[PDF] rapport annuel 2016-2017 - ombudsman

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OMBUDSMAN

RAPPORT ANNUEL 2016-2017

ISBN 978-2-9812904-5-8

Dépôt légal - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017 Dépôt légal - Bibliothèque et Archives Canada, 2017 Dans ce rapport, le genre masculin pour désigner des personnes est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'allé ger le texte.

Le 25 octobre 2017

Madame Marie-France Poulin

Présidente du Conseil d'administration

Madame Sophie D'Amours

Présidente du Conseil universitaire

Mesdames les Présidentes,

J'ai l'honneur de vous présenter le rapport d'activités de l'année 2016-2017 de l'ombudsman de

l'Université Laval.

Ce rapport fait état des activités de l'ombudsman, du traitement des plaintes et des consultations

effectuées au cours de cet exercice ainsi que d'un exposé de ses observations et ses recommandations. Vous remerciant de l'attention que vous y porterez, veuillez agréer, Mesdames les Présidentes, l'expression de ma plus haute considération.

L'ombudsman,

Hélène Richard, M. Ps. LL. M.

Pavillon Alphonse-Desjardins

2325, rue de l'Université, local 3320

Québec (Québec) G1V 0A6

CANADA

418 656-3081

info@ombudsman.ulaval.ca " L'équité ne s'oppose pas au droit; elle en fait partie, comme un principe de droit naturel, et le complète, lorsque la loi ne permet pas, face à une situation non envisagée, à une disposition obscure ou à des dispositions contradictoires, d'en arriver à une solution juste, ou encore lorsque le respect strict de la loi mène à une injustice.» 1 1

Jean-Claude PAQUET, L'ombudsman au Québec - Agir selon ce qui est légal, raisonnable, équitable, Montréal, Éditions Yvon Blais, 2014, p. 315.

TABLE DES

MATIÈRES

INTRODUCTION

5

Bureau de l'ombudsman

7 1.1

Équipe 7

1.2

Rôle de l'ombudsman 7

1.2.1 Énoncé des fonctions de l'ombudsman 7

1.2.2

Application du rôle ou l'ombudsman en action 8

1.3 Activités de communication et activités administratives 10

1.3.1 Activités de communication 10

1.3.1.1 Activités institutionnelles ponctuelles 10

1.3.1.2 Activités de filiation institutionnelle 11

1.3.1.3 Activités de rayonnement et de formations externes 11

1.3.2

Activités administratives 12

STATISTIQUES

15 2.1

Sommaire 15

2.2

Statistiques commentées 16

2.2.1 Traitement des dossiers 16

2.2.2 Compilation des dossiers au fil des ans 17

2.2.3 Dossiers en suspens 17

2.2.4 Objet des dossiers 18

2.2.5 Provenance des demandeurs 23

2.2.6

Traitement des plaintes 25

2.2.7 Désignation de médiateur 27

2.3 Implication de l'ombudsman et son partenariat institutionnel 27

SUIVI DES RECOMMANDATIONS 2015-2016

29

OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 2016-2017

33

4.1 Observations 33

4.2

Aspect systémique 33

REMERCIEMENTS

35

ANNEXES

37
08

INTRODUCTION

5 Le rapport des activités 2016-2017 couvre la période du 1 er mai 2016 au 30 avril 2017. Il est présenté aux membres du Conseil d'administration et aux membres du Conseil universitaire 2 , et diffusé à la communauté universitaire 3 Il s'agit de mon deuxième rapport annuel et du premier rendant compte d'une activité complè te pour laquelle j'ai agi comme ombudsman.

Généralement, il serait raisonnable de s'attendre à ce que l'expérience dans le même rôle facilite

les tâches. Est-ce que

ce fut le cas pour cette année? Dois-je avouer que mes six mois d'expérience d'ombudsmanship et l'ensemble de mes

autres acquis professionnels n'ont pas été de refus pour naviguer à travers 2016-2017? Plusieurs façons s'offrent à

nous pour décrire la dernière période, je choisirai une manière synthétique et réflexive. Ainsi, les événements tragiques

de l'automne 2016, les délits sexuels commis contre des étudiantes dans une résid ence universitaire et la tuerie au

Centre culturel islamique de Québec l'hiver suivant, près du campus universitaire, ont eu un impact supra-institutionnel,

voire national et international, et ont, en bout de ligne, mis en lumière la capacité de résilience des membres de la

communauté universitaire. Je vous livrerai le fruit de certains constats à travers le résumé des activités professionnelles

et de mes observations.

D'autre part, au cours du même hiver, le conflit de travail entre les employés du SEUL (Syndicat des employés et des

employées de l'Université Laval) et l'Université Laval, impliquant près de 1 800 personnes, a connu ses effets et, finale-

ment, la course au rectorat, qui s'est terminée avec l'élection en avril de la première rectrice de l'Université, a conclu

cette période sur un vent de changement.

Je vous invite à parcourir ce rapport composé de cinq parties. La première présente les activités de l'ombudsman, la

seconde, les statistiques, la troisième, le suivi des recommandations 2015-2016, la quatrième, les observations et les

recommandations 2016-2017, et la dernière, les remerciements et les annexes.

INTRODUCTION

2

Règlement concernant l'ombudsman, Université Laval, adopté en mars 1998 et modifié en 1999, 2002, 2004 et 2013, https://www.ulaval.ca/fileadmin/Secretaire_general/Reglements/

Reglement_concernant_l_ombdusman_version_mai_2013_FINAL.pdf, art 8. 3

Ce rapport est disponible sur le site WEB du Bureau de l'ombudsman au https://www.ombudsman.ulaval.ca/mieux-connaitre-lombudsman/nos-publications.html.

6

BUREAU DE

L'OMBUDSMAN

7

BUREAU DE L'OMBUDSMAN

1.1 Équipe

L'équipe du Bureau de l'ombudsman est constituée d'Hélè ne Richard, ombudsman, de Marylène Cloutier, coordonnatrice d'opérations, et de Martine Paquet, secrétaire.

1.2 Rôle de l'ombudsman

1.2.1 Énoncé des fonctions de l'ombudsman

Les attributs et fonctions de l'ombudsman sont déterminés par le Règlement concernant l'ombudsman

4 dont une copie se trouve en annexe. L'ombudsman s'assure que les membres de la communauté universita ire soient traités avec justice et équité

dans le respect des droits fondamentaux. Les attributs de la fonction de l'ombudsman sont : l'impartialité, la

neutralité, l'indépendance et la confidentialité.

L'ombudsman exerce plusieurs fonctions :

>Il informe sur les règlements, politiques et pratiques de l'université et sur les droits et obligations qu'ils

comportent. Il informe le demandeur de l'existence des recours prévus aux règleme nts et politiques de

l'Université Laval en vigueur et de la manière de s'en prévaloir. Au besoin, il le réfère vers les ressources

appropriées.

>Il conseille et aide le demandeur qui le lui demande dans l'analyse d'un problème, la détermination des

enjeux, la recherche et l'évaluation des actions appropriées.

>Il reçoit les plaintes des membres de la communauté universitaire, des personnes ayant soumis une demande

d'admission, des usagers des services et des personnes faisant office de sujet de recherche dans le ca

dre

d'un projet de recherche dont le protocole est approuvé par l'un des comités d'éthique de la recherche de

l'Université Laval. Il peut faire enquête lorsqu'il a raison de croire que la personne qui a déposé une plainte

a été lésée par les mécanismes administratifs, ou a été l'objet d'injustice ou d'atteinte à ses droits fonda-

mentaux ou à sa dignité de la part d'un membre agissant au nom de l'Université. Son pouvoir d'enquête lui

permet d'accéder à tout document ou dossier pertinent et d'i nterroger toute personne susceptible de fournir

les renseignements qui lui sont nécessaires. Au terme de son enquête, si la plainte est jugée fondée par

l'ombudsman, son rôle consiste alors à formuler des recommandations aux personnes, au personnel de

direction ou aux instances jugés appropriés.

>Lorsqu'il le juge nécessaire, il peut mener une enquête sur toute question touchant les droits fondamentaux,

la justice et l'équité de traitement des membres de la communau té universitaire.

>Il contribue à l'amélioration des pratiques universitaires de justice et d'équité, notamment par la diffusion

d'information à la communauté universitaire et par la proposition de modifications aux politiques et règlements

en vigueur.

>Il présente annuellement un rapport de ses activités au Conseil d'administration et au Conseil universitaire.

Il publie ce rapport et le diffuse auprès de la communauté universitaire par l'intermédiai re de son site Web 5 4

Version officielle sur le site Web de l'Université Laval : https://www.ulaval.ca/fileadmin/Secretaire_general/Reglements/Reglement_concernant_l_

ombdusman_version_mai_2013_FINAL.pdf 5 https://www.ombudsman.ulaval.ca 8 La Déclaration des droits des étudiants et des étudiantes à l'Universi té Laval prévoit aussi un rôle pour

l'ombudsman qui doit apprécier la recevabilité des plaintes qui lui sont adressées en vertu de cette Dé

claration, et, le cas échéant, faire enquête et agir comme médiateur s'il le juge utile 6

Depuis le 25 février 2016, l'ombudsman est devenu responsable de la fonction de désigner un médiateur, sur

demande du vice-recteur responsable à la suite du dépôt d'une plainte de harcèlement au C

entre de prévention

et d'intervention en matière de harcèlement, parmi un ensemble de personnes nommées par le comité exécutif,

et ce, conformément à l'article 7.4 du Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Uni

versité Laval 7

Il peut recevoir également une plainte d'un étudiant ayant fait l'objet d'une sanction imposée en vertu du

Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Uni versité Laval si ce dernier est d'avis que la sanction est déraisonnable 8 1.2.2

Application du rôle ou l'ombudsman en action

Concrètement, que fait un ombudsman? Qui peut avoir recours à ses services? Est-ce passible de représailles?

D'abord, un grand merci à tous les enseignants et aux directions de programmes qui nous invitent à présenter

nos services dans leurs cours ou lors des séances d'accueil, ainsi qu'aux associations étudiantes qui nous

convient à les accompagner dans leurs services d'information aux étudiants. Et merci à tous ceux qui nous

questionnent pour mieux comprendre notre rôle, ses modalités d'exécution et ses conséquences.

Je me permettrai de donner dans cette communication des exemples rencontrés dans mon exercice pour illus-

trer mes fonctions, les problèmes et les enjeux; sachez que jamais ces exemples ne se ve ulent réprobateurs, mais plutôt descriptifs d'un besoin, et le sont en respect de la confidentialité.

Ainsi, il m'arrive de rencontrer des employés qui, bien qu'au sein de l'Université depuis plus d'une décenn

ie,

ignoraient l'existence de l'ombudsman. Pourtant, le premier protecteur universitaire a été nommé en 1981

9

Aussi, je constate que d'autres membres de la communauté en ignorent les fonctions d'information et d'accom-

pagnement en résolution de problème. Pourtant, ces dernières activités représentent les trois quarts des acte

s posés par l'ombudsman au cours du dernier exercice et du précé dent, et elles n'étaient pas moins représentées dans les années antérieures.

L'ombudsman est un agent de prévention et de règlement non judiciaire des différends. Il peut assister les

personnes dans l'identification des différentes facettes en jeu et des solutions applicables.

La connaissance des lois, règlements, politiques, directives et des autres paramètres qui s'appliquent à la

communauté universitaire est importante pour vérifier le respect des droits fondamentaux et la conformité des

processus concernés, connaissance à laquelle s'ajoute la réflexion éthique. C'est l'éthique qui permet de porter

un regard fouillé sur les situations plus grises, multipartites ou atypiques, et qui guide l'ombudsman dans son

analyse et sa recherche de l'équité, en gardien bienveillant de celle-ci. 6 Déclaration des droits des étudiants et des étudiantes à l'Universi

té Laval, Université Laval, https://www.ulaval.ca/fileadmin/Secretaire_general/Charte__statuts/Declaration_des_droits_

etudiants_2010-2011.pdf, art. 1.3 de la section " Application des droits des étudiants et des étudiantes » 7 Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Uni

versité Laval, Université Laval, 25 février 2016, https://www.ulaval.ca/fileadmin/Secretaire_general/Reglements/Reglement_pour_

8 Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Uni

versité Laval, Université Laval, 25 février 2016, https://www.ulaval.ca/fileadmin/Secretaire_general/Reglements/Reglement_pour_

prevenir_et_contrer_le_harcelement_a_l_UL_2016-CA-2016_22.pdf, art. 6.19 9

Et, en 1998, la fonction a été modifiée en celle d'ombudsman, https://www.ombudsman.ulaval.ca/a-propos.html.

9 10

Règlement concernant l'ombudsman, Université Laval, https://www.ulaval.ca/fileadmin/Secretaire_general/Reglements/Reglement_concernant_l_

ombdusman_version_mai_2013_FINAL.pdf, art. 5.2. 11 Bureau du registraire, Profil de la population étudiante, 28 mai 2017, session d'automne 2016. 12 Christian GAGNON, Document explicatif du PEPS incluant les statistiques, Université Laval, 2017.

En matière de plainte, l'ombudsman est un dernier recours. Il est disponible avant, pour répondre aux questions,

pour guider vers les sources de renseignements appropriées, mais si une plainte est déposée, il doit s'assurer

que les recours et les ressources institutionnels préalables ont été consultés. Il ne peut se substituer aux déci-

sions rendues par les instances concernées et ne peut agir en révision. Son rôle est de s'assurer que les pro-

cédures prévues par l'Université ont été appliquées correctement et que le demandeur est traité en respect d

e

ses droits fondamentaux. Le pouvoir ultime de l'ombudsman en est un de recommandation aux instances uni-

versitaires, ce qui ne l'empêche pas de prendre des décisions au cours des

étapes antérieures de traitement

des plaintes : non seulement peut-il prendre des décisions, mais il doit le faire. Parmi celles-ci, il doit conclure

si une plainte est recevable, et, le cas échéant, après enquête de sa part, il doit vérifier si la plainte est fondée.

Dans l'affirmative, il doit décider des recommandations applicables et de l'instance qui en fera l'objet.

Il doit aussi savoir quand s'introduire comme agent de règlement des différends et quand se retirer.

L'ombudsman n'est pas un conseiller juridique et il ne peut pas se saisir d'une plainte qui fait l'objet d'un recours devant une instance judiciaire ou quasi judiciaire 10

Le recours à l'ombudsman est sans représailles, ce qui signifie qu'il ne peut être tenu rigueur à un demande

ur d'avoir sollicité ses services.quotesdbs_dbs50.pdfusesText_50

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