[PDF] Guide - Inscription en ligne 24?/04?/2017 Le lycé

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Services en ligne - Inscription pour

l'entrée au lycée24/04/2017

Difffusion

nationale

Guide de l'utilisateur

__________________________________

SIECLE

L'inscription en

ligne__________________________________

Guide à l'usage des

établissements

Version 17.2.1 - Avril 2017

Table des matières

1Les informations essentielles.........................................................3

1.1L'objet du service.................................................................3

1.2Le périmètre........................................................................3

1.3Le calendrier.......................................................................3

2La préparation par les établissements...........................................5

2.1Comment réussir sa campagne.............................................5

2.2L'activation des téléservices.................................................5

2.3La création des comptes d'accès par l'établissement d'origine

5

2.4La vériification de la dénomination du lycée d'afffectation......6

2.5La personnalisation des messages d'accueil.........................6

2.6La déifinition des options éligibles (combinatoire).................7

2.7Les documents à fournir.....................................................11

3L'inscription par les parents..........................................................12

3.1La connexion.....................................................................12

3.2La consultation de l'afffectation et l'inscription...................12

3.3Les souhaits pour les options.............................................13

3.4La mise à jour de la ifiche de renseignements......................14

3.5La validation de l'inscription..............................................15

3.6Le suivi de l'inscription en ligne par les établissements

d'origine et d'accueil.................................................................17

4L'intégration des inscriptions par le lycée...................................17

4.1L'importation des dossiers élèves.......................................17

4.2L'export des souhaits des familles......................................18

4.3La validation des modiifications de la ifiche de renseignements

19

5La clôture de la campagne.............................................................19

5.1Dans l'établissement d'origine...........................................19

5.2Au lycée d'afffectation........................................................19

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur2/24

1Les informations essentielles

1.1L'objet du service

L'inscription en ligne (ou téléinscription) permet via internet dans Scolarité services, au représentant légal d'un élève afffecté en 2nde ou en 1ère année de

CAP, de :

yprendre connaissance du résultat de l'afffectation (établissement et formation), yprocéder à l'inscription dans cet établissement ypréciser les enseignements au choix souhaités : langue ou sport de section, enseignements d'exploration, enseignements facultatifs, ymettre à jour la ifiche de renseignements administrative, pour l'élève et lui-même, yconsulter les pièces à fournir et compléter le dossier d'inscription en téléchargeant certains documents.

1.2Le périmètre

L'inscription en ligne s'adresse à tout élève de collège ou de lycée, afffecté dans la

même académie lors du 1er tour Afffelnet, sur l'une des formations suivantes, qu'elle soit nationale ou académique : y2nde générale et technologique (avec 1, 2 ou 3 enseignements d'exploration), y2nde technologique " techniques de la musique et de la danse », et " sciences et technologie de l'hôtellerie et de la restauration », y2nde brevet de technicien, y2nde professionnelle, y1ère année de CAP. Les élèves redoublants ou réorientés dans ces formations ont accès au service.

Les EREA, SEP et SEGT peuvent participer.

Les collèges privés sous contrat qui ont des élèves afffectés via Afffelnet, peuvent créer des comptes responsables dans Administration téléservices aifin que les parents téléinscrivent leur enfant. L'inscription en ligne est un service de l'établissement d'origine. Pour les lycées, la participation des collèges est donc indispensable.

1.3Le calendrier

Les dates de campagne sont déifinies par les autorités académiques dans SIECLE Admin, qui en informent préalablement les chefs d'établissement. yEn 2017, la date de début de campagne est ifixée par défaut au 29 juin, date de la première épreuve écrite du DNB, yLa date de ifin de campagne est ifixée par défaut au 5 juillet. Dans Administration téléservices, le service est ouvert par défaut pour tous les établissements. Les établissements ont toutefois la possibilité de le fermer avant le début de la campagne. Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur3/24 Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur4/24

AcadémieEtablissements

d'origineEtablissements d'accueil Mars

à maiyIdentiifier le correspondant

académique de l'inscription en ligne. yFixer les objectifs du nombre d'élèves téléinscrits. yAssocier l'ensemble des services académiques concernés. yInformer les

établissements , notamment

grâce aux supports nationaux de communication.yPréparer les téléservices dans Admin TS : Activer les téléservices. (§2.2) Notiifier en masse les comptes aux responsables. (§2.3) Rédiger le message d'accueil pour

Scolarité

services. (§2.5) yInformer les parents sur le service d'inscription en ligne.yPréparer les téléservices dans

Admin TS :

Activer les téléservices. (§2.2) Rédiger le message d'accueil spéciifique de la téléinscription, pour

Scolarité services. (§2.5)

Déifinir une adresse mail

à l'origine des courriels vers

les parents. (§3.5) yModiifier le nom de l'établissement dans

Commun. (§2.4)

yProifiler les MEF et les options dans

Nomenclatures.

(§2.6) yDéifinir les combinaisons d'options possibles dans

Admin TS. (§2.6)

ySimuler la téléinscription par MEF pour vériifier les combinaisons d'options offfertes au choix des familles. (§2.6) Juin

à début

juilletyDéifinir les dates de début et de ifin de la campagne. (§1.3) yAssurer l'assistance des

établissements.

ySignaler les diiÌifiÌicultés à la difffusion nationale. ySuivre les étapes de mise en place de la procédure dans

Siecle Admin.

yEnvoyer un courriel de rappel en milieu de campagne (automatique). ySuivre l'état d'avancement des inscriptions par

établissement dans

Siecle

Admin.yInformer les parents de la

date de difffusion des résultats de l'afffectation et les inviter à les consulter sur le portail

Scolarité services.

yAccompagner les parents : Mettre à disposition des parents un accès internet dans l'établissement, avec assistance humaine si nécessaire. Simuler la téléinscription pour les parents en diiÌifiÌiculté dans

Admin TS.

Suivre l'évolution des inscriptions des élèves dans

Admin TS. (§3.6)yMettre à disposition des

parents un accès internet dans l'établissement, avec assistance humaine si nécessaire. yAu ifil de la campagne, dans

SIECLE BEE :Suivre les inscriptions

efffectuées en ligne par les parents. (§4.1) Importer les dossiers des

élèves inscrits (en ligne ou

par procédure classique), avec ou sans les options choisies dans la téléinscription. (§4.1) Valider les modiifications apportées par les parents aux ifiches de renseignements. (§4.3) yA la ifin de la campagne, importer les restés " En attente ». (§5.2)

Courant

juilletyDresser un bilan quantitatif et qualitatif de la campagne (recensement des bonnes pratiques, des diiÌifiÌicultés yA l'issue de la campagne, faire le point des élèves non inscrits, pour suite à donner en liaison avec le CIO de yA l'issue de la campagne, dans

SIECLE BEE,

traiter le ifichier des demandes des familles en Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur5/24 rencontrées...), sur la base des retours : ydes chefs d'établissement et responsables académiques concernés, ydes parents d'élèves, ydes équipes d'assistance. yEnvoyer le bilan à DGESCO

B2-2 (site collaboratif sur

Pléiade)secteur.matière de :

langue ou sport de section, régime (internat), options. (§4.2) yContinuer à importer dans BEE les dossiers reçus lors des tours suivants d'

Afffelnet.

(§5.2)

2La préparation par les établissements

2.1Comment réussir sa campagne

Pour réussir la campagne d'inscription en ligne, il convient de : ymobiliser les acteurs (professeurs principaux, COP, etc...), ydéifinir les médias de communication vers les familles (note aux parents, Site

WEB, ENT, aiÌifiÌiches et lflyers,...),

ymettre à disposition des familles qui le souhaitent dans l'établissement d'origine ou d'accueil, un accès internet permettant de s'inscrire en ligne, accessible aux jours et heures d'ouverture de l'établissement pendant la durée de la campagne, avec l'aide d'un personnel si nécessaire.

2.2L'activation des téléservices

Cette opération concerne les établissements d'origine et d'accueil, qui n'ont aucun service en ligne ouvert. L'activation des téléservices se fait dans le menu Gestion des services > Ouverture - fermeture du module Administration Téléservices : Le paramétrage des services en ligne par le chef d'établissement s'efffectue dans le même module. Le service " Inscription au lycée » est ouvert par défaut, lorsque l'année en préparation est disponible dans SIECLE. Vous pouvez également consulter la documentation associée : Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur6/24 Administration Téléservices - Guide utilisateur

2.3La création des comptes d'accès par l'établissement

d'origine Cette opération concerne les établissements d'origine qui n'ont pas encore notiifié de comptes téléservices aux responsables légaux des élèves de 3ème, redoublants ou réorientés (menu Accès des responsables > Notiifier en masse dans Administration téléservices). Un élève ne peut pas se connecter à la téléinscription avec son propre compte. Un compte responsable est absolument nécessaire.

2.4La vériification de la dénomination du lycée d'afffectation

Dans le module Commun, menu Paramètres généraux, le proviseur du lycée d'afffectation doit indiquer : yle nom de l'établissement dans la dénomination principale (ex. : " Lycée de l'Europe », " Lycée Jules Ferry »), ou si l'établissement n'a pas de nom particulier " Lycée de (ou d') », avec éventuellement des abréviations, si le libellé ainsi formé dépasse 30 caractères (ex. : " Lycée J. de

Lattre de Tassigny »

yrien dans la dénomination complémentaire.

Exemple de déifinition à éviter :

Remarque : un lycée privé pourra utiliser les deux dénominations, avec la nature de l'établissement dans la dénomination principale, et le nom de l'établissement dans la dénomination complémentaire. Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur7/24

2.5La personnalisation des messages d'accueil

Dans le menu Paramétrage > Message d'accueil du module Administration Téléservices, l'établissement d'origine peut personnaliser le message qui sera

aiÌifiÌiché en temps réel sur la page d'accueil des services en ligne de l'élève et sur

celle du responsable. Il s'agit d'un message général concernant les services ouverts, qui peut permettre de valoriser l'inscription en ligne pendant le temps nécessaire. Le lycée d'afffectation peut lui aussi déifinir un message dédié à la télé- inscription de 2000 caractères maximum depuis le menu Télé-inscription > Message pour la télé-inscription du module Administration Téléservices, distinct de son propre message d'accueil, qui apparaît immédiatement, dans la page des résultats d'afffectation du service en ligne de l'établissement d'origine. Il peut s'agir d'informations sur les autres formalités d'inscription, le calendrier de la

rentrée, un lien vers le site internet de l'établissement..., comme présenté ci-après.

Remarque : lorsque le lycée est à la fois origine et accueil, le chef d'établissement (à la fois origine et accueil) peut personnaliser les deux messages. Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur8/24

2.6La déifinition des options éligibles (combinatoire)

Le lycée d'afffectation efffectue un premier niveau de proifilage des enseignements à choisir par les parents dans le module Nomenclatures. Cette opération de paramétrage par MEF, est essentielle pour le bon déroulement de l'inscription en ligne et doit être efffectuée avec beaucoup de rigueur par le lycée d'accueil, d'autant qu'elle permet également de restreindre les listes déroulantes dans BEE aux seules options offfertes par l'établissement.

Après sélection et validation des formations, l'établissement sélectionne ses

options. Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur9/24 Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur10/24 Une fois le proifilage de masse validé, les options peuvent être sélectionnées/désélectionnées MEF par MEF (proifilage ifin). Ensuite, dans le module Administration Téléservices, menu Télé-inscription > Paramétrer les options éligibles, le bloc " Les options possibles » permet de visualiser le résultat du proifilage ifin. Remarque : l'ajout ou la suppression d'une option dans un MEF ne peut s'efffectuer que dans Nomenclatures. Pour les 2ndes générales et technologiques, un bloc " Paramétrage du nombre de souhaits possibles » propose également de choisir le nombre de souhaits minimum et maximum à exprimer par les parents, pour le 2ème enseignement d'exploration.

Enifin, un bloc " Incompatibilité d'options » permet de déifinir les options

incompatibles entre elles, ou au contraire, obligatoirement combinables. Toute option peut être concernée par ce paramétrage, depuis la LV1 jusqu'à l'enseignement facultatif.

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur11/24Entre 1 et 4

souhaits, 1 par

Pour créer des

combinatoires d'options Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur12/24 La déifinition de la combinatoire d'options fonctionne de la façon suivante : Une fois validées, les combinaisons d'options sont récapitulées. Les modiifications ainsi efffectuées sont immédiatement répercutées dans

Scolarité services.

Remarque : Il est recommandé de réaliser cette opération avec la plus grande attention avant l'ouverture de la campagne, puis de ne plus modiifier les règles paramétrées une fois la campagne commencée, au risque de créer des situations d'inégalité de traitement entre les élèves téléinscrits. L'établissement d'accueil peut " simuler une inscription en ligne » pour vériifier ses combinaisons d'options par MEF.

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur13/24Pour une meilleure compréhension, la

combinatoire est traduite en phrase(s)

2.7Les documents à fournir

Le proviseur du lycée d'afffectation peut déifinir dans Administration Téléservices, menu Télé-inscription > Déifinir les documents à fournir, une liste de documents à fournir par la famille pour ifinaliser l'inscription, téléchargeables ou non dans le service en ligne. Cette liste peut être personnalisée par formation d'accueil.

Pour chacun de ces documents, il précise :

yson intitulé, ysa date de remise souhaitée, ysa provenance : odocument à télécharger, oà demander à l'établissement d'origine, oautre (saisie libre). Le bouton rappelle que le document est téléchargeable par les parents et permet de le visualiser.

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur14/24Indiquer où le responsable

peut se procurer le documentRechercher le document à télécharger

Choisir le(s) MEF concerné(s)

Remarques :

yla liste des documents à fournir s'aiÌifiÌiche dans le téléservice une fois

l'inscription validée. Elle peut être enregistrée ou imprimée, yles documents sont joints au mail de conifirmation de l'inscription envoyé aux parents, si leur taille totale n'excède pas 2Mo. Dans le cas contraire, un lien permet de revenir dans Scolarité services pour les télécharger. yelle reste accessible aux parents dans Scolarité services jusqu'à mi-juillet au moins, et jusqu'à mi-août selon les académies.

3L'inscription par les parents

Pour connaître la procédure de création de compte par les responsables, consultez :

Services en ligne - Guide de l'utilisateur

3.1La connexion

Dans la mesure où l'inscription dans un établissement scolaire public est considérée comme un acte usuel, c'est le premier responsable légal de l'élève qui se connecte qui peut procéder à l'inscription.

Jurisprudence du TA de Lille, 11 mars 2009, n°0805148 : l'inscription d'un enfant est un acte usuel,

pour lequel l'un des parents peut agir seul, l'accord de l'autre parent étant réputé acquis, en

l'absence d'expression préalable du désaccord de l'un des parents. Rappel : la connexion se fait au moyen d'un compte responsable, et non élève.

3.2La consultation de l'afffectation et l'inscription

Le parent visualise la décision d'afffectation de son enfant, au plus tôt le

lendemain de la descente des résultats d'afffectation depuis Afffelnet, et peut imprimer les résultats d'afffectation suite aux voeux qu'il avait formulés (jusqu'au voeu accepté). Ensuite, il choisit d'inscrire ou non son enfant dans l'établissement indiqué.

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur15/24La tuile " Inscription au lycée »

apparaît jusqu'à mi-juillet au moins, et jusqu'à mi-août selon les académies.

Elle indique successivement :

-la date de début de campagne (avant la campagne) -la date de fin de campagne (pendant la campagne) -que la campagne est terminée (après la campagne).

3.3Les souhaits pour les options

Si le parent valide l'inscription de son enfant dans le lycée d'afffectation, il peut ensuite choisir pour une 2nde générale et technologique par exemple : yla formation (MEF) d'inscription et le nombre d'enseignements d'exploration, si l'académie pratique l'afffectation en 2nde générale et technologique " générique » yla langue ou le sport de section pour les MEF concernés (sections européennes, internationales, binationales ou sportives ...),

yles enseignements d'exploration qui n'ont pas déjà été précisés au

moment de l'afffectation, yéventuellement un enseignement facultatif. Remarque : les enseignements à choisir se limitent à ceux efffectivement proposés par le lycée d'accueil. Exemple pour une afffectation en 2nde GT2 générique :

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur16/24L'inscription ne peut pas être

refusée en ligne.Décision d'affectation de l'élève

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur17/24Choix de la langue de

section

Choix du MEF et du nombre

d'enseignements d'exploration, puis des enseignements d'exploration eux-mêmes et éventuellement d'un enseignement facultatif. Les écrans s'adaptent selon le MEF d'afffectation, le proifilage des options obligatoires et facultatives dans Nomenclatures, et des combinaisons d'enseignements autorisées ou interdites dans Administration téléservices. Remarque : pour les afffectations non génériques, la famille ne choisit ni le MEF, ni le nombre d'enseignements d'exploration.

3.4La mise à jour de la ifiche de renseignements

Le parent visualise ensuite, et modiifie si nécessaire, les données administratives de son enfant et les siennes. Remarque : l'autre parent pourra modiifier ses informations dans le service Fiche de renseignements, à l'issue de la campagne, avec son propre compte. Dans BEE, le régime choisi par le parent est modiifié : -Demi-pensionnaire -> Demi-pensionnaire dans l'établissement -Externe -> Externe libre

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur18/24Le parent doit sélectionner un des trois

régimes disponibles. -Interne -> Externe libre (l'internat n'est pas accordé d'oiÌifiÌice, mais la demande est enregistrée dans le ifichier CSV des souhaits).

3.5La validation de l'inscription

Une fois l'inscription terminée, le parent a la conifirmation de l'inscription à l'écran, avec la liste des documents à fournir, si celle-ci a été déifinie dans

Administration téléservices.

Services en ligne - Inscription pour l'entrée au lycée - Guide de l'utilisateur19/24Même si le parent ne modifie aucune

donnée, il doit confirmer le contenu de laquotesdbs_dbs35.pdfusesText_40

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