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Pour que la conversion d'un document Microsoft Word au format PDF/A se déroule correctement et que toutes les

polices de caractères utilisées dans le document soient encapsulées lors de la conversion, il est important de n'utiliser

que des polices accessibles à tous (non commerciales). Les polices populaires comme Time New Roman ou Arial sont

donc des polices privilégier.

Voici les étapes pour convertir un document

Word au format PDF/A-2b avec PDFCreator :

1- Vérifier que tous les renseignements

personnels suivants ont été retirés du document : - CIP et matricule; - Adresse de courriel personnelle et institutionnelle; - Coordonnées; - Signatures.

2- Télécharger PDFCreator sur votre ordinateur. Il est disponible gratuitement à cette adresse :

http://www.pdfforge.org/pdfcreator

3- Ouvrir le document dans Word et

cliquer sur "

Fichier », puis " Imprimer ».

Dans le menu " Imprimante »,

sélectionner " PDFCreator » et cliquer sur le bouton " Imprimer ». Procédure de conversion d'un fichier Microsoft Word au format PDF/A-2b avec PDFCreator

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1

4- Dans la fenêtre de PDFCreator, cliquer

sur le bouton " Enregistrer ».

5- Choisir l'emplacement et sélectionner

le type " Fichier PDF/A »

N'oubliez pas d'enregistrer le document

en respectant les règles de nomenclature suivantes : (a) Nom : Inscrire le nom de famille sans accent et avec une majuscule à la première lettre du nom seulement. S'il y a plus d'un nom de famille, les séparer par un soulignement (" _ »). (b) Prénom : Inscrire le ou les prénoms sans accent avec une majuscule à la première lettre du prénom seulement. S'il y a plus d'un prénom, les séparer par un soulignement (" _ »). (c) Abréviation du diplôme : Inscrire l'abréviation du diplôme sans utiliser le point, p. ex. MScA; MBA; PhD; etc. (d) Année : Inscrire les 4 chiffres de l'année du dépôt final, p. ex. 2013.

Chaque élément

doit être séparé par un soulignement (" _ »).

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2

6- Pour vérifier que toutes les polices ont

bien été encapsulées, ouvrir le document

à l'aide d'Acrobat Pro ou Acrobat Reader.

Dans le menu :

- sélectionner " Fichier »; - cliquer sur " Propriétés ». - Dans l'onglet " Polices », vérifier que l'expression " Jeux partiels incorporés » apparait à côté de chacun des noms de police utilisée dans le document. Si un ou plusieurs noms de police ne sont pas accompagnés de la mention " Jeux partiels incorporés », il faut recommencer la procédure de conversion.

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