[PDF] GUIDE DAPPUI À LA STRUCTURATION ASSOCIATIVE

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GUIDE DAPPUI

À LA STRUCTURATION

ASSOCIA

TIVE 2 ÉDITION2022LSAECE GUIDE EST TÉLÉCHARGEABLE SUR WWW.PLATEFORME?ELSA.ORG 2 3 La Plateforme ELSA est heureuse de présenter la seconde édition du " Guide d"appui à la structuration associative » !

En 2012, pour sa première édition, ce guide avait été pensé pour répondre à deux grands

objectifs : • Un besoin de professionnalisation et de structuration des associations partenaires africaines • Une démarche de capitalisation collective par la Plateforme ELSA

10 ans plus tard, il semblait essentiel à la Plateforme ELSA de proposer une version tenant

compte de l"évolution des nouveaux enjeux et besoins. En e? et, ces dernières années, de nouvelles dynamiques sont apparues : la redistribution des compétences, l"équilibre des rapports entre personnes salariées et bénévoles, la fédération des équipes et des personnes béné? ciaires autour du projet associatif, la communication ou encore la prise en compte du genre dans le fonctionnement des organisations. En outre, les associations de lutte contre le VIH/sida en Afrique francophone ont vu leurs opportunités de ? nancement augmenter en nombre et en volume. Cette tendance, s"est accompagnée de plus grandes exigences dans la gestion et le suivi des

actions menées, d"où la nécessité, pour les associations, d"améliorer leurs pratiques et de

renforcer leur structuration. Fort de ces constats, ce guide a été enrichi et mis à jour en 2021 en portant une attention particulière aux thématiques de la gouvernance et des ressources humaines. Pour parvenir à cet objectif, un groupe de travail coordonné par la Plateforme ELSA et dont les participant(e)s sont issu(e)s des associations partenaires africaines, a élaboré et adapté des outils d"appui techniques. Ce guide est ainsi le fruit d"un travail collectif de capitalisation et de plusieurs mois d"échanges et de partage pour aboutir à cette nouvelle version enrichie.

Les associations membres françaises ont elles aussi grandement contribué à la réalisation

de ce nouveau guide. Elles poursuivent ainsi le travail d"accompagnement qu"elles mènent auprès des associations partenaires africaines pour une meilleure gestion de leurs moyens matériels, ? nanciers et de leurs ressources humaines, à travers l"acquisition d"outils et de méthodes partagés.

Pourquoi

ce guide ? 4 Coordination : Myriam BENHAMOU, responsable des programmes de renforcement de compétences (Plateforme ELSA) Rédaction : Wendmalda Patrick KABORE, consultant indépendant Contributions à la rédaction : Arsene ADIFFON, directeur exécutif (RACINES), Mélanie BRISARD, chargée de communication (Plateforme ELSA), Floriane GUENARD, chargée de communication (Plateforme ELSA), Charles LIMAZIE, chargé des relations partenariales (Action Contre Sida) et chargé de suivi évaluation(CNLS), Laïla LOSTE, coordinatrice (Plateforme ELSA), Bertrand MEGBLETHO, consultant en communication et mobilisation de ressources et fondateur (MEBERT&ASSOCIES), Aude PAULMIER, coordinatrice des programmes d"appui technique (SOLIDARITÉ SIDA), Hubal PFUMTCHUM, co-founder(Oversee Advising Group), Annabelle PRINGAULT, adjointe à la direction des programmes (SOLIDARITÉ SIDA) et membre du Comité exécutif (Plateforme ELSA), Anaïs SAINT-GAL, chargée de plaidoyer des programmes internationaux (SIDACTION), Anne SUSSET, coordinatrice des programmes internationaux (SIDACTION).

A propos de la

Plateforme ELSA

C réée en 2002, la Plateforme ELSA (Ensemble Luttons contre le Sida en Afrique) est un réseau associatif de lutte contre le VIH/sida et pour les droits et la santé sexuelle et reproductive (DSSR) en Afrique francophone. Aujourd"hui, la Plateforme ELSA est au carrefour de quatre associations fran- çaises (les "membres") : SIDACTION, SOLTHIS, le PLANNING FAMILIAL et SOLIDARITÉ SIDA et d"un réseau plus large composé des associations d"Afrique francophone (les "partenaires") avec qui les membres travaillent. L"objectif est double : servir d"espace de concertation et mieux coordonner les soutiens aux associations partenaires africaines. La Plateforme ELSA permet à ce réseau de disposer : € D"un centre de ressources en ligne, accessible à toutes et à tous € De formations, appuis et missions personnalisés € D"un espace d"échange, de coordination et de mutualisation avec et auprès des acteurs et actrices du réseau associatif Depuis bientôt 20 ans, les principes généraux d"intervention de la Plateforme ELSA demeurent :

€ La co-construction des savoirs

€ La production collective d"outils pratiques

€ La capitalisation et la di? usion des "bonnes pratiques" € L"autonomisation des partenaires, via le renforcement de compétences É www.plateforme-elsa.org ºinfo@plateforme-elsa.org 5

Nous adressons nos remerciements les

plus sincères aux équipes des associations partenaires africaines qui ont partagé et mutualisé leurs outils pour ce guide.

100% Mamans

Action Contre le Sida (ACS)

Action santé pour Tous (AST)

AFIA Santé

Afrique-Arc-En-Ciel (AAEC)

Aides Médicales et Charité (AMC)

AINGA/AIDES

Al-Shebab

Alternative Côte d"Ivoire (ACI)

Alternatives Cameroun (ACM)

ANLCDI

ARCAD santé PLUS

ASFEGMASSI

Association Burkinabè de Solidarité (ABS)

Association de Liaison Universelle pour

le Bien-être des enfants et des jeunes (ALUBJ)

Association de Lutte contre le Sida (ALCS)

Association des Femmes Actives contre

le Sida - Horizon (AFAS Horizon) Association des Femmes Actives et Solidaires (AFASO)

Association des Gestionnaires pour

le Développement (AGD)

Association des Jeunes pour le Développement

PASTEEF (AJD PASTEEF)

Association Dispensaire Trottoir (ADT)

Association Djenandoum Naasson (ADN)

Association Dounia Solidarité + (ADS)

Association Espoir pour demain (AED)

Association Hasnouna de Soutien aux Usagers

de Drogues (AHSUD)

Association Kénédougou Solidarité (AKS)

Association Malienne pour la Protection et

le Développement de l"Environnement au sahel (AMPHRODE Sahel)

Association Nationale de Réduction Des Risques

des drogues (RdR Maroc) Association Nationale de Soutien aux Séropositifs et malades du sida (ANSS) Association pour le Soutien du Développement des

Activités de Population (ASDAP)

Association Serment Universel (ASU)

Association Sud Contre le Sida (ASCS) Association Tunisienne de Lutte contre les MST et le sida (ATL)

Association Tunisienne de prévention

sensibilisation Positive (ATP +)

Avenir Positif

BOKK YAKAAR

Center for the Right to Health (CRH)

Centre Solidarité Action Sociale (Centre SAS)

CeRADIS

Colibri

Conscience et Vie (COVIE)

DAYANA SO

Espoir vie Togo (EVT)

Fondation espoir Guinée (FEG)

Fraternité Médicale Guinée (FMG)

Horizons Femmes

ITPC MENA

La? a Matassa

Le JADE ... Pour la Vie

Maison des Enfants et des Jeunes de Bafou (MEJ)

Mieux Vivre avec le Sida (MVS)

Mouvement Malgache pour le Planning Familial

(MMPF) Prévention Information Lutte contre le Sida (PILS)

RACINES

Renaissance Santé Bouaké (RSB)

RENASAGE

Responsabilité Espoir Vie Solidarité + (REVS+)

Solidarité Féminine

SOS Sida

SOUTOURA

SWAA Burundi

SWAA Littoral

Unis pour Sauver des vies (USV)

Walé

Pour les retrouver :

6

Finances

Logistique

Ressources

humaines Gouvernance

Administration

Comptabilité

GO AD CP FI LOG RH Fiche

Vous pouvez identifi er

les fi ches et les outils grâce à ces pictos 1 2

Un guide pratique adapté

aux besoins des associations LE GUIDE EST SUBDIVISÉ EN 6 RUBRIQUES, CONTENANT

CHACUNE PLUSIEURS FICHES

AFIN DE FAVORISER UNE UTILISATION OPTIMALE DU GUIDE, CHAQUE FICHE EST ACCOMPAGNÉE D"UN OU DE PLUSIEURS OUTILS Mode d"emploi Outil 7

Chaque che traite

dune thématique et peut être utilisée de manière autonomeLa Plateforme ELSA vous propose sur chaque thématique en ? n de rubrique :

€des boîtes à outils

€la documentation existante

€des références

Ces éléments ont été conçus par :•

€peut être utilisé aussi bien par les équipes supports et leséquipes programmes pour permettr

e une meilleure cohé- rence du projet associatif et une plus grande cohésion des

équipes

€est aussi un support dautodiagnostic et dautoformationa n d améliorer ces pratiques €nest pas exhaustif et sa mise en pratique doit-être mise en lien avec les lég islations et la réglementation en vigueur du pays de mise en oeuvre FICHE

VOUS POUVEZ TRIER, ADAPTER, MODIFIER,

COMPLÉTER LES OUTILS PROPOSÉS

EN FONCTION DE VOS BESOINS !

Ce guide

POUR ALLER PLUS LOIN

8

GOUVERNANCE (GO)

Fiche GO1 Fiche GO2 Fiche GO3 Fiche GO4 Fiche GO5 Fiche GO6 Fiche GO7

Les statuts Le règlement

intérieurLe projet associatif/

Vie associativeLe plan

stratégiqueLe plan de plaidoyer La communicationLa mobilisation des ressources

14-18 19-22 23-24 25-27 28-30 31-34 35-37

Fiche GO8 Fiche GO9 Fiche GO10 Fiche GO11 Fiche GO12 Fiche GO13 Fiche GO14

La politique

de con? it d"intérêtsPolitique de prévention et de lutte contre la fraude et la corruptionLa gestion des risquesSuivi et

évaluationCapitalisation Le renforcement

des capacitésLe genre

38-41 42-44 45-48 49-50 51-53 54-58 59-60

13

ADMINISTRATION (AD)

Fiche AD1 Fiche AD2 Fiche AD3 Fiche AD4 Fiche AD5 Fiche AD6 Fiche AD7

Les fonctions

associatives liées à la gestion ? nancièreL"organigramme Management/

LeadershipL"intérim et

la délégation de pouvoirLe compte en banqueLes règles de sécuritéLes conventions

62-64 65-66 67 68-69 70-72 73-75 76-85

Fiche AD8 Fiche AD9

La gestion

des missionsLe manuel des procédures

86-89 90-91

61

Sommaire

9

COMPTABILITE (CP)

Fiche CP1 Fiche CP2 Fiche CP3 Fiche CP4 Fiche CP5 Fiche CP6 Fiche CP7

Comptabilité

de trésorerie/ comptabilité d"engagement La caisse et les procédures de décaissement/ d"encaissement La comptabilité analytiqueLes pièces comptablesNumérotation/ classi? cation des pièces comptablesLe plan comptableLe taux de change

94-97 98-104 105-108 109-112 113-115 116-123 124-127

Fiche CP8 Fiche CP9 Fiche CP10 Fiche CP11 Fiche CP12 Fiche CP13 Fiche CP14

Le livre de

banqueLe rapproche- ment bancaireLe livre de caisseL"inventaire de caisseLe plan de trésorerieLa gestion des avances de fonctionnementLes dépenses de fonctionnement

128-133 134-136 137-139 140-142 143-145 146-151 152-154

Fiche CP15 Fiche CP16 Fiche CP17 Fiche CP18 Fiche CP19 Fiche CP20 Fiche CP21

La justi? cation

des dépensesLa valorisation des contributions volontaires en natureLa gestion des immobilisationsL"inventaire des immobilisationsL"amortissement des immobilisationsLes comptes annuels (bilan/ compte de résultat/ tableau de ? ux de trésorerie)Les logiciels de comptabilité

155-159 160-161 162-167 168-169 170-173 174-177 178-179

93

FINANCE (FI)

Fiche FI1 Fiche FI2 Fiche FI3 Fiche FI4 Fiche FI5 Fiche FI6 Fiche FI7

Le budget

prévisionnelLe suivi budgétaireLe plan de ? nancementLe contrôle interneLe contrôle de gestionLe rapport ? nancierL"audit externe des comptes

182-188 189-192 193 194-203 204 205-207 208

181

LOGISTIQUE (LOG)

Fiche LOG1 Fiche LOG2 Fiche LOG3 Fiche LOG4

Les procédures

d"achatLe suivi de maintenanceL"inventaire de stockAssurance qualité

210-214 215-218 219-225 226

209
10

RESSOURCES HUMAINES (RH)

Fiche RH1 Fiche RH2 Fiche RH3 Fiche RH4 Fiche RH5 Fiche RH6 Fiche RH7

Les statuts

des travailleurs et travailleuses de l"associationLa ? che de posteLa grille des salairesLe processus de recrutementLe contrat de travailLe dossier du personnelLe registre du personnel

228-229 230-233 234-235 236-240 241-246 247-249 250-251

Fiche RH8 Fiche RH9 Fiche RH10 Fiche RH11 Fiche RH12 Fiche RH13 Fiche RH14

La ? che

de paieLe ? chier des rémunérationsLa gestion des congésLes entretiens annuels d"évaluationLe plan de formationLa rupture du contrat de travailContrôle qualité/Audit qualité

252-254 255-256 257 258-262 263-264 265 266

227
11

GOUVERNANCE (GO) REF

Les statutsGO1

Le règlement intérieur GO2

Le projet associatif/vie associative GO3

Le plan stratégiqueGO4

Le plan de plaidoyer GO5

La communicationGO6

La mobilisation des ressources GO7

La politique de con? it d"intérêts GO8

Politique de prévention et de lutte contre la fraude et la corruption GO9

La gestion des risques GO10

Suivi et évaluationGO11

CapitalisationGO12

Le renforcement des capacités GO13

Le genre GO14

ADMINISTRATION (AD) REF

Les fonctions associatives liées à la gestion ? nancière AD1

L"organigrammeAD2

Management/Leadership AD3

L"intérim et la délégation de pouvoir AD4

Le compte en banque AD5

Les règles de sécurité AD6

Les conventionsAD7

La gestion des missions AD8

Le manuel des procédures AD9

COMPTABILITÉ (CP) REF

Comptabilité de trésorerie/comptabilité d"engagement CP1 La caisse et les procédures de décaissements/d"encaissements CP2

La comptabilité analytique CP3

Les pièces comptables CP4

Numérotation/classi? cation des pièces comptables CP5

Le plan comptableCP6

Le taux de changeCP7

Le livre de banqueCP8

Le rapprochement bancaire CP9

Le livre de caisse CP10

L"inventaire de caisse CP11

Le plan de trésorerie CP12

La gestion des avances de fonctionnement CP13

Les dépenses de fonctionnement CP14

La justi? cation des dépenses CP15

La valorisation des contributions volontaires en nature CP16

La gestion des immobilisations CP17

L"inventaire des immobilisations CP18

L"amortissement des immobilisations CP19

Les comptes annuels (bilan/compte de résultat/tableau de ? ux de trésorerie) CP20

Les logiciels de comptabilité CP21

GO AD CP

INDEX DES FICHES

12

FINANCES (FI) REF

Le budget prévisionnel FI1

Le suivi budgétaireFI2

Le plan de ? nancement FI3

Le contrôle interne FI4

Le contrôle de gestion FI5

Le rapport ? nancierFI6

L"audit externe des comptes FI7

LOGISTIQUE (LOG) REF

Les procédures d"achat LOG1

Le suivi de maintenance LOG2

L"inventaire de stock LOG3

Assurance qualitéLOG4

RESSOURCES HUMAINES (RH) REF

Les statuts des travailleurs et travailleuses de l"association RH1

La ? che de posteRH2

La grille des salairesRH3

Le processus de recrutement RH4

Le contrat de travailRH5

Le dossier du personnel RH6

Le registre du personnel RH7

La ? che de paie RH8

Le ? chier des rémunérations RH9

La gestion des congés RH10

Les entretiens annuels d"évaluation RH11

Le plan de formation RH12

La rupture du contrat de travail RH13

Contrôle qualité/audit qualité RH14

FI LOG RH G0

La bonne gouvernance est

synonyme de transparence, de participation, de responsabilité et de respect du droit et des réglementations 13 Fiche 14

• La description de l"objet de

l"association doit être bien ré? échie.quotesdbs_dbs22.pdfusesText_28

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