[PDF] Bilan social 2013 Rapport sur létat des collectivités

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Rencontre ²2 avril 2015

GED, dématérialisation du courrier

Quelles solutions et quelle valeur

ajoutée ?

Jeudi 2 avril 2015

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Rencontre-2 avril 2015

GED, dématérialisation du courrier :

Quelles solutions et quelle valeur ajoutée ?

-Un atelier pour vous aider à répondre à quelques questions :

-4XHOV NpQpILŃHV SHXP RQ MPPHQGUH G·XQH GpPMPpULMOLVMPLRQ GH ŃHV GRŃXPHQPV GH VRQ ŃRXUULHU" "

-Quels sont les solutions qui existent ?

-4XHOOHV TXHVPLRQV VH SRVHU MYMQP G·HQYLVMJHU HP GH V·HQJMJHU dans un projet GED ou dématérialisation du courrier ?

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Rencontre-2 avril 2015

Principes et définition

Tour de table

5HPRXU G·H[SpULHQŃHV

Les projets de GED et de

dématérialisation du courrier

Synthèse

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Rencontre-2 avril 2015

Principes et définition

Mettre en place une gestion documentaire ou refondre son système documentaire www.cdg35.fr

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Définition

Lagestionélectroniquededocumentsou

GED(aussiappeléeGEID-gestion

électroniquedel'informationetdes

documents)recouvretouslesprocessus demanièreinformatisée.Elletouche touteslesétapesducycledevied'un document,del'acquisitionàl'archivage www.cdg35.fr

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IH Ń\ŃOH GH YLH G·XQ GRŃXPHQP

CréationGestionDiffusionConservation

IHV IRQŃPLRQQMOLPpV G·XQH *(G ²Processus majeurs www.cdg35.fr

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La dématérialisation

$ŃŃpOpUHU OH PUMLPHPHQP GH O·LQIRUPMPLRQ

6pŃXULVHU HP PUMŃHU O·LQIRUPMPLRQ

3MUPMJHU O·LQIRUPMPLRQ SOXV IMŃLOHPHQP VXU GHV VXSSRUPV GLIIpUHQPV HP GHSXLV Q·LPSRUPH où (mobilité)

Limiter les tâches fastidieuses / Simplifier

Réduire les coûts de gestion

Une GED, pour quoi faire ?

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La dématérialisation

Autour de la GED, un ensemble de processus peuvent être développés : navettes courriers pour les collectivités ayant plusieurs sites

Une GED, pour quoi faire ?

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Rencontre-2 avril 2015

Les gains de la

dématérialisation

Les enjeux organisationnels et humains

création. Profiter du travail sur les circuits existants pour apporter

Une GED, pour quoi faire ?

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Rencontre-2 avril 2015

Les gains de la

dématérialisation

Les enjeux réglementaires

conservation >$VVXUHU O·MXPOHQPLŃLPp G·XQ GRŃXPHQP >HGHQPLILHU O·MXPHXU G·XQ GRŃXPHQP >Stocker des documents pendant plusieurs années >Prévenir la destruction accidentelle de documents >Loi n°2000-321 du 12/04/2000relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, réglemente en particulier le traitement du courrier >Le référentiel Marianne

Une GED, pour quoi faire ?

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Tour de table

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Rencontre-2 avril 2015

GED, dématérialisation du courrier :

Quelles solutions et quelle valeur ajoutée ?

-Vos questions -Vos besoins ²les problématiques rencontrées -9RV MPPHQPHV SMU UMSSRUP j O·MPHOLHU www.cdg35.fr

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5HPRXU G·H[SpULHQŃHV

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Rencontre-2 avril 2015

IM PLVH HQ SOMŃH G·XQH *(G

Communauté de communes Bretagne

Romantique

Alexandre TROCME, en charge des systèmes

G·LQIRUPMPLRQ HP GHV XVMJHV QXPpULTXHV

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Le projet de dématérialisation du

courrier

Vitré Communauté

Yoann MAYEUX, responsable informatique

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Les projets de dématérialisation

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1. Description des solutions GED ²Dématérialisation

du courrier ou GEC (Gestion électronique des documents) >Typologie >Fonctionnalités >Options >Prix

2. La conduite de projet

>Etape par étape, une feuille de route www.cdg35.fr

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Les solutionsGED et dématérialisation du courrier www.cdg35.fr

Rencontre-2 avril 2015

IHV ŃRPSRVMQPV G·XQ V\VPqPH GH *(G HP

de dématérialisation du courrier

1.Le matériel de numérisation

2.Le logiciel de numérisation

3.Le logiciel de Reconnaissance Optique de caractère (OCR) et les métadonnées (indexation)

4.Les bannettes virtuelles ²le workflow(circuit de validation)

5.Le plan de classement des documents

6.Les options dématdu courrier avec les options G·MOHUPH OHV UHOMQŃHV OH VXLYL GH O·OLVPRULTXH OHV outils de reporting, des statistiques

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Les solutions de GED

¾Les solutions développées par les éditeurs de logiciel ILQMQŃLHU SMU H[HPSOH TXL SHXYHQP V·LQPHUIMŃHU MYHŃ OHV applications métier ¾Documindpour JVS, BL GED pour Berger Levrault" ¾Les solutions présentées par les fabricants de matériel de numérisation (type copieur) ¾Toshiba (eyeon file, e-rite, e-bridge), Ricoh (e-ŃRS\"

¾Les solutions open source

¾Maarch.com, Alfresco

¾Les éditeurs spécialistes de la gestion de document

¾Open Bee, Digitech, Archimed(Elise)

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Et les options

IHV IRQŃPLRQQMOLPpV G·XQH *(G RX G·XQH

dématérialisation du courrier

Les options de numérisation,

G·MXPRPMPLVMPLRQ SRXU MPpOLRUHU O·LQPpJUMPLRQ des documents et éviter des traitements / manipulations www.cdg35.fr

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)RŃXV VXU O·MXPRPMPLVMPLRQ

¾OCR ²Optical characterrecognition

Reconnaissance optique de caractères. Technologie pour obtenir un fichier type PH[PH j SMUPLU G·XQ GRŃXPHQP SMSLHU QXPpULVpB 3HUPHP XQH UHŃOHUŃOH HQ ©full text» (plein texte)

¾RAD -Reconnaissance automatique de documents

Vise à identifier automatiquement le type de document à partir de son image QXPpULVpHB 6·MSSXLH VXU GHV pOpPHQPV JUMSOLTXHV GX GRŃXPHQP

¾ICR ²Intelligent characterrecognition

3MU UMSSRUP j O·2F5 O·HF5 GLVSRVH G·XQ PpŃMQLVPH G·MSSUHQPLVVMJH

¾LAD ²Lecture automatique de documents

3HUPHP G·MŃŃpOpUHU OH PUMLPHPHQP GHV IMŃPXUHV IRXUQLVVHXUV SMU H[HPSOH %GF HP BL également). Numériser, indexer, nommer et classer de manière quasi-automatique (dépend des valeurs capturées et des zones

$YHŃ OH I$G SRXU OH PUMLPHPHQP GH 1 000 IMŃPXUHV C MQ JMLQ G·1 ÓRXUCPRLV www.cdg35.fr

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IH SUL[ G·XQH VROXPLRQ GH *(G

IH SUL[ G·XQH VROXPLRQ GH *(G HVP PUqV YMULMNOHB IHV IMŃPHXUV LQIOXHQoMQP OH ŃR€P HQ GHORUV GH O·MŃOMP de la solution) : -Le paramétrage et les développements -IM PMLQPHQMQŃH HP O·MVVLVPMQŃH -IH PMPpULHO GH O·LQIUMVPUXŃPXUH -Le matériel de stockage -Le serveur de sauvegarde -Les coûts liés à la numérisation -La formation www.cdg35.fr

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La conduite du projet

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ªComment choisir la solution qui conviendra

à sa structure ?

9En travaillant en mode projet, en respectant

certaines étapes clés pour ensuite aller ŃOHUŃOHU IM VROXPLRQ HP QH SMV OMLVVHU O·RXPLO structurer sa démarche www.cdg35.fr

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Les points clés du projet

Un projet de GED est avant tout un projet

organisationnel Un projet GED doit être conduit par un chef de projet (conduite de projet). Le travail de préparation est important.

1.$QMO\VH GHV IOX[ HP GH O·HQYLURQQHPHQP

2.Définition du projet de GED

3.0LVH HQ ±XYUH LPpUMPLYH

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La feuille de route

Les étapes du projet GED

Etude préalable

ͻRecensement

des besoins

ͻExpression des

besoins et cahier des charges

ͻChoidž d'une

solution

ͻDéploiement de

la solution

ͻAcquisition des

documents

ͻClassement

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1B I·MQMO\VH GHV IOX[ HP GH

O·HQYLURQQHPHQP

‰AnalysedecadragedetypeFFOM-SWOT

‰AnalysedeO·HQYLURQQHPHQPtechnique

9lespériphériques(scan,copieurs)

9Leréseau

9Lespostesdetravail

9Lesliaisonsentrelesdifférentssites

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Exemples de mise

à plat de circuits

Source : MégalisBretagne

Source : CDG35

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I·MQMO\VH ))20 G·XQH JHVPLRQ

documentaire

ForcesFaiblesses

Volume retreint de documentation /

données informatiques

Beaucoup de documentation /

données informatiques Ouverture au changement des agentsRéticences au changement

Habitudes (routines)des agents

Appui de la directionPas d'appui de la direction dansle processus

Fonctionnementcollaboratif des

équipes

Fonctionnement individuel

Outil de gestion documentaireà

disposition

Pas d'outil ă disposition

Outil documentaire non utilisé

Plan de classement structuré Plan de classement à mettre en place

OpportunitésMenaces

Anticipations des évolutions

technologiques

Système mis en place non pérennes à

cause desévolutions technologiques www.cdg35.fr

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2. La définition du projet

desutilisateurs

Ladématérialisationducourrier

exigences www.cdg35.fr

Rencontre-2 avril 2015

Recensement

de l'edžistant

Expression

des besoins

Choidž d'une

solution GED www.cdg35.fr

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3. Le déploiement

COPIL

Pilote

Référents

PanelsG·XPLOLVMPHXUV"

Appropriationduprojetparlesagents

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Analyse des risques à la mise en

SOMŃH G·XQH *(G

Au niveau décisionnel

ͻFaible engagement

de la Direction

ͻObjectifs de la

gestion documentaire non définis

Au niveau

opérationnel

ͻRésistance face au

changement

ͻAugmentation de la

charge de travail lors de la mise en placequotesdbs_dbs31.pdfusesText_37

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