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LA CORRESPONDANCE

COMMERCIALE

ET

D"AFFAIRES Retrouver ce titre sur Numilog.com

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Laurence. Albert |

LA CORRESPONDANCE

COMMERCIALE

ET

D"AFFAIRES

EDITIONS

DE VECCHI S.A.

20, rue de la Trémoille 75008

PARIS Retrouver ce titre sur Numilog.com

@ 1993 Editions De Vecchi S.A. - Paris

Imprimé

en Italie

La loi

du 11 mars 19 n n"autorisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l"article 41, d"une part, que les "cop"es ou

reproductions strictement réservées à l"usage privé du copiste et non destinées à une utili-

sation couective» et, d"autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d"exemple et d"illustration, "toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de

l"auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite» (alinéa 1er de l"article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contre-

façon sanctionnée par les articles 42 5 ,, cf suivants du Code Pénal. Retrouver ce titre sur Numilog.com

Introduction

Communication... Le mot est dans toutes les bouches.

L"émergence et le

développement de nouveaux médias ainsi que le volume

croissant des informations véhiculées par eux ont valu à notre siècle le titre d"" ère de la communication ».

Malgré la

diversité des moyens actuellement disponibles et leurs incontes- tables progrès, il serait erroné de croire que c"en est fait de l"écrit. Tous les médias sont à utiliser, chacun a ses avantages propres et ses fonctions et, si l"écrit s"est modifié au contact des autres moyens de communica- tion, rien à ce jour ne remplace véritablement une lettre. Plaident en sa faveur sa valeur juridique, sa fonction de mémoire et la qualité des informations qu"elle transmet. Un accord verbal n"a aucune valeur juridique et n"offre pas de garantie aux parties intéressées. Un contrat ne sera effectif qu"écrit et, en cas de litige, la lettre constitue la première arme et souvent la seule preuve.

L"article

109 du Code du commerce spécifie que " les achats et les ventes

se constatent par actes publics, par actes sous signature privée, par la correspondance Pas d"entreprise, donc, qui puisse faire l"économie de l"écrit. A l"instar de l"être humain qui ne peut vivre et évoluer sans mémoire, une entreprise construit présent et avenir sur la base de son histoire.

L"écrit en demeure

la trace la plus visible et irréfutable. La lettre com- merciale revêt donc cette fonction de mémoire. Toute correspondance envoyée ou reçue participe ainsi à l"élaboration d"un édifice sain, et sera correctement archivée. C"est d"ailleurs une obligation, puisque l"article 2 du Code du commerce stipule que " les correspondances reçues et les copies des lettres envoyées doivent être classées et conservées pendant dix ans ». La qualité de la communication écrite se révèle bien souvent supérieure celle de l"échange verbal.

L"expérience

démontre quotidiennement la fragilité de l"oral. Combien Retrouver ce titre sur Numilog.com d"informations ainsi mal reçues ou interprétées, déformées, amputées, grossies,

qui après être passées par tous les maillons de la chaîne, reviennent à l"émetteur méconnaissables.

La

force de l"écrit réside en sa clarté et sa pérennité. L"information transmise est consultable à tout moment sans subir de distorsion ou

d"altération. De plus, en l"absence physique de l"interlocuteur et compte tenu du temps consacré à la rédaction d"une lettre, l"émetteur a tout le loisir de soigner le contenu et la formulation de son message. L"informa- tion véhiculée par l"écrit s"impose par sa précision, son sérieux et son argumentation sans ambiguïté. La lettre apparaît alors sans conteste comme le moyen le plus sûr de communiquer. La correspondance d"affaires recouvre l"ensemble des lettres échangées entre entreprises et entre l"entreprise et des tiers à l"occasion de toute opération relative à son fonctionnement. C"est par lettre que s"engagent, se concluent, se poursuivent les relations entre les sociétés.

Information,

publicité, achat, vente, transport, règlement des opérations, démarches administratives, communication interne, embauche...

Il n"est

pas de domaine de la vie d"une entreprise qui ne soit concerné par la correspondance.

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Clarté, précision, concision

La rédaction d"une lettre commerciale n"est pas un essai littéraire.

Mettez

de côté métaphores, lyrisme, aphorismes, formules alambi- quées... Une écriture simple dans un français correct suffit ample- ment.

On veillera à la précision

et à la véracité des éléments exposés. Ni litote ni hyperbole, soyez honnête. A travers une lettre votre responsabilité est engagée, une promesse que vous ne pourrez pas tenir, un tarif offert (sous certaines

conditions non précisées dans le texte) et non appliqué peuvent vous coûter cher. On fera mention dans la lettre de tous les

détails pratiques nécessaires sans omettre les tarifs, les garanties, les délais... Dans un souci de précision n"employez jamais le pronom indéfini on » (qui parle ?). Le style devra être clair, sans ambiguïté, ne prêter à aucune confusion. On aura toujours intérêt à écrire des phrases courtes, sans tomber dans le style télégraphique. Si à une lettre correspond un unique sujet, une phrase véhiculera une seule idée.

Chaque

idée ne sera évoquée qu"une fois ; les redites marquent une absence de fermeté dans le propos et sont rapidement exaspérantes.

Pour éviter

les phrases longues et les lourdeurs de style, il est bon de traquer les adjectifs et adverbes inutiles, les mots et les expressions passe-partout ainsi que les qui, que, mais, et, donc, car... à répétition. Mieux vaudra si possible séparer nettement les propositions en construi- sant plusieurs phrases. Le facteur humain

Même

si une lettre commerciale apparaît comme dénuée de tout senti- ment, il ne faut pas lors de la rédaction négliger le facteur humain. Il s"agit certes de contrats, de factures, d"échanges de biens et de services mais ces opérations sont réalisées par l"intermédiaire de deux personnes. Une lettre se doit d"être toujours respectueuse, honnête et amicale sans

être

familière. Développer un minimum de rapports humains est un gage de bon déroulement des transactions.

Dans un

premier temps, il est nécessaire de savoir à qui l"on s"adresse.

Evitez

toujours d"envoyer une lettre à une firme sans qu"elle soit destinée une personne en particulier. Il faut faire l"effort de rechercher la personne susceptible d"être concernée par votre courrier, éventuellement se renseigner sur elle. En fonction de cette personne et de l"identité de la société, on adaptera son style pour être plus convaincant. On essayera de se placer sur la même longueur d"onde, de mettre en confiance, de susciter l"intérêt. Comprendre et répondre aux besoins et motivations de son interlocuteur est essentiel, surtout lors des premières prises de contact

et de la conclusion d"une affaire. Soyez à l"écoute des arguments de Retrouver ce titre sur Numilog.com

l"autre, faites toujours preuve de souplesse sans perdre de vue les intérêts propres de votre firme. N"hésitez pas, lors d"une première prise de contact, à mettre en avant dans votre lettre les qualités que l"on reconnaît

à l"entreprise

en question. Par la suite, n"hésitez pas non plus à soutenir et

féliciter vos correspondants lorsqu"ils remportent un succès, moderni- sent leur usine... Votre interlocuteur doit avoir la sensation en lisant

votre lettre qu"il a quelqu"un à qui parler, conciliant et ouvert, aimable. On a toujours plus de plaisir à traiter une affaire avec une personne sympathique.

Dans le

cas de relations tendues consécutives à un litige, un non-respect des termes d"un contrat, restez malgré tout correct. Accusations, mena- ces, agressivité, injures sont à proscrire quelles que soient les circonstan- ces, elles ne feraient qu"envenimer les choses. Soyez ferme et clair, ne sortez pas du cadre de la loi et du respect d"autrui. Il faut de plus tenir compte du fait qu"une lettre engage votre responsabilité et que l"on peut s"en servir contre vous. Des injures ou menaces couchées sur le papier portant votre signature peuvent dans certains cas vous mener devant les tribunaux.

Lorsqu"on

vous demande des renseignements sur telle personne ou telle firme, si vous n"en êtes pas satisfait exprimez vos reproches par télé- phone, par écrit cela peut être considéré comme diffamatoire. De la même façon, dans une lettre d"offre de produits ou de services, lorsque vous avancez des tarifs particulièrement intéressants, n"utilisez pas d"ar- guments comparatifs en avançant que telle autre société vend plus cher que vous.

La relecture

La lettre achevée, une relecture attentive est indispensable. Un sim- ple survol ne suffit pas, les fautes d"orthographe, les coquilles, les erreurs de présentation vous échapperaient. Tout doit être relu mot mot, de l"adresse du destinataire à la formule de politesse finale. La relecture permet également de vérifier si tous les éléments que l"on désirait évoquer sont présents, de s"assurer que la lettre est claire, que toutes les idées s"y enchaînent logiquement et qu"elle est agréable

à lire.

QUELQUES

FORMULES CLES

Le langage adopté pour les lettres commerciales est riche de tournures types. Il n"est

pas inutile d"en connaître certaines qui faciliteront le travail de rédaction. Retrouver ce titre sur Numilog.com

Formules d"appel

Elles sont nombreuses et doivent être choisies avec soin. Les premiers mots que le destinataire lira lui indiqueront tout de suite le ton avec lequel on souhaite s"adresser à lui : cordial, professionnel, sec...quotesdbs_dbs32.pdfusesText_38

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