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LE CONTRÔLE DES COMPTES DE LA COPROPRIÉTÉ

La comptabilité de la copropriété est tenue par le syndic (bénévole, coopératif ou professionnel) pour rendre compte de

doute la raison pour laquelle on ne se bouscule pas dans les conseils syndicaux pour contrôler la comptabilité des

copropriétés.

Les comptes constituent pourtant la seule information synthétique que les copropriétaires reçoivent sur la gestion de

leur ensemble immobilier. S'ils sont bien tenus, sincğres, complets et accompagnĠs des informations nĠcessaires, les

comptes donnent, chaque année, un bon aperçu de la situation de la copropriété. Ils doivent également donner la

position de chacun des copropriétaires.

Encore faut-il que tous les acteurs (syndic, conseil syndical et copropriétaires) jouent le rôle que leur a donné la loi. Ce

n'est pas toujours le cas.

En ce qui concerne le syndic, la loi du 10 juillet 19651 a défini, des normes plus strictes destinées à rendre les comptes

plus significatifs, comparables d'un syndic ă l'autre et d'une annĠe sur l'autre. Elle a également enrichi et clarifié

l'information à fournir.

des copropriétaires. Il devra pour cela assimiler un minimum de connaissances techniques et développer une

collaboration nĠcessaire aǀec le syndic, notamment dans l'Ġchange d'informations.

Enfin les copropriĠtaires deǀront s'initier audž nouǀelles rğgles comptables s'ils ǀeulent edžercer le droit de regard

spécifique qui leur est reconnu (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965) et participer de manière constructive à

l'approbation des comptes lors de l'assemblĠe gĠnĠrale.

Il était donc nécessaire de mettre à la disposition de tous les copropriétaires et plus particulièrement du conseil

syndical, chargé du contrôle détaillé des comptes, un guide décrivant les outils du contrôle des comptes, les opérations

de contrôle elles-mêmes et ses modalités de mise en oeuvre .

1 - Les outils du contrôle des comptes.

1 - 1 Les documents et principes comptables.

X Le Livre journal enregistre, au jour le jour, tous les mouvements comptables détaillés de la copropriété. Il est le

document incontournable pour connaŠtre le dĠroulement complet des opĠrations de l'edžercice. Il peut être subdivisé en

journaux auxiliaires (achats, appels de fonds et recettes, opérations diverses).

Y Le grand livre. Les écritures du journal sont reportées dans le grand livre pour être enregistrées dans les comptes. Ce

explicable par ailleurs.

R La balance des comptes ou balance générale. Elle présente tous les soldes des comptes ă la fin de l'edžercice. C'est le

Le livre journal, le grand livre et la balance des comptes font obligatoirement apparaître une égalité entre le total des

mouvements et des soldes des débits et des crédits.

[ Les pièces justificatives. Toute écriture doit être justifiée, c'est-à-dire appuyée sur un document probant. Ce sont des

factures, des contrats ou des documents Ġtablissant le comptage d'une opĠration autorisĠe (ex : nombre de photos ou

de timbres pour l'enǀoi d'une conǀocation ă l'assemblĠe gĠnĠrale). Les justificatifs émanant de tiers doivent être des

originaux conformes à la loi (date, nom, adresse et coordonnées commerciale du bénéficiaire, nom et adresse de la

copropriété, indication précise du service fourni, des montants hors taxe, de la TVA et du montant TTC).

\Le compte bancaire. Trois solutions sont possibles : augmentation du coût de gestion.

1 Modifiée par la loi du 13 décembre 2000 (S.R.U.)

- Le syndicat n'a pas de compte séparé, mais un sous-compte à son nom, du compte général du syndic. Ce compte

fonctionne comme un compte séparé dans syndicat, mais ne le protège pas en cas de défaillance du syndic, même s'il

est couvert par sa caisse de garantie.

- Le syndicat n'a pas de compte séparé, ni de sous-compte. Les mouvements de banque du syndicat sont enregistrés

avec ceux des autres copropriétés dans le compte bancaire du syndic.

Il est recommandé de se faire remettre la derniğre attestation de l'edžpert comptable de la FĠdĠration professionnelle ă

laquelle il appartient.

charges qui lui sont rattachĠes. La comptabilitĠ d'engagement enregistre, pour cela, les dĠpenses et les produits dğs

de la gestion de la copropriété. Par exemple, aucune facture de service ne sera payée sans que le gardien ou un membre

effectué. La commande ou l'ordre de serǀice, la facture et le bon de réception seront joints comme justificatifs pour le

paiement

1 - 2 Les états de synthèse (ǀoir reǀues de l'ANCC NΣ60 et 66).

Le compte de gestion gĠnĠrale de l'edžercice clos. Cet état est bâti sur le modèle du compte de résultat des entreprises,

en séparant charges et produits, d'une part, et opérations courantes et travaux / opérations exceptionnelles, d'autre

part.

Le compte de gestion des charges pour opérations courantes. Cet état met en regard sur plusieurs exercices les charges

pour opérations courantes budgétées et le réel constaté. Il permet aux copropriétaires de se faire une idée claire de

l'Ġǀolution des dépenses courantes d'une annĠe sur l'autre.

Le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles. Cet état récapitule les traǀaudž ǀotĠs par l'assemblée

générale (art. 14-2 L 10-07-1965) et clôturés au cours de l'edžercice. Le solde montre, ă la fin de l'edžercice, un excédent

ou une insuffisance de provision par rapport aux dépenses pour travaux. Ce solde doit être réparti entre les

copropriétaires.

Cet état a pour objet de présenter la situation globale de chaque opération votée en assemblée et non clôturée à la fin

des travaux au cours de l'edžercice. Le solde général du tableau doit correspondre au solde du compte 12 au passif de

l'Ġtat financier.

L'Ġtat financier aprğs rĠpartition. Cet état récapitule tous les comptes non soldés du syndicat dont il constitue le bilan

financier.

2 - Les opérations de contrôle.

comptabilité (à faire toujours avant de choisir un nouveau syndic)

des principaux documents), et des moyens de production de l'information comptable (organisation maison ou sous-

traitance, type de logiciel comptable.

Au cours de cet entretien prĠalable seront edžaminĠs, l'edžistence des documents obligatoires et le respect des normes

comptables.

2 - 1 Le contrôle des charges.

Dans beaucoup de copropriétés, le contrôle des comptes se limite à vérifier que toutes les charges enregistrées

pour débusquer une anomalie. Sur le relevé des charges (analytique) ou le livre journal ( chronologique).

- Pointage des dépenses du relevé des charges (livre journal) avec les justificatifs (exhaustif pour les petites et moyennes

copropriétés et par sondage pour les plus grosses). Les justificatifs manquants doivent être exigés.

- Vérification des totalisations par rubrique de charges et addition des rubriques pour obtenir le total des dépenses.

- Vérification de la régularité des factures : existence de toutes les mentions légales et de la définition de la prestation ou

du produit livré. Qui contrôle la réalité des livraisons et signe les bons de livraison ou de passage ? Le fournisseur est-il

habituel ou inconnu ? Les travaux sont-ils conformes ă l'autorisation donnĠe par l'assemblĠe gĠnĠrale ? Les dépenses

payées par la copropriété sont elles des charges communes ou privatives ?2

- VĠrification de l'opportunitĠ des dĠpenses : La dépense correspond-t-elle à un besoin de la copropriété3, à une ligne

budgétaire, à une urgence?

- Les dĠpenses dĠpassant les seuils d'information du conseil syndical et de mise en concurrence ont-elles fait l'objet

copie du devis.

- VĠrification des calculs d'indedžation. Se faire remettre le contrat d'un ou deudž fournisseurs et ǀĠrifier si l'indedžation du

prix est conforme au contrat. Procéder par contrôles tournants sur plusieurs années.

- Les honoraires facturés par le syndic correspondent-ils à ce qui est prévu au contrat approuvé par l'assemblĠe ? La

progression sur plusieurs années est-elle trğs diffĠrente de l'inflation ? Les prestations particulières fournies par le

syndic sont-elles conformes à son contrat ?

2 - 2 Contrôle du grand livre et de la balance des comptes.

Le contrôle de ces documents implique :

- La vérification des totalisations générales du grand livre et de la balance (débits = crédits).

(les à nouveaux) au dĠbut de l'annĠe.

- L'analyse des comptes non soldés et leur justification. Toutes les anomalies (notamment les soldes anciens) doivent

être pointées et expliquées avec le syndic. Il faudra proposer des actions correctives.

- Le pointage des comptes non soldés sur la balance avec l'Ġtat financier établi par le syndic.

- La vérification des différents produits de la copropriété ( livre auxiliaire des produits ou grand livre). Existe-t-il des

remboursements d'assurance aprğs sinistre, des loyers perçus sur des parties communes (parking, loge, antenne

téléphone, etc.)

- La vérification du solde du compte de gestion général résultant de la différence entre le total des produits et le total

des charges. En cas d'edžcĠdent ou d'insuffisance important, en expliquer les causes et en tenir compte pour la

préparation du prochain budget si celles-ci devaient être pérennes. o[avancement ou l'achğǀement des travaux.

le compte de gestion pour traǀaudž et l'Ġtat des traǀaudž (art.14-2). Si le compte provisions pour travaux (102) enregistre

un excédent ou une insuffisance par rapport aux travaux réalisés, il faudra en expliquer la raison.

(compte 12) au titre des proǀisions appelĠes sur traǀaudž ǀotĠs dont l'edžĠcution est en cours mais pas encore terminĠe.

- Avances ͗ L'aǀance de trĠsorerie 1031 (ancien fonds de roulement) est fixée, soit par le règlement de copropriété, soit

par l'assemblĠe. Elle ne peut dĠpasser un madžimum de 1ͬ6ème du budget prévisionnel des charges pour opérations

ne le justifie pas.

Les aǀances pour traǀaudž (1032) correspondent ă des appels de fonds autorisĠs par l'assemblĠe gĠnĠrale sur la base

douze bulletins de salaire, etc.

2 Il peut arriver, pour éviter des conflits, que le syndic impute des dépenses privatives à la copropriété (ex : fuite dans les appartements, réparations

3 Exemple : Les quantités de produits livrés sont-elles adéquates compte tenu des besoins de la copropriété ?

4 garantie en capital des fonds placés. Le livret A est une bonne solution car défiscalisé.

- Les comptes d'attente (47), les comptes de régularisation (48) et les comptes de dépréciation de créances (49) doivent

être analysés et expliqués en détail. Les sommes en attente depuis plusieurs années sans raison, doivent être réparties.

Le montant des dépréciations de créance (49) devra être examiné par rapport aux créances douteuses (459). Vérifier les

actions prises pour récupérer ces créances (référé auprès du TGI, action judiciaire, saisie immobilière). Proposer une

solution en cas d'inaction.

paiement (dégradation des relations, pénalités) sur les comptes de personnel (42), de la sécurité sociale et des

organismes sociaudž (43) et de l'Etat (44).

2 - 3 Contrôle du compte bancaire

- Comparer les soldes bancaires figurant sur le relevé de banque au nom du syndicat (compte bancaire du syndicat ou

sous-compte au nom du syndicat dans le compte du syndic) et sur le compte banque de la balance des comptes.

émis et non encore débités par la banque sur le compte du syndicat ou des chèques reçus, remis en banque et

enregistrés, mais pas encore crédités par la banque.

- Parcourir les écritures de règlements. Effectuer des sondages (règlements de factures ou encaissements de chèques)

avec les relevés de la banque en vérifiant la date de règlement sur le relevé bancaire.

2 - 4 Contrôle de la répartition des charges par lot

Il faut :

- Se faire communiquer le ou les tableaux de répartition des charges établis par le syndic et en vérifier la conformité

définissant la clé à appliquer.

Si le syndic ne l'a pas fait, Ġtablir un tableau Excel indiquant la ou les clé(s) à appliquer pour chaque copropriétaire. Le

total par copropriétaire doit correspondre au total de ses charges pour l'edžercice. Le total des copropriĠtaires doit

correspondre au total des charges de la copropriété. Un certain nombre de syndics publient ce type de tableau avec les

comptes de l'edžercice lors de l'assemblĠe gĠnĠrale. Ce procĠdé est à encourager, car il permet à chaque copropriétaire

de contrôler la répartition des charges du syndicat. - Vérifier que les répartitions sont conformes à la loi.1

2 - 5 Le contrôle des salaires et charges sociales des gardiens concierges et employés d'immeuble.2

Les salaires du gardien concierge et employĠ d'immeuble

Il y a deux catégories de personnel :

heures soit une durée de travail mensuel de 151,67 heures).

- La catégorie B dont le travail est défini par des tâches3 ǀalorisĠes par un systğme d'UnitĠs de Valeur (U.V.). Elle

etc.) qui constituent des avantages en nature et doivent figurer pour leur valeur établie suivant un barème, sur le

bulletin en déduction du montant à verser au salarié. La grille de rémunération et les classifications sont communes aux deux catégories. Les trois principaux éléments du salaire sont : point » négociée chaque année avec les syndicats.4 Par exemple le coefficient 235 (premier niveau) a un salaire conventionnel de base de :

235 dž 3,95 Φ (ǀaleur du point) с 928,25 Φ

1 artition de la charge. Par

utilité potentielle pour chaque lot (Art 10 de la loi du 10-07-1965).

2 Nous vous invitons consulter notre dossier su

avoir de plus amples détails sur la profession. 3 4

Le salaire complémentaire : Il est fixé par coefficient suite à une négociation entre les partenaires sociaux. Il peut être

majorĠ par dĠcision de l'assemblée générale pour récompenser le salarié.1

La prime d'anciennetĠ : Elle est calculée sur le salaire conventionnel de base. Elle est revalorisée de trois pour cent tous

les trois ans.

A ces trois principaudž ĠlĠments peuǀent s'ajouter des primes rĠcurrentes (exemple : tri sélectif ) ou exceptionnelles,

suite ă une dĠcision d'A.G. Le salaire est versé sur treize mois. (Doublement en décembre).

Pour contrôler les salaires, il est bon de demander le contrat de travail qui permet de vérifier pour le salarié en catégorie

A son temps de traǀail et pour le salariĠ de catĠgorie B son nombre d'UnitĠs de Valeur dont on dĠduit le taudž d'emploi.

Le temps de traǀail (catĠgorie A) et le taudž d'emploi (catĠgorie B) permettent de calculer proportionnellement les

éléments de base du salaire (salaire conventionnel de base et salaire complémentaire).

Les charges sociales

Les cotisations URSSAF

Elles sont en général calculées par trimestre sur la base de la rémunération brute à 100%, excepté pour le calcul de la

CSG et la CRDS (97й). Une rĠduction sur les bas salaires, dite rĠduction Fillon, se calcule par l'application d'un

coefficient sur la rémunération brute globale. Coefficient de réduction : 0,433x [1,6 x (SMIC horaire x Nb. Hrs rémunérées) -1] (Rémunération brute mensuelle)

Vous devez vérifier que les bordereaux sont correctement remplis (lignes 130 T, 130 P, 260, 671 P) et que le paiement a

été fait dans les quinze jours qui suivent la fin du trimestre.

La taxe sur les salaires

La périodicité de versement de cette tadže est fonction du montant ǀersĠ l'annĠe prĠcĠdente. Elle doit ġtre payĠe dans

les quinze jours du mois qui suit la fin de la période. Le calcul de cette taxe est fonction de trois taux : un taux normal

(4,25%) appliqué au montant total de la rémunération brute, un 1er taux majoré (4,25%) calculé sur une fraction de

cette rémunération applicable sur une tranche de salaire revalorisée chaque année (entre 7029 Φ et 14042 Φ en 2006),

et un 2ème taux majoré (9,35%) sur une fraction de la rémunération dépassant un seuil revalorisé chaque année

(14042 Φ en 2006).

Cette tadže fait l'objet d'une ͨ franchise » ou d'une ͨ décote » dans les conditions suivantes :

- Décote : la taxe subit une décote si son montant est supĠrieur ă 840 Φuros mais infĠrieur ă 1680 Φuros (valeur 2006).

Les cotisations de retraite complémentaire et AGFF

Le taux des cotisations est de 10% sur la rémunération brute pour la retraite complémentaire et 2% sur AGFF. Ces

cotisations font l'objet d'un rğglement sur le mġme bordereau ă l'ordre de l'institution ABELIO.

La médecine du travail (ex :ACMS)

Elle fait l'objet d'un rğglement annuel par paiement d'une facture. Les contributions et cotisations chômage (GARP)

C'est un versement annuel au titre des Assedic le taux est en général de 6,48% sur la rémunération brute globale. Les

syndicats de copropriétaires sont exonérés de la cotisation AGS.

La formation professionnelle (AGEFOS-PME)

Tous les syndicats de copropriétaires doivent payer cette cotisation annuelle pour le personnel assujetti à la convention

collectiǀe des gardiens concierges et employĠs d'immeuble. Le taudž est de 0,40 й de la rĠmunĠration brute au titre de la

formation continue et de 0,15% au titre des contrats ou des périodes de professionnalisation. Voici rapidement énumérés les différents contrôles auxquels il faut procéder.

3 - Modalités de mise en oeuvre

confiance entre eux. 1

Les copropriétaires doivent être parfaitement informés de la manière dont est dépensé leur argent pour la gestion de

leur copropriété et de son côté, le syndic doit ouvrir ses livres pour obtenir quitus de sa gestion et bénéficier de la

coopĠration des copropriĠtaires, pour l'essentiel par l'intermĠdiaire du conseil syndical.

Cette coopération doit prendre en compte les droits et devoirs des copropriétaires pour éviter un contrôle tatillon,

source de conflits et de ressentiments. Elle doit s'edžercer rĠguliğrement en cours d'annĠe, notamment lors de la

prĠparation du budget, de l'edžĠcution en commun de certaines tąches de contrôle de gestion et lors de la présentation

à l'assemblĠe gĠnĠrale.

3 - 1 Les droits et devoirs des copropriétaires et du conseil syndical

Chaque copropriétaire individuellement dispose du droit de contrôler les comptes une fois par an et pendant au moins

un jour ouǀrĠ dĠcidĠ par l'assemblĠe gĠnĠrale (Art 18-1 de la loi du 10 juillet 1965). Les copropriétaires qui manifestent

leur opposition à un contrôle conjoint avec le conseil syndical pourront "consulter individuellement les pièces le même

jour".

Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (art.21 de la loi du 10 juillet 1965). Il contrôle, notamment la

comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés

décret du 17 mars 1967).

Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut

aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les dépenses

nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles

(décret du 27 mai 2004).

Pour le bon fonctionnement du syndicat un Ġchange constant d'informations est nĠcessaire entre le syndic et le conseil

syndical, ou un ou plusieurs de ses membres désignés à cet effet.

Le conseil syndical doit être obligatoirement consulté sur les marchés dont le montant est supérieur au chiffre défini à

cet effet par l'assemblĠe gĠnĠrale (art.21 alinĠa 2 de la loi du 10 juillet 1965). Il peut appeler l'attention du syndic sur la

mise en concurrence obligatoire pour les dĠpenses dĠpassant le plafond fidžĠ par l'assemblée générale. Il peut

Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et

copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, de toutes pièces ou documents, correspondances ou

registres se rapportant ă la gestion du syndic et, d'une maniğre gĠnĠrale, ă l'administration de la copropriĠtĠ. Il reĕoit,

en outre, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. (art.21 alinéas 2 et 3 de la loi du 10

juillet 1965 complétés par le décret du 27 mars 2004).

Ces demandes qui doivent être faites avec mesure par le conseil syndical, seront, en contrepartie, reçues par le syndic

dénonciation, révision de prix, étendue des prestations couvertes par le prix par rapport aux prestations nécessitant un

supplément de prix, etc..) et sur leur application (ex: conformité des révisions de prix sur la facture par rapport au

contrat, franchises, respect des tarifs, clauses abusives, etc..).

Un extrait du journal peut être fourni à tout moment par le syndic pour vérifier les charges enregistrées et

l'aǀancement par rapport au budget.

de travail, de la convention collective et des barèmes de cotisations en vigueur fera gagner du temps sur les contrôles

de fin d'edžercice. Il est par ailleurs recommandĠ de tenir au sein du conseil syndical une liste des contrats edžistants aǀec

les dates d'ĠchĠance afin de ǀeiller ă leur renouǀellement ou d'anticiper leur dĠnonciation si nĠcessaire.

Le conseil syndical peut interroger des compagnies d'assurance afin d'obtenir des deǀis concurrents afin de tester la

qualité des couvertures et le coût de l'assurance du syndicat, surtout si elle est ancienne.

3 - 3 Préparation du budget et contrôle de gestion

L'analyse des dĠpenses de l'edžercice clos (N) par comparaison avec celles de l'edžercice prĠcĠdent approuǀĠ (N-1) et du

L'analyse des dĠpenses courantes sur un historique de plusieurs edžercices permet d'aǀoir une bonne idĠe sur la

interne (économies par une modification des procédures de la copropriété, par exemple en modifiant les règles de

fonctionnement de la chaufferie) ou externe (négociation avec les fournisseurs). Une collaboration entre le syndic et le

conseil syndical est indispensable dans ce domaine. manière périodique et au moins à chaque changement de syndic.

Contrairement à la situation antérieure à la loi SRU, les dépenses réelles du syndicat ne sont plus communiquées chaque

trimestre aux copropriétaires. Ceux-ci doiǀent attendre la fin de l'edžercice pour connaŠtre les dĠpenses rĠelles de la

copropriété. Le conseil syndical ne peut que constater les anomalies sans pouvoir les corriger.

Il est souhaitable que le conseil syndical reçoive chaque trimestre, et au mois deux fois par an, un relevé des dépenses

comptabilisées à cette date, qui seraient rapprochées des budgets de dépenses courantes et de travaux corrigés prorata

temporis pour tenir compte des différences de périodes. Ces contrôles intermédiaires seraient commentés en présence

du syndic.

3 - 4 PrĠsentation ă l'assemblĠe gĠnĠrale

Il est rare que le syndic ou un reprĠsentant du conseil syndical soit en mesure de prĠsenter ă l'assemblĠe gĠnĠrale une

sa mission". Ni la forme, ni le contenu ne sont définis. Il est habituel que le président fasse un bilan oral. Il serait très

souhaitable que le président ou un membre du conseil syndical complète ce bilan par une analyse des comptes de

d'assister ă l'assemblĠe) et d'une prĠsentation du budget Nн2 soumis audž ǀotes. L'Ġlaboration d'un rapport Ġcrit est

fortement recommandée.

Conclusion

La législation récente a fortement structuré la comptabilité du syndicat de copropriétaires, qui est devenue plus

technique et plus rigoureuse. Elle implique un effort de formation important de la part des syndics bénévoles et

coopératifs, mais aussi des gestionnaires et des comptables des syndics professionnels. Les copropriétaires et leurs

conseillers syndicaux devront faire un effort identique de mise à niveau pour comprendre les comptes et participer

utilement aux assemblées générales.

Un meilleur niveau de professionnalisme et des efforts mutuels de coopération, accompagnés de ce que Voltaire

appelait une "imagination active", éviteront dans les immeubles, aux copropriétaires, de rechercher ailleurs la cause de

leurs propres faiblesses.

D.B - 6/1/2010

1 modifié par le décret du 27 mai 2004

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