[PDF] INSPECTION ACADEMIQUE DE VAUCLUSE Tableau de gestion

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Inspection académique 84 - Tableau de gestion des archives

Introduction

Secrétariat général

DVRH

Division de l'organisation scolaire

Division des examens et concours

Division de la scolarité

Service social, promotion de la santé

Bourses

Direction des affaires financières et de la logistique

Version mise à jour le 26/03/2012

INSPECTION ACADEMIQUE DE VAUCLUSE

Tableau de gestion des archives

2012

Archives départementales de Vaucluse

Inspection académique 84 - Tableau de gestion des archives

Utilité et fonctions d'un tableau de gestion

Le cycle de vie des archives

Utilisation du tableau de gestion

La procédure de versement

La procédure d'élimination

Informations pratiques

Notes sur ce tableau de gestion

Introduction au tableau de gestion

Table des matières

Le tableau de gestion propose des règles de conservation et de sélection pour les documents. Il définit les documents qui seront à conserver pour les générations futures.

Pour définir le sort final des documents, plusieurs critères sont à prendre en compte :

> les critères juridiques (prescription civile, pénale, etc.) ou administratifs (besoins du service), sur la base desquels est définie une durée d'utilisation administrative (D.U.A.)

D'une manière générale, et sauf exceptions, sont éliminables à l'expiration de la DUA. :

> les documents d'intérêt administratif à court terme > les documents conservés par ailleurs en original

> certains documents dont les données se retrouvent dans des documents récapitulatifs (statistiques, bilans, etc.)

> une grande partie des documents de nature financière et comptable.

Archives départementales de Vaucluse

Inspection académique 84 - Tableau de gestion des archives

appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.

Le tableau de gestion se décline en six colonnes : conservation. > La cinquième colonne, " sort final », comporte plusieurs possibilités :

o Destruction : signifie que les documents peuvent être intégralement éliminés après obtention du visa du directeur des Archives départementales.

o Conservation : versement des documents aux Archives départementales pour une conservation sans limite de temps.

suivante. et classées à proximité immédiate.

> les archives définitives ou historiques sont les archives qui ont subi les tris et éliminations praticables et doivent être conservées sans limitation de durée aux Archives départementales.

Utilisation du tableau de gestion

Le cycle de vie des archives

Archives départementales de Vaucluse

Inspection académique 84 - Tableau de gestion des archives

N° D'ORDRETYPE DE DOCUMENTTEXTE DE

REFERENCEDUASORT FINALOBSERVATIONS

Formation

18 SGPlan de formation annuel ou pluriannuel

Instruction

DAF/DPACI/RES/20

08/008 du 5 mai

2008
validitéConservation

19 SGDocuments préparatoires.validité du plan

de formationTriCritère de tri : Conserver les notes ou rapports de synthèse des chefs de services et éliminer le reste.

20 SGBilan du plan de formation.5 ansConservation

21 SGFormation organisée en interne : dossier préparatoire.5 ansTri

Critère de tri : Conserver les dossiers relatifs aux formations particulières (liées à un événement ou exceptionnelles) et éliminer les dossiers des formations récurrentes.

22 SGListe des agents partis en stage1 anDestruction

23 SGDoubles de frais de déplacement1 an Destruction

Exemple :

La procédure de versement

Au terme de leur DUA, les documents signalés dans le tableau de gestion comme devant être conservés définitivement doivent être versés aux Archives départementales de Vaucluse.

de responsabilité.

Archives départementales de Vaucluse

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Notes sur ce tableau de gestion

Informations pratiques Coordonnées des Archives départementales Archives départementales (directrice : Christine Martella)

Palais des Papes

84000 Avignon

L'équipe des archives contemporaines (archives-contemporaines@cg84.fr) :

‡ $QQH 3RQŃHP UHVSRQVMNOH GH O

pTXLSH 04 E0 86 71 DE MQQHBSRQŃHP#ŃJ84BIU quotesdbs_dbs12.pdfusesText_18

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