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2 PRO note administrative,note de synthèse
Jérôme Duez
efficacité professionnelle vie pr ofessionnelle
2006•03•Note de synthèse 3/09/07 9:33 Page 2
Note administrative,
note de synthèse
COLLECTION LES " PRATIQUES DEMOS »
Jérôme Duez
Les Éditions DEMOS
20 rue de l'Arcade 75008 Paris
2006•03•Note de synthèse 3/09/07 9:33 Page 3
Introduction:
La note administrative et la note de synthèse 7 1 re
PARTIE:
MÉTHODOLOGIE COMMUNE AUX DEUX ÉPREUVES P 11
Les étapes préalables à l'épreuve • La gestion du temps Les trois questions clés
La prise de contact • La lecture du sujet
• La liste des documents • Le survol du dossier • Le choix de l'ordre de lecture et du document pivot
La prise de notes • La gestion
de l'espace • Différentes pratiques de prise de notes • Le r epérage numérique • La prise de notes directe • Les notes planifiées Classement thématique des notes • Formulation des repères • Regroupement des notes
Introduction au plan • Spécificité du
concours • Premiers questionnements • Le schéma heuristique
La rédaction Présentation de la copie
2 e
PARTIE:
LA NOTE ADMINISTRATIVE 49
Définition La présentation • L'en-tête • Le nombre des parties • La présence de titres et de sous-titres
Le plan • La structure
de l'introduction • Le paragraphe de transition et la conclusion La "touche» supplémentaire: la proposition ou la sensibilisation Le ton de la rédaction Épreuve de note administrative Corrigé par étapes • Prise de contact • Après survol du dossier • Prise de notes • Regroupement des notes et conception du plan
Corrigé
SOMMAIRE
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3 e
PARTIE:
LA NOTE DE SYNTHÈSE 107
Définition La présentation • L'en-tête • Le nombre des parties • La présence de titres et de sous-titres • Citations et réf
érences
Le plan - La problématique • La problématique • La structure de la note Le ton juste - un devoir d'objectivité Épreuve de note de synthèse Corrigé par étapes • Prise de contact • Prise de notes • Réflexions sur la problématique et le plan • Regr oupement des notes
Corrigé
4 e
PARTIE: 1 DOSSIER POUR 3 ÉPREUVES157
Introduction aux corrigés • Découverte du dossier • Documents pris en compte • Les plans
Corrigé du sujet1: Note administrative
Corrigé du sujet 2: Note de synthèse Corrigé du sujet 3: Note de synthèse et note administrative
Conclusion207
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La note administrative
et la note de synthèse
Points communs et différences
Une épreuve écrite de synthèse est au programme de la majeure p artie des concours administratifs de catégories B et A. Qu'elle s'int itule note administrative ou note de synthèse, il s'agit pour le candidat de dégager les grandes lignes d'un sujet, sous la forme d'un texte de 4 à 6 pages, à partir d'un nombre variable de documents (une liasse de 10 à 50 page s) et sous la contrainte d'un énoncé. Le candidat doit reprendre les arguments qu'il a lus, sans faire appel à son savoir; seuls sa méthode et son bon sens sont sollicités. Pour ce faire, il doit effectuer un " recoupement » des différents documents. En effet, par définition, le devoir de synth
èse n'est
ni le résumé d'un texte ni une suite de résumés, mais la combinaison de plusieurs textes en un tout cohérent.
Note administrative et note de synthèse
procèdent donc du même principe. En revanche, leurs définitions diffèrent: • la note administrativeaborde des modalités. Nous répondons à la question: comment faire fonctionner (ou améliorer) tel dispositif? (Exemples: les modalités d'application d'une loi relative au droit d' asile; le fonctionnement du dispositif de limitation des véhicules en cas de pic de pollution; la marche à suivre pour répondre à tel problème; etc.)
L'épreuve implique une
mise en situation: on répond au sujet comme on le ferait en situation professionnelle. C'est pourquoi on dit de l a note administrative qu'elle est une aide à la décision, ou une aide au fonctionnement • la note de synthèseaborde un problème de fond. Nous répondons à la question: quelle est la situation actuelle à propos de tel sujet? (Exemples: la situation des demandeurs d'asile en France; la pollution dans les grandes agglomérations; le travail en France, etc.) Il s'agit donc d'apporter un éclairage sur le sujet, sans mise en situation particulière. Certains sujets peuvent semer le doute quant à la nature de l'épre uve. Par exemple, lorsqu'il est demandé: décrivez-nous les modalités de mise en place de tel dispositif et les difficultés qui en résultent.
S'agit-il d'une note
INTRODUCTION
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administrative, étant donné que l'on évoque des modalités, ou d'une note de synthèse , étant donné que l'on doit également couvrir les difficulté s, donc décrire une situation? Il nous est demandé de créer un parallèle entre un règlement et une situation. Par conséquent, nous portons un regard global sur le sujet: il s'agit bien d'une note de synthèse, laquelle aborde en partie une dimension administrative.
Autre sujet pouvant semer le doute:
décrivez l'évolution réglementaire relative à tel sujet . Le dossier d'une telle épreuve étant principalement composé de documents administratifs, certains pourraient voir là une
épreuve de
note administrative; or décrire une évolution réglementaire ne représente pas une aide au fonctionnement ou à la décision, mai s un simple éclairage. Par conséquent, il s'agit théoriquement d'une note de synthèse; mais la nuance étant faible, on peut rencontrer ce type de sujet aux deux
épreuves.
La note administrativese limite exclusivement à la procédure, tandis que la note de synthèseexige un effort supplémentaire d'analyse pour mettre en rapport la procédure et les problèmes qui contrecarrent cette procédure, ou qui la génèrent. À cause de ce supplément d'effort, la note de synthèse, plus souvent réservée aux concours de catégorie A, est considérée comme une épreuve plus difficile que celle de la note administrative.
Enquêtez sur la nature de l'épreuve
Note de synthèseet note administrativesont également appelées " notes sur dossier », à ne pas confondre avec la " note avec dossier ». Cette dernière est une épreuve de culture générale où le dossier ( souvent épais d'environ 150 pages) aide le candidat à répondre à deux ou trois questions, sous forme de dissertation. L'épreuve de note avec dossier peut également exiger du candidat qu'il classe et dépouille le dossier, puis le joigne, ainsi rangé, à sa dissertation. Le présent ouvrage ne traitera pas de la note avec dossier , dont la nature et la méthode sont différentes du devoir de synth
èse.
Il arrive que les programmes d'examens manquent de clarté sur la nature précise de l'épreuve. Il n'est pas rare d'annoncer une é preuve de note de synthèse , alors que le sujet est celui d'une note administrative, voire d'une note avec dossier! Il serait dommage de se préparer à la mauvaise épreuve! Donc, vous avez tout intérêt à enquêter: par exemple en obtenant les sujets des concours précédents.
NOTE ADMINISTRATIVE, NOTE DE SYNTH»SE
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Les attentes du jury
La majorité des concours de la fonction publique ne comportent que deux épreuves: l'épreuve écrite éliminatoire, suivie d'une épreuve orale pour la sélection finale. Chacune est si lourde de sens qu'il n'est pas nécessaire d'en rajouter pour se faire une opinion du candidat. Son devoir de sy nthèse révèle beaucoup de sa personnalité et de ses compétences. En le lisant, un juré peut apprécier son aisance à rédiger et ses qualité s en français, sa compréhension de la commande (le respect du sujet), sa méthode ( condition absolue de réussite), mais également son sens des priorités ( la sélection des arguments, la qualité du plan), sa fiabilité (un rendu fidè le des propos d'origine, l'absence de contresens), son sens de l'initiative et des responsabilités (surtout pour la note administrative, où le candidat doit se mettre "dans la peau» d'un fonctionnaire de catégorie B ou A et s'exprimer en conséquence). Lorsqu'il s'agit d'une épreuve de note de synthèse, le juré peut aussi juger la pertinence de l'analyse, révélée par le choix de la problématique soulevée. Autant de critères permettant au juré de répondre
à la question essentielle et décisive:
ai-je envie de travailler avec cette personne?
Invitation à l'entraînement
L'épreuve de synthèse exige donc que l'on ait intégré u n nombre important de connaissances et de compétences pour être remportée. La méthodologie exposée dans cet ouvrage est à considérer par le candidat au co ncours comme le point de départ d'un entraînement intensif de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois. Sachez que le pourcentage de réussite est su périeur dans les concours externes de catégorie A, car les candidats sont souvent d'anciens étudiants rompus aux épreuves d'examens et à l' entraînement, alors que beaucoup de candidats aux concours externes de catégorie B se retrouvent pour la première fois dans ce contexte particulier et n'ont pas su se préparer en conséquence. L'entraînement est à estimer au plus haut point. Il ne suffit pas de parcourir le manuel ou de suivre quelques jou rs de formation; il faut se plonger dans cette matière comme on plonge dans l'aventure, et vivre dedansquelque temps. L'aventure peut s'avérer passionnante, pour qui aime partir à la recherche de sens et à la recherche de clarté. Découvrir un sujet à partir de sources variées, cerner rapidement ce sujet en repérant ses axes principaux disséminés dans plusieurs textes, communiquer ensuite ce que l' on a
INTRODUCTION
9
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compris dans un style clair et concis, telles sont les compétences vi sées. Les acquérir en vue de remporter le concours peut être, chemin faisant, un enrichissement personnel important. L'épreuve de synthèse est divisée en quatre étapes:
1 • la " prise de contact » (lecture du sujet et de la liste des documents,
survol du dossier);
2 • la prise de notes;
3 • le plan;
4 • la rédaction.
La première partie de l'ouvrage est consacrée à la note administrative et
à la
note de synthèse, et plus précisément aux étapes 1, 2 et 4. La 2 e partie, consacrée à la note administrative, et la 3 e partie, consacrée
à la
note de synthèse, abordent l'étape du plan ainsi que d'autres points de méthodologie spécifiques à chaque type d'épreuve. De p lus, ces parties
2 et 3 proposent chacune un sujet d'épreuve suivi d'un corrigé présenté
" étape par étape », où l'on retrouve la méthodologie appliquée à des ca s concrets. La 4 e partie de l'ouvrage présente un dernier dossier, faisant l'objet de trois sujets d'épreuves. Les 2 e et 3 e parties peuvent être lues au choix, selon l'épreuve vous concernant. Néanmoins, nombre de candidats aux concours distinguent mal la différence entre la note administrative et la note de synthèse; dans l'esprit de certains, les deux sont synonymes. La lecture des deux parties ainsi que de l'ensemble des corrigés de la 4 e partie permet de chasser cette confusion.
NOTE ADMINISTRATIVE, NOTE DE SYNTH»SE
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Méthodologie commune aux
deux épreuves Nous avons vu que la définition prête à discussion et que la fr ontière entre la note administrative et la note de synthèse est parfois mince. Lorsque nous aborderons la notion de " document pivot », la technique de prise de notes, le plan, etc., les expressions récurrentes seront " la plupart du temps », " principalement », " sauf en cas de... », etc. Il existe bien sûr des modèles pour chaque type d'épreuve, mais ils ne sont pas à p rendre au pied de la lettre, car chaque sujet possède ses particularités et ses surprises. C'est pourquoi votre ligne de conduite doit reposer sur une suite de questionnements et de comportements, que nous aborderons au fil des chapitres.
Les étapes préalables à l'épreuve
La gestion du temps
Apprendre à gérer son temps est une première condition pour par venir à rendre sa copie dans les limites imparties (trois ou quatre heures, selon les concours). Précisons qu'une copie rendue inachevée est dis qualifiée d'office. L'ajout d'un brouillon à l'intérieur de la copie ne sauver ait pas la situation. Si le temps a manqué à la prise de notes, il est pré férable de s'y résigner et de rendre un devoir légèrement incomplet, la priori té étant d'arriver au bout. Pour une meilleure gestion du temps, on peut diviser l'épreuve par
étapes,
comme le montre le tableau suivant:
PARTIE
re
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Quel que soit le soin apporté à la rédaction, sachez que vous n'aurez pas le temps de rédiger de brouillon, sauf pour l'introduction, la tra nsition et la conclusion. La gestion du temps est souvent définie en fonction de l'épreuv e. Un dossier fin et facile à exploiter incite à porter davantage de soin et de temps à la rédaction. Au contraire, un dossier épais, ou comprenant des articles peu limpides (tous les documents ne sont pas bien rédigés), néces site d'accorder plus de temps à l'étape de la prise de notes, quitte à en ma nquer pour la relecture. Lors de votre entraînement, tâchez d'atteindre la durée mini male pour chaque étape. Puis adaptez ce tableau en fonction de vos forces et de vos faiblesses. C'est surtout votre capacité à rédiger rapidement (l'idéal est de n'y consacrer qu'une heure pour une épreuve de trois heures) qui vous permet de déterminer le temps pour les étapes qui précèdent. En premier lieu, vous devez connaître votre vitesse d'écriture. Peut-être avez- vous perdu l'habitude d'écrire manuellement - il faut donc reprendre la gymnastique. Une fois que la main et le poignet ont retrouvé souplesse et dextérité, vous devez porter votre attention sur votre vitesse à rédiger. Minutez-vous en train de rédiger un résumé de texte ou un courr ier administratif, et retenez le temps que vous mettez pour couvrir une page. Ainsi, lors de la découverte du sujet de l'épreuve, vous pourrez définir d'emblée le temps que vous consacrerez à la rédaction et le nombre de pages que vous produirez au final.
NOTE ADMINISTRATIVE, NOTE DE SYNTH»SE
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Étapes
Épreuve de
3 heuresÉpreuve de
4 heures
Prise de contact:
- lecture de l'énoncé et de la liste des documents - survol du dossier et choix de l'ordre de lecture 5 min
10-15 min5 min15-20 min
Lecture et prise de notes50-60 min1h15-1h30
Traitement et plan:
- classement des notes selon un plan détaillé - rédaction au brouillon de l'introduction, du paragraphe de transition et de la conclusion
20-30 min30-45 min
Rédaction:1 h-1 h 301h10-1h45
Relecture:10 min10 min
CONSEILS D'ENTRAÎNEMENT
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Le temps que vous consacrez à rédiger n'est pas réductible. Ce n'est qu'au bout d'années de pratique que la vitesse augmente. C'est donc s ur les étapes préalables à la rédaction - prise de contact, prise de notes , élaboration du plan - qu'il faut s'entraîner à accélérer son rythme. Si vous vous préparez à une épreuve de 3 heures, commencez en consacrant 2h30 aux seules étapes qui précèdent la rédaction; au fil des entraînements, accordez moins de temps à ces étapes, jusqu'à atteindre l'objectif idéal de 1h35 pour une
épreuve de 3 heures.
Les trois questions clés
Toute forme d'expression - orale ou écrite, de nature professionnelle ou ludique - répond à une règle élémentaire de la communi cation: préalablement au moment de s'exprimer, on se pose les trois questions: Ç qui je mÕadresse? È ,Ç quel message mon destinataire a besoin de recevoir? È et Ç qui suis-je? È. Nous sommes très souvent amenés à nous poser ces questions de manière inconsciente. Prenons l'exemple d'une situ ation ludique: des amis m'invitent à une soirée où je ne connais personne . Je demande d'abord " qui reçoit? »; puis une fois sur place, je commence par observer en silence et écouter les propos échangés en me demandant: " qu'aiment-ils entendre? », tout en devinant qu'en pareille occasion les gens apprécient les sourires, l'humour et la cordialité. Et j' en apprends suffisamment sur l'ambiance - chaleureuse et franche, ou froide, o u mondaine, etc. - pour décider de réagir en fonction, d'une part, de ce que je viens d'observer et, d'autre part, de mon désir de créer ou non de la communication.
Donc, je me pose la question:
"quelle part de moi vais-je laisser s'exprimer?». Dans un contexte professionnel, ces questions exigent du travail. En marketing, une réponse correcte à la question " quel message mes clients ont besoin d'entendre? » peut faire l'objet d'une longue enquête. En ce qui concerne le contexte spécifique du concours, voyons comment répondre aux trois questions. ¥ Ç Ë qui je mÕadresse? È: vous vous adressez à la fois à un jury (dont nous connaissons les attentes, qui se résument à votre fiabilité) et à un destinataire souvent mentionné dans le sujet: le préfet, le ministre, le chef de service, etc. Tous ces titres peuvent être rangés en deux catégories: celle du supérieur hiérarchique direct, avec lequel vous entretenez un rapport proche (le chef de bureau ou de service, voire le directeur d'établissement, si vous êtes vous-même chef de service); et celle du supérieur hiérarchique indirect, avec lequel vous n'êtes pas familier (le
MÉTHODOLOGIE COMMUNE AUX DEUX ÉPREUVES
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préfet, le ministre...). Plus le titre est élevé dans la hié rarchie, plus vous devez être concis et soigner votre écriture. En revanche, lorsqu' il s'agit d'un supérieur direct, vos imperfections (informations inutiles, fautes de style, etc.) vous seront moins vivement reprochées. Par conséq uent, il est plus facile de s'adresser à un supérieur hiérarchique direct. Les sujets de concours sont conçus de façon à maintenir un é quilibre entre les facilités de l'épreuve et ses pièges. Ainsi, lorsq ue le dossier est simple à décrypter, vous risquez de devoir vous adresser à un supérieur hiérarchique indirect. Mais dès que le dossier présente quelques difficultés (un dossier épais, une question piège), la note s'adresse à un supérieur hiérarchique direct. Il arrive que le sujet ajoute un public particulier. Par exemple: le préfet vous demande une note en vue du discours qu'il devra prononcer devant des chefs d'entreprise . Cela suggère un critère de sélection supplémentaire. Selon que l'on s'adresse à un chef d'établissement ou à un ministre, à un étudiant ou au grand public, non seulement le ton peut être dif férent, mais également la nature des informations communiquées. Par exemple, en fonction du niveau de connaissances - supposé - du destinataquotesdbs_dbs20.pdfusesText_26
[PDF] La note de synthèse pas à pas - Dunod