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MÉTHODE DE PLANIFICATION

POUR LES PROJETS D"APPUI

À L"ÉQUIPEMENT MÉDICAL

DES STRUCTURES DE SANTÉ

DES PAYS EN DÉVELOPPEMENT

Le nombre important de matériel médical non fonctionnel présent dans les structures de santé des pays en développement appelle à s"interroger sur la responsabilité des pays du

Nord, notamment sur l"efficacité de l"aide qu"ils apportent dans le cadre des projets d"appui à

l"équipement médical. Ainsi, d"après les données disponibles auprès de l"Organisation mondiale

de la Santé (OMS), seuls 10 % à 30 % des matériels médicaux faisant l"objet de dons aux pays

en développement seraient fonctionnels dans leur nouveau contexte d"utilisation, alors que, dans certains de ces pays, le parc d"équipements se composerait à 80 % de dons1 . En effet, de nombreux matériels médicaux sont fournis incomplets, sans documentation, non révisés,

voire déjà en panne ; d"autres sont envoyés sans tenir compte des besoins réels des structures

de santé destinataires, de l"avis des autorités locales ou de l"environnement local. Une partie

de ces échecs semble être liée à un manque de méthodologie des acteurs de solidarité

internationale dans la conduite de projets d"appui à l"équipement médical, souvent complexes.

Pour améliorer les pratiques des porteurs de projet qui transfèrent du matériel médical vers

les pays en développement, Humatem, association spécialisée dans l"appui à l"équipement

médical, et le groupe URD, association engagée dans une réflexion sur la qualité des projets

de solidarité internationale, ont décidé de produire ensemble une série de méthodes et outils

dédiés aux projets d"appui à l"équipement médical et construits autour d"un référentiel qualité,

le référentiel PRECIS. La méthode de planification proposée ici fait partie de cette série de

documents. Celle-ci a été élaborée dans le cadre d"un programme d"action2 cofinancé par l"Union

européenne (EuropeAid), ainsi que par les collectivités territoriales françaises suivantes :

la Région Rhône-Alpes, le Conseil général de Haute-Savoie et la Commune des Houches. Elle s"inscrit également dans l"Initiative mondiale en faveur des technologies de la santé

lancée par l"OMS suite à la résolution WHA60 du 29 mai 2007 sur les Technologies sanitaires,

et qui vise à encourager l"élaboration de politiques et d"outils dans ce domaine. Enfin, elle suit les recommandations concernant les dons d"équipements médicaux publiées par cette même organisation internationale3

Le groupe de travail " Le matériel médical dans les actions de coopération internationale »

4

a contribué à l"élaboration de la présente méthode, ce qui en garantit le caractère collectif et

consensuel. Coordonné par Humatem depuis 2003, ce groupe de travail est composé d"acteurs

de solidarité internationale, d"organismes d"éducation au développement et de professionnels

de la santé.1

OMS (2011) " Introduction » in Dons de dispositifs médicaux : considérations relatives à leur demande et à leur attribution, série technique de l"OMS sur les dispositifs

médicaux, Genève : OMS, p. 10. 2

Programme EuropeAid DCI-NSA/2009/205-811 intitulé Renforcement des outils de coopération et structuration du dialogue entre les acteurs du don de matériel médical :

pour une amélioration des pratiques dans les projets d"appui à l"équipement des structures de santé des pays en développement.3

OMS (2000) Guidelines for health care equipment donations, Genève : OMS ; OMS (2011) Medical device donations : considerations for solicitation and provision, Genève : OMS.

4 Pour plus d"informations sur ce groupe de travail, voir page 38AVANT-PROPOS

SOMMAIRE

INTRODUCTION4

Pourquoi une méthode de planification ?4

Ce qu"elle permet4

À qui cette méthode est-elle destinée ?4

Ce qu"elle n"est pas4

LES BASES DE LA PLANIFICATION5

La planification, une étape incontournable du cycle du projet5

Que chercher à planifier ?5

Qui est chargé de la planification du projet ?5

Quand effectuer la planification ?6

Comment procéder pour planifier le projet ?6

Un prérequis : le partenariat7

1/ PHASE DE RÉFLEXION STRATÉGIQUE8

Cibler les besoins et expliciter l"objectif-santé visé8

Élaborer la logique du projet9

Fiche exemple ... Arbre à problèmes 10

2/ PHASE DE CONCEPTION DU PROJET11

Programmer les activités à mettre en œuvre 11

Répartir les activités et tâches11

Identifier les ressources financières à mobiliser12

Mettre au point le système de suivi13

Fiche exemple ... Chronogramme15

Fiche thématique ... Liste des dépenses20

Fiche exemple ... Cadre logique23

3/ PHASE DE FORMALISATION DES ENGAGEMENTS26

Intérêt de la convention de partenariat26

Rédiger la convention de partenariat27

Fiche modèle ... Convention de partenariat pour un projet d"appui à l"équipement médical29

DÉFINITIONS35

COMMENT SE FAIRE ACCOMPAGNER ET OÙ SE FORMER ?36

LECTURES RECOMMANDÉES37

LE GROUPE DE TRAVAIL " LE MATÉRIEL MÉDICAL DANS LES ACTIONS DE COOPÉRATION INTERNATIONALE »

38
4

MÉTHODE DE PLANIFICATION >>>INTRODUCTION

>>>À qui cette méthode est-elle destinée ? Cette méthode s"adresse aux acteurs de solidarité internationale qui apportent un soutien matériel aux structures de santé des pays en développement dans le but d"améliorer la qualité des soins. Les ONG, associations, collectivités locales, acteurs de coopération hospitalière, organismes spécialisés et étudiants trou- veront dans les pages suivantes une méthode de planifi- cation spécifique aux projets d"appui à l"équipement médical. C"est également un document de travail à diffuser sans modération auprès des structures de santé des pays en développement qui souhaitent être actrices de leur propre développement. >>>Ce qu"elle n"est pas Cette méthode n"est pas un document théorique ou savant destiné à un public d"experts de la gestion de projet. Il se veut un outil simple et pratique pouvant être utilisé pour tout projet d"appui à l"équipement médical, qu"il concerne un petit dispensaire ou un hôpital de référence. Cette méthode n"est pas nécessairement à suivre " à la lettre ». Les fiches exemple ne sont pas à considérer comme des modèles types à utiliser tels quels ou à dupli- quer, mais bien comme des exemples dont les porteurs de projet et les structures de santé partenaires pourront s"inspirer. Ils s"approprieront librement ce qu"ils jugeront utile et compatible avec le contexte de leur projet, en adaptant les outils proposés.>>>Pourquoi une méthode de planification ? Après un diagnostic bien mené, et la prise de décision de réaliser un projet d"appui à l"équipement médical, il est temps de se lancer dans l"aventure du projet. Mais comme pour toute aventure, il faut s"y préparerƒ Un bon gestion- naire de projet sait qu"aucun projet ne peut démarrer sans une phase de planification qui va l"aider, d"une part, à clarifier les objectifs du projet et à développer une vision d"ensemble des activités à mettre en œuvre pour atteindre ceux-ci et, d"autre part, à élaborer conjointement et signer une convention de partenariat avec la structure de santé partenaire. Il s"agit là d"éléments décisifs et de conditions de réussite pour la mise en œuvre et la gestion continue

du projet d"appui à l"équipement médical.Cependant, trop souvent, les porteurs de projet remettenten cause l"utilité de la planification. Ils estiment qu"ils"agit d"une perte de temps puisque, d"une manière oud"une autre, les délais et les coûts qu"ils se fixent au départ sont appelés à évoluer. Ainsi, nombreux sont les échecs dans le domaine de l"appui à l"équipement

médical liés au fait que certaines étapes clés de la mise en œuvre du projet ont été sous-estimées ou oubliées. Le risque d"échec est également important quand ni les modalités de la collaboration entre le porteur de projet et la structure de santé partenaire, ni leurs responsabilités respectives dans le projet n"ont été clairement couchées sur le papier, voire véritablement discutées. Ainsi, pour vous accompagner dans cette démarche de planification, nous vous proposons une méthode basée sur le référentiel qualité PRECISspécialement conçu pour les projets d"appui à l"équipement médical. >>>Ce qu"elle permet Cette méthode est destinée à servir de support pratique lors de la planification d"un projet d"appui à l"équipement médical. Elle vise notamment à inciter à la formalisation d"un partenariat solide entre le porteur de projet et la structure de santé. Elle comporte des éléments métho- dologiques, des conseils et des fiches pratiques (Fiche exemple, Fiche modèle et Fiche thématique) dont vous pourrez vous inspirer.INTRODUCTION 5 MÉTHODE DE PLANIFICATION >>>LES BASES DE LA PLANIFICATION >>>La planification, une étape incontournable du cycle du projet La planification est un processus d"organisation de projet qui prend en compte l"analyse effectuée pendant le diagnostic. Concrètement, pour un projet d"appui à l"équipement médical, cette étape va permettre de : ... préciser quel objectif-santé poursuivre ; ... préciser la stratégie d"intervention la plus pertinente ; ... définir les activités à mettre en œuvre pour parvenir à l"objectif-santé, et les prioriser. Par exemple, elle permettra de déterminer : > s"il vaut mieux fournir un matériel médical d"occasion provenant d"un donateur des pays du Nord, acheter un dispositif médical adapté ou plutôt favoriser l"achat local ; > si la maintenance du parc de matériel médical sera assurée par les prestataires biomédicaux locaux ou par le personnel biomédical de la structure de santé qui devra être formé à cette occasion ; ...fixer une durée du projet et de séquençage des activités.

Elle permettra, par exemple, de déterminer :

> si le projet doit encore prévoir des phases pour laisser le temps au partenariat de se consolider ; ... identifier les ressources humaines indispensables à mobiliser ; ... déterminer la forme de la relation partenariale en répar- tissant au mieux les tâches entre les acteurs impliqués. À cette occasion, il s"agira, par exemple, de décider : > si la structure de santé participera financièrement aux frais de logistique ; > quels seront les interlocuteurs principaux du côté du porteur de projet et de celui de la structure de santé ; ... identifier les moyens matériels à déployer. Ici, il s"agira par exemple de décider : >si l"on procède à des acquisitions de matériel médical neuf ou si l"on sollicite des mises à disposition gratuites de matériel médical d"occasion ; ... identifier les moyens financiers à solliciter. Il s"agira de déterminer par exemple : > s"il faut lever des fonds auprès de bailleurs ou uni- quement recourir à ses fonds propres, etc. ; ... réfléchir au suivi du projet et concevoir les outils de suivi appropriés ;... déterminer des indicateurs pour les objectifs, les résultats attendus et les activités à mettre en œuvre, qui serviront de repères lors de l"évaluation. La planification permet, en outre, de stimuler les acteurs impliqués et de les motiver en fixant des objectifs tempo- rels et quantitatifs. Si le projet d"appui à l"équipement médical suit une bonne méthodologie de planification, la capacité du porteur de projet et de la structure de santé à s"adapter aux éventuels changements, sans compromettre les objectifs du projet, sera bien plus importante. Le succès du projet et la durabilité des résultats dépendent fortement de cette phase de planification. >>>Que chercher à planifier ? On va planifier les différentes étapes du projet ainsi que sa mise en œuvre sur le terrain, et également programmer le suivi. Pour ce faire, il faudra veiller à ce que le projet réponde aux critères du référentiel qualité PRECIS.

Le projet devra être Pertinent

Rigoureux

Efficace

Le porteur de projet devra disposer des

Capacitésnécessaires

Le projet devra avoir les

Impactsescomptés$$

Il devra être conduit en

Synergieavec les autres acteurs.

>>>Qui est chargé de la planification du projet ? La planification doit être réalisée par le porteur de projet en concertation avec la structure de santé partenaire. La conception des outils de planification et la réflexion sur les modalités de suivi qui caractérisent la phase de LES BASES DE LA PLANIFICATION 6 MÉTHODE DE PLANIFICATION >>>LES BASES DE LA PLANIFICATION planification, doivent être, en particulier, impérativement effectuées d"un commun accord. Ce travail en collabora- tion représente l"une des conditions pour établir dès le départ de bonnes relations entre partenaires et inscrire le projet d"appui à l"équipement médical dans une véritable coopération.>>>Quand effectuer la planification ? C"est une fois que le projet d"appui à l"équipement médical a été jugé pertinent et faisable (cf. Méthode de diagnostic de cette même série) qu"il est nécessaire de définir la stratégie d"intervention la plus adaptée pour le mettre en œuvre, c"est-à-dire passer à l"étape de planification du projet. Toutes les négociations et discussions qui carac- térisent cette étape devront impérativement avoir eu lieu avant de mettre en œuvre le projet et donc de s"engager plus avant. >>>Comment procéder pour planifier le projet ? La planification repose principalement sur de la réflexion et de la construction. De la réflexion, car il faudra nécessairement faire des choix stratégiques d"activités, d"allocation de ressources et des choix de types d"outils et d"indicateurs à utiliser. De la construction, car il s"agira d"élaborer la convention de partenariat et les outils de planification.

La méthode décrite ici se décompose en trois phases : 1/ PHASE DE RÉFLEXION STRATÉGIQUE

De l"analyse des problèmes à la logique du projet.

2/ PHASE DE CONCEPTION DU PROJET

Programmation des activités à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs. Identification des ressources humaines et financières

à mobiliser.

Mise en place du système de suivi comprenant des indicateurs et des sources d"informations.

3/ PHASE DE FORMALISATION DES ENGAGEMENTS

Élaboration de la convention de partenariat.

Une des particularités de la méthodologie de planification consiste à s"appuyer sur une série d"outils qui vont aussi servir de repères tout au long du projet : - lors de la formalisation du partenariat pour s"assurer que toutes les tâches nécessaires à la réalisation des activités sont prises en charge par l"un ou l"autre des partenaires, -lors de la mise en œuvre du projet pour guider les actions, - pendant le suivi pour comparer les données collectées avec ce qui était prévu et mettre en place des mesures correctives éventuelles, -pendant l"évaluation pour comparer les résultats obtenus

avec les objectifs fixés au démarrage.NE MULTIPLIEZ PAS LE NOMBRE D"OUTILS DEPLANIFICATION !Il existe de nombreux outils susceptibles d"aiderles porteurs de projet et partenaires dans la planification d"un projet d"appui à l"équipementmédical : arbre à problèmes, arbre à solutions,cadre logique, chronogramme, diagramme deGantt, diagramme de Pert, rétroplanning, budgetprévisionnel, etc. D"une manière générale, il sera nécessaire d"opterpour des outils de planification :... adaptés à vos compétences en gestion de

projet (certains outils peuvent être d"appropriation complexe), ... adaptés à vos moyens (certains outils requièrent des logiciels spécifiques gratuits ou payants), ... facilement actualisables. Il vaut mieux un nombre restreint d"outils de plani- fication bien choisis, bien conçus et bien utilisés qu"une abondance d"outilsƒ 7 MÉTHODE DE PLANIFICATION >>>LES BASES DE LA PLANIFICATION >>>Un prérequis : le partenariat Le partenariat est la relation entre personnes morales ayant décidé de mettre en œuvre un projet afin d"atteindre des objectifs communs. C"est un processus dynamique qui s"inscrit généralement dans la durée, repose sur des principes de coopération, d"égalité, et se base sur l"échange, la confiance, la transparence, la réciprocité et le respect des engagements. Il peut se traduire par un accord formel, qui prend souvent la forme d"une convention de partenariat. L"idée du partenariat naît parfois d"un coup de cœur ou d"une relation amicale. Après ce premier échange souvent furtif, il faut donc construire le partenariat. Mais quel que soit le point de départ, celui-ci doit absolument se fonder sur des bases solides. Pour cela, le diagnostic est une étape décisive (cf. Méthode de diagnostic). Lorsque la décision de travailler ensemble est prise, la relation partenariale entre le porteur de projet et la structure de santé démarre. D"abord informel, le partenariat doit évoluer rapidement sur la base de relations formalisées pour éviter tout conflit ou malentendu. Et chaque acteurquotesdbs_dbs14.pdfusesText_20