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Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED

[ou la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition].

@egisrail l·

Marjorie PIOTROWSKI

Master 2 GIDE

Mémoire de stage

3

Université

Sâf!ncf!s humaines f!t

Chartes

Mission effectuée du 1 avril au 30 septembre 2013

à Egis Rail

Egis Rail · stratégies et outil de GED

Sous la direction de :

Monsieur Joachim

SCHOPFEL (tuteur universitaire)

Monsieur Antoine GLIKSOHN (tuteur professionnel)

Soutenu le 12 septembre 2014 à I'UFR DECCID

Université Charles de Gaulle, Lille 3 (Campus

Pont de bois)

BP 149, 59 653 Villeneuve d' Ascq Cedex

Année universitaire 2013/2014

Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED [ou la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition]. 2 Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail: stratégies et outil de GED [ou

la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition].

REMERCIEMENTS

Je remercie vivement Monsieur Antoine GLIKSOHN, en charge de la gestion documentaire sur le projet Renforcement de l'Offre Métro, d'avoir bien voulu m'accueillir dans son service et de m'avoir ainsi permis de me forger une réelle expérience sur la gestion de projet, mais aussi et surtout, sur la GED appliquée de façon opérationnelle

à un projet d'envergure.

Merci également

à tous mes collègues qui m'ont intégrée au sein de l'équipe projet et qui ont bien voulu répondre

à toutes mes questions.

Et je remercte bien évidemment Monsieur SCHOPFEL qui a bien voulu être mon tuteur universitaire cette année encore pour m'épauler durant la période de stage. 3 Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED [ou la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition].

RESUMES

Mots-clés en français

GED, Gestion de projet, Coopétition, Compétition, Coopération, Management stratégique,

Confidentialité.

Résumé en français

De nos jours, les logiciels de GED sont devenus des outils dont plus aucune grande

entreprise ne peut se départir. Mais ces outils, bien qu'implantés et d'usages quotidiens, sont

ils réellement acceptés et totalement utilisés par les salariés?

A travers une étude de terrain sur

le " Projet Renforcement de 1 'Offre Métro de Lille »au sein de la principale entreprise de maîtrise d'oeuvre, nous aborderons ces deux questions.

Puis, à

travers le prisme de l'outil de GED, nous discuterons des structures coopétitives, de plus en plus prégnantes sur les projets, et de leurs tenants et aboutissants ; plus explicitement en ce qui concerne les stratégies documentaires et la gestion de la confidentialité.

Mots-clés en anglais

GED, Project Management, Coopetition, Cooperation, Competition, Strategie Management,

Confidentiality.

Résumé en anglais

Nowadays, EDM softwares became tools that no enterprise can abandon. But those tools, even if they are implanted and daily used, are they really accepted and totally used by employees?

Through a field study

in the "Projet Renforcement de l'Offre Métro de Lille", in one of the company of contrôle, we shall approach these two questions. Then, through the prism of the EDM tool, we shall discuss about coopetitives structures, more and more presents on projects, and of their implications ; in particular as regards documentaries strategies and the management of the confidentiality. 4 Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED [ou la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situati on de coopétition].

TABLE DES MATIERES

REMERCIEMENTS ........................................................................ ...................................................... 3

RESUMES ................................................................................................

............................................... 4 ABRE VIA Tl ONS ........................................................................ ............................................................ 8 INTRODUCTION ........................................................................ ................................... 9

PARTIE I: RAPPORT DE STAGE LA GESTION

UN PROJET URBAIN ........................................................................ ................................ 10

INTRODUCTION ............................................................................................................................... !

l) L'OUTIL, SES LOGICOELS ET LEURS FONCTIONNALITES ...................................................................... l3

A. LA PLATEFORJ'v!E MEZZOTEAM UTILISATEUR ................. . .......... 13

1. Les notions de base sur Mezzoteam ............................................................................................... 13

2. Les pages d'accueil ........................................................................................................................ 15

3. L'onglet DOCUMENTS ................................................................................................................ 18

4. L'onglet TACHES ......................................................................................................................... 22

5. L'onglet

TRAITEMENTS ............................................................................................................. 23

6. L'onglet ANNUAIRE .................................................................................................................... 23

B. LA PLATEFORJ'v!E MEZZOTEAM ADAl/NISTRATEUR ....................................................... 23

1. Les familles de documents ............................................................................................................. 24

2. Profil de production ........................................................................................................................ 25

3. Les 1 istes ......................................................................................................................................... 26

4. W

orkflows ...................................................................................................................................... 26

5. Formulaires de traitements et journal des actions d'administration ................................................ 28

6.

Connecteurs/Support/Actions sur l'annuaire .................................................................................. 28

C. LES UTILISATEURS DU MOE ET MEZZOTEAM ..................... . .... 29

1. Focus sur les personnes interrogées/méthodologie ......................................................................... 29

2. La perception de Mezzoteam d'après les membres du MOE ......................................................... 30

3. Outil de GED, expérience et formation .......................................................................................... 31

4. Utilisa

tion et analyse des besoins ................................................................................................... 32

5. La diffusion Mezzoteam ................................................................................................................. 33

6. Les améliorations de l'outil ............................................................................................................ 35

Il) EMPLOI D'UN OUTIL DE GED DANS UN PROJET D'INGENIEROE CfVILE .............................................. 37

A. LES TACHES DES CHARGES DE DOCUMENTATION .... 37

1. L'Ingénieur Projet .......................................................................................................................... 3 7

2. L'Assistante

Projet ......................................................................................................................... 38

B. DES MISSIONS TYPE" INGENIEUR PROJET» ............................ 39

1. Une compréhension du projet et de l'outil par l'archivage ............................................................. 39

2. Une implication importante par la création ou la révision de procédure ........................................ 40

5 Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED

[ou la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition].

3. Un exemple de la stratégie du MOE: les DOE et la GEDT ........................................................... 42

4. Les réunions documentaires et les stratégies basées sur le SEDI ................................................... 47

5. Diagnostic de l'outil et évolution suivant les besoins du projet ..................................................... 49

III) DISCUSSION (ANALYSE) ........................................................................ ............. 52 A. UN ........................................................................ .................................... 52

1. Pas d'analyse des besoins ........................................................................

....................................... 52

2. Une réalité : un turn-over important et peu de formation ............................................................... 54

B. UN OUTIL QUI CORRESPOND AUX BESOINS ............................................... 56

1. Un outil accessible de partout ........................................................................

................................ 56

2. Une technologie collaborative ........................................................................

................................ 57 C. RIGIDES ................................................................. 57

1. Les paramétrages de Prosys ........................................................................

................................... 57

2. Les paramétrages de l'Ingénieur Projet.. ........................................................................

................ 62 D. UN OUTIL STRATEGIQUE ........................................................................ .............................. 64

E. UNE GOUVERNANCE DEL 'INFORMATION ? ...................................................................... 67

CONCLUSION ........................................................................ ........................................................... 70

BIBLIOGRAPHIE

1 ........................................................................

...................................... 72 ANNEXE: QUESTIONNAIRE DE MEZZOTEAM ................................. 74

PARTIE II: RAPPORT DE RECHERCHE ........................................................................

............... 75 INTRODUCTION ........................................................................ ....................................................... 75

I) PROBLEMATIQUE ET POSITIONNEMENT ........................................................................

..................... 76 A. QUELLE STRATEGIE DE GESTION ET DE CONFIDENTIALITE DEL 'INFORMATION? 76

B) PROBLEMATIQUE ET DOMAINES DE RECHERCHES ........................................................ 78

1. Un management particulier : la coopétition ........................................................................

........... 78

2. La gestion de la confidentialité ........................................................................

.............................. 79

11) BIBLIOGRAPHIE COMMENTEE ........................................................................

.................................. 82 A) LA COOPETITION. ........................................................................ ........................................... 82

B) LA GESTION DE LA CONFIDENTIALITE ........................................................................

...... 88 III. UN DE REPONSE ........................................................................ .......................................... 93

A. LE POINT DE VUE DEL 'INGENIEUR PROJET .................................................................... 94

1. Un groupement voulu ........................................................................

............................................. 94

2. Une ébauche de stratégie ........................................................................

........................................ 95

3. De rée Iles tensions ........................................................................

................................................. 97

B. LE POINT DE VUE DEL 'IPGED ........................................................................

..................... 97

1. Une stratégie de confidentialité via la codification ........................................................................

98

2. Une découverte : le problème de la codification en A .................................................................... 98

C. LE POINT DE VUE DE PROJET ........................................................................

... 99

1. Réponse à l'appel d'offres sans groupement ........................................................................

.......... 99

2. Un choix documentaire par mimétisme ........................................................................

.................. 99

3. Gestion de la confidentialité ........................................................................

................................. 1 00

4. La place de mandataire ........................................................................

......................................... 100 6 Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED [ou la gestion de confidentialité par 1 'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition]. D. LE POINT DE VUE DIRECTEUR DU SERVICE MANAGEMENT ET SUIVI DE PROJET .................... 101 E. UNE STRATEGIE INTEGREE PAR LES SALARIES DU ? ...................................... I03 l. Une image d'union ........................................................................ ............................................... 104

2. Les trigrammes ........................................................................

..................................................... l 05

F. LES STRATEGIES D'EGIS RAIL SUR D'AUTRES PROJETS. ............................................... l06

l. Le tramway de Grenoble ........................................................................ ...................................... 106

2. Les projets de Strasbourg ........................................................................

..................................... l 07

3. Le tramway de Valenciennes ........................................................................

............................... 109

4. Conclusion ........................................................................

........................................................... Il 0 ......................................................... 111 BIBLIOGRAPHIE Il ........................................................................ ................................... 114 Coopétition ........................................................................ I14

Gestion de la confidentialité ........................................................................

................................. 115 Pour aller plus loin ........................................................................ ............................................... 115 ANNEXE 1 ........................................................................ .................................................................... 117

A. QUESTIONNAIRE SPECIFIQUE A LA STRATEGIE DU DE LILLE .............................................. 117

B. QUESTIONNAIRE POUR LES CHEFS DE PROJET D'AUTRES PROJETS ................................................. 117

ANNEXE 2 ........................................................................ .................................................................... 118 7 Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED [ou

la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition].

ABREVIATIONS

AMO·························-------------------------···----------------------------------·---Assistant au Maître d'Ouvrage

Cahier des Clauses Administratives Particulières

_____________________________________________________________________ Cahier des Clauses Techniques Particulières

Coordination Sécurité et Protection de la Santé

DCE _____

________________________________________________________________________________________ Dossier Contractuel Entreprise

DOE __________________________________________________________________________________________ Dossiers des Ouvrages Exécutés

OS I __________________________________________________________________________________ Direction des Systèmes d'Information

DTE

____________________________________________________________________________________________ Dossiers Techniques Entreprise

EOQA·

-----------------------------------------------··------------------------------Expert ou Organisme Qualifié Agréé

EPC ______________________________________________________________________________________________________ Equipe-Projet Coopétitive

GED

____________________________________________________________________________________ Gestion Electronique de Documents

GEDT

_____________________________________________________________ Gestion Electronique de Documents Techniques

MOA _________________________________________________________________________________________________________________ Maître d'Ouvrage

_____________________________________________________________________________________________________________________ Maître d'OEuvre

IPGED _______________________________________________________ lngénieur Projet spécialisé dans la GED à Egis Rail

SEDI

__________________________________________________________________ Système d'Echange de Données Informatisées

8 Marjorie PIOTROWSKI-Egis Rail : stratégies et outil de GED [ou

la gestion de confidentialité par l'outil de gestion documentaire lors d'une situation de coopétition].

INTRODUCTION GENERALE

Ce mémoire s'appuie sur une étude de cas réalisée durant le stage de Master 2. Celui Cl se décomposera en deux parties avec d'une part un rapport de stage et, d'autre part, un rapport de recherche (le second rapport découlant du premier). Les objectifs de ce stage sont multiples: archivage, recherche d'informations

à la

demande, constitution de dossiers synthétiques, élaboration de procédures de gestion documentaire, audit de la plateforme, etc.

Toutefois, le but réel

du stage est bien d'être capable de gérer la plateforme durant l'absence des chargés de documentation. Aussi, afin de comprendre au mieux le logiciel et d'acquérir des habitudes de travail opérationnelles, différentes missions m'ont été confiées : archivage, création de procédures, remise à jour de procédures, diffusion de documents, etc. Tout cela m'a permis d'observer l'outil, ses fonctionnalités et ses paramétrages.

Passée l'étape d'adaptation à l'outil et au domaine spécifique propre à l'ingénierie, deux

autres missions m'ont été attribuées; à savoir l'audit de la plateforme et la création d'une procédure concernant les Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE) et la Gestion Electronique des Documents Techniques (GEDT).

Ainsi, le rapport

de stage suivant s'attachera au SEDI, à ses fonctionnalités, à son utilisation réelle par le Maître d'OEuvre et aux améliorations demandées par les membres de l'équipe du MOE; mais aussi aux stratégies que l'outil permet de mettre en place, que celles ci proviennent des entreprises intervenantes ou d'autres acteurs (MOE, ... ).

Le rapport de recherche, quant à lui, s'intéressera à une stratégie en particulier: celle

mise en place par Egis Rail, mandataire de la maîtrise d'oeuvre, au niveau de la visibilité et du

partage des documents et de l'information sur la plateforme de GED. Cette problématique

découle des dispositifs apparents présents sur la plateforme gérant les échanges d'information

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