[PDF] SOMMAIRE : 6 Ara 2013 COMMENT SE

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SOMMAIRE :

SOMMAIRE :

I) COMMENT SE CONNECTER AU MODULE PROPRIETAIRE .......................................................................... 2

II) PRESENTATION GENERALE ....................................................................................................................... 3

III) COMMENT METTRE A JOUR MON PLANNING (GESTION DIRECTE OU PARTAGÉE) ............................... 5

IV) ENVOYER MES CONTRATS PAR MAIL ................................................................................................... 7

1) SAISIR ET ENVOYER LE CONTRAT ........................................................................................................................ 7

2) ENREGISTRER LES REGLEMENTS ET SOLDER UN CONTRAT ...................................................................................... 11

3) ANNULER OU MODIFIER UN DOSSIER PROPRIETAIRE ............................................................................................ 13

V) CONSULTER MES DOSSIERS " SERVICE DE RESERVATION» ..................................................................... 15

VI) CREER OU MODIFIER MES PHOTOS .................................................................................................... 16

VII) MODIFIER MON TARIF A LA BAISSE EN CREANT UNE " PROMOTION » .............................................. 19

VIII) GERER MES AVIS CLIENTS .................................................................................................................. 20

IX) AJOUTER MA DESCRIPTION DANS MON ANNONCE INTERNET ........................................................... 22

Marie-Pierre

au 04 50 10 10 10 ou par mail accueil@gdf74.com (1) Hébergements en Location Directe ou Partagée

(2) Hébergement(s) géré(s) tout ou partie par le Service Réservation, ou utilisant les contrats par mail (voir page 7).

2

I) COMMENT SE CONNECTER AU MODULE PROPRIETAIRE

http://prop.itea.fr/ Ou depuis le pied de page de site départemental aux formats des smartphones. 3

Pour vous identifier, vous devez saisir :

Numéro de Département : 74 Ȃ Haute-Savoie Ȃ Gîtes de France Numéro de propriétaire : Numéro compris entre 1 et 2300

Mot de passe : GITE (par défaut)

Ou

Votre adresse mail

Mot de passe : GITE (par défaut)

II) PRESENTATION GENERALE

Bienvenue dans votre espace !

Une fois connecté, un écran †ǯƒ......—‡‹Ž récapitulatif vous présente un résumé général de la

utilisées.

à partir des boutons ci-dessous

hébergement hébergements 4 Autres éléments visibles à Žǯ±..."ƒ : - Statistiques web : Affichage des consultations internet de votre (ou vos)

hébergement(s) par semaine ou par mois, ƒ˜‡... Žƒ "‘••‹"‹Ž‹-± †ǯ—‡ ""±•‡-ƒ-‹‘

sous forme de graphique. possibilité de filtrer par date. - Prochaines arrivées* : Vous présente les arrivées de vos prochains clients. Vous pouvez cliquer sur la réservation pour plus de détails. - Créations de dossiers* : Visualisez tous les dossiers créés par vos soins ou par le Service Réservation sur le mois, la veille, le jour-même et dans la semaine en cours. - Avis clients* : Visualisez directement les dernier avis déposez et apporter une avis. - Hébergements disponibles à proximité : Vous permet, si un client vous contact en est déjà loué. - Mes hébergements : Le bouton est présent pour les propriétaires de plusieurs - Réservations* : Accès direct à la liste de vos réservations en cours. - Planning : Consultation/modifications de vos disponibilités. - Avis clients* : Consultation et modération de vos avis client. - Documents : Vous trouverez dans cette rubrique, suivant votre type remboursement pour les chèques cadeaux, les logos ... - Actualités : Cet onglet sera visible uniquement quand une actualité sera publiée - Agenda : Vous permet de vous rappeler les dates des prochaines réunions. Les que le nom du client. * Données disponibles uniquement pour les contrats gérés par le service de Réservations, -mail (v.page 8) 5

Autres éléments en haut de page :

Contacter centrale/relais : Vous permet de nous envoyer un mail. III) COMMENT METTRE A JOUR MON PLANNING (GESTION DIRECTE OU

PARTAGÉE)

IMPORTANT : Cette étape est facultative si vous êtes en Service de Réservations contrats par internet. Pour modifier les disponibilités de votre hébergement, cliquez sur le bouton "Planning" (ou " planning de disponibilités ») afin de visualiser le calendrier de votre (ou vos) hébergement(s).

Affichage :

Affichage de la légende En noir : semaine fermée par vos soins Accès à vos plannings si vous disposez de plusieurs

hébergements : "‘••‹"‹Ž‹-± †ǯ— ƒffichage et †ǯune gestion

" multi plannings »

Accès à votre planning de

disponibilités

En rouge : semaine réservée Ȃ Contrat

internet réalisé par vos soins ou par notre Service de Réservations 6

Comment bloquer une semaine ?

Pour fermer une semaine, il vous suffit de cliquer sur les cases de la semaine, puis †ǯ‡"‡‰‹•-"‡" Žes modifications. Pour fermer un mois complet, il vous suffit de cliquer sur le " F » en haut de chaque mois, et " O » pour le réouvrir.

Vert = libre

Noir = louée (1 clic)

Blanc avec ? = en option (2 clics)

sites Gîtes de France. Affichage en mode " multi-plannings » si vous disposez de plusieurs hébergements : Afin de vous aider dans votre organisation, une étoile dans le calendrier vous indique les IMPORTANT : pour une semaine, vous devez bloquer les jours du samedi au vendredi (soit

7 nuits).

Modèle du mail automatique:

Hébergement N°54987 dernière mise à jour le 06/12/2013, si votre planning est à jour cliquer

ici. En cliquant sur ce lien, un message " mise à jour effectuée » apparaît Si vous ne faites aucune action sur votre planning, un mail de blocage vous sera envoyé 15 7

INFO UTILE pour mettre à jour son planning

Si vous nǯavez pas à enregistré de locations depuis 1 mois et que vous souhaitez mettre à jour votre planning, il vous suffit de cliquer sur le bouton Cette action aura pour effet de mettre à jour votre planning pour un mois supplémentaire.

IV) ENVOYER MES CONTRATS PAR MAIL

(hébergements en location directe ou Planning Partagé)

1) Saisir et envoyer le contrat

En utilisant cette option, vous pourrez bénéficier des avis en ligne (v. page 20). hébergements » Attention : il faut impérativement que votre planning soit à jour ! En cliquant sur le bouton, vous pouvez commencer à saisir les informations du contrat

En cliquant ici, la date de votre planning sera

automatiquement réactualisée Ȃ Votre planning sera donc considéré comme Ǯà jourǯ. 8

Étape 1 : Séjour

Saisir les dates du séjour et le nombre de vacanciers, puis cliquer sur " valider et continuer »

Étape 2 : Coordonnées

Saisir toutes les informations de votre client Ȃ Vous pouvez ajouter les options choisies le dossier ou le client (exemple : Les clients vont arriver après 20͘͘ǡǥ).

Le mot de passe est facultatif

Si vous ne saisisseǡǯ

votre mot de passe de connexion qui sera pris en compte (GITE par défaut) 9

Étape 3 : Paiement

ÉTAPE 4 : Confirmation de la Pré-réservation A cette étape, votre planning est automatiquement bloqué en " option » sur les dates

Pour lui faire parvenir le contrat, et générer les documents, cliquer sur " Retour à la liste

des réservations » . " Liste des réservations » (v. copie écran ci-dessous). perçue. Important à cette étape : un numéro de réservation est attribué à votre dossier. Vous pouvez éventuellement modifier le tarif à la baisse, et fixer le 10 A cette étape, choisissez les éléments que vous souhaitez envoyer à votre client par e- mail.

Après avoir cliqué sur " Envoyer un e-mail », Žǯ±..."ƒ ...‹-dessous apparait avec un mail type

déjà pré-rempli. Vous recevrez une copie de chaque mail envoyé (votre mail apparait dans le champ CC). Choisir les éléments à envoyer Voir/imprimer les documents qui seront envoyés

Ouvrir le formulaire

11

2) Enregistrer les règlements et solder un contrat

un acompte de 25%.

Important : Dès que la date d'échéance d'un contrat est dépassée en option, vous

recevrez par Email un rappel vous informant d'annuler ou de mettre à jour le règlement que vous avez reçu. bouton " Payer ».

NB : Une attestation de séjour apparaitra dans la liste des documents une fois le séjour terminé.

12 Il vous suffit désormais de saisir le montant reçu dans la case "Montant que vous avez déjà perçu», puis " valider et continuer ». Dès lors que vous cliquez sur le bouton " valider et continuer », la semaine en " option » (actuellement en orange sur le calendrier) passera en rouge, en mode " réservation » sur votre planning internet. Vous pouvez envoyer une confirmation

terminé, ou lors de la réception du complément de solde (75% restants, versés le jour de

Žǯarrivée). Pour cela, retournez dans la liste de réservations puis " payer ». Vous pouvez également solder un contrat en cliquant sur réservations>Passés et non soldés. Les avis clients seront envoyés uniquement sur les contrats soldés ! Message vous indiquant vos contrats non-soldés : Rappel : A chaque saisie de règlement, votre planning se met directement à jour : site internet. espace propriétaire et sur le site internet.

Saisir ici la somme

perçue En cliquant ici, votre contrat sera soldé, et votre client recevra un mail pour laisser un avis 13 à partir du bouton " Liste réservations ». Retrouvez tous vos dossiers créés, à venir, soldés, ou non soldés en cliquant sur " Réservations » ou " liste des réservations » Ou

3) Annuler ou modifier un dossier propriétaire

 ...ƒ• †ǯƒ—Žƒ-‹‘ "ƒ" Ž‡ ...Ž‹‡- ‘— "ƒ" Ž‡ ""‘""‹±-ƒ‹"‡ ȋex : acompte non perçu), vous

pouvez annuler le dossier en cliquant sur le bouton " Annuler » sur le dossier concerné dans liste de réservation. Important : un mot de passe vous sera demandé pour annuler votre dossier. votre mot de passe de connexion (GITE par défaut).

Base de données de tous vos contrats

Filtres

14 Une fois cette action réalisée, la semaine concernée sur le planning repassera automatiquement en vert sur votre planning dans votre module, ainsi que sur internet. ˜‡‹"ǥȌ, dans la liste de vos réservations. Pour modifier un dossier en cours, il vous suffit de cliquer sur " Réservations Info utile: Vous pouvez effectuer une nouvelle réservation ǯ annulé en cliquant sur le bouton " Refaire une réservation à partir de celle-ci ». Toutes les infos du contrat annulé sont conservées pour cette nouvelle saisie. 15 V) CONSULTER MES DOSSIERS " SERVICE DE RESERVATION»

Pour consulter le détail de vos contrats gérés par le Service de Réservation, cliquez sur le

bouton liste de réservation Ou

directement les éventuels contrats gérés par vos soins (vert foncé), des contrats Service

de Réservation (vert clair) : Cliquer sur un contrat pour visualiser le détail : Important : retrouvez ici les informations très détaillées du séjour.

Votre client a également accès à ces informations depuis son espace client. BǯŠ±•‹-‡œ "ƒs

à consulter ces documents en cas de doute sur les options souscrites, la capacité sur place sur un élément relatif au contrat : ǡ ǯǡ dǯǥ Confirmation de commande : confirmation de réservation mail reçue par votre client si la réservation a été effectuée en ligne par internet (contrat LCEN).

Contrat : Contrat signé par votre client ȋί...‘-"ƒ- Ǯ-±Ž±"Š‘‡ǯ réalisé par le Service de

Réservation).

Facture : Facture du séjour.

Jaune=

Option

Vert foncé=

Contrat propriétaire

Vert clair=

Contrat Service

Réservation

16 ou ici lorsque le contrat sera géré par vos soins.

VI) CREER OU MODIFIER MES PHOTOS

Vous pouvez insérer un nombre illimité de photos par hébergement. Ce service est moment, et autant de fois que vous le souhaitez. Par contre, et pour un meilleur contrôle, la validation finale avant la mise en ligne reste à ligne, il faut donc compter un délai de validation allant de 1 jour (en semaine), à 3 jours (week-end).

photos » ȋ"ƒ‰‡ †ǯƒ......—‡‹Ž ‘— Ǽ Mes hébergements »).

Pour ajouter ou remplacer une photo, il vous suffit de cliquer sur le bouton " modifier » à côté de chaque vignette. Sur ce nouvel écran, cliquez sur le bouton à droite " Ajouter une photo ». votre ordinateur. Choisissez votre photo, puis cliquez sur ouvrir. Le téléchargement de la photo débute alors. Important : En fonction de la taille de votre photo, cette opération peut mettre un peu de temps (surtout pour les photos de plus de 4 à 5 MO). Modifier/ajouter photo Définir cette photo principale 17

D‡ ˆ‘‹• ˜‘-"‡ "Š‘-‘ ...Šƒ"‰±‡ǡ Žǯ±cran ci-dessous apparait avec le message en orange " En

photo. recadrer votre photo, ou la faire pivoter (" tourner + » et " tourner - »). Chaque photo peut-être choisie comme photo principale en cliquant sur " Définir comme photo principale » (cette photo qui est la plus importante doit valoriser au mieux votre hébergement). fonction de chaque saison : pour cela, cliquer sur le bouton

Chaque saison est délimitée par une période prédéfinie : si un internaute recherche un

affichée. Vous pouvez ajouter une légende Modifier/ajouter photo

Ajouter ici votre photo

principale " saisonnière » 18

Ž •—ˆˆ‹- †ǯ‡ˆˆ‡...-—‡" — " cliquer-déposer » et

de faire glisser les photos les unes à la place

Puis cliquer sur " Appliquer ».

Attention: Pour réaliser cette opération,

Il faut que toutes les photos soient en

ligne (donc validées par le relais).

Vous pouvez également télécharger le plan intérieur de votre hébergement, une vidéo

Youtube ou Dailymotion de votre structure, une visite panoramique 360°, ou encore la photo du propriétaire. Pour chacune de ces options, un emplacement dédié est spécifié en bas de page :

Emplacement de la photo propriétaire

Une fois vos photos validéesǡ ˜‘—• "‘—""‡œ ...Š‘‹•‹" Žǯ‘"†"‡ †ǯƒˆˆ‹...Šƒ‰‡ ‡ ...Ž‹“—ƒ- •—" le

Trier les photos :

19 VII) MODIFIER MON TARIF A LA BAISSE EN CREANT UNE " PROMOTION »

lien " Modifier le prix » apparaît dans la liste de vos options ȋ"ƒ‰‡ †ǯƒ......—‡‹Ž ‘— rubrique

" Mes hébergements »). Attention : il faut impérativement avoir un planning en ligne pour bénéficier de cette option ! indiquant une date de début et une date de fin. En validant, le prix de votre semaine

ƒ""ƒ"ƒ‹-ǡ ƒ‹•‹ “—ǯ—‡ ...ase à remplir " Nouveau prix ».

Vous pouvez indiquer un libellé de promotion (facultatif), et valider en cliquant sur " OK ». acceptées. Important : pour les gîtes en service réservation ou en réservation partagée, le montant de la commission est calculé sur le montant initial du séjour, et non pas sur le montant en promotion.

QUEL SERA LǯAFFICHAGE SUR INTERNET ?

nouveau tarif promo (v. photo ci-dessous à gauche). Également, sur le planning tarifaire de votre hébergement, la semaine apparaitra en promotion (en orange). 20

VIII) GERER MES AVIS CLIENTS

QUEL EST LE PROCESSUS ?

Réservation, ou envoyé par vos soins par mail à partir du module propriétaire (v.page 8), le client reçoit à J+5 après son retour, un mail formulaire à compléter en ligne. " public » ou " privé » (jamais publié sur le web).

Il lui sera demandé :

- ǯƒ--"‹"—‡" —‡ ‘-‡ ‰Ž‘"ƒŽ‡ ƒ— •±Œ‘ur

(1 à 5) - La propreté - Rapport qualité/prix - Confort - Contexte du séjour - Recommandation à un ami - une zone libre de texte de 2000 caractères où il exprime ses impressions. - une checkbox qui indique que le client ne souhaite pas que son avis soit publié - une checkbox obligatoire concernant la véracité de son avis

QUE-DOIS-JE FAIRE ?

‘"•“—ǯ— ...Ž‹‡- remplira le formulaire en ligne pour votre hébergement, vous recevrez

un mail ...‘-‡ƒ- Žǯƒ˜‹• ...Ž‹‡-ǡ ƒ‹•‹ “—ǯ—‡ ‹˜‹-ƒ-‹‘  ˜‘—• ...‘‡...-‡"  votre module

propriétaire. Important : Le Relais des Gîtes de France Haute-Savoie reste le modérateur des avis. Si un avis est jugé injurieux ou diffamatoire, il ne sera pas publié sur internet. publié sur internet. Il sera uniquement consultable par le Relais et par le propriétaire. 21

3‹ Žǯƒ˜‹• ˜‘—• ...‘˜‹‡- :

cet avis favorable (ex : Merci pour votre commentaire, nous espérons également vous revoir prochainement). Puis, cliquer sur confirmer.

3‹ Žǯƒ˜‹• ‡ ˜‘—• ...‘˜‹‡- pas:

Il faudra cliquer sur " Demande de modération ». En utilisant cette option vous pourrez ajouter votre commentaire à cet avis négatif alertera notre vigilence sur cet avis.

Ainsi, nous pourrons étudier cet avis plus en détail pour savoir si il est bien conforme à la

commentaire. 22
ajouter votre commentaire. publié sur internet.

de péremption), il sera automatiquement suppriméǡ ‡- ǯƒ""ƒ"ƒ‹-"ƒ "Ž—• •—" ‹-‡"‡-.

QUEL SERA LǯAFFICHAGE SUR INTERNET ?

Les hébergements qui bénéficient des avis client apparaissent en mode " liste » avec le propreté, confort, rapport qualité/prix). La saisie libre du client et son pseudo sont également publiés. Dans la fiche hébergement, les 2 ou 3 derniers avis sont directement visibles. IX) AJOUTER MA DESCRIPTION DANS MON ANNONCE INTERNET

Aˆ‹ †ǯ‡"‹...Š‹" ˜‘-"‡ ˆ‹...Š‡ ‹-‡"‡t et la rendre plus conviviale, ˜‘—• ƒ˜‡œ Žƒ "‘••‹"‹Ž‹-± †ǯajouter un

petit descriptif de présentation " propriétaire »ǡ ƒ‹•‹ “—ǯ—‡ "Š‘-‘ (voir chapitre " Créer ou modifier

mes photos »).quotesdbs_dbs31.pdfusesText_37

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