à une personne une formule avec paiement en

l'adhĠrent de l'attribution de la formule et l'inǀitera ă aller ǀalider le paiement en attente dans

son Espace Adhérent.

De plus, le club peut également décider de ne pas proposer par défaut le paiement en ligne en

de la saisie d'une demande de paiement en ligne de renseigner les éléments liés au paiement en

plusieurs échéances (voir plus loin).

7.1 Attribution unitaire d'une formule ă un adhĠrent

Une fois la formule attribuée, celle-ci apparait dans l'onglet ͨ formules ͩ de l'adhĠrent.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 24

Le gestionnaire peut alors aller dans l'onglet compte de l'adhĠrent concernĠ. Il y trouǀera trace

Il peut alors saisir un nouveau paiement (une demande de paiement en ligne dans notre cas). Une fois la demande de paiement ǀalidĠe elle apparait dans le compte de l'adhĠrent.

Le statut du paiement est en attente. Le compte de l'adhĠrent n'est pas soldĠ. Il fait apparaitre

un reste ă payer de 140,00Φ correspondant ă la formule.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 25

à aller valider le paiement de sa formule via son Espace Adhérent. gestionnaire avait mis " Paiement en ligne = OUI », cela aurait eu pour effet de générer après.

A ce niveau, le gestionnaire a la possibilité de dire que pour cet adhérent et cette cotisation, il va

demander à ce que le paiement puisse être effectué en ligne mais en plusieurs échéances. Pour

cela il doit revenir sur la ligne de paiement et ouvrir le détail .

échéances », puis de renseigner le montant souhaité pour chaque échéance (le total des

montants doit être égal au montant dû).

Les intervalles en mois sont définis à partir de la date du premier paiement. Dans notre exemple

ci-dessus :

N° échéance Date Montant

Echéance 1 Jour J du paiement 50,00 Φ

Echéance 2 J + 1 mois 50,00 Φ

Echéance 3 J + 2 mois 40,00 Φ

Total payé 140,00Φ

Après modification du paiement, celui-ci apparait toujours dans l'onglet compte de l'adhĠrent,

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 26

immédiatement à droite de la ligne de paiement dans l'onglet compte. L'adhĠrent peut alors procéder directement au paiement sans avoir à se connecter à son espace adhérent.

Dans le cas contraire, l'adhĠrent ǀa sur son espace adhĠrent ADOC comme vu précédemment et

va retrouver sa demande de paiement en attente.

échéance effectivement payée) change dans l'onglet compte de l'adhĠrent concernĠ. Le compte

est à présent soldé pour la partie payée.

Les échéances suivantes seront automatiquement mises à jour au fur et à mesure de leur

paiement (géré automatiquement par Paybox). que les paiements réalisés ou à venir.

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7.2 Attribution en masse d'une formule ă plusieurs adhérents

Les adhérents concernés reçoivent chacun un mail les invitant à aller valider leur paiement via

leur Espace Adhérent.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 28

8 Pré-inscriptions en attente : administration des ventes par le Gestionnaire

Le Gestionnaire peut, par l'intermĠdiaire du

Menu Adhérents / Pré-inscriptions en attente, accéder à toutes les pré-inscriptions de ses adhérents en attente de validation de sa part. La validation par le gestionnaire des pré-inscriptions pour lesquelles le paiement en ligne est sélectionné va générer un envoi de mail automatique aux adhérents concernés. Les paiements en attente de validation seront visibles par le gestionnaire dans le menu

Paiements (Cf. paragraphe suivant).

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 29

9 Suivi des paiements par le Gestionnaire (Back office Paybox)

Le paiement en ligne par carte bancaire va assurer au Gestionnaire du club un confort et un gain

de temps très appréciables. NĠanmoins il restera nĠcessaire d'effectuer un suiǀi des paiements

(en particulier pour effectuer un rapprochement avec les mouvements sur le compte bancaire

du club). Il sera également important de pouvoir identifier les éventuels paiements restants en

attente ou ceux dont le statut est " à risque ͩ. Ce suiǀi s'effectue comme pour les autres moyens

de paiement dans le menu " Gestion financière », sous-menu " Paiements » :

Lorsque le moyen de paiement " Paiement en ligne » est sélectionné, de nouvelles informations

apparaissent : Statut PEL et PEL à surveiller ?

Statut PEL

PEL à surveiller ?

Permet de sĠlectionner l'ensemble des paiements en ligne ayant un statut " créé ͩ (l'adhĠrent n'est pas encore allĠ ǀalider le paiement) ou " en attente ͩ (paiement ǀalidĠ par l'adhĠrent mais dont le statut n'a pas encore été validé par Paybox) ou " refusé » (rejeté par Paybox)

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 30

pourrait pas payer par carte bancaire et souhaiterait faire un chèque par exemple. toutes les informations de la transaction propres à Paybox (informations également disponibles

via la Back-Office Paybox mais totalement réintégrées dans ADOC pour ne pas avoir à se

connecter à plusieurs outils. Dans le cas d'un paiement en plusieurs ĠchĠances, il est possible de demander en cas de besoin

l'annulation des échéances encore non échues en cliquant sur le bouton " Résilier les échéances

à venir ».

Il est ainsi possible de sélectionner tous les paiements en ligne pour une journée donnée afin de

s'assurer que cela correspond bien à ce qui a été crédité par Paybox sur le compte du club.

Enfin, il est également possible de saisir manuellement un paiement de type paiement en ligne afin d'enǀoyer ă l'adhĠrent concernĠ une demande de paiement en ligne pour une formule restant à payer. Il suffit comme auparavant de cliquer sur et de sélectionner le moment venu le mode de paiement adéquat.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 31

Le tableau ci-après précise la signification des différents statuts de paiement que vous pourrez

rencontrer :

Statut Icône Description

Paiement

créé

Ce statut est rencontré dans 2 cas :

l'application pendant le processus de paiement en ligne sans aller ă son terme.

2. L'adhĠrent a validé son panier pour un produit nécessitant la validation du club.

Le club a ǀalidĠ l'achat et enǀoyĠ une demande de paiement ă l'adhĠrent. Un paiement en statut " créé » est encore supprimable.

Paiement

en attente de Paybodž n'a pas encore ĠtĠ reĕu. A partir de ce statut le paiement n'est plus supprimable. Après retour de Paybox, il passera en statut télécollecté ou refusé.

Paiement

télécollecté Paybox a renvoyé une information indiquant que le paiement a bien été accepté

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 32

Paiement

refusé Paybox a renvoyé une information indiquant que le paiement a été refusé (carte invalide ou plafond de dépense atteint, ou compte adhérent insuffisamment approvisionné).

Paiement

remboursé Le gestionnaire de club a procédé à un remboursement (partiel ou total) de l'adhĠrent (ǀoir paragraphe 10). Le paiement apparait avec un statut remboursé et la ligne correspondant au remboursement apparait.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 33

10 Nouveautés introduites avec le paiement en ligne

10.1 Possibilité de rembourser un adhérent

Le gestionnaire d'un club utilisant le paiement en ligne a dĠsormais la possibilitĠ de rembourser

un adhérent pour tout ou partie de son paiement (uniquement si paiement effectué en ligne).

Il suffit pour cela d'aller dans Gestion Financiğre ͬ Paiements, de rechercher le paiement

concerné (paiement télécollecté uniquement) et de faire apparaitre la fenêtre de détail du

montant ne peut être supérieur au montant payé par CB par l'adhĠrent (montant du paiement)

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 34

10.2 Activation / désactivation des droits à réservation

Si un adhérent vient, via son espace adhérent, acheter une formule de type abonnement ou

carnet de ticket, les droits à réservation liés à cette formule ne seront pas activés tant que

formule donne l'information ă l'adhĠrent :

Droits liés à la réservation ouverts

Droits liés à la réservation fermés

Une fois le paiement en ligne effectué, les droits à réservation sont automatiquement ouverts et

l'adhĠrent peut immédiatement aller réserver un court en fonction des créneaux disponibles liés

à sa formule.

Il est également possible de fermer ou ouvrir " manuellement les droits à réservations liés à une

formule en passant par l'onglet ͨ Formules » de la fiche d'un adhĠrent.

ADOC - Guide utilisateur paiement en ligne 35

Pour tout renseignement complémentaire, adressez-vous auquotesdbs_dbs31.pdfusesText_37

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