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impératifs du contexte très particulier de la pandémie SARS-COV 2, la TGR a mis en intervenants, dans l'utilisation du système GID lors de la « Phase de

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SERVICE DE LA GESTION INTEGREE DE LA DEPENSE

GUIDE UTILISATEUR

GUIDE

UTILISATEUR

DEMATERIALISATION DE LA CHAINE

COMPTABLE ET FINANCIERE

Phase d'engagement - Version 0.1 Edition Juin 2020 2

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GUIDE UTILISATEUR

Dans le cadre des efforts consentis par la Trésorerie Générale du Royaume dans le volet de la numérisation de l'administration, plusieurs actions innovantes ont été entreprises pour se mettre au diapason des hauts standards de l'administration incontournable dans le processus de la gestion de la dépense. Dans le même sillage, un nouveau projet portant sur la dématérialisation de la chaine comptable et financière était en cours de réalisation, et afin de répondre aux impératifs du contexte très particulier de la pandémie SARS-COV 2, la TGR a mis en réponse à la situation conjoncturelle en attendant la finalisation de sa version complète. Ainsi, le prĠsent guide d'utilisateur a pour objectif d'accompagner les différents interǀenants, dans l'utilisation du systğme GID lors de la ͨ Phase d'engagement des propositions de dépenses », notamment pour la production des pièces justificatives,

dématérialisées, par les ordonnateurs et le contrôle de ces dernières par les

comptables assignataires.

PREAMBULE

3

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GUIDE UTILISATEUR

PREAMBULE

SOMMAIRE

PARTIE I : ENGAGEMENT DE LA DEPENSE

CHEZ L'ORDONNATEUR

CHEZ LE COMPTABLE

CHEZ L'ORDONNATEUR

PARTIE II : RETOUR AVEC OBSERVATIONS

CHEZ LE COMPTABLE

CHEZ L'ORDONNATEUR

PARTIE III : OPERATIONS LIEES A LA DEPENSE

CAS DE FIGURE

4

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GUIDE UTILISATEUR

PARTIE I

ENGAGEMENT DE LA

DEPENSE

ǯC2DONNATEUR

I.1 - CREATION DE LA DEPENSE

I.2 Ȃ INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.3 - 42AB333CB ǯA4 ǯB

A B4 5

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I.1 - CREATION DE LA DEPENSE

Tout au long du présent guide, l'edžemple illustratif portera sur une dépense de type " Marché » :

Sous type " Marché unique », toutefois le projet de la dématérialisation de la chaine comptable et

financiğre concerne l'ensemble des commandes publiques, tout types confondus (Bon de commande, contrat de droit commun,convention, etc).

Concernant la création de la dépense, aucun changement n'a ĠtĠ apportĠ au niǀeau du

système ; la dépense va suivre le cheminement déjà existant comme affiché ci-dessous.

L'utilisateur ǀa procĠder ă la crĠation de l'acte ǀia l'onglet ͨ Gestion Dépense », et cliquer sur

le lien " Création dépense ». Le système va le rediriger vers la fenêtre ci-dessous où il pourra créer un nouvel acte. 6

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GUIDE UTILISATEUR

Ensuite, le système affiche la liste des types de dépenses, et comme signalé précédemment,

l'edžemple illustratif porte sur une dépense de type " Marché ».

Après avoir cliqué sur le lien " Marché ͩ, l'utilisateur choisit le sous type de marché, soit

" Marché Unique ». 7

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Ensuite, l'utilisateur renseigne les références de la dépense, puis procède à l'ajout du

bénéficiaire et des modalités de règlement. 8

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L'utilisateur Ġtablit le bordereau des pridž, puis ǀalide. 9

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Une fois que la dĠpense est ă l'Ġtat ͨ validé », l'ordonnateur peut procéder à son engagement.

concernée (Niveau de capacité, absence ou non du contrôle de régularité Etc.). Les modes d'engagement concernĠs par ce guide sont " La proposition d'engagement de dépense», " l'engagement sans ǀisa » et tous les actes d'augmentation ou diminution d'engagement qui leur sont liés.

Ils sont accessibles soit :

1- A partir du lien " Créer » Î " Gestion de dépenses » Î " Gestion d'engagement »

Î "Engagement dépense » ou " Engagement sans visa »

2- A partir de l'Ġcran de la dĠpense par le biais du bouton " Engager » ou " Engager

sans Visa » 10

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GUIDE UTILISATEUR

Aprğs la crĠation de l'engagement de la dĠpense, l'utilisateur choisi la rubrique budgétaire sur

11

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GUIDE UTILISATEUR

I.2 ȂINSERTIONDES PIECES JUSTIFICATIVES

Initiation du processus de la dématérialisation :

Une fois la dépense est crée, validée et engagée par le biais des boutons " Engager » ou

" Engager sans Visa », comme illustré précédement, l'engagement de la dĠpense s'affiche à

l'Ġtat ͨ Validée ».

permettre ă l'utilisateur d'insĠrer les piğces justificatives numérisées, conformément à la

nomenclature des piğces justificatiǀes des propositions d'engagement des dépenses (P.J).

Après avoir cliqué sur le bouton " Pièces justificatives ͩ, le systğme affiche l'Ġcran ci-dessous,

en cours. 12

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GUIDE UTILISATEUR

apparait dans le champ 1 comme illustré ci-dessous.

La description de la pièce justifictaive selectionnée est à renseigner obligatoirement par

l'utilisateur au niǀeau du champ 2. La pièce est prête à être ajoutée via le champ 3. 13

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Une fois l'ensemble des piğces justificatiǀes insĠrĠes, l'utilisateur peut procĠder ă

Le bouton corbeille permet la suppression d'une piğce en cas d'erreur. 14

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justificatives. bouton " Pièces Justificatives ». 15

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consulter les pièces justificatives précédemment insérées (Champ 1).

Si l'utilisateur apporte des modifications, après enregistrement, le système affiche que

l'opération a été effectuée avec succès.

Si aucune modification n'a ĠtĠ effectuĠe, le bouton ͨ Retour » (Champ 2) permet ă l'utilisateur

L'utilisateur procède de la manière habituelle au choix du signataire, et renseigne le champ de

procğde ă la signature de la proposition d'engagement de la dĠpense. 16

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I.3 - 42AB333CB ǯA4 ǯB

A NT transmission au Trésorier. 17

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GUIDE UTILISATEUR

L'utilisateur enregistre le dĠpart du courrier sortant comme affichĠ ci-dessus, puis procède à sa

validation. Comme signalé précédemment ce processus n'a subi aucun changement, le bureau

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