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ENSSIB

Ecole

Nationale

Superieure

des sciences de

1'information

et des Bibliotheques Memoire de DEA

Sciences

de

1'Information

et de la Communication Option: Systemes d'information documentaire

Impact

des nouvelles technologies sur le comportement des utilisateurs de systemes de recherche d'information: application a la gestion electronique de documents. Fabrice PIROLLI Sous la direction de : Richard BOUCHE et Laid BOUZIDI BIBLIOTHEQUE DE L ENSSIB

8029643 Septembre 1998

Universite

Lumiere Ecole Nationale Universite Jean Moulin Lyon 2

Superieure

des

Sciences Lyon 3 de

1'Information

et des

Bibliotheques

ENSSm Ecole

Nationale

Superieure

des sciences de rinformation et des

Bibliotheques Memoire de DEA

Sciences

de

1'Information

et de la Communication Option: Systemes d'information documentaire

Impact

des nouvelles technologies sur le comportement des utilisateurs de systemes de recherche d'information: application a la gestion electronique de documents. Sous la direction de : Richard BOUCHE et Laid BOUZIDI Fabrice PIROLLI

Septembre

1998

Universite

Lumiere

Lyon

2 Ecole Nationale Universite Jean Moulin

Superieure

des

Sciences Lyon 3 de rinformation et des

Bibliotheques

Impact des nouvelles technologies sur le comportement des utilisateurs de systemes de recherche d'informations: application a la gestion electronique de documents sous la direction de

Fabrice

PIROLLl

Richard

BOUCHE

ENSSB Laid BOUZIDI - Lyon 3

Resume:

Dans le domaine de la gestion electronique de documents, 1'avenement des NTIC (Internet, reseaux, architecture clients/serveur,.,.), ainsi que leur utilisation en masse ne sont pas neutres vis a vis des utilisateurs. Dans quelle mesure les nouveaux moyens de recherche, de structuration et d'acces a

1'information

ont-elles reoriente

1'utilisation des logiciels de GED ? L'etude de 1'impact des NTIC sur le

comportement les utilisateurs de systemes de GED permet de prendre en compte la perception qu'ils en ont, ainsi que leurs besoins, pour le developpement futur de ces technologies. Descripteurs fran^ais: Gestion electronique de documents; Comportement des

utilisateurs; Nouvelles Technologies de 1'Information et de la Communication; Internet; Groupware; Workflow; Norme Z39.50. Abstract:

In the field of electronic document management, the development of the

Information

and Communication New Technologies (Internet, Networks, ...) as well as their growing use, are not without consequences on their users. How these new means for retrieving, structuring and aecessing information have influenced the use of electronic document management software? The study of these

Information

and Communication New Technologies impact on the users behaviour allow to take into account their needs and their feelings for the future development of these technologies. English keywords: electronic document management; users behaviour;

Information

and Communication New Technologies; Internet; Groupware;

Workflow;

Z39.50

protocol

Table des matieres

REMERCIEMENTS 4 INTRODUCTION 5 PRESENTATION GENERALE DU

SUJET 5 PROBLEMATIQUE

6 DEMARCHE ADOPTEE

? PREMIERE PARTIE: LA GED ET LES NTIC 9 I - LA GED:

DEFINITION ET CONCEPTS 9 1- Ou 'est ce que la GED ? 9 2- Les grandes " familles » de la GED •. 10 a- la GED administrative 10 b- la GED bureautique H c- la GED " COLD » H d- la GED documentaire 11 e- la

GED technique 12 3- Historique du marche de la GED 12 4- Principes de base d 'un systeme de

GED 13 a- Ledocument

15 b-L'indexation 16 c- Le stockage de l 'information 17 d- La

restitution de

l 'information 18 4- L 'evolution des architectures de systemes de GED 18 5- LA GED: une ouverture naturelle vers les NTIC

21 II- INTERNET ET LA GED 22 1- Internet: un support de diffusion de l 'information 23 2- Intemet: un moyen d 'acceder a l'information 25 3- Reseaux Intranet: une adaptation

des standards du Web au monde de Ventreprise 26 III- LA NORME Z39.50 28 1-Definitio n 28 a- Le logiciel client 29 b- Le logiciel serveur

29 c- les

principales fonctions offertes par la norme Z39.50 30 2-Principe de fonctionnement 30 a- Du point de vue de 1'utilisateur

31 b- D'unpoint de vue technique

31 3- Interet vis d vis de la GED 31 IV- LES APPORTS DE

LA GED

VIS A VIS DU GROUPWARE ET DU WORKFLOW 32 1- Groupware / Workflow: definitions et concepts 33 a-Le groupware 33 1

b- le Workflow

34 2- IM GED: une memoire organisationnelle 34 3- La gestion de connaissances 35 DEUXIEME PARTIE: IMPACT DE CES NTIC SUR LE COMPORTEMENT

DES UTILISATEURS DE SYSTEMES DE GED - UNE ETUDE CONCRETE

38 I -

METHODE

DE TRAVAIL 38 1- Presentation du questionnaire 38 2 -La societe DIP SYSTEMES 39 II- TRAITEMENT ET ANALYSE DES REPONSES 40 1- Caracterisation de la population etudiee 41 a- Les entreprises concernees

41 b- Le type de systemes de GED

employes 42 2- Utilisation de la GED au sein des entreprises interrogees 43 a- Perception des avantages et des inconvenients des systemes actuels

43 b- Comment la

GED a modifie la faqon de travailler 44 c- Les qualites recherchees dans les produits de GED: facilite d'utilisation et capacite d'expansion 44 d- La technologie favorise Vinnovation 45 3- La norme Z39.50: encore meconnue, mais potentiellement interessante

46 a- Une norme encore confidentielle 46 b- interet implicite de la norme Z39.50 47 4- Le groupware et le workflow 48 a- le groupware: deja bien implante, mais parfois sous-exploite

48 b- le workflow: un concept seduisant car repondant aux nouveaux besoins organisationnels

49 c- une volonti de structurer les echanges

d'informations 50 5- L 'utilisation dlnternet: une evolution des comportements plus qu 'une revolution 50 a- Etre connecte a

Internet:

un choix souvent impose 50 b- Internet: quelle utilisation ? 51 c-1. 'usage reel d'Intemet 52 d- Internet: un jugement critique 52 6- Reseaux Intranets: un concept qui a su convaincre les utilisateurs et qui s

'impose 53 7- Les systemes de GED: quelles evolutions ? 54 a- Une constante: l 'inertie du facteur humain 54 b- Le point de vue et les souhaits des

utilisateurs 55 III- CONCLUSION PARTIELLE 57 2

TROISIEME PARTIE: SYNTHESE DE LVETUDE - LES

PISTES

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